Skåp för att rensa ut: Hur du organiserar alla dina viktiga papper?

Efter att ha kämpat för 257:e gången för att stänga mina arkivskåpslådor bröt jag äntligen ihop.

Det var dags att inte bara rensa ut alla papper som stoppades in i dem, och som stack ut planlöst ur mapparna i udda vinklar som morgonens sänghuvud. Men också för att de skeva lådorna gjorde mitt arkivskåp till en knappt funktionell möbel och inte alls ett effektivt organisationssystem!

Inte alla skulle beklaga köpet av ett nytt arkivskåp, men jag älskade mitt gamla.

Jag hade ägnat så mycket tid åt att forska om hur jag skulle kunna förvandla den här tidigare fula svarta möbeln till en grå. Den passade perfekt till färgschemat i mitt nya kontor hemma – och spraymålning av alla vrår och skrymslen – och jag hatade att se den försvinna!

Men jag behövde ett nytt arkivskåp – och en rejäl rensning också!

Det här var en lika bra ursäkt som någon annan för att rensa ut gamla lönespecifikationer från Kmart (från mer än elva år sedan) och sönderslitna tidskriftssidor som jag sparade för att få idéer till blogginlägg (men som jag aldrig hade tittat på). Jag såg fram emot att få ett arkiveringssystem som jag inte behövde rycka i för att öppna och knuffa för att stänga.

Här är processen i två steg som jag använde för att få mitt överfulla arkivskåp att ge upp.

Med bara dessa två steg kan du enkelt se över ditt eget arkivskåp eller din egen arkivlåda. Eller till och med den där pappershögen i lådan som du ännu inte vet vad du ska göra med!

Relaterat: Du kan städa upp på 10 minuter eller mindre!

Steg 1: Bestäm dig för vad du ska behålla och vad du ska kasta

Jag erkänner det: Den absolut svåraste och mest tidskrävande delen var att ta reda på vad jag skulle göra med allt pappersvirrvarr. Det fanns så mycket att sortera!

För att göra den här delen lättare kan du planera in en 2-3 timmars tid på kvällen eller lördagen, spela lite musik och belöna dig själv efteråt med något roligt (och kanske de här kakorna!). Var inte heller rädd för att be om hjälp! Känner du en vän som också har klagat på sitt arkiveringssystem? Gör en fest av det.

Jag anlitade Joseph; jag sorterade och han strimlade, vilket halverade vår tidsåtgång!

Jag tyckte att detta var förvånansvärt sant och kanske du också gör det: Jag behövde behålla betydligt mindre papper än jag trodde. Så mycket av det jag tidigare hade arkiverat kunde antingen sparas elektroniskt i Evernote eller makuleras.

Till exempel:

• De flesta kreditkorts- och kontoutdrag sparas redan elektroniskt. (Chase sparar dem till exempel i upp till sju år.) Så varför höll jag fast vid alla dessa utskrifter? TOSS!
• Lönesedlar från mer än ett decennium sedan fanns redan dokumenterade på mina W-2:s & skatter i slutet av året. TOSS!
• Gamla läkarräkningar och utgånget försäkringsbrev hade ingen användning. Jag kommer aldrig att behöva hänvisa till dem igen. TOSS!

Så jag makulerade … med övergivenhet.

Jag gjorde mig av med SÅ mycket pappersarbete att vår dokumentförstörare överhettades. Två gånger.

I slutet fyllde jag bara en låda i mitt nya arkivskåp med två lådor! Psst… den här är från IKEA, men här finns en liknande på Amazon.

Vill du ha ett fusklapp så att du kan vara säker på hur länge du ska spara vissa ekonomiska dokument?

Jag gjorde det också… så jag skapade en. Ladda ner min lättanvända utskrivbara blankett nedan som hjälper dig att guida dig genom processen att rensa ut ditt pappersvirrvarr!

Steg 2. Organisera det pappersarbete som är kvar

Det andra steget är lika viktigt: vad ska jag behålla var?

Oppenbarligen hade mina kvarvarande dokument mer än tillräckligt med plats i mitt nya arkivskåp. Men jag ville också använda Evernote (mitt digitala favoritverktyg!) för att hjälpa mig att eliminera så många fysiska kopior som möjligt och samtidigt erbjuda ett sökbart sätt att hänvisa till dem vid behov.

För mig innebar organiseringen av pappersarbete digitalt att inkludera saker som kvitton från veterinären.

Jag tycker om att se inte bara hur mycket vi spenderar hos veterinären varje år, utan jag vill också veta vilka ingrepp som utfördes när eller vilka mediciner som har ordinerats tidigare. Men jag kommer aldrig att behöva det fysiska pappret igen. Så jag skannade in det direkt i Evernote-appen!

