Niepowodzenia w komunikacji: Why It Happens and How Team Chat Apps Can Help | Promises at Work

To, w jaki sposób komunikujemy się z innymi w miejscu pracy, może mieć duży wpływ na sukces tego, co robimy, jak czujemy się w firmie, dla której pracujemy, i jak postrzegają nas inni.

Efektywna komunikacja ułatwia zarządzanie zespołami, wyznaczanie celów, śledzenie postępów, rozwiązywanie problemów i zachęcanie do innowacji. Umiejętności komunikacyjne wszystkich osób w organizacji mają znaczenie – od kierownictwa wyższego szczebla po poszczególnych członków zespołu.

Choć komunikujemy się w pracy każdego dnia, rzadko zatrzymujemy się, aby zastanowić się, czy jest to skuteczne lub jak zmienić sposób dzielenia się informacjami, jeśli to nie działa.

Dlaczego komunikacja w biznesie zawodzi?

Wszyscy wiemy, że jasna i otwarta komunikacja jest niezbędna, aby każda firma mogła się rozwijać i pracować efektywnie. Jednak w większości organizacji łatwo jest popaść w schemat komunikacji, który jest mniej niż optymalny.

Załamanie komunikacji jest częstym problemem dla firm. Oto pięć rodzajów błędów w komunikacji, które możesz napotkać w pracy.

Komunikacja staje się przytłaczająca

Jednym z głównych powodów, dla których komunikacja zawodzi, jest to, że staje się przytłaczająca. Dla wielu pracowników jest po prostu zbyt wiele wiadomości przekazywanych przez zbyt wiele kanałów.

Rozważmy jednego z głównych winowajców przytłaczającej komunikacji: pocztę elektroniczną. Jest to kanał komunikacyjny, który może być skutecznie wykorzystywany, ale łatwo jest nabrać nawyku wysyłania wiadomości e-mail zamiast rozmawiania z kimś lub wykonywania połączeń telefonicznych. Przekazanie właściwego tonu i kontekstu w e-mailu może być trudne, więc często może prowadzić do długiego wątku e-mailowego bez rozwiązania.

Jak również e-mail, inną nieefektywną metodą komunikacji są spotkania. Większość pracowników i menedżerów ma terminarz wypełniony zobowiązaniami, zadaniami i spotkaniami – niektóre z nich są niepotrzebne. Źle zaplanowane spotkania, dyskusje bez celu i zbyt wiele spotkań przyczyniają się do poczucia przytłoczenia komunikacją. Aby tego uniknąć, należy ustalić jasny porządek obrad, przejrzeć go na początku spotkania i nie odchodzić od niego.

Komunikacja jest niespójna

Po drugiej stronie spektrum, niespójność jest również źródłem problemów z komunikacją.

Gdy zespoły oczekują comiesięcznych spotkań lub cotygodniowych wiadomości e-mail z biuletynem, może to być mylące i demotywujące, jeśli nagle zmienią się one bez ostrzeżenia. Komunikacja może być również niespójna między jednym menedżerem a kilkoma pracownikami, co może wywoływać u poszczególnych osób poczucie, że ich wkład lub sugestie nie są tak samo cenione jak innych.

W przeciwieństwie do organizacji, w których występuje przytłaczająca ilość komunikacji, w niektórych jest jej za mało. Brak jasnej, otwartej i regularnej komunikacji może prowadzić do trudności w zrozumieniu przez zespoły Twoich podstawowych wartości, osiąganiu postępów oraz wnoszeniu swoich opinii i pomysłów.

Komunikacja jest niejasna i nieartykułowana

Nawet gdy komunikacja jest spójna, może wpaść w pułapkę bycia niejasną lub nieartykułowaną. Dzieje się tak często, gdy nie ma jasnego i jednolitego kierunku od kierownictwa, co prowadzi do różnych interpretacji i sprzecznych priorytetów.

Komunikacja może być niejasna na wiele sposobów. Jednym z najczęstszych jest wysyłanie reaktywnych, nieplanowanych komunikatów, zamiast planowania tego, co powiedzieć i konstruowania tego w sposób, który jest łatwy do zrozumienia i precyzyjnie przekazuje wszystkie punkty.

Innym błędem jest niewystarczające uwzględnienie szczegółów. Może to być szczególnie ważne, gdy mówimy o projektach, w których szczegóły i dane są krytyczne dla śledzenia postępów.

