Kommunikationssvigt: Hvorfor det sker, og hvordan teamchat-apps kan hjælpe | Løfter på arbejdspladsen
Hvordan vi kommunikerer med andre på arbejdspladsen kan have stor betydning for, om det, vi laver, lykkes, hvordan vi har det med den virksomhed, vi arbejder for, og hvordan andre opfatter os.
Effektiv kommunikation gør det lettere at lede teams, sætte mål, følge fremskridt, løse problemer og fremme innovation. Kommunikationsfærdighederne hos alle i en organisation er vigtige – fra den øverste ledelse til de enkelte teammedlemmer.
Og selv om vi kommunikerer hver dag på arbejdet, stopper vi sjældent op og tænker over, om det er effektivt, eller hvordan vi kan ændre den måde, vi deler information på, hvis det ikke fungerer.
Hvorfor fejler kommunikationen i erhvervslivet?
Vi ved alle, at klar og åben kommunikation er afgørende for, at enhver virksomhed kan trives og fungere effektivt. I de fleste organisationer er det dog let at falde ind i et kommunikationsmønster, der er mindre end optimalt.
Sammenbrud i kommunikationen er et almindeligt problem for virksomheder. Her er fem typer af kommunikationssvigt, som du kan støde på på arbejdet.
Kommunikation bliver overvældende
En af hovedårsagerne til, at kommunikationen svigter, er, at den bliver overvældende. For mange medarbejdere er der simpelthen for mange budskaber, der videregives gennem for mange kanaler.
Tænk på en af de største syndere af overvældende kommunikation: e-mailen. Det er en kommunikationskanal, der kan bruges effektivt, men det er let at få den vane at sende en e-mail i stedet for at tale med nogen eller foretage telefonopkald. Det kan være svært at formidle den rigtige tone og kontekst i en e-mail, så det kan ofte føre til en lang e-mail-tråd uden en løsning.
Selvom e-mail er møder en anden ineffektiv kommunikationsmetode. De fleste medarbejdere og ledere har en dagbog fyldt med forpligtelser, opgaver og møder – hvoraf nogle er unødvendige. Dårligt planlagte møder, diskussioner uden et formål og for mange møder bidrager alle til, at man føler sig overvældet af kommunikation. For at undgå dette skal du opstille en klar dagsorden, gennemgå den i begyndelsen af mødet og ikke afvige fra den.
Kommunikation er inkonsekvent
På den anden side af spektret er inkonsekvens også en kilde til kommunikationsproblemer.
Når teams kommer til at forvente et månedligt møde eller en ugentlig bulletin-e-mail, kan det være forvirrende og demotiverende, hvis disse pludselig ændres uden varsel. Kommunikationen kan også være inkonsekvent fra en leder til en række medarbejdere, hvilket kan få enkeltpersoner til at føle, at deres bidrag eller forslag ikke bliver værdsat lige så meget som andres.
I modsætning til organisationer, hvor der er en overvældende mængde kommunikation, er der i nogle organisationer ikke nok. En mangel på klar, åben og regelmæssig kommunikation kan føre til vanskeligheder med at få teams til at forstå dine kerneværdier, opnå fremskridt og bidrage med deres meninger og idéer.
Kommunikationen er uklar og uartikuleret
Selv når kommunikationen er konsekvent, kan den falde i den fælde, at den er uklar eller uartikuleret. Dette sker ofte, når der ikke er en klar og ensartet retning fra ledelsen, hvilket fører til forskellige fortolkninger og modstridende prioriteter.
Kommunikation kan være uklar på en række måder. En af de mest almindelige er at sende reaktive, uplanlagte meddelelser i stedet for at planlægge, hvad man vil sige, og strukturere det på en måde, der er let at forstå og kommunikerer alle punkter præcist.
En anden fejl er, at man ikke inkluderer nok detaljer. Dette kan især være vigtigt, når man taler om projekter, hvor detaljer og data er afgørende for at følge udviklingen.
Et tredje eksempel på uklare budskaber er, at man ikke kender målgruppen eller ikke vælger den rigtige målgruppe ud fra, hvem der har brug for at vide hvad.
Og endnu en vigtig kilde til kommunikationssvigt i erhvervslivet er brugen af unødvendig teknisk jargon. Forvirrende sprogbrug og utilgængelige akronymer gør det svært for medarbejderne at få en klar forståelse af hele budskabet. Virksomheder, der holder sproget enkelt, vil have meget lettere ved at kommunikere effektivt med medarbejderne og det bredere samfund.
Kommunikation omfatter ikke nok lytning eller kompromiser
Mange mennesker har svært ved at lytte aktivt og fordøje de oplysninger, som en anden person har givet. Det kan føre til vanskeligheder med at følge en samtale eller følge med i udviklingen i et projekt.
I organisationer, hvor der er for meget envejskommunikation, eller hvor der er en modvilje mod feedback, kan medarbejderne føle, at deres bidrag ikke er velkomne eller ikke vil blive hørt.
I nogle tilfælde er der en uvilje mod at lade andre komme til orde eller deltage i en diskussion. Når der bliver talt for meget og ikke lyttet nok, kan det føre til ophedede øjeblikke eller vanskeligheder med at opnå kompromiser. For at kommunikationen kan lykkes, skal lytning spille en vigtig rolle.
Kommunikation hæmmes af manglende tillid
Endeligt er en af de vigtigste årsager til kommunikationssvigt i en organisation mangel på tillid. Selv om det kan tage lang tid at opbygge tillid i en virksomhed, kan den let brydes og være vanskelig at reparere.
