Deslutter do Gabinete de Arquivamento: Como Organizar Toda a Sua Documentação Importante

Após lutar pela 257ª vez para fechar minhas gavetas de arquivamento, eu finalmente quebrei.

Era hora de não apenas colocar toda a papelada dentro de mim, colando ao acaso fora das pastas de arquivo em ângulos estranhos como o cabeçalho da manhã. Mas também porque as gavetas deformadas faziam do meu armário de arquivo uma peça de mobiliário pouco funcional, e em nenhum lugar perto de um sistema de organização eficiente!

Nem todos lamentariam a compra de um novo armário de arquivo, mas eu adorava o meu antigo.

Tinha passado tanto tempo a pesquisar como transformar esta peça de mobiliário anteriormente feia e preta em cinzenta. Ele elogiava perfeitamente o esquema de cores do meu novo escritório em casa – e pintar com spray todos os cantos e fendas – e eu detestava vê-lo ir!

Mas eu precisava de um novo armário de arquivo – e de uma boa sessão de limpeza também!

Esta era uma desculpa tão boa quanto qualquer outra para purgar os antigos recibos de pagamento do Kmart (de mais de 11 anos atrás) e páginas de revistas rasgadas que eu estava guardando para idéias de posts em blogs (mas nunca olhei). Eu estava ansioso para ter um sistema de arquivo que eu não precisava puxar para abrir e fechar.

Aqui está o processo de dois passos que eu usei para colocar meu armário de arquivo transbordante na submissão.

Com apenas estes dois passos, você pode facilmente revisar seu próprio armário de arquivo ou caixa de arquivo. Ou mesmo aquela pilha de papel enfiada na gaveta com a qual você ainda não tem idéia do que fazer!

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Passo 1: Decida o que guardar e o que atirar

Eu admito isso: A parte mais difícil e mais demorada foi descobrir o que fazer com toda aquela desordem de papel. Havia tanto para classificar!

Para facilitar esta parte, marque um bloco de 2-3 horas da sua noite ou sábado, toque alguma música, e recompense-se depois com algo divertido (e talvez estes biscoitos!). Não tenha medo de pedir ajuda, também! Conhece uma amiga que também tem lamentado o estado do seu sistema de arquivamento? Faça uma festa disso.

Eu alistei o Joseph; eu separei e ele desfez, cortando assim nosso investimento de tempo pela metade!

Eu achei isso surpreendentemente verdadeiro e talvez você também ache: Precisava de me agarrar a MUITO menos papel do que pensava. Muito do que eu tinha arquivado anteriormente podia ser guardado electronicamente no Evernote ou retalhado.

Por exemplo:

• Mais cartão de crédito e extractos bancários já são guardados electronicamente. (Por exemplo, o Chase mantém-nos até 7 anos.) Então porque é que eu estava pendurado em todos esses extractos impressos? TOSS!
• Tocos de pagamento de mais de uma década atrás já estavam documentados no meu W-2 do final do ano &Impostos. TOSS!
• As contas médicas antigas e apólices de seguro expiradas não tinham uso. Nunca mais precisarei de as referir. TOSS!

Então eu triturei…com abandono.

Eu livrei-me de tanta papelada que a nossa trituradora sobreaqueceu. Duas vezes.

No final, enchi apenas uma gaveta do meu novo armário de arquivo de duas gavetas! Psst…esta é da IKEA, mas aqui está uma semelhante na Amazon.

Desejaria ter uma folha de batota para ter a certeza de quanto tempo deve guardar certos documentos financeiros?

Eu também fiz…por isso criei um. Descarregue o meu imprimível fácil de usar abaixo para o ajudar a guiar pelo processo de purgar a sua confusão de papel!

Passo 2. Organize a papelada que está à esquerda

O segundo passo é igualmente importante: o que devo guardar onde?

Obviamente, os meus restantes documentos tinham mais do que espaço suficiente dentro do meu novo armário de arquivo. Mas eu também queria usar o Evernote (minha ferramenta digital favorita!) para me ajudar a eliminar o máximo de cópias físicas possíveis, enquanto ainda oferecia uma forma pesquisável de referenciá-las se necessário.

