Désencombrement du classeur : Comment organiser toute votre paperasse importante

Après avoir lutté pour la 257e fois pour fermer les tiroirs de mon armoire de classement, j’ai finalement craqué.

Il était temps, non seulement de désencombrer toute la paperasse qui s’y trouvait, sortant au hasard des dossiers à des angles bizarres comme la tête de lit du matin. Mais aussi parce que les tiroirs déformés faisaient de mon classeur un meuble à peine fonctionnel, et loin d’être un système d’organisation efficace !

Pas tout le monde se lamenterait sur l’achat d’un nouveau classeur, mais j’aimais mon ancien.

J’avais passé tellement de temps à rechercher comment transformer ce meuble noir auparavant laid en gris. Il s’accordait parfaitement avec le schéma de couleurs de mon nouveau bureau à domicile – et la peinture à la bombe dans tous les coins et recoins – et je détestais le voir partir !

Mais j’avais besoin d’un nouveau classeur – et d’une bonne séance de désencombrement aussi !

C’était une excuse aussi bonne qu’une autre pour purger les vieux talons de chèque de Kmart (d’il y a plus de 11 ans) et les pages de magazine déchirées que je gardais pour des idées d’articles de blog (mais que je ne regardais jamais). J’avais hâte d’avoir un système de classement que je n’avais pas à tirer pour ouvrir et à pousser pour fermer.

Voici le processus en deux étapes que j’ai utilisé pour faire plier mon armoire de classement débordante.

Avec juste ces deux étapes, vous pouvez facilement remanier votre propre armoire de classement ou boîte à dossiers. Ou même cette pile de papier bourrée dans le tiroir dont vous ne savez pas encore quoi faire !

Relié : 10 points chauds cachés dans votre maison … que vous pouvez désencombrer en 10 minutes ou moins !

Étape 1 : Décider de ce qu’il faut garder et de ce qu’il faut jeter

Je l’admets : La partie la plus difficile et la plus longue a été de trouver quoi faire de tout ce fouillis de papier. Il y avait tellement de choses à trier !

Pour faciliter cette partie, prévoyez un bloc de 2 à 3 heures de votre soirée ou de votre samedi, mettez de la musique et récompensez-vous ensuite avec quelque chose d’amusant (et peut-être ces biscuits !). N’ayez pas peur de demander de l’aide, aussi ! Vous connaissez une amie qui se plaint aussi de l’état de son système de classement ? Faites-en une fête.

J’ai enrôlé Joseph ; je triais et il déchiquetait, réduisant ainsi de moitié notre investissement en temps !

J’ai trouvé cela étonnamment vrai et peut-être que vous aussi : J’avais besoin de garder BEAUCOUP moins de papier que je ne le pensais. Tant de ce que j’avais précédemment classé pouvait être soit conservé électroniquement dans Evernote, soit déchiqueté.

Par exemple :

• La plupart des relevés de cartes de crédit et des relevés bancaires sont déjà stockés électroniquement. (Par exemple, Chase les conserve jusqu’à 7 ans.) Alors pourquoi je m’accrochais à tous ces imprimés ? TOSS!
• Les talons de paie d’il y a plus d’une décennie étaient déjà documentés sur mes impôts de fin d’année W-2’s &. TOSS!
• Les vieilles factures médicales et les polices d’assurance expirées n’avaient aucune utilité. Je n’aurai plus jamais besoin de les référencer. JETTE!

Alors j’ai déchiré…avec abandon.

Je me suis débarrassé de TELLEMENT de paperasse que notre déchiqueteuse a surchauffé. Deux fois.

À la fin, je n’ai rempli qu’un seul tiroir de mon nouveau classeur à deux tiroirs ! Psst…celui-ci vient d’IKEA, mais en voici un similaire sur Amazon.

Si vous aviez une antisèche pour être sûr de la durée de conservation de certains documents financiers ?

Je l’ai fait aussi…alors j’en ai créé une. Téléchargez mon imprimé facile à utiliser ci-dessous pour vous guider dans le processus de purge de votre encombrement papier !

Etape 2. Organisez la paperasse qui reste

La deuxième étape est tout aussi importante : que dois-je garder où ?

À l’évidence, mes documents restants avaient plus qu’assez de place à l’intérieur de mon nouveau classeur. Mais je voulais aussi utiliser Evernote (mon outil numérique préféré !) pour m’aider à éliminer autant de copies physiques que possible, tout en offrant un moyen de recherche pour les consulter si nécessaire.

Pour moi, organiser la paperasse numériquement signifiait inclure des choses comme les reçus du vétérinaire.

