Dossierkast Ontruimen: How to Organize All Your Important Paperwork

Nadat ik voor de 257e keer moeite had om de laden van mijn archiefkast dicht te krijgen, brak ik eindelijk.

Het was tijd om niet alleen al het papierwerk dat erin was gepropt, en dat lukraak uit de mappen stak in een rare hoek, zoals het hoofdeinde van mijn ochtendbed, te ordenen. Maar ook omdat de kromgetrokken laden mijn archiefkast tot een nauwelijks functioneel meubelstuk maakten, en niet in de buurt van een efficiënt organisatiesysteem!

Niet iedereen zou klagen over de aanschaf van een nieuwe archiefkast, maar ik hield van mijn oude.

Ik had zoveel tijd besteed aan onderzoek naar hoe ik dit voorheen lelijke zwarte meubelstuk in grijs kon veranderen. Hij paste perfect bij het kleurenschema van mijn nieuwe kantoor aan huis – en ik vond het vreselijk om hem weg te doen!

Maar ik had een nieuwe dossierkast nodig – en ook een goede opruimsessie!

Dit was net zo’n goed excuus als ieder ander om oude salarisstrookjes van Kmart (van meer dan 11 jaar geleden) en uitgescheurde tijdschriftpagina’s die ik bewaarde voor ideeën voor blogposts (maar die ik nooit bekeek) op te ruimen. Ik keek ernaar uit om een archiefsysteem te hebben dat ik niet hoefde te rukken om te openen en te duwen om te sluiten.

Hier is het twee-stappen-proces dat ik gebruikte om mijn overvolle archiefkast in onderwerping te wringen.

Met slechts deze twee stappen, kunt u gemakkelijk uw eigen archiefkast of archiefdoos reviseren. Of zelfs die stapel papier in de lade waarvan je nog geen idee hebt wat je ermee moet doen.

Vergezeld: 10 Hot Spots Hiding in Your Home … that You Can Declutter in 10 Minutes or Less!

Step 1: Beslis wat te houden en wat weg te gooien

Ik zal het toegeven: Het moeilijkste en meest tijdrovende deel was uit te zoeken wat te doen met al dat papier. Er was zoveel te sorteren!

Om dit deel gemakkelijker te maken, plan een blok van 2-3 uur van je avond of zaterdag, speel wat muziek, en beloon jezelf na afloop met iets leuks (en misschien deze koekjes!). Wees ook niet bang om hulp te vragen! Ken je een vriendin die ook klaagt over de staat van haar archiefsysteem? Maak er een feestje van.

Ik heb Joseph ingeschakeld; ik sorteerde en hij versnipperde, waardoor onze tijdsinvestering werd gehalveerd!

Ik vond dit verrassend waar en misschien geldt dat ook voor jou: Ik hoefde veel minder papier te bewaren dan ik dacht. Veel van wat ik eerder had opgeslagen, kon ik elektronisch in Evernote bewaren of versnipperen.

Bijvoorbeeld:

• De meeste creditcard- en bankafschriften worden al elektronisch opgeslagen. (Chase bewaart ze bijvoorbeeld tot 7 jaar.) Dus waarom hield ik al die printjes bij? TOSS!
• Pay stubs van meer dan een decennium geleden waren al gedocumenteerd op mijn eindejaars W-2’s & belastingen. Oude medische rekeningen en verlopen verzekeringspolissen hadden geen nut. Ik hoef er nooit meer naar te verwijzen. Dus ik versnipperde … met overgave. Ik raakte zoveel papierwerk kwijt dat onze versnipperaar oververhit raakte. Twee keer. Tegen het einde had ik maar één lade van mijn nieuwe archiefkast gevuld! Psst… deze is van IKEA, maar hier is een soortgelijke op Amazon.

  

  Wilde je een spiekbriefje zodat je zeker wist hoe lang je bepaalde financiële documenten moet bewaren?

  Dat wilde ik ook…dus heb ik er een gemaakt. Download mijn eenvoudig te gebruiken afdrukblad hieronder om u te helpen uw papieren rommeltje op te ruimen!

  

  Verover uw archiefkast

  Veruild van overvolle dossiers? Tijd om weg te gooien wat u niet langer nodig hebt en netjes te ordenen wat u moet bewaren!

  NOULEER NU

  Stap 2. Organiseer het papierwerk dat overblijft

  De tweede stap is net zo belangrijk: wat moet ik waar bewaren?

  Het was duidelijk dat mijn overgebleven documenten meer dan genoeg ruimte hadden in mijn nieuwe archiefkast. Maar ik wilde ook Evernote gebruiken (mijn favoriete digitale tool!) om me te helpen zoveel mogelijk fysieke kopieën te elimineren, terwijl ik nog steeds een doorzoekbare manier heb om ernaar te verwijzen als dat nodig is.

  Voor mij betekende het digitaal organiseren van papierwerk dat ik dingen moest opnemen zoals dierenartsbonnen.

  Ik vind het niet alleen leuk om te zien hoeveel we elk jaar bij de dierenarts uitgeven, maar ik wil ook weten welke procedures wanneer zijn gedaan of welke medicijnen in het verleden zijn voorgeschreven. Maar ik heb dat fysieke papier nooit meer nodig. Dus scande ik het direct in de Evernote app!

