Communicatie mislukt: Why It Happens and How Team Chat Apps Can Help | Beloften op het werk

De manier waarop we op het werk met anderen communiceren, kan van grote invloed zijn op het succes van wat we doen, hoe we ons voelen over het bedrijf waarvoor we werken en hoe anderen ons zien.

Effectieve communicatie maakt het gemakkelijker om teams aan te sturen, doelen te stellen, de voortgang bij te houden, problemen op te lossen en innovatie te stimuleren. De communicatievaardigheden van iedereen binnen een organisatie zijn van belang – van het hogere management tot individuele teamleden.

Hoewel we op het werk elke dag communiceren, staan we er zelden bij stil of dat wel effectief is of hoe we de manier waarop we informatie uitwisselen kunnen veranderen als dat niet werkt.

Waarom mislukt communicatie in het bedrijfsleven?

We weten allemaal dat duidelijke en open communicatie essentieel is voor een florerend en effectief bedrijf. In de meeste organisaties is het echter gemakkelijk om in een communicatiepatroon te vervallen dat niet optimaal is.

Communicatiestoringen zijn een veelvoorkomend probleem voor bedrijven. Hier volgen vijf soorten communicatiestoringen die u op het werk kunt tegenkomen.

Communicatie wordt overweldigend

Een van de belangrijkste redenen waarom communicatie mislukt, is dat het overweldigend wordt. Voor veel werknemers zijn er gewoon te veel berichten die via te veel kanalen worden doorgegeven.

Neem eens een van de grootste boosdoeners van overweldigende communicatie: de e-mail. Het is een communicatiekanaal dat effectief kan worden gebruikt, maar het is gemakkelijk om er een gewoonte van te maken een e-mail te sturen in plaats van met iemand te praten of te bellen. Het kan moeilijk zijn om in een e-mail de juiste toon en context over te brengen, zodat dit vaak leidt tot een lange e-maildraad zonder oplossing.

Naast e-mail is ook vergaderen een inefficiënte communicatiemethode. De meeste werknemers en managers hebben een agenda vol verplichtingen, taken en vergaderingen – waarvan sommige onnodig zijn. Slecht geplande vergaderingen, discussies zonder doel en te veel vergaderingen dragen allemaal bij aan het gevoel overweldigd te worden door communicatie. Om dit te voorkomen, dient u een duidelijke agenda op te stellen, deze aan het begin van de vergadering door te nemen en er niet van af te wijken.

Communicatie is inconsistent

Aan de andere kant van het spectrum is inconsistentie ook een bron van communicatieproblemen.

Wanneer teams gewend zijn aan een maandelijkse vergadering of een wekelijkse bulletin-e-mail, kan het verwarrend en demotiverend zijn als deze plotseling zonder waarschuwing veranderen. De communicatie kan ook inconsistent zijn van de ene manager naar de andere, waardoor mensen het gevoel krijgen dat hun bijdragen of suggesties niet zo worden gewaardeerd als die van anderen.

In tegenstelling tot organisaties waar de communicatie overweldigend is, is er in sommige juist te weinig. Een gebrek aan duidelijke, open en regelmatige communicatie kan ertoe leiden dat teams moeite hebben om uw kernwaarden te begrijpen, vooruitgang te boeken en hun mening en ideeën in te brengen.

Communicatie is onduidelijk en onarticuleus

Zelfs wanneer de communicatie consistent is, kan deze in de val lopen van onduidelijk of onarticuleus te zijn. Dit gebeurt vaak wanneer er geen duidelijke en eenduidige richting vanuit het management is, wat leidt tot verschillende interpretaties en tegenstrijdige prioriteiten.

Communicatie kan op een aantal manieren onduidelijk zijn. Een van de meest voorkomende is het sturen van reactieve, ongeplande berichten, in plaats van te plannen wat er moet worden gezegd en dit zo te structureren dat het gemakkelijk te begrijpen is en alle punten accuraat worden gecommuniceerd.

Een andere fout is dat er niet genoeg details worden vermeld. Dit kan met name van belang zijn wanneer het gaat om projecten waarbij details en gegevens van cruciaal belang zijn om de voortgang te kunnen volgen.

