Filing Cabinet Declutter: Cum să vă organizați toată hârțogăraia importantă

După ce m-am chinuit pentru a 257-a oară să-mi închid sertarele dulapului meu de arhivare, în sfârșit am cedat.

Era timpul nu numai să dezordonez toată hârțogăraia îndesată înăuntru, care ieșea la întâmplare din dosare în unghiuri ciudate, ca un cap de pat de dimineață. Dar și pentru că sertarele deformate făceau din fișetul meu o piesă de mobilier abia funcțională și nici pe departe un sistem de organizare eficient!

Nu toată lumea ar deplânge achiziționarea unui nou fișet, dar eu îl iubeam pe cel vechi.

Îmi petrecusem atât de mult timp cercetând cum să transform această piesă de mobilier neagră, până atunci urâtă, în gri. Se potrivea perfect cu schema de culori a noului meu birou de acasă – și vopsirea cu spray a tuturor colțurilor și crăpăturilor – și nu-mi plăcea să-l văd plecând!

Dar aveam nevoie de un nou dulap de arhivare – și de asemenea, de o sesiune bună de dezordine!

Aceasta a fost o scuză la fel de bună ca oricare alta pentru a curăța vechile taloane de salariu de la Kmart (de acum 11+ ani) și paginile rupte din reviste pe care le păstram pentru idei de articole de blog (dar la care nu mă uitam niciodată). Așteptam cu nerăbdare să am un sistem de arhivare pe care nu trebuia să trag de el pentru a-l deschide și să-l împing pentru a-l închide.

Iată procesul în doi pași pe care l-am folosit pentru a-mi supune dulapul de arhivare debordant.

Cu doar acești doi pași, vă puteți revizui cu ușurință propriul dulap de arhivare sau cutie de dosare. Sau chiar și acel teanc de hârtii îndesat în sertar cu care încă nu știți ce să faceți!

Relaționat: 10 puncte fierbinți care se ascund în casa ta… și pe care le poți dezordona în 10 minute sau mai puțin!

Pasul 1: Decide ce să păstrezi și ce să arunci

Admit: Partea absolut cea mai grea și cea mai consumatoare de timp a fost să-mi dau seama ce să fac cu toată dezordinea de hârtii. Erau atât de multe de sortat!

Pentru a face această parte mai ușoară, programează-ți un bloc de 2-3 ore din seara sau sâmbăta ta, pune niște muzică și răsplătește-te după aceea cu ceva distractiv (și poate cu aceste prăjituri!). Nu vă fie teamă să cereți ajutor, de asemenea! Cunoști o prietenă care se plânge și ea de starea sistemului ei de arhivare? Faceți o petrecere.

L-am înrolat pe Iosif; eu am sortat și el a mărunțit, reducând astfel la jumătate investiția noastră de timp!

Am constatat că acest lucru este surprinzător de adevărat și poate că și tu o vei face: Am avut nevoie să mă agăț de mult mai puține hârtii decât am crezut. Atât de mult din ceea ce arhivasem anterior putea fi fie păstrat electronic în Evernote, fie distrus.

De exemplu:

• Majoritatea extraselor de card de credit și bancare sunt deja stocate electronic. (De exemplu, Chase le păstrează până la 7 ani.) Așadar, de ce mă agățam de toate acele documente tipărite? Aruncă!”
• Cupoanele de salariu de acum mai bine de un deceniu erau deja documentate pe impozitele mele W-2 de sfârșit de an &. TOSS!
• Facturile medicale vechi și polițele de asigurare expirate nu-și mai aveau rostul. Nu voi mai avea niciodată nevoie să le consult. TOSS!

Așa că am distrus… cu abandon.

Am scăpat de atâtea hârtii încât tocătorul nostru s-a supraîncălzit. De două ori.

Până la sfârșit, am umplut un singur sertar din noul meu dulap cu două sertare! Psst…acesta este de la IKEA, dar iată unul similar pe Amazon.

Ai vrea să ai o foaie de trișat ca să fii sigur cât timp ar trebui să păstrezi anumite documente financiare?

Am vrut și eu… așa că am creat una. Descărcați imprimatul meu ușor de utilizat de mai jos pentru a vă ghida în procesul de curățare a dezordinii de hârtii!

Pasul 2. Organizați documentele rămase

Al doilea pas este la fel de important: ce ar trebui să păstrez unde?

Evident, documentele mele rămase aveau mai mult decât suficient spațiu în interiorul noului meu dulap de arhivare. Dar am vrut, de asemenea, să folosesc Evernote (instrumentul meu digital preferat!) pentru a mă ajuta să elimin cât mai multe copii fizice, oferind în același timp o modalitate de căutare pentru a le consulta în caz de nevoie.

Pentru mine, organizarea documentelor în format digital a însemnat să includ lucruri precum chitanțele de la veterinar.

Îmi place să văd nu doar cât cheltuim la veterinar în fiecare an, ci vreau să știu și ce proceduri au fost făcute când sau ce medicamente au fost prescrise în trecut. Dar nu voi mai avea niciodată nevoie de acea hârtie fizică. Așa că am scanat-o direct în aplicația Evernote!

