Filing Cabinet Declutter: Come Organizzare Tutto il Suo Lavoro di Carta Importante

Dopo aver lottato per la 257esima volta per chiudere i cassetti del mio schedario, ho finalmente ceduto.

Era ora di mettere in ordine non solo tutte le scartoffie stipate all’interno, che sporadicamente spuntavano dalle cartelle ad angoli strani come la testata del letto. Ma anche perché i cassetti deformati rendevano il mio schedario un pezzo di mobilia a malapena funzionale, e da nessuna parte vicino a un sistema di organizzazione efficiente!

Non tutti si lamenterebbero dell’acquisto di un nuovo schedario, ma io amavo il mio vecchio.

Ho passato così tanto tempo a cercare come trasformare questo pezzo di mobilia nera precedentemente brutto in grigio. Si complimentava perfettamente con la combinazione di colori del mio nuovo ufficio a casa – e dipingendo a spruzzo tutti gli angoli e le fessure – e odiavo vederlo andare!

Ma avevo bisogno di un nuovo schedario – e anche di una buona sessione di decluttering!

Questa era una buona scusa come un’altra per eliminare vecchie buste paga di Kmart (da 11+ anni fa) e pagine di riviste strappate che stavo salvando per idee di post sul blog (ma mai guardate). Non vedevo l’ora di avere un sistema di archiviazione che non dovevo strattonare per aprire e spingere per chiudere.

Ecco il processo in due fasi che ho usato per mettere in riga il mio schedario straripante e sottometterlo.

Con solo questi due passi, puoi facilmente revisionare il tuo schedario o la tua scatola di documenti. O anche quella pila di carta infilata nel cassetto che non hai ancora idea di cosa fare!

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Passo 1: Decidere cosa tenere e cosa buttare

Lo ammetto: La parte in assoluto più difficile e che richiede più tempo è stata capire cosa fare con tutto quel disordine di carta. C’era così tanto da smistare!

Per rendere questa parte più facile, programmate un blocco di 2-3 ore della vostra serata o del sabato, suonate un po’ di musica, e premiatevi dopo con qualcosa di divertente (e forse questi biscotti!). Non aver paura di chiedere aiuto, anche! Conosci un’amica che si sta lamentando dello stato del suo sistema di archiviazione? Fate una festa.

Ho arruolato Joseph; io ordinavo e lui stracciava, dimezzando così il nostro investimento di tempo!

Ho scoperto che questo è sorprendentemente vero e forse lo farai anche tu: Avevo bisogno di conservare MOLTA meno carta di quanto pensassi. Molto di ciò che avevo precedentemente archiviato poteva essere conservato elettronicamente in Evernote o distrutto.

Per esempio:

• La maggior parte delle carte di credito e degli estratti conto sono già memorizzati elettronicamente. (Per esempio, Chase li conserva fino a 7 anni.) Allora perché mi tenevo tutte quelle stampe? TOSS!
• Le buste paga di oltre dieci anni fa erano già documentate sulle mie tasse W-2 di fine anno &. TOSS!
• Le vecchie fatture mediche e le polizze assicurative scadute non avevano alcuna utilità. Non avrò mai più bisogno di farvi riferimento. TOSS!

Così ho distrutto… con abbandono.

Mi sono sbarazzata di così tante carte che il nostro distruggidocumenti si è surriscaldato. Due volte.

Alla fine, ho riempito solo un cassetto del mio nuovo schedario a due cassetti! Psst…questo è di IKEA, ma qui ce n’è uno simile su Amazon.

Vuoi avere un foglio di calcolo per essere sicuro di quanto tempo dovresti conservare certi documenti finanziari?

L’ho fatto anch’io…così ne ho creato uno. Scarica il mio stampabile facile da usare qui sotto per aiutarti a guidare il processo di eliminazione del tuo disordine cartaceo!

Step 2. Organizza i documenti rimasti

Il secondo passo è altrettanto importante: cosa devo tenere dove?

Ovviamente, i miei documenti rimasti avevano spazio più che sufficiente nel mio nuovo schedario. Ma volevo anche usare Evernote (il mio strumento digitale preferito!) per aiutarmi ad eliminare il maggior numero possibile di copie fisiche, pur offrendo un modo ricercabile per fare riferimento ad esse se necessario.

Per me, organizzare i documenti in modo digitale significava includere cose come le ricevute del veterinario.

