Filing Cabinet Declutter: Jak Zorganizować Całą Twoją Ważną Papierkową Robotę

Po tym jak po raz 257 zmagałem się z zamknięciem szuflad mojej szafki na dokumenty, w końcu się załamałem.

Był to czas, aby nie tylko uporządkować wszystkie papiery upchane w środku, wystające chaotycznie z teczek pod dziwnymi kątami jak poranne wezgłowie łóżka. Ale także ponieważ wypaczone szuflady robić mój kartotekowej szafce ledwo funkcjonalny kawałek mebla, i nigdzie blisko wydajnego organizacyjnego systemu!

Nie każdy lamentowałby zakup nowej kartotekowej szafki, ale kochałem mój starą one.

I spędzał tyle czasu badającego jak obracać ten poprzednio brzydkiego czarnego kawałek meble szary. To doskonale komplementowało schemat kolorów mojego nowego biura domowego-i malowanie sprayem wszystkich zakamarków i crannies-i nienawidziłem widzieć to iść!

Ale potrzebowałem nowej szafki na dokumenty-i dobrej sesji declutter zbyt!

To był tak dobry pretekst jak każdy, aby oczyścić stare odcinki wypłat Kmart (od 11+ lat temu) i rozdarte strony czasopism, które oszczędzałem dla pomysłów na blogi (ale nigdy nie patrzyłem). Z niecierpliwością czekałam na system segregacji, którego nie musiałam ciągnąć, aby otworzyć i popychać, aby zamknąć.

Oto dwuetapowy proces, którego użyłam, aby poskromić moją przepełnioną szafkę na dokumenty.

Z tymi dwoma krokami, możesz łatwo odnowić swoją własną szafkę na dokumenty lub pudełko na dokumenty. Albo nawet ten stos papierów upchany w szufladzie, z którym nie masz pojęcia co zrobić!

Related: 10 Hot Spots Hiding in Your Home … that You Can Declutter in 10 Minutes or Less!

Step 1: Decide what to keep and what toss

I’ll admit it: Absolutnie najtrudniejszą i najbardziej czasochłonną częścią było wymyślenie, co zrobić z całym tym papierowym bałaganem. Było tak wiele do sortowania!

Aby ułatwić sobie tę część, zaplanuj 2-3 godzinny blok wieczoru lub soboty, zagraj trochę muzyki i nagródź się potem czymś zabawnym (i może tymi ciasteczkami!). Nie bój się też poprosić o pomoc! Znasz przyjaciółkę, która również narzeka na stan swojego systemu segregacji? Zrób z tego imprezę.

Zaczepiłam Josepha; ja sortowałam, a on rozdrabniał, tym samym zmniejszając naszą inwestycję czasową o połowę!

Znalazłam to jako zaskakująco prawdziwe i może ty też to zrobisz: Musiałem powiesić na WAY mniej papieru niż myślałem. Tak wiele z tego, co miałem wcześniej złożone może być albo elektronicznie przechowywane w Evernote lub shredded.

Na przykład:

• Większość kart kredytowych i wyciągi bankowe są już przechowywane elektronicznie. (Na przykład, Chase przechowuje je do 7 lat.) Dlaczego więc trzymałem te wszystkie wydruki? TOSS!
• Pay stubs od ponad dekady temu były już udokumentowane na moich rocznych W-2’s & podatkach. TOSS!
• Stare rachunki medyczne i wygasłe polisy ubezpieczeniowe nie miały żadnego zastosowania. Nigdy więcej nie będę musiał się do nich odwoływać. TOSS!

Więc niszczyłem…z rezygnacją.

Pozbyłem się tak dużo papierkowej roboty, że nasza niszczarka się przegrzała. Dwa razy.

Do końca, wypełniłam tylko jedną szufladę mojej nowej dwuszufladowej szafki na dokumenty! Psst…ta jest z IKEA, ale tutaj jest podobna na Amazon.

Chciałbyś mieć cheat sheet, żebyś był pewien jak długo powinieneś trzymać pewne dokumenty finansowe?

Ja też…więc go stworzyłem. Pobierz mój łatwy w użyciu druk poniżej, aby pomóc ci przeprowadzić cię przez proces oczyszczania twojego papierowego bałaganu!

Krok 2. Uporządkuj pozostałe dokumenty

Drugi krok jest równie ważny: co mam gdzie trzymać?

Oczywiście, moje pozostałe dokumenty miały więcej niż wystarczająco dużo miejsca w mojej nowej szafce na dokumenty. Ale chciałem również użyć Evernote (moje ulubione narzędzie cyfrowe!), aby pomóc mi wyeliminować jak najwięcej fizycznych kopii, jednocześnie oferując możliwość wyszukiwania, aby odnieść się do nich w razie potrzeby.

Dla mnie, organizowanie pracy papierkowej cyfrowo oznaczało włączenie takich rzeczy jak kwity weterynaryjne.

Lubię widzieć nie tylko to, ile wydajemy u weterynarza każdego roku, ale chcę również wiedzieć, jakie procedury zostały wykonane, kiedy lub jakie leki zostały przepisane w przeszłości. Ale nigdy nie będę potrzebował tego fizycznego papieru ponownie. Więc zeskanowałem go w prawo do aplikacji Evernote!