Een derde voorbeeld van onduidelijke berichtgeving is het niet kennen van het publiek of het niet selecteren van het juiste publiek op basis van wie wat moet weten.

En nog een belangrijke bron van falende communicatie in het bedrijfsleven is het gebruik van onnodig vakjargon. Verwarrend taalgebruik en ongenuanceerde acroniemen maken het voor werknemers moeilijk om de hele boodschap goed te begrijpen. Bedrijven die hun taalgebruik eenvoudig houden, zullen veel gemakkelijker doeltreffend kunnen communiceren met hun werknemers en de rest van de gemeenschap.

Communicatie omvat niet genoeg luisteren of compromissen sluiten

Wanneer we het woord ‘communicatie’ horen, denken we meestal aan wat er wordt gezegd of de manier waarop de boodschap wordt overgebracht, maar de handeling van het luisteren is net zo belangrijk.

Veel mensen hebben moeite om actief te luisteren en de informatie te verwerken die iemand anders heeft gegeven. Dit kan leiden tot problemen bij het volgen van een gesprek of het bijhouden van de voortgang van een project.

In organisaties met te veel eenzijdige communicatie of een afkeer van feedback kunnen werknemers het gevoel hebben dat hun bijdragen niet welkom zijn of niet worden gehoord.

In sommige gevallen is er onwil om anderen aan het woord te laten of een discussie aan te gaan. Als er te veel gepraat wordt en te weinig geluisterd, kan dit leiden tot verhitte momenten of moeilijkheden bij het bereiken van een compromis. Wil communicatie slagen, dan moet luisteren een belangrijke rol spelen.

Communicatie wordt belemmerd door gebrek aan vertrouwen

Ten slotte is een van de belangrijkste oorzaken van falende communicatie binnen een organisatie een gebrek aan vertrouwen. Hoewel het lang kan duren voordat vertrouwen in een bedrijf is opgebouwd, kan het ook gemakkelijk worden geschonden en moeilijk te herstellen zijn.

Werknemers kunnen om verschillende redenen een gebrek aan vertrouwen hebben binnen een bedrijf. Dit kan komen doordat ze in het verleden zijn teleurgesteld door beloften die nog niet zijn nagekomen – bijvoorbeeld een Q&A-sessie met de CEO die nooit is doorgegaan. Teamleden kunnen zich ook gedistantieerd voelen van het management of andere teams door een gebrek aan transparantie, vooral als ze belangstelling hebben getoond voor de bedrijfscultuur of voor een specifiek project waarop niets werd gereageerd.

Een andere bron van deze connectie-valkuilen is de overtuiging dat iemand een bijbedoeling heeft of dat zijn pogingen om te communiceren niet oprecht zijn. In elke organisatie zullen er medewerkers zijn die geen ’teamspelers’ zijn en niet het beste met het bedrijf voor hebben, en dit komt vaak tot uiting in de manier waarop zij met anderen communiceren.

Hoe communicatiefouten te voorkomen met teamchat-apps

Als u het gevoel hebt dat uw organisatie baat zou hebben bij een duidelijkere, effectievere communicatie, dan is de invoering van een teamchat-app een prima manier om dit te bereiken.

Software die is ontworpen om te helpen bij communicatie en productiviteit kan een krachtige impact hebben op de manier waarop teams informatie delen en updates geven over hun voortgang. Dit creëert op zijn beurt een positieve omgeving voor communicatie, die u zal helpen andere zakelijke doelen en doelstellingen te bereiken met betrekking tot people management, bedrijfscultuur en zelfs financiële vooruitgang.

Hier zijn drie manieren waarop teamchat-apps u kunnen helpen om mislukte communicatie op het werk te voorkomen.

Teamchat-apps creëren een centrale plek voor projectcommunicatie

Zeker voor teams die op afstand werken, is het belangrijk om een virtueel ’teamwerkloket’ te hebben waar teamleden kunnen samenwerken en communiceren. Via sms-, audio- en videogesprekken kunnen teams updates geven over de status van projecttaken en -doelen, plus praten over hoe ze elkaar kunnen helpen de einddoelen te bereiken.