Medarbejderne kan have manglende tillid i en virksomhed af flere årsager. Det kan skyldes, at de tidligere er blevet svigtet af løfter, som endnu ikke er blevet indfriet – f.eks. en Q&A-session med den administrerende direktør, som aldrig blev til noget. Teammedlemmer kan også føle sig distanceret fra ledelsen eller andre teams på grund af manglende gennemsigtighed, især hvis de har interesseret sig for virksomhedskulturen eller et specifikt projekt, som er blevet mødt med tavshed.
En anden kilde til disse forbindelsesfælder er at tro, at nogen har en bagtanke, eller at deres forsøg på at kommunikere ikke er ægte. I enhver organisation vil der være medarbejdere, som ikke er “holdspillere” og ikke har virksomhedens bedste interesser på hjerte, og dette kommer ofte til udtryk i den måde, de kommunikerer med andre på.
Sådan undgår du kommunikationsfejl med teamchat-apps
Hvis du føler, at din organisation ville have gavn af en klarere og mere effektiv kommunikation, så er en god måde at opnå dette på ved at indføre en teamchat-app.
Software, der er designet til at hjælpe med kommunikation og produktivitet, kan have en kraftig indvirkning på den måde, hvorpå teams deler oplysninger og giver opdateringer om deres fremskridt. Dette skaber igen et positivt miljø for kommunikation, hvilket vil hjælpe dig med at nå andre forretningsmæssige mål og målsætninger i forbindelse med personaleledelse, virksomhedskultur og endda finansielle fremskridt.
Her er tre måder, hvorpå teamchat-apps kan hjælpe dig med at undgå kommunikationsfejl på arbejdspladsen.
Team chat-apps skaber et centralt sted for projektkommunikation
Sær for teams, der arbejder eksternt, er det vigtigt at have et virtuelt “teamwork desk”, hvor teammedlemmerne kan samarbejde og kommunikere. Gennem tekst-, lyd- og videosamtaler kan teams give opdateringer om status for projektopgaver og -mål samt tale om, hvordan de kan hjælpe hinanden med at nå slutmålene.
Når teams arbejder i grupper for at nå målene, har de brug for et dedikeret sted til at kommunikere, uploade filer og dele oplysninger via tekstbeskeder, videochat og skærmdeling. Smarte virksomheder bruger teamsoftware, der giver brugerne mulighed for at oprette kanaler til specifikke formål – i lighed med et chatrum.
Det giver teammedlemmerne mulighed for at kommunikere og samarbejde om specifikke projekter, uden at resten af organisationen behøver at blive forstyrret af chatbeskeder, der ikke har noget med deres arbejde at gøre. Nye medarbejdere kan også tilføjes til de specifikke chatkanaler, som de skal være involveret i, og de kan normalt scrolle gennem de tidligere beskeder for at få en klar historik over projektet.
Team Chat Apps hjælper teammedlemmer med at holde kontakten
Den moderne forretningsverden bevæger sig hurtigt, og alle er altid på farten. De fleste teamsamarbejdsprogrammer har mobilapps til iOS og Android, der hjælper hele dit team med at samarbejde, uanset hvor de befinder sig.
Lad os forestille os, at en ledende medarbejder er på vej til en vigtig forretningspræsentation og er sent på den fra lufthavnen. En vigtig oplysning, der er nødvendig for præsentationen, er blevet ændret. Han skal ikke være nødt til at tjekke sin e-mail et øjeblik før præsentationen starter for at få oplysningerne.
Med en god teamchat-app vil han eller hun have disse oplysninger lige ved hånden i realtid med en meddelelse fra den mobile chat-app.
Teamchat-apps tilskynder til åben samtale
Mange virksomheder bruger chat-apps til teamwork til mere end blot at administrere forretningschats. Teammedlemmer kan fremme en robust teamkommunikation og skabe kanaler til sociale formål.
Opret en kanal som ‘work’ til generelle meddelelser og ‘play’ til sociale samtaler.
Sørg blot for, at eventuelle sociale grupper er valgfrie og lette at søge efter. Medarbejderne skal vide, at de har mulighed for at deltage i alle sociale grupper, og at de ikke behøver at have deres notifikationer slået til.
Andre idéer til sociale chatkanaler kan være baseret på fælles interesser, f.eks. kæledyr, bogklubber, happy hour, vandreture, spisning eller sport. Det er en god måde at skabe et godt forhold på i store teams.
Sådan bruger du din teamchat-app til kommunikation og produktivitet
I vores moderne forretningsverden er teams ofte nødt til at holde sig tæt forbundet på tværs af forskellige tidszoner og steder. Teamchat-apps er ikke længere kun til at kommunikere oplysninger. De er også blevet et produktivitetsværktøj, der hjælper teammedlemmerne med at strømline deres arbejde og optimere deres forretningsprocesser.
Og uanset hvilke apps din organisation vælger at implementere, skal du sørge for at begrænse antallet af applikationer, du bruger, for at undgå forvirring og fejlkommunikation. Ideelt set bør en organisation indføre en til tre applikationer (afhængigt af organisationens størrelse) for at strømline processen.
Sørg endelig for, at alle medarbejdere får den rette uddannelse i de chat-apps til teamwork, som de forventes at bruge. Selv om appen har de bedste funktioner, er det meningsløst, hvis dine teams ikke ved, hvordan de skal bruge disse nye funktioner effektivt. Tilbyd uddannelse, når en ny teamchat-app introduceres i virksomheden, og genopfriskningskurser, når du skifter til en anden version, så alle medarbejdere kan få mest muligt ud af de værktøjer, som din virksomhed bruger.
Leave a Reply