Trzecim przykładem niejasnego przekazu jest nieznajomość odbiorców lub niewybranie właściwych odbiorców na podstawie tego, kto co musi wiedzieć.

I jeszcze jednym głównym źródłem niepowodzeń komunikacyjnych w biznesie jest używanie niepotrzebnego żargonu technicznego. Mylący język i nieprzystępne akronimy utrudniają pracownikom jasne zrozumienie całego przekazu. Przedsiębiorstwa, które utrzymują prosty język, znacznie łatwiej będą mogły skutecznie komunikować się z pracownikami i szerszą społecznością.

Komunikacja nie obejmuje wystarczającego słuchania lub kompromisu

Kiedy słyszymy słowo „komunikacja”, zwykle myślimy o tym, co się mówi lub o sposobie przekazywania wiadomości, ale akt słuchania jest równie ważny.

Wiele osób ma trudności z aktywnym słuchaniem i przyswajaniem informacji, które ktoś inny przekazał. Może to prowadzić do trudności w podążaniu za rozmową lub nadążaniu za postępami w projekcie.

W organizacjach, w których jest zbyt dużo komunikacji jednokierunkowej lub panuje niechęć do informacji zwrotnych, pracownicy mogą mieć wrażenie, że ich wkład nie jest mile widziany lub nie zostanie wysłuchany.

W niektórych przypadkach istnieje niechęć do dopuszczenia innych do głosu lub zaangażowania się w dyskusję. Gdy jest za dużo mówienia, a za mało słuchania, może to prowadzić do gorących momentów lub trudności w osiągnięciu kompromisu. Aby komunikacja była udana, słuchanie musi odgrywać ważną rolę.

Komunikacja jest utrudniona przez brak zaufania

Wreszcie, jedną z głównych przyczyn niepowodzenia komunikacji w organizacji jest brak zaufania. Podczas gdy budowanie zaufania w firmie może zająć dużo czasu, może być ono łatwo złamane i trudne do naprawienia.

Pracownicy mogą mieć brak zaufania w firmie z kilku powodów. Może to być spowodowane tym, że w przeszłości zostali zawiedzeni obietnicami, które nie zostały jeszcze spełnione – na przykład sesja Q&A z dyrektorem generalnym, która nigdy nie doszła do skutku. Członkowie zespołu mogą również czuć się zdystansowani wobec kierownictwa lub innych zespołów z powodu braku przejrzystości, zwłaszcza jeśli zainteresowali się kulturą firmy lub konkretnym projektem, który spotkał się z milczeniem.

Innym źródłem tych pułapek związanych z połączeniami jest przekonanie, że ktoś ma ukryte motywy lub że jego próby komunikacji nie są szczere. W każdej organizacji znajdą się pracownicy, którzy nie są „graczami zespołowymi” i nie mają na sercu najlepszych interesów firmy, a to często przejawia się w sposobie, w jaki komunikują się z innymi.

How to Avoid Communication Failure With Team Chat Apps

Jeśli czujesz, że Twoja organizacja skorzystałaby z jaśniejszej, bardziej efektywnej komunikacji to świetnym sposobem na osiągnięcie tego jest wprowadzenie aplikacji czatu zespołowego.

Oprogramowanie zaprojektowane do pomocy w komunikacji i produktywności może mieć potężny wpływ na sposób, że zespoły dzielą się informacjami i zapewniają aktualizacje na temat ich postępów. To z kolei tworzy pozytywne środowisko dla komunikacji, które pomoże Ci osiągnąć inne cele biznesowe i cele związane z zarządzaniem ludźmi, kulturą firmy, a nawet postępem finansowym.

Oto trzy sposoby, w jakie aplikacje do czatu zespołowego mogą pomóc Ci uniknąć niepowodzeń komunikacyjnych w pracy.

Aplikacje czatu zespołowego tworzą centralne miejsce do komunikacji projektowej

Szczególnie dla zespołów, które pracują zdalnie, ważne jest posiadanie wirtualnego „biurka do pracy zespołowej”, gdzie członkowie zespołu mogą współpracować i komunikować się. Dzięki rozmowom tekstowym, audio i wideo zespoły mogą przekazywać aktualizacje statusu zadań i celów projektu, a także rozmawiać o tym, jak mogą sobie nawzajem pomóc w osiągnięciu celów końcowych.