Wanneer teams in groepen werken aan het bereiken van doelen, hebben ze een speciale ruimte nodig om te communiceren, bestanden te uploaden en informatie te delen via sms-berichten, videochat en het delen van schermen. Slimme bedrijven gebruiken teamsoftware waarmee gebruikers kanalen voor specifieke doeleinden kunnen aanmaken – vergelijkbaar met een chatroom.

Dit stelt teamleden in staat te communiceren en samen te werken aan specifieke projecten zonder dat de rest van de organisatie gestoord hoeft te worden door chatberichten die niets met hun werk te maken hebben. Nieuwe medewerkers kunnen ook worden toegevoegd aan de specifieke chatkanalen waar ze bij betrokken moeten worden, en ze kunnen meestal door de eerdere berichten scrollen om een duidelijke geschiedenis van het project te krijgen.

Teamchat-apps helpen teamleden in communicatie te blijven

De zakenwereld van tegenwoordig gaat snel en iedereen is altijd onderweg. De meeste programma’s voor teamsamenwerking hebben mobiele apps voor iOS en Android waarmee uw hele team kan samenwerken, waar ze ook zijn.

Stelt u zich eens voor dat een senior executive op weg is naar een belangrijke bedrijfspresentatie en te laat van het vliegveld komt. Een belangrijk stuk informatie dat nodig is voor de presentatie is gewijzigd. Hij zou niet vlak voor het begin van de presentatie zijn e-mail moeten hoeven checken om de informatie te krijgen.

Met een goede teamchat-app heeft hij of zij die informatie in realtime binnen handbereik met een melding vanuit de mobiele chat-app.

Teamchat-apps stimuleren open conversatie

Veel bedrijven gebruiken teamworkchat-apps voor meer dan alleen het beheren van zakelijke chats. Teamleden kunnen robuuste teamcommunicatie bevorderen en kanalen voor sociale doeleinden creëren.

Maak een kanaal aan zoals ‘werk’ voor algemene mededelingen en ‘spel’ voor sociale conversaties.

Zorg er wel voor dat eventuele sociale groepen optioneel zijn en gemakkelijk zijn op te zoeken. Werknemers moeten weten dat ze de mogelijkheid hebben om deel te nemen aan sociale groepen en dat ze hun meldingen niet aan hoeven te houden.

Andere ideeën voor sociale chatkanalen kunnen zijn gebaseerd op gemeenschappelijke interesses, zoals huisdieren, boekenclubs, happy hour, wandelen, dineren of sporten. Het is een geweldige manier om de onderlinge verstandhouding in grote teams te bevorderen.

Hoe uw teamchat-app te gebruiken voor communicatie en productiviteit

In onze moderne bedrijfswereld moeten teams vaak in hoge mate verbonden blijven over verschillende tijdzones en locaties heen. Teamchat-apps zijn er niet alleen meer voor het communiceren van informatie. Ze zijn ook een productiviteitstool geworden die teamleden helpt hun werk te stroomlijnen en hun bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Welke apps uw organisatie ook kiest te implementeren, zorg ervoor dat u het aantal toepassingen beperkt om verwarring en miscommunicatie te voorkomen. Idealiter zou een organisatie één tot drie applicaties moeten gebruiken (afhankelijk van de grootte van de organisatie) om het proces te stroomlijnen.

Ten slotte moet u ervoor zorgen dat elke medewerker de juiste training krijgt over de chat-apps voor teamwerk die hij of zij geacht wordt te gebruiken. Zelfs als de app de beste functies heeft, is het zinloos als uw teams niet weten hoe ze deze nieuwe functies effectief kunnen gebruiken. Bied training aan wanneer een nieuwe teamchat-app in het bedrijf wordt geïntroduceerd en geef opfriscursussen wanneer naar een andere versie wordt overgestapt, zodat elke werknemer het meeste kan halen uit de tools die uw bedrijf gebruikt.