コミュニケーションの失敗。 なぜ起こるのか、チームチャットアプリはどう役立つのか｜職場での約束

職場でどのように他人とコミュニケーションをとるかは、自分の仕事の成功、勤務する会社に対する気持ち、他人からの評価に大きな影響を与えることがあります。

効果的なコミュニケーションは、チームの管理、目標の設定、進捗状況の確認、問題の解決、イノベーションの促進を容易にします。 上級管理職から個々のチームメンバーまで、組織内のすべての人のコミュニケーションスキルが重要である。

私たちは毎日仕事でコミュニケーションをとっていますが、それが効果的かどうか、うまくいっていない場合は情報共有の方法をどう変えるかについて、立ち止まって考えることはほとんどありません。

なぜビジネスでコミュニケーションはうまくいかないのか？

私たちは、どんなビジネスでも、明確でオープンなコミュニケーションが、繁栄し効果的に機能するためには不可欠だということを、誰もが知っています。 しかし、ほとんどの組織では、最適とはいえないコミュニケーションのパターンに陥りがちです。

コミュニケーションの断絶は、企業にとってよくある問題です。 ここでは、職場で遭遇する可能性のある5種類のコミュニケーション不全を紹介します。

コミュニケーションに圧倒される

コミュニケーションがうまくいかない主な理由の1つは、圧倒されてしまうことです。 多くの従業員にとって、あまりにも多くのチャネルで中継されるメッセージが多すぎるのです。

圧倒的なコミュニケーションの主犯格の 1 つである電子メールについて考えてみましょう。 電子メールは効果的に使用できる通信チャネルですが、誰かと話したり電話をかけたりする代わりに、電子メールを送る習慣がつきがちです。 メールでは適切なトーンや文脈を伝えることが難しいため、解決しないまま長いメールのスレッドになってしまうことも少なくありません。

電子メールと同様に、もうひとつの効果的でないコミュニケーション方法は、会議です。 ほとんどの従業員や管理職は、約束や仕事、会議で日記が埋まっており、その中には不必要なものもあります。 不十分な計画の会議、目的のない議論、多すぎる会議はすべて、コミュニケーションに圧倒されていると感じる一因となります。 これを避けるには、明確な議題を設定し、会議の最初にそれを確認し、それから逸脱しないようにします。

コミュニケーションに一貫性がない

反対に、一貫性がないこともコミュニケーションの問題の原因です。

チームが月例会議や週報電子メールを期待するようになったとき、これらが警告なしに突然変わると、混乱し、やる気をなくす可能性があります。 また、1人のマネージャーから多くの従業員へのコミュニケーションも一貫しておらず、自分の貢献や提案が他の人よりも評価されていないように感じてしまうこともあります。

圧倒的な量のコミュニケーションがある組織とは対照的に、十分でない組織もある。 明確でオープンで定期的なコミュニケーションの欠如は、チームがコアバリューを理解し、進歩を遂げ、意見やアイデアを提供することを困難にする。

Communication Is Unclear and Inarticulate

一貫したコミュニケーションであっても、不明瞭であったり不明瞭であったりすることがあります。 これは、経営陣から明確で統一された指示がない場合によく起こり、異なる解釈や優先順位の衝突につながる。

コミュニケーションは、さまざまな方法で不明瞭になる可能性があります。 最も一般的なものの1つは、何を言うべきか計画し、理解しやすく、すべてのポイントを正確に伝える方法で構成するのではなく、反応的で無計画なメッセージを送ることである。

もう1つの失敗は、十分な詳細を盛り込まないことです。 これは、進捗状況を追うのに詳細やデータが重要なプロジェクトについて話すときに、特に重要になることがあります。

不明瞭なメッセージングの3つ目の例は、聴衆を把握していない、または誰が何を知る必要があるかに基づいて適切な聴衆を選択していないことです。

さらに、ビジネスにおけるコミュニケーションの失敗のもう1つの大きな原因は、不必要な専門用語の使用です。 紛らわしい言葉や近づきがたい略語は、従業員がメッセージ全体を明確に理解することを難しくします。 言葉をシンプルにすることで、従業員やより広いコミュニティとの効果的なコミュニケーションがより容易になります。

コミュニケーションには十分なリスニングや妥協が含まれていない

私たちは通常、「コミュニケーション」という言葉を聞くと、何を話しているか、どのようにメッセージを伝えているかについて考えますが、「聞く」という行為も同様に重要です。

多くの人は、誰かが提供した情報に積極的に耳を傾け、それを咀嚼することに苦労しています。 そのため、会話についていけなかったり、プロジェクトの進行についていけなかったりすることがある。

一方通行のコミュニケーションが多すぎる組織や、フィードバックを嫌う組織では、従業員は自分の貢献が歓迎されていない、あるいは聞いてもらえないように感じることがあります。

場合によっては、他の人に発言させたり、議論に参加させたりすることに消極的なこともあります。 話すことが多すぎて聞くことが十分でない場合、熱くなったり、妥協点を見つけるのが難しくなったりすることがあります。 コミュニケーションを成功させるためには、リスニングが重要な役割を果たす必要があるのです。

コミュニケーションは信頼の欠如によって妨げられる

最後に、組織内のコミュニケーションの失敗の大きな原因の1つは、信頼の欠如である。 信頼はビジネスで築き上げるには長い時間がかかるが、簡単に壊れてしまい、修復するのは難しい。