J’aime voir non seulement combien nous dépensons chez le vétérinaire chaque année, mais je veux aussi savoir quelles procédures ont été faites quand ou quels médicaments ont été prescrits dans le passé. Mais je n’aurai plus jamais besoin de ce papier physique. Je l’ai donc scanné directement dans l’application Evernote !

Relié : Comment organiser facilement vos reçus pour l’année entière

Comment organiser facilement la paperasse dans Evernote:

L’une des meilleures fonctionnalités d’Evernote est la possibilité de numérisation sur l’application pour smartphone. Cela a fait du classement électronique des choses un jeu d’enfant ! Je pouvais simplement ouvrir l’application, prendre une photo, étiqueter et classer ma note et l’archiver à l’intérieur du « carnet » approprié. »

Voici un exemple de la façon dont j’ai classé la paperasse électroniquement, en utilisant l’exemple du reçu de vétérinaire que j’ai mentionné plus tôt:

• Après avoir téléchargé le reçu, je l’ai ajouté à mon carnet « Bibliothèque personnelle ».
• Puis j’ai ajouté trois étiquettes : « receipt », « vet », et « cinder ». Cela fait référence au TYPE de document qu’il s’agissait, à QUOI il servait et à QUI il se rapportait.
• Alors maintenant, quand je lance une recherche Evernote pour les reçus de vétérinaire de Cendrillon, ils apparaîtront tous dans la colonne de gauche !

Relié : Evernote 101 : Comment créer un classeur numérique complètement organisé

Comment organiser les papiers physiques:

J’ai décidé de garder dans mon nouveau classeur les papiers qui pourraient éventuellement être jetés mais dont je sais que j’aurai de nouveau besoin. Même si je sais que je n’aurai besoin de cette paperasse que pour un an… ou sept (si c’est lié aux impôts !), elle est classée en toute sécurité.

Les documents éternels comme nos certificats de naissance et notre licence de mariage sont retournés dans le classeur, aussi.

Note complémentaire : j’ai trouvé de magnifiques dossiers suspendus or et argent en liquidation chez Target. Ils étaient moins chers qu’une boîte de dossiers bruns ordinaires, alors j’ai dû les arracher ! Le design que j’ai utilisé n’est plus disponible, mais voici un autre ensemble dans ma couleur préférée.

Chaque catégorie de paperasse avait son propre dossier (factures de services publics, impôts, assurances, etc.) qui recevait un point de couleur de ce livre d’autocollants Powersheets, et un titre à l’aide de ma pratique étiqueteuse.

Pourquoi les étiquettes et les autocollants ?

Parce qu’une des zones problématiques que j’avais avant était de trouver les papiers que j’avais réellement besoin de consulter. Maintenant, il est tellement plus facile de faire une recherche rapide dans Evernote (pour mes scans numériques) ou de trouver le bon point codé en couleur. Et il n’y a plus autant de paperasse à trier aussi !

Il n’y a pas une seule meilleure façon d’organiser les dossiers papier, (Kathryn de Do it on a Dime le fait par mois !), mais voici comment j’ai codé par couleur. Vous pouvez jouer avec cela en fonction de la façon dont votre cerveau fonctionne.

• Pink : Les factures et les documents liés aux cartes de crédit
• Bleu : Toutes les assurances (santé, inondation, maison)
• Vert : Actifs (banques, maison, voiture)
• Périsque : Toutes les années d’imposition
• Orange : Dossiers divers

Et voilà le (joli) résultat final!

Ahhh…tellement mieux qu’avant.

Ce que j’ai rapidement réalisé

Je ne vais pas mentir – c’était un projet qui prenait beaucoup de temps. Principalement parce que j’ai dû prendre des décisions concernant tout mon fouillis de papier, ce qu’il fallait garder et ce qu’il fallait jeter. ET comment organiser la paperasse de la manière la plus efficace !

Mais ça fait tellement de bien d’en avoir fini.

Avant, même si tout ce papier était « proprement » classé dans un classeur, c’était encore du désordre auquel je n’aurais pas dû m’accrocher pendant si longtemps. Organiser le désordre ne le rend pas meilleur… c’est toujours du désordre ! Mais maintenant, chaque morceau de papier que j’ai a un plus grand but qui lui est attaché, et cela m’amène à vraiment évaluer ce que je dois sauver à l’avenir.

Sans compter que j’aurai plus de facilité à trouver les papiers dont j’ai besoin parce que j’en ai beaucoup moins sous la main.

Les six sacs à ordures remplis de papier déchiqueté peuvent en témoigner!

Discutons:

Votre armoire de classement ou votre boîte à dossiers a-t-elle besoin d’une révision complète ? Quelle paperasse avez-vous accrochée à ce dont vous n’avez pas réellement besoin ?

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