  Gerelateerd: Hoe organiseer je gemakkelijk je ontvangstbewijzen voor het hele jaar

  Hoe organiseer je gemakkelijk papierwerk in Evernote:

  Eén van de beste functies van Evernote is de scanmogelijkheid op de smartphone-app. Dit maakte het elektronisch opslaan van dingen een fluitje van een cent! Ik kon gewoon de app openen, een foto maken, mijn notitie taggen en archiveren in het juiste “notitieboek”.

  

  Hier volgt een voorbeeld van hoe ik papierwerk elektronisch heb gearchiveerd, met het voorbeeld van het ontvangstbewijs van de dierenarts dat ik eerder noemde:

  • Nadat ik het ontvangstbewijs had geüpload, voegde ik het toe aan mijn notitieboek “Persoonlijke bibliotheek”.
  • Daarna voegde ik drie tags toe: “ontvangstbewijs”, “dierenarts”, en “sintel.” Dit verwijst naar het TYPE document, WAT het was, en WIE het betrof.
  • Dus als ik nu een Evernote-zoekopdracht uitvoer voor Cinder’s dierenartsbonnen, verschijnen ze allemaal in de linkerkolom!

  

  Gerelateerd: Evernote 101: Hoe maak ik een volledig georganiseerde digitale archiefkast?

  Hoe organiseer ik fysiek papierwerk?

  Ik heb besloten om in mijn nieuwe archiefkast papierwerk te bewaren dat uiteindelijk misschien wordt weggegooid, maar waarvan ik weet dat ik het nog eens nodig zal hebben. Zelfs als ik weet dat ik dat papierwerk maar een jaar nodig heb… of zeven (als het belastinggerelateerd is!), is het veilig opgeborgen.

  Voormalige documenten zoals onze geboorteakten en huwelijksakte gingen ook terug in de archiefkast.

  Noot terzijde: ik vond prachtige gouden en zilveren hangmappen op opruiming bij Target. Ze waren goedkoper dan een doos gewone bruine, dus ik moest ze gewoon hebben! Het ontwerp dat ik gebruikte is niet meer verkrijgbaar, maar hier is een andere set in mijn favoriete kleur.

  

  Elke categorie papierwerk had zijn eigen map (rekeningen van nutsbedrijven, belastingen, verzekeringen, enz.) die een gekleurde stip kregen uit dit Powersheets-stickerboek, en een titel met behulp van mijn handige labelmaker.

  

  Waarom die labels en stickers?

  Omdat een van de problemen die ik vroeger had, het vinden van papierwerk was dat ik echt nodig had. Nu, het is zo veel makkelijker om gewoon een snelle Evernote zoeken (voor mijn digitale scans) of de juiste kleur-gecodeerde stip te vinden. En er is ook niet meer zoveel papierwerk om door te sorteren!

  Er is niet één beste manier om papieren dossiers te ordenen, (Kathryn van Doe het op een Dubbeltje doet het per maand!), maar dit is hoe ik kleur-gecodeerd heb. U kunt hiermee spelen, afhankelijk van hoe uw hersenen werken.

  • Roze: Rekeningen en credit card gerelateerde documenten
  • Blauw: Alle verzekeringen (gezondheid, overstroming, huis)
  • Groen: Bezittingen (banken, huis, auto)
  • Periwinkle: Alle belastingjaren
  • Oranje: Diverse bestanden

  En dit was het (mooie) eindresultaat!

  

  Ahhh… zoveel beter dan voorheen.

  

  

  Wat ik me snel realiseerde

  Ik zal niet liegen- dit was een zeer tijdrovend project. Vooral omdat ik beslissingen moest nemen over mijn papierrommel, wat ik zou houden en wat ik zou weggooien. En hoe papierwerk op de meest efficiënte manier te organiseren! Maar het voelt zo goed om er klaar mee te zijn. Vroeger, ook al was al dat papier “netjes” opgeborgen in een archiefkast, was het nog steeds rommel die ik niet zo lang had moeten bewaren. Het organiseren van rommel maakt het niet beter … het is nog steeds rommel! Maar nu elk stuk papier dat ik heb heeft een groter doel verbonden aan het, en het zorgt ervoor dat ik echt te beoordelen wat ik nodig heb om op te slaan going forward.

  Niet te vergeten ik zal een gemakkelijkere tijd het vinden van papieren die ik nodig heb, want ik heb veel minder papier bij de hand.

  De zes vuilniszakken vol versnipperd papier kan getuigen van dat!

  Let’s chat:

  Heeft uw archiefkast of archiefdoos behoefte aan een complete revisie? Welk papierwerk heeft u opgehangen dat u eigenlijk niet nodig heeft?

  

  Disclaimer: Sommige links in het bericht hierboven zijn affiliate links. Dit betekent dat als u op de link klikt en het artikel koopt, ik een commissie ontvang. Hoe dan ook, ik raad alleen producten of diensten aan die ik persoonlijk gebruik en waarvan ik geloof dat ze een toegevoegde waarde hebben voor mijn lezers. Lees mijn volledige openbaarmakingsbeleid hier.