Gdy zespoły pracują w grupach, aby osiągnąć cele, potrzebują dedykowanej przestrzeni do komunikacji, przesyłania plików i udostępniania informacji za pomocą wiadomości tekstowych, czatu wideo i udostępniania ekranu. Inteligentne firmy korzystają z oprogramowania zespołowego, które pozwala użytkownikom tworzyć kanały do określonych celów – podobne do czatu.

To pozwala członkom zespołu komunikować się i współpracować nad konkretnymi projektami bez konieczności zakłócania pracy reszty organizacji przez wiadomości na czacie, które nie mają nic wspólnego z ich pracą. Nowi pracownicy mogą być również dodawani do określonych kanałów czatu, w które muszą być zaangażowani, i mogą zazwyczaj przewijać wiadomości z przeszłości, aby uzyskać jasną historię projektu.

Team Chat Apps Help Team Members Stay in Communication

Dzisiejszy świat biznesu porusza się szybko i każdy jest zawsze w ruchu. Większość programów do współpracy zespołowej ma aplikacje mobilne dla systemów iOS i Android, które pomagają całemu zespołowi współpracować bez względu na to, gdzie się znajdują.

Wyobraźmy sobie, że członek zarządu jest w drodze na krytyczną prezentację biznesową i spóźnia się z lotniska. Kluczowa informacja potrzebna do prezentacji uległa zmianie. Nie powinien być zmuszony do sprawdzania poczty elektronicznej na chwilę przed rozpoczęciem prezentacji, aby uzyskać te informacje.

Z dobrą aplikacją czatu zespołowego, on lub ona będzie miał te informacje na wyciągnięcie ręki w czasie rzeczywistym z powiadomieniem z mobilnej aplikacji czatu.

Aplikacje czatu zespołowego zachęcają do otwartej konwersacji

Wiele firm korzysta z aplikacji czatu pracy zespołowej dla więcej niż tylko zarządzanie czatami biznesowymi. Członkowie zespołu mogą wspierać solidną komunikację w zespole i tworzyć kanały do celów społecznych.

Utwórz kanał taki jak „praca” dla ogólnych ogłoszeń i „gra” dla rozmów społecznych.

Upewnij się tylko, że wszelkie grupy społeczne są opcjonalne i łatwe do wyszukania. Pracownicy powinni wiedzieć, że mają możliwość uczestniczenia w dowolnych grupach społecznościowych i nie muszą utrzymywać włączonych powiadomień.

Inne pomysły na kanały społecznościowe czatu mogą być oparte na wspólnych zainteresowaniach, takich jak zwierzęta domowe, kluby książki, happy hour, wędrówki, posiłki lub sport. Jest to świetny sposób na budowanie relacji w dużych zespołach.

Jak korzystać z aplikacji do czatu zespołowego w celu komunikacji i produktywności

W naszym nowoczesnym świecie biznesu zespoły często muszą pozostawać w ścisłej łączności w różnych strefach czasowych i lokalizacjach. Aplikacje do czatów zespołowych nie służą już tylko do przekazywania informacji. Stały się one również narzędziem produktywności, które pomaga członkom zespołu usprawnić ich pracę i zoptymalizować procesy biznesowe.

Niezależnie od tego, jakie aplikacje wybierze Twoja organizacja, upewnij się, że ograniczasz liczbę używanych aplikacji, aby uniknąć zamieszania i błędnej komunikacji. Idealnie, organizacja powinna przyjąć od jednej do trzech aplikacji (w zależności od wielkości organizacji), aby usprawnić proces.

Na koniec, upewnij się, że każdy pracownik ma odpowiednie szkolenie na temat aplikacji do czatowania w pracy zespołowej, których mają używać. Nawet jeśli aplikacja ma najlepsze funkcje, jest to bezcelowe, jeśli twoje zespoły nie wiedzą, jak skutecznie korzystać z tych nowych funkcji. Oferuj szkolenia, gdy nowa aplikacja do czatu zespołowego jest wprowadzana do firmy i kursy odświeżające przy przechodzeniu do innej wersji, aby każdy pracownik mógł w pełni wykorzystać narzędzia, z których korzysta Twoja firma.

.