Rendezési szekrény rendbetétele: Hogyan szervezd meg az összes fontos papírmunkádat? Hogyan szervezd meg az összes fontos papírmunkádat

Miután már 257. alkalommal küzdöttem azzal, hogy becsukjam az irattartó szekrényem fiókjait, végre megtörtem.

Eljött az ideje, hogy ne csak a belé tömött, az irattartó mappákból szertelenül, furcsa szögben kilógó, reggeli ágyfejhez hasonlóan szedett-vedett papírmunkát lomtalanítsam. Hanem azért is, mert a megvetemedett fiókok miatt az irattartó szekrényem egy alig funkcionális bútordarabbá vált, és közel sem volt hatékony szervezési rendszer!

Nem mindenki siránkozna egy új irattartó szekrény megvásárlása miatt, de én szerettem a régit.

Nagyon sok időt töltöttem azzal, hogy utánanéztem, hogyan lehet ezt a korábban csúnya fekete bútordarabot szürkévé változtatni. Tökéletesen illett az új otthoni irodám színvilágához – és az összes zugot és rést festékszóróval festettem -, és utáltam, hogy el kell mennie!

De szükségem volt egy új iratszekrényre – és egy jó kis lomtalanításra is!

Ez volt a legjobb ürügy arra, hogy kitakarítsam a régi Kmart fizetési csekkeket (több mint 11 évvel ezelőttről) és a kitépett magazinoldalakat, amelyeket blogbejegyzés-ötletekhez tartogattam (de soha nem néztem meg). Alig vártam, hogy olyan iktatórendszerem legyen, amelyet nem kell rángatnom, hogy kinyissam, és nem kell lökdösnöm, hogy bezárjam.

Íme a kétlépcsős folyamat, amellyel a túlcsorduló irattartó szekrényemet alárendelésre kényszerítettem.

Ezzel a két lépéssel Ön is könnyen felújíthatja saját irattartó szekrényét vagy irattartó dobozát. Vagy akár azt a fiókba gyömöszölt papírhalmazt is, amivel még fogalmad sincs, hogy mit kezdj!

Kapcsolódj hozzá!

1. lépés: Döntsd el, mit tartasz meg és mit dobsz ki

Elismerem: Az abszolút legnehezebb és legidőigényesebb rész az volt, hogy kitaláljam, mihez kezdjek a sok papírzsúfoltsággal. Annyi mindent kellett átválogatni!

Hogy megkönnyítsd ezt a részt, iktass be egy 2-3 órás blokkot az estédből vagy a szombatodból, játssz valami zenét, és jutalmazd meg magad utána valami szórakoztatóval (és talán ezekkel a sütikkel!). Ne félj segítséget is kérni! Ismer egy barátot, aki szintén siránkozik az iktatási rendszere állapotán? Csinálj belőle egy partit.

Megfogadtam Józsefet; én válogattam, ő pedig aprított, így a felére csökkentettük a ráfordított időnket!

Meglepően igaznak találtam ezt, és talán te is így leszel vele: SOKKAL kevesebb papírra volt szükségem, mint gondoltam. Nagyon sok mindent, amit korábban iktattam, vagy elektronikusan tárolhattam az Evernote-ban, vagy megsemmisíthettem.

Például:

• A legtöbb hitelkártya- és bankszámlakivonatot már elektronikusan tárolom. (A Chase például akár 7 évig is megőrzi őket.) Akkor miért ragaszkodtam azokhoz a sok nyomtatványhoz? TOSS!
• A több mint egy évtizeddel ezelőtti fizetési csekkek már dokumentálva voltak az év végi W-2 & adóbevallásomban. TOSS!
• A régi orvosi számláknak és lejárt biztosítási kötvényeknek nem volt haszna. Soha többé nem kell hivatkoznom rájuk. TOSS!

Szóval megszabadultam az iratmegsemmisítéstől… teljes odaadással.

Megszabadultam annyi papírmunkától, hogy az iratmegsemmisítőnk túlmelegedett. Kétszer is.

A végére az új, kétfiókos irattartó szekrényemnek csak egy fiókját töltöttem meg! Pszt… ez az IKEA-tól van, de itt van egy hasonló az Amazonon.

Vágysz egy puskapapírra, hogy biztosan tudd, meddig kell megőrizni bizonyos pénzügyi dokumentumokat?

Én is… ezért készítettem egyet. Töltse le az alábbi, könnyen használható nyomtatható anyagomat, amely segít Önnek végigvezetni a papírzűrzavar felszámolásának folyamatán!

Lépés 2. Rendezze a megmaradt iratokat

A második lépés ugyanolyan fontos: mit hol tartsak meg?

A megmaradt irataimnak nyilvánvalóan több mint elég hely volt az új irattartó szekrényemben. De az Evernote (kedvenc digitális eszközöm!) segítségével a lehető legtöbb fizikai másolatot akartam kiküszöbölni, miközben szükség esetén kereshető módon is hivatkozhatok rájuk.

A papírmunka digitális rendszerezése számomra azt jelentette, hogy olyan dolgokat is be kellett vonnom, mint az állatorvosi számlák.