従業員は、いくつかの理由で、ビジネスにおける信頼の欠如を感じることがあります。 例えば、CEOとのQ&Aセッションが実現しなかったなど、まだ果たされていない約束によって、過去に失望させられたことが原因かもしれません。 また、チームメンバーは、特に企業文化や特定のプロジェクトに関心を持ちながら沈黙している場合、透明性の欠如により経営陣や他のチームから距離を感じている可能性もあります。

こうしたつながりの落とし穴のもう1つの原因は、誰かが下心を持っていたり、コミュニケーションの試みが本物でないと信じてしまうことです。 どの組織にも、「チームプレーヤー」ではなく、会社の利益を最優先しない社員がいるもので、それが他人とのコミュニケーションの仕方に現れていることが多いのです。

チーム チャット アプリでコミュニケーションの失敗を回避する方法

あなたの組織がより明確で効果的なコミュニケーションの恩恵を受けると感じるなら、それを達成する素晴らしい方法は、チーム チャット アプリを導入することです。

コミュニケーションと生産性を支援するために設計されたソフトウェアは、チームが情報を共有し、進捗状況を提供する方法に強力な影響を与えることができます。 これは、コミュニケーションのための肯定的な環境を作成し、人材管理、企業文化、および財務の進歩に関連する他のビジネス目標や目的の達成を支援します。

ここでは、チーム チャット アプリが、職場でのコミュニケーションの失敗を回避するために役立つ 3 つの方法を紹介します。

チーム チャット アプリはプロジェクト コミュニケーションの中心的な場所を作る

特にリモートで作業するチームにとって、チーム メンバーが共同作業やコミュニケーションを行える仮想の「チームワーク デスク」を用意することは重要です。 テキスト、音声通話、ビデオ通話を通じて、チームはプロジェクトのタスクや目標の状況について最新情報を提供し、さらに、最終目標に到達するために互いにどのように協力できるかを話し合うことができます。

チームが目標を達成するためにグループで作業する場合、テキストメッセージ、ビデオチャット、画面共有を通じて、通信、ファイルのアップロード、情報の共有ができる専用の空間が必要です。 賢明な企業は、ユーザーが特定の目的のためにチャンネルを作成できる、チャット ルームのようなチーム ソフトウェアを使用しています。

これにより、チーム メンバーは、自分の仕事とは関係のないチャット メッセージによって組織の他のメンバーが混乱することなく、特定のプロジェクトについて通信し、共同作業することができます。 新入社員は、関与する必要がある特定のチャット チャンネルに追加することもでき、通常、過去のメッセージをスクロールしてプロジェクトの明確な履歴を取得できます。

Team Chat Apps Help Team Members Stay in Communication

今日のビジネス世界は速く動き、誰もが常に移動しています。 ほとんどのチーム コラボレーション プログラムには、iOS や Android 用のモバイル アプリがあり、どこにいてもチーム全体でコラボレーションできるようになっています。

ある上級役員が重要なビジネス プレゼンテーションに向かう途中、空港から遅刻しそうになったとしましょう。 プレゼンテーションに必要な重要な情報が変更されました。 彼は、プレゼンテーションが始まる前に、その情報を得るために電子メールをチェックする必要はないはずです。

優れたチーム チャット アプリを使えば、彼または彼女は、モバイル チャット アプリからの通知によって、その情報をリアルタイムで指先に持つことができます。

Team Chat Apps Encourage Open Conversation

多くの企業は、ビジネス チャットを管理するだけではなく、チームワーク チャット アプリを使用しています。 チーム メンバーは、強固なチーム コミュニケーションを促進し、ソーシャルな目的のためのチャネルを作成することができます。

一般的な発表には「仕事」、ソーシャルな会話には「遊び」といったチャンネルを作成します。

ただ、ソーシャル グループは任意で、簡単に検索できるようにしてください。 従業員は、ソーシャルグループに参加するオプションがあることを知るべきで、通知をオンにしておく必要はありません。

ソーシャル チャット チャネルの他のアイデアは、ペット、ブッククラブ、ハッピーアワー、ハイキング、ダイニング、またはスポーツなど、共通の関心に基づいていることがあります。 これは、大規模なチームで親密さを醸成する素晴らしい方法です。

コミュニケーションと生産性のためのチーム チャット アプリの使用方法

現代のビジネス世界では、チームはしばしば異なるタイムゾーンやロケーションで高度な接続を維持する必要があります。 チームチャットのアプリは、もはや情報伝達のためだけのものではありません。 また、チーム メンバーの仕事を合理化し、ビジネス プロセスを最適化する生産性ツールにもなっています。

どのアプリケーションを導入するにしても、混乱や誤解を避けるために、使用するアプリケーションの数を制限することを確認してください。 理想的には、組織は 1 つから 3 つのアプリケーション (組織のサイズによって異なる) を採用して、プロセスを合理化する必要があります。

最後に、すべての従業員が、使用する予定のチームワーク チャット アプリについて適切なトレーニングを受けているかどうかを確認します。 アプリが最高の機能を備えていても、チームがこれらの新機能を効果的に使用する方法を知らなければ意味がありません。 新しいチームワークチャットアプリが会社に導入されたときにトレーニングを提供し、異なるバージョンに移動するときに再教育を提供し、すべての従業員があなたの会社が使用するツールを最大限に活用できるようにします

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