Relaterat: Hur du enkelt organiserar dina kvitton för hela året

Hur du enkelt organiserar pappersarbete i Evernote:

En av Evernotes bästa funktioner är skanningsfunktionen i smartphone-appen. Detta gjorde det enkelt att arkivera saker elektroniskt! Jag kunde bara öppna appen, ta ett foto, tagga och arkivera min anteckning och arkivera den i rätt ”anteckningsbok”.

Här är ett exempel på hur jag arkiverade pappersarbete elektroniskt med hjälp av exemplet med veterinärkvittot som jag nämnde tidigare:

• Efter att ha laddat upp kvittot lade jag till det i min anteckningsbok ”Personligt bibliotek”.
• Därefter lade jag till tre taggar: Jag lade till tre nya taggar: ”receipt”, ”vet” och ”cinder”. Detta hänvisar till vilken typ av dokument det var, VAD det var för och VEM det gällde.
• Så när jag nu gör en Evernote-sökning efter Cinders veterinärkvitton kommer alla kvitton att dyka upp i den vänstra kolumnen!

Relaterat: Evernote 101: Hur man skapar ett helt organiserat digitalt arkivskåp

Hur man organiserar fysiskt pappersarbete:

Jag bestämde mig för att i mitt nya arkivskåp förvara pappersarbete som kanske så småningom kommer att slängas men som jag vet att jag kommer att behöva igen. Även om jag vet att jag bara kommer att behöva det pappersarbetet i ett år… eller sju (om det är skatterelaterat!), är det säkert arkiverat.

För alltid har dokument som våra födelseattester och äktenskapscertifikat också lagts tillbaka i arkivskåpet.

Notis vid sidan av: Jag hittade underbara guld- och silverhängande mappar på rea på Target. De kostade mindre än en låda av de vanliga bruna, så jag var bara tvungen att ta dem! Den design jag använde finns inte längre, men här är en annan uppsättning i min favoritfärg.

Varje pappersarbetskategori hade en egen mapp (räkningar, skatter, försäkringar etc.) som fick en färgad prick från den här klistermärkesboken från Powersheets och en titel med hjälp av min praktiska etiketttillverkare.

Varför etiketter och klistermärken?

Ett av de problemområden jag hade tidigare var att hitta pappersarbete som jag faktiskt behövde referera till. Nu är det så mycket enklare att bara göra en snabb Evernote-sökning (för mina digitala skanningar) eller hitta rätt färgkodad prick. Och det finns inte heller lika mycket pappersarbete att sortera längre!

Det finns inget bästa sättet att organisera pappersmappar (Kathryn från Do it on a Dime gör det per månad!), men så här har jag färgkodat. Du kan leka med detta beroende på hur din hjärna fungerar.

• Rosa: Räkningar och kreditkortsrelaterade dokument
• Blå: Räkningar och kreditkortsrelaterade dokument
• Blå: Alla försäkringar (hälsa, översvämning, hus)
• Grönt: Alla försäkringar (hälsa, översvämning, hus)
• Grönt: Tillgångar (banker, hus, bil)
• Periwinkle: Alla skatteår
• Orange: Diverse filer

Och detta var det (vackra) slutresultatet!

Ahhh… så mycket bättre än tidigare.

Vad jag snabbt insåg

Jag ska inte ljuga – det här var ett mycket tidskrävande projekt. Mest för att jag var tvungen att fatta beslut om allt mitt papperskrångel, vad jag skulle behålla och vad jag skulle slänga. OCH hur jag skulle organisera pappersarbetet på det mest effektiva sättet!

Men det känns så skönt att vara klar med det.

Förut, även om allt papper var ”snyggt” arkiverat i ett arkivskåp, var det fortfarande skräp som jag inte borde ha hängt kvar i så länge. Att organisera skräp gör det inte bättre … det är fortfarande skräp! Men nu har varje papper jag har ett större syfte med det, och det får mig att verkligen bedöma vad jag behöver spara framöver.

För att inte nämna att jag kommer att ha lättare att hitta papper jag behöver eftersom jag har mycket mindre papper till hands.

De sex sopsäckar som är fyllda med strimlat papper kan intyga det!

Låt oss prata:

Behövs ditt arkivskåp eller din arkivlåda en fullständig översyn? Vilka papper har du hängt på som du egentligen inte behöver?

Oppenbarelse: Några av länkarna i inlägget ovan är affilierade länkar. Det betyder att om du klickar på länken och köper varan får jag en affiliate provision. Oavsett detta rekommenderar jag endast produkter eller tjänster som jag använder personligen och som jag tror kommer att ge ett mervärde till mina läsare. Läs min fullständiga policy för avslöjande här.