Relaționat: Cum să vă organizați cu ușurință chitanțele pentru întregul an

Cum să organizați cu ușurință hârtiile în Evernote:

Una dintre cele mai bune caracteristici ale Evernote este capacitatea de scanare din aplicația pentru smartphone. Acest lucru a făcut ca îndosarierea electronică a lucrurilor să fie floare la ureche! Puteam pur și simplu să deschid aplicația, să fac o fotografie, să etichetez și să îndosariez nota și să o arhivez în interiorul „caietului” corespunzător.”

Iată un exemplu despre cum am arhivat electronic hârtiile, folosind exemplul chitanței de la veterinar pe care am menționat-o mai devreme:

• După ce am încărcat chitanța, am adăugat-o în caietul meu „Biblioteca personală”.
• Apoi am adăugat trei etichete: „chitanță”, „veterinar” și „cenușă”. Acest lucru face referire la TIPUL de document care a fost, la CE a fost pentru și la CINE se referea.
• Acum, când voi efectua o căutare în Evernote pentru chitanțele veterinare ale lui Cinder, toate acestea vor apărea în coloana din stânga!

Relaționat: Evernote 101: Cum să creați un fișet digital complet organizat

Cum să organizați hârtiile fizice:

Am decis să păstrez în noul meu fișet hârtii care ar putea fi aruncate în cele din urmă, dar de care știu că voi mai avea nevoie. Chiar dacă știu că voi avea nevoie de acele hârtii doar pentru un an… sau șapte (dacă sunt legate de impozite!), acestea sunt în siguranță.

Înregistrările pentru totdeauna, cum ar fi certificatele noastre de naștere și licența de căsătorie, s-au întors și ele în dulapul de arhivare.

Nota laterală: Am găsit dosare suspendate aurii și argintii superbe la reduceri la Target. Erau mai puțin decât o cutie de cele maro simplu, așa că a trebuit doar să le iau! Designul pe care l-am folosit nu mai este disponibil, dar iată un set diferit în culoarea mea preferată.

Care categorie de hârtii a avut propriul dosar (facturi de utilități, impozite, asigurări, etc.) care a primit un punct colorat din această carte de autocolante Powersheets și un titlu cu ajutorul producătorului meu de etichete la îndemână.

De ce etichetele și autocolantele?

Pentru că una dintre zonele cu probleme pe care le aveam înainte era găsirea documentelor pe care chiar aveam nevoie să le consult. Acum, este mult mai ușor să fac doar o căutare rapidă în Evernote (pentru scanările mele digitale) sau să găsesc punctul cu codul de culoare potrivit. Și, de asemenea, nu mai sunt atâtea hârtii de sortat!

Nu există un singur mod cel mai bun de a organiza dosarele de hârtie, (Kathryn de la Do it on a Dime o face în funcție de lună!), dar iată cum am codat prin culori. Vă puteți juca cu acest lucru în funcție de modul în care funcționează creierul dumneavoastră.

• Roz: Facturi și documente legate de cardul de credit
• Albastru: Toate asigurările (sănătate, inundații, casă)
• Verde: Activele (bănci, casă, mașină)
• Periwinkle: Toți anii de impozitare
• Orange: Dosare diverse

Și acesta a fost rezultatul final (drăguț)!

Ahhh… mult mai bine decât înainte.

Ce am realizat rapid

Nu voi minți – acesta a fost un proiect care a consumat foarte mult timp. Mai ales pentru că a trebuit să iau decizii cu privire la toată dezordinea mea de hârtii, ce să păstrez și ce să arunc. ȘI cum să organizez hârțogăraia în cel mai eficient mod!”

Dar mă simt atât de bine că am terminat cu ea.

Anterior, chiar dacă toate acele hârtii au fost „ordonate” într-un dulap de arhivare, tot era dezordine de care nu ar fi trebuit să mă agăț atât de mult timp. Organizarea dezordinii nu o face mai bună… este tot dezordine! Dar acum fiecare bucată de hârtie pe care o am are un scop mai mare atașat de ea și mă determină să evaluez cu adevărat ce trebuie să salvez mai departe.

Să nu mai spun că îmi va fi mai ușor să găsesc hârtiile de care am nevoie pentru că am mult mai puțină hârtie la îndemână.

Cei șase saci de gunoi plini de hârtie tocată pot atesta asta!

Să discutăm:

Arhiva ta de arhivare sau cutia de dosare are nevoie de o revizie completă? Ce hârtii v-ați agățat de care nu aveți de fapt nevoie?

Dezvăluiri: Unele dintre link-urile din postarea de mai sus sunt link-uri afiliate. Acest lucru înseamnă că, dacă faceți clic pe link și cumpărați articolul, voi primi un comision de afiliere. Indiferent, recomand doar produse sau servicii pe care le folosesc personal și cred că vor adăuga valoare cititorilor mei. Citiți politica mea completă de dezvăluire aici.

.