ファイリングキャビネットの Declutter。 すべてのあなたの重要なペーパーワークを組織する方法

ファイリングキャビネットの引き出しを閉じるために257回目の苦闘の後、私はついに壊れた。

それは、朝のベッドヘッドのように奇妙な角度でファイルフォルダから無造作に突き出し、中に詰め込んだすべての書類整理だけではない時間であった。 しかし、ゆがんだ引き出しのせいで、ファイリング・キャビネットがかろうじて機能する家具の一部となり、効率的な整理システムには程遠くなっていたからです！

誰もが新しいファイリング・キャビネットの購入を嘆くわけではないでしょうが、私は古いものを愛していました。 それは完全に私の新しいホームオフィスの配色を補完し、すべての隅から隅までスプレー塗装し、私はそれが行くのを見るのが嫌だった！

しかし、私は新しいファイリングキャビネットとあまりにも良い断捨離セッションを必要としていた！

これは古いKmart給与明細（11年以上前から）やブログ記事のアイデアを取っていた破れた雑誌ページ（しかし決して見ませんでした）を整理するには良い口実になったのです。

ここで、私が溢れたファイリング・キャビネットを服従させるために使用した2つのステップを紹介します。 あるいは、引き出しの中に詰め込まれた、まだどうしたらいいかわからない紙の束でさえも！

関連記事。 あなたの家に隠れている10のホットスポット…それはあなたが10分以内にdeclutterすることができます！

Step 1: 何を維持し、何を捨てるか決める

私はそれを認めるでしょう。 絶対的に最も困難で、最も時間のかかる部分は、すべてのその紙の乱雑さをどうするかを考え出した。 整理することがたくさんありました！

この部分を簡単にするために、あなたの夜または土曜日の2〜3時間のブロックをスケジュールし、いくつかの音楽を再生し、何か楽しいことで（そして多分これらのクッキー！）、その後の自分へのご褒美です。 また、助けを求めることを恐れないでください。 同じようにファイリングシステムの状態を嘆いている友人を知っていますか？ 私はジョセフを参加させました。私は分類し、彼はシュレッダーにかけて、私たちの時間投資を半分にしました！

私はこれが驚くほど真実であることがわかりましたし、たぶんあなたもそうなるでしょう。 私は、思っていたよりもずっと少ない紙ですごす必要がありました。 以前はファイリングしていたものの多くは、Evernote に電子的に保管するか、シュレッダーにかけてしまうことができました。 (たとえば、Chase は 7 年間保存しています。) では、なぜ私はすべてのプリントアウトを保持していたのでしょうか。 TOSS!

だから私はシュレッダーをかけた…捨て身で。

シュレッダーがオーバーヒートするほど多くの書類を処分した。

最終的には、新しい2段のファイリング・キャビネットの引き出しを1つだけ埋め尽くしたのです！

そして、その引き出しの中で、私が最も重要だと思ったのは、(1)「シュレッダーをかける」ことでした。

ある財務書類をどれくらいの期間保存すべきか確認するために、カンニングペーパーがあったらいいと思いませんか?

私もそうでした…そこで、1 つ作成しました。 紙の散乱を整理するプロセスをガイドするために、私の使いやすい印刷物を以下にダウンロードしてください！

Step 2. 残った書類を整理する

2番目のステップも同様に重要です。 しかし、Evernote (私のお気に入りのデジタル ツール!) を使って、できるだけ多くの物理的なコピーを排除しつつ、必要に応じて検索可能な方法で参照できるようにしたいと思いました。 でも、その物理的な紙はもう必要ないでしょう。 そこで、Evernoteのアプリにそのままスキャンしてみました！

関連記事。 1年分のレシートを簡単に整理する方法

Evernoteで簡単に書類整理する方法：

Evernoteの最大の特徴は、スマホアプリのスキャン機能です。 これによって、電子的にものをファイリングするのが楽になりました! アプリを開いて写真を撮り、タグを付けてノートをファイルし、適切な「ノートブック」に保存するだけです。

ここで、先ほどの獣医のレシートの例を使って、私が電子的に書類をファイルした方法を紹介します。 “receipt”, “vet”, “cinder” の 3 つのタグを追加しました。 これは、それがどのような種類の文書であるか、何のための文書であるか、そして誰に関する文書であるかを参照します。

関連記事。 Evernote 101: How to Create a Completely Organized Digital Filing Cabinet

How to Organize Physical Paperwork:

I decided to keep in my new filing cabinet those may eventually be tossed but that I know I’ll need again. たとえ、その書類が1年…あるいは7年（税金関連なら！）しか必要ないとわかっていても、安全にファイリングします。

出生証明書や結婚許可証などの永遠記録も、ファイリングキャビネットに戻りました。 茶色のプレーンなフォルダーの箱より安かったので、思わず手に取りました。

書類のカテゴリーごとに（公共料金、税金、保険など）フォルダを作り、このPowersheetsステッカーブックからカラードットと、手持ちのラベルメーカーでタイトルを付けました。

なぜラベルやステッカーを貼ったのですか？

以前は、実際に参照する必要のある書類を見つけることが問題だったのですから。 今は、Evernote ですばやく検索したり（デジタル スキャン用）、色分けされた正しい点を探したりするのがとても簡単です。 766>

紙のファイルを整理するベストな方法は1つではありませんが、（Do it on a DimeのKathrynは月ごとに整理しています！）私が色分けした方法はこちらです。 あなたの脳の働きに合わせて、工夫してみてください。

• ピンク。 請求書やクレジットカード関連の書類
• 青。 すべての保険（健康、洪水、家）
• 緑: 資産（銀行、家、車）
• Periwinkle: すべての納税年限
• Orange: 雑多なファイル

そして、これが（かなり）最終結果です！

ああ…前よりずっといい。

すぐに気付いたこと

正直、これはとても時間のかかるプロジェクトだったんです。 というのも、散らかった紙類について、何を残し、何を捨てるかを決めなければならなかったからです。 そして、最も効率的な方法でペーパーワークを整理する方法です！

でも、それを終えてとても気分がいいです。

以前は、たとえすべての紙を書類棚に「きちんと」ファイルしたとしても、それは私が長い間しがみついていてはいけない散らかった状態だったのです。 散らかっているものを整理しても、よくなるわけではありません…やはり散らかったままです しかし、今、私が持っているそれぞれの紙片には、それに付随する大きな目的があり、それは私が今後保存する必要があるものを本当に評価する原因となります。

言うまでもなく、私は手持ちの紙がかなり少ないので、必要な紙を見つけるのがより簡単になるでしょう。

シュレッダーでいっぱいに詰め込んだ6つのゴミ袋がそれを証明しています！チャットしましょう。

Disclosure: 上記の投稿にあるいくつかのリンクは、アフィリエイト・リンクです。 これは、あなたがリンクをクリックし、アイテムを購入した場合、私はアフィリエイトのコミッションを受け取ることを意味します。 しかし、私は個人的に使用し、読者に付加価値を与えると信じている製品やサービスのみを推奨しています。 私の完全な開示方針はこちら

をお読みください。