Related: How to Easily Organize Your Receipts for the Entire Year

How to Easily Organize Paperwork in Evernote:

Jedną z najlepszych funkcji Evernote jest możliwość skanowania w aplikacji na smartfona. To sprawiło, że wypełnianie rzeczy z dala elektronicznie breeze! Mogłem po prostu otworzyć aplikację, pstryknąć zdjęcie, oznaczyć i złożyć moją notatkę oraz zarchiwizować ją w odpowiednim „notatniku”.”

Oto przykład tego, jak elektronicznie składałem dokumenty, używając przykładu paragonu od weterynarza, o którym wspomniałem wcześniej:

• Po załadowaniu paragonu, dodałem go do notatnika „Biblioteka osobista”.
• Następnie dodałem trzy znaczniki: „paragon”, „weterynarz” i „żużel”. Odnosi się to do RODZAJU dokumentu, CZY był on przeznaczony i KOGO dotyczył.
• Więc teraz, kiedy uruchomię wyszukiwanie Evernote dla kwitów weterynaryjnych Cinder, wszystkie z nich pokażą się w lewej kolumnie!

Related: Evernote 101: How to Create a Completely Organized Digital Filing Cabinet

How to Organize Physical Paperwork:

Postanowiłem zachować w mojej nowej szafce na dokumenty, które mogą w końcu zostać wyrzucone, ale które wiem, że będę potrzebował ponownie. Nawet jeśli wiem, że będę potrzebowała tych papierów tylko na rok… lub siedem (jeśli są związane z podatkami!), są one bezpiecznie złożone.

Dawne zapisy, takie jak nasze akty urodzenia i licencja małżeńska, również wróciły do szafki.

Uwaga dodatkowa: Znalazłam wspaniałe złote i srebrne teczki wiszące na wyprzedaży w Target. Były tańsze niż pudełko zwykłych brązowych, więc po prostu musiałam je zgarnąć! Wzór, którego użyłam nie jest już dostępny, ale tutaj jest inny zestaw w moim ulubionym kolorze.

Każda kategoria papierkowej roboty miała swój własny folder (rachunki za media, podatki, ubezpieczenie, etc), który otrzymał kolorową kropkę z tej książki naklejek Powersheets, i tytuł używając mojego poręcznego twórcy etykiet.

Dlaczego etykiety i naklejki?

Ponieważ jednym z problemów, które miałem przedtem było znalezienie dokumentów, do których faktycznie potrzebowałem się odnieść. Teraz o wiele łatwiej jest po prostu wykonać szybkie wyszukiwanie w Evernote (dla moich cyfrowych skanów) lub znaleźć odpowiednią kolorową kropkę. I nie ma tak dużo papierkowej roboty do sortowania przez już też!

Nie ma jednego najlepszego sposobu organizowania plików papierowych, (Kathryn z Do it on a Dime robi to przez miesiąc!), ale oto jak ja zakodowałem kolorami. Możesz grać z tym zgodnie z tym, jak pracuje twój mózg.

• Różowy: Rachunki i dokumenty związane z kartą kredytową
• Niebieski: Wszystkie ubezpieczenia (zdrowotne, od powodzi, domu)
• Zielony: Majątek (banki, dom, samochód)
• Pomarańczowy: Wszystkie lata podatkowe
• Pomarańczowy: Różne pliki

I to był (ładny) efekt końcowy!

Ahh… o wiele lepiej niż poprzednio.

Co szybko sobie uświadomiłem

Nie będę kłamał – to był bardzo czasochłonny projekt. Głównie dlatego, że musiałam podjąć decyzje dotyczące całego mojego papierowego bałaganu, co zachować, a co wyrzucić. I jak zorganizować papierkową robotę w najbardziej efektywnym sposobie!

Ale to czuje tak dobrze być zrobiony z tym.

Poprzednio, nawet jeśli cały ten papier był „schludnie” złożony daleko w szafce na dokumenty, to był wciąż bałagan, którego nie powinienem był powiesić na tak długo. Organizowanie bałaganu nie czyni go w żaden sposób lepszym… to wciąż jest bałagan! Ale teraz każdy kawałek papieru mam ma większy cel dołączony do niego, i to powoduje mnie naprawdę ocenić, co muszę zapisać naprzód.

Nie wspominając, będę miał łatwiejszy czas znalezienia papierów, których potrzebuję, ponieważ mam sposób mniej papieru na rękę.

The sześć worków na śmieci wypchane pełne rozdrobnionego papieru może potwierdzić, że!

Let’s chat:

Does twój szafka na dokumenty lub pudełko pliku potrzebuje kompletnego przeglądu? Jakie papiery wiszą na tobie, których tak naprawdę nie potrzebujesz?

Ujawnienie: Niektóre z linków w powyższym poście są linkami afiliacyjnymi. Oznacza to, że jeśli klikniesz na link i zakupisz daną rzecz, otrzymam prowizję partnerską. Niezależnie od tego, polecam tylko produkty lub usługi, których używam osobiście i wierzę, że będą one stanowić wartość dodaną dla moich czytelników. Przeczytaj moją pełną politykę ujawniania informacji tutaj.