Para mim, organizar a papelada digitalmente significava incluir coisas como recibos de veterinário.

Eu gosto de ver não só quanto gastamos no veterinário a cada ano, mas também quero saber que procedimentos foram feitos quando ou que medicamentos foram prescritos no passado. Mas eu nunca mais vou precisar daquele papel físico. Por isso, digitalizei-o directamente para o aplicativo Evernote!

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Como Organizar Facilmente a Papelada no Evernote:

Uma das melhores características do Evernote é a capacidade de digitalização no aplicativo do smartphone. Isto fez com que arquivar as coisas eletronicamente fosse uma brisa! Eu poderia simplesmente abrir o aplicativo, tirar uma foto, etiquetar e arquivar minha nota e arquivá-la dentro do próprio “notebook”

Aqui está um exemplo de como eu arquivei a papelada eletronicamente, usando o exemplo de recibo do veterinário que mencionei anteriormente:

• Após carregar o recibo, adicionei-o ao meu “Personal Library” notebook.
• Então adicionei três etiquetas: “recibo”, “veterinário”, e “cinder.” Isto faz referência ao TIPO do documento que era, PARA QUE era, e A QUEM se referia.
• Então agora quando eu executar uma busca no Evernote pelos recibos do veterinário da Cinder, todos eles aparecerão na coluna da esquerda!

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Como Organizar a Papelada Física:

Decidi manter no meu novo gabinete de arquivo a papelada que pode eventualmente ser jogada fora, mas que sei que vou precisar novamente. Mesmo que eu saiba que só vou precisar dessa papelada para ficar um ano…ou sete (se for relacionada a impostos!), ela está arquivada em segurança.

Para sempre registros como nossas certidões de nascimento e licença de casamento voltaram para o armário de arquivamento, também.

Nota lateral: encontrei lindas pastas penduradas em ouro e prata na liberação no Target. Eram menos do que uma caixa das castanhas simples, por isso tive de as agarrar! O design que usei já não está disponível, mas aqui está um conjunto diferente na minha cor favorita.

Cada categoria de papelada tinha a sua própria pasta (contas de serviços públicos, impostos, seguros, etc) que recebia um ponto colorido deste livro autocolante Powersheets, e um título usando o meu prático etiquetador.

Porquê as etiquetas e autocolantes?

Porque uma das áreas problemáticas que eu tinha antes era encontrar a papelada que eu realmente precisava de referir. Agora, é muito mais fácil fazer uma pesquisa rápida no Evernote (para os meus scans digitais) ou encontrar o ponto com o código de cores correcto. E não há mais tanta papelada para classificar também!

Não há melhor maneira de organizar arquivos em papel, (Kathryn do Do it on a Dime fá-lo por mês!), mas aqui está como eu codifiquei as cores. Você pode brincar com isso de acordo com a forma como seu cérebro funciona.

• Pink: Contas e documentos relacionados com cartões de crédito
• Azul: Todos os seguros (saúde, inundação, casa)
• Verde: Bens (bancos, casa, carro)
• Periwinkle: Todos os anos fiscais
• Orange: Ficheiros diversos

E este foi o (bonito) resultado final!

Ahhhh…muito melhor do que antes.

O que rapidamente percebi

Não vou mentir – este foi um projecto muito demorado. Principalmente porque eu tinha que tomar decisões sobre toda a minha confusão de papel, o que manter e o que atirar. E como organizar a papelada da maneira mais eficiente!

Mas sabe tão bem ser feito com ela.

Anteriormente, mesmo que todo aquele papel fosse “arrumado” em um armário de arquivamento, ainda era uma bagunça que eu não deveria ter pendurado por tanto tempo. Organizar desordem não melhora…ainda é desarrumação! Mas agora cada pedaço de papel que eu tenho tem um propósito maior preso a ele, e isso me faz avaliar realmente o que eu preciso salvar indo em frente.

Sem mencionar que eu terei mais facilidade em encontrar papéis que eu preciso porque eu tenho muito menos papel à mão.

Os seis sacos de lixo recheados de papel triturado podem atestar isso!

Vamos conversar:

O seu armário de arquivamento ou caixa de arquivos precisa de uma revisão completa? Que papelada você tem pendurado que não precisa?

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