Mi piace vedere non solo quanto spendiamo dal veterinario ogni anno, ma voglio anche sapere quali procedure sono state fatte quando o quali farmaci sono stati prescritti in passato. Ma non avrò mai più bisogno di quella carta fisica. Così l’ho scannerizzato direttamente nell’app Evernote!

Relativo: Come organizzare facilmente le tue ricevute per tutto l’anno

Come organizzare facilmente le scartoffie in Evernote:

Una delle migliori caratteristiche di Evernote è la capacità di scansione dell’app per smartphone. Questo ha reso l’archiviazione elettronica delle cose un gioco da ragazzi! Potevo semplicemente aprire l’app, scattare una foto, etichettare e archiviare la mia nota nel “taccuino” appropriato.”

Ecco un esempio di come ho archiviato elettronicamente i documenti, usando l’esempio della ricevuta del veterinario che ho menzionato prima:

• Dopo aver caricato la ricevuta, l’ho aggiunta al mio taccuino “Personal Library”.
• Poi ho aggiunto tre tag: “ricevuta”, “vet” e “cinder”. Questo fa riferimento al TIPO di documento che era, a COSA serviva e a CHI si riferiva.
• Così ora quando eseguo una ricerca Evernote per le ricevute veterinarie di Cinder, tutte appariranno nella colonna di sinistra!

Relative: Evernote 101: Come creare uno schedario digitale completamente organizzato

Come organizzare i documenti fisici:

Ho deciso di tenere nel mio nuovo schedario i documenti che potrebbero essere gettati ma che so che mi serviranno ancora. Anche se so che avrò bisogno di quei documenti solo per un anno… o sette (se sono relativi alle tasse!), sono archiviati in modo sicuro.

Ancora documenti come i nostri certificati di nascita e la licenza di matrimonio sono tornati nell’archivio, anche.

Nota a margine: ho trovato splendide cartelle sospese oro e argento in liquidazione da Target. Erano meno di una scatola di quelle marroni, quindi ho dovuto prenderle! Il design che ho usato non è più disponibile, ma ecco un set diverso nel mio colore preferito.

Ogni categoria di documenti aveva la sua cartella (bollette, tasse, assicurazione, ecc) che ha ricevuto un punto colorato da questo libro di adesivi Powersheets, e un titolo usando la mia pratica etichettatrice.

Perché le etichette e gli adesivi?

Perché uno dei problemi che avevo prima era trovare i documenti di cui avevo effettivamente bisogno. Ora, è molto più facile fare una rapida ricerca su Evernote (per le mie scansioni digitali) o trovare il giusto punto codificato a colori. E non ci sono più tante scartoffie da ordinare!

Non c’è un modo migliore per organizzare i file di carta, (Kathryn di Do it on a Dime lo fa per mese!), ma ecco come ho codificato i colori. Puoi giocare con questo a seconda di come funziona il tuo cervello.

• Rosa: Bollette e documenti relativi alla carta di credito
• Blu: Tutte le assicurazioni (salute, alluvione, casa)
• Verde: Patrimonio (banche, casa, auto)
• Pervinca: Tutti gli anni di imposta
• Arancione: File vari

E questo era il (bel) risultato finale!

Ahhh… molto meglio di prima.

Cosa ho realizzato velocemente

Non mentirò – questo è stato un progetto che ha richiesto molto tempo. Soprattutto perché ho dovuto prendere decisioni su tutto il mio disordine cartaceo, cosa tenere e cosa buttare. E come organizzare le scartoffie nel modo più efficiente!

Ma è così bello aver finito.

In precedenza, anche se tutta quella carta era stata “ordinatamente” archiviata in uno schedario, era comunque disordine che non avrei dovuto tenere per così tanto tempo. Organizzare il disordine non lo rende migliore… è ancora disordine! Ma ora ogni pezzo di carta che ho ha uno scopo più grande attaccato ad esso, e mi fa davvero valutare ciò che ho bisogno di salvare andando avanti.

Per non parlare che avrò un tempo più facile trovare i documenti di cui ho bisogno perché ho molto meno carta a portata di mano.

I sei sacchi della spazzatura pieni di carta tagliuzzata possono attestare che!

Chiamiamo:

Il tuo schedario o scatola di file ha bisogno di una revisione completa? A quali scartoffie ti sei aggrappato che in realtà non ti servono?

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