Nemcsak azt szeretem látni, hogy évente mennyit költünk az állatorvosnál, hanem azt is szeretném tudni, hogy mikor milyen beavatkozásokat végeztek, vagy milyen gyógyszereket írtak fel a múltban. De soha többé nem lesz szükségem arra a fizikai papírra. Ezért beszkenneltem egyenesen az Evernote alkalmazásba!

Related: Hogyan rendszerezheted könnyedén a számláidat az egész évre

Hogyan rendszerezheted könnyedén a papírmunkát az Evernote-ban:

Az Evernote egyik legjobb funkciója az okostelefonos alkalmazás szkennelési lehetősége. Ezzel a dolgok elektronikus iktatása gyerekjátékká vált! Csak megnyitottam az alkalmazást, készítettem egy fényképet, megjelöltem és iktattam a jegyzetemet, majd a megfelelő “jegyzetfüzetben” archiváltam.”

Itt egy példa arra, hogyan iktattam elektronikusan a papírmunkát, a korábban említett állatorvosi nyugta példáján:

• A nyugta feltöltése után hozzáadtam a “Személyes könyvtár” jegyzetfüzetemhez.
• Ezután három címkét adtam hozzá: “nyugta”, “állatorvos” és “salak”. Ez utal arra, hogy milyen típusú dokumentumról van szó, Mire szólt, és KIRE vonatkozott.
• Így mostantól, amikor lefuttatok egy Evernote-keresést Cinder állatorvosi nyugtáira, az összes megjelenik a bal oldali oszlopban!

Kapcsolódjon össze!

Hogyan rendezzük a fizikai papírmunkát:

Úgy döntöttem, hogy az új irattartó szekrényemben tartom azokat a papírokat, amelyeket végül talán kidobnak, de tudom, hogy még szükségem lesz rájuk. Még ha tudom is, hogy csak egy évig… vagy hét évig (ha adózással kapcsolatos!) lesz szükségem arra a papírmunkára, akkor is biztonságosan elraktározom.

Az olyan örök érvényű iratok, mint a születési anyakönyvi kivonatunk és a házassági engedélyünk is visszakerültek az iratszekrénybe.

Mellékjegyzet: gyönyörű arany és ezüst akasztós mappákat találtam a Targetben. Kevesebb volt, mint egy doboz sima barna, úgyhogy muszáj volt felkapnom őket! Az általam használt dizájn már nem kapható, de itt van egy másik készlet a kedvenc színemben.

Minden papírmunka-kategóriának saját mappája volt (közüzemi számlák, adók, biztosítás, stb.), amelyek egy színes pontot kaptak ebből a Powersheets matricás könyvből, és egy címet a praktikus címkekészítőm segítségével.

Miért a címkék és matricák?

Mert korábban az egyik problémás területem az volt, hogy megtaláljam azokat a papírmunkákat, amelyekre valóban hivatkoznom kellett. Most sokkal könnyebb csak egy gyors Evernote-keresést végezni (a digitális szkenneléseimhez), vagy megtalálni a megfelelő színkódolt pöttyöt. És már nincs annyi papírmunka, amit át kell válogatni!

Nincs egyetlen legjobb módja a papírfájlok rendszerezésének (Kathryn a Do it on a Dime-tól havi rendszerességgel csinálja!), de én így színkódoltam. Te is játszhatsz ezzel aszerint, ahogy az agyad működik.

• Rózsaszín: Számlák és hitelkártyával kapcsolatos dokumentumok
• Kék: Minden biztosítás (betegség, árvíz, ház)
• Zöld:
• Pirossz: Minden adóév
• Narancssárga: Különféle fájlok

És ez volt a (szép) végeredmény!

Ahhh…sokkal jobb, mint korábban.

Amire gyorsan rájöttem

Nem fogok hazudni – ez egy nagyon időigényes projekt volt. Főleg azért, mert döntéseket kellett hoznom az összes papírhalmazomról, hogy mit tartsak meg, és mit dobjak ki. ÉS hogyan rendezzem el a papírmunkát a leghatékonyabb módon!

De olyan jó érzés, hogy végeztem vele.

Még korábban, még ha az összes papír “szépen” el is volt iktatva egy iratszekrényben, mégis olyan rendetlenség volt, amit nem kellett volna olyan sokáig őrizgetnem. A rendetlenség rendszerezése nem teszi jobbá… attól még rendetlenség marad! De most már minden egyes papírdarabomhoz nagyobb cél kapcsolódik, és ez arra késztet, hogy valóban felmérjem, mit kell megmentenem a jövőben.

Arról nem is beszélve, hogy könnyebben megtalálom a szükséges papírokat, mert sokkal kevesebb papír van kéznél.

A hat szemeteszsáknyi, aprított papírral teli zsák tanúsíthatja ezt!

Csevegjünk:

Az irattartó szekrénye vagy irattartó doboza teljes felújításra szorul? Milyen papírokhoz ragaszkodsz, amelyekre valójában nincs szükséged?

Felvilágosítás: A fenti bejegyzésben található linkek egy része affiliate link. Ez azt jelenti, hogy ha rákattintasz a linkre, és megvásárolod az adott terméket, akkor partneri jutalékot kapok. Ettől függetlenül csak olyan termékeket vagy szolgáltatásokat ajánlok, amelyeket személyesen használok, és amelyekről úgy gondolom, hogy hozzáadott értéket jelentenek az olvasóim számára. Olvassa el a teljes közzétételi szabályzatomat itt.