Viestinnän epäonnistuminen: Lupaukset töissä

Kuinka kommunikoimme muiden kanssa työpaikalla, voi vaikuttaa suuresti siihen, miten onnistumme työssämme, miltä meistä tuntuu yrityksessä, jossa työskentelemme, ja miten muut suhtautuvat meihin.

Tehokas viestintä helpottaa tiimien johtamista, tavoitteiden asettamista, edistymisen seuraamista, ongelmien ratkaisemista ja innovaatioiden edistämistä. Kaikkien organisaatiossa toimivien viestintätaidoilla on merkitystä – ylimmästä johdosta yksittäisiin tiimin jäseniin.

Vaikka kommunikoimme työssämme joka päivä, pysähdymme harvoin miettimään, onko se tehokasta tai miten voimme muuttaa tapaa, jolla jaamme tietoa, jos se ei toimi.

Miksi viestintä epäonnistuu liike-elämässä?

Me kaikki tiedämme, että selkeä ja avoin viestintä on olennaisen tärkeää, jotta mikä tahansa yritys voi menestyä ja toimia tehokkaasti. Useimmissa organisaatioissa on kuitenkin helppo sortua viestintämalliin, joka ei ole optimaalinen.

Viestinnän katkeaminen on yleinen ongelma yrityksissä. Seuraavassa on viisi erilaista viestintähäiriötä, joihin saatat törmätä työssäsi.

Viestinnästä tulee ylivoimaista

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi viestintä epäonnistuu, on se, että siitä tulee ylivoimaista. Monille työntekijöille on yksinkertaisesti liikaa viestejä, joita välitetään liian monen kanavan kautta.

Ajatellaanpa yhtä ylivoimaisen viestinnän pääsyyllistä: sähköpostia. Se on viestintäkanava, jota voidaan käyttää tehokkaasti, mutta on helppo ottaa tavaksi lähettää sähköpostia sen sijaan, että puhuisi jonkun kanssa tai soittaisi. Sähköpostissa voi olla vaikea välittää oikeaa sävyä ja asiayhteyttä, joten se voi usein johtaa pitkään sähköpostiviestiketjuun ilman ratkaisua.

Sähköpostin lisäksi toinen tehoton viestintämenetelmä ovat kokoukset. Useimmilla työntekijöillä ja johtajilla on päiväkirja täynnä sitoumuksia, tehtäviä ja kokouksia – joista osa on tarpeettomia. Huonosti suunnitellut kokoukset, keskustelut, joilla ei ole tarkoitusta, ja liian monet kokoukset edistävät kaikki sitä, että viestintä tuntuu ylivoimaiselta. Tämän välttämiseksi laadi selkeä esityslista, käy se läpi kokouksen alussa äläkä poikkea siitä.

Viestintä on epäjohdonmukaista

Viestinnän toisella puolella epäjohdonmukaisuus on myös viestintäongelmien lähde.

Kun tiimit ovat tottuneet odottamaan kuukausittaista kokousta tai viikoittaista tiedotussähköpostia, voi olla hämmentävää ja demotivoivaa, jos nämä yhtäkkiä muuttuvat ilman varoitusta. Viestintä voi myös olla epäjohdonmukaista yhdeltä esimieheltä useille työntekijöille, mikä saa yksilöt tuntemaan, että heidän panostaan tai ehdotuksiaan ei arvosteta yhtä paljon kuin muiden.

Toisin kuin organisaatioissa, joissa viestintää on valtavasti, joissakin organisaatioissa sitä ei ole riittävästi. Selkeän, avoimen ja säännöllisen viestinnän puute voi johtaa siihen, että tiimeillä on vaikeuksia ymmärtää keskeisiä arvojasi, saavuttaa edistystä ja tuoda mielipiteitään ja ideoitaan esiin.

Viestintä on epäselvää ja kaunistelematonta

Jopa silloin, kun viestintä on johdonmukaista, se voi sortua olemaan epäselvää tai kaunistelematonta. Näin tapahtuu usein silloin, kun johdolta ei ole selkeää ja yhtenäistä suuntaa, mikä johtaa erilaisiin tulkintoihin ja ristiriitaisiin prioriteetteihin.

Viestintä voi olla epäselvää monella tavalla. Yksi yleisimmistä on reaktiivisten, suunnittelemattomien viestien lähettäminen sen sijaan, että suunniteltaisiin, mitä sanotaan, ja jäsennettäisiin se niin, että se on helposti ymmärrettävää ja että kaikki seikat välitetään tarkasti.

Toinen virhe on se, että viestiin ei sisällytetä tarpeeksi yksityiskohtia. Tämä voi olla erityisen tärkeää, kun puhutaan hankkeista, joissa yksityiskohdat ja tiedot ovat kriittisiä edistymisen seuraamisen kannalta.

Kolmas esimerkki epäselvästä viestinnästä on se, että ei tunneta kohderyhmää tai ei valita oikeaa kohderyhmää sen perusteella, kenen tarvitsee tietää mitä.

Ja toinen merkittävä viestinnän epäonnistumisen lähde liike-elämässä on tarpeettoman teknisen jargonin käyttö. Sekava kieli ja vaikeasti lähestyttävät lyhenteet vaikeuttavat sitä, että työntekijöiden on vaikea ymmärtää koko viestiä. Yritysten, jotka pitävät kielen yksinkertaisena, on paljon helpompi kommunikoida tehokkaasti työntekijöiden ja laajemman yhteisön kanssa.

Viestintä ei sisällä riittävästi kuuntelua tai kompromisseja

Kun kuulemme sanan ”viestintä”, ajattelemme yleensä sitä, mitä sanotaan tai miten viesti välitetään, mutta kuunteleminen on yhtä tärkeää.

Monien ihmisten on vaikea kuunnella aktiivisesti ja sulattaa toisen antamaa tietoa. Tämä voi johtaa vaikeuksiin seurata keskustelua tai pysyä mukana projektin etenemisessä.

Organisaatioissa, joissa on liikaa yksisuuntaista viestintää tai joissa vastenmielisesti suhtaudutaan palautteeseen, työntekijät voivat tuntea, että heidän panoksensa eivät ole tervetulleita tai että heitä ei kuulla.

Joskus ei haluta antaa muiden puhua tai osallistua keskusteluun. Jos puhutaan liikaa ja kuunnellaan liian vähän, tämä voi johtaa kiihkeisiin hetkiin tai vaikeuksiin saavuttaa kompromisseja. Jotta viestintä onnistuisi, kuuntelemisella on oltava tärkeä rooli.

Viestintää haittaa luottamuksen puute

Loppujen lopuksi yksi tärkeimmistä syistä viestinnän epäonnistumiseen organisaatiossa on luottamuksen puute. Vaikka luottamuksen rakentaminen yrityksessä voi kestää kauan, se voi helposti rikkoutua ja sitä on vaikea korjata.

Työntekijöillä voi olla luottamuspula yrityksessä useista syistä. Tämä voi johtua siitä, että he ovat aiemmin joutuneet pettymään lupauksiin, joita ei ole vielä täytetty – esimerkiksi Q&A-tilaisuus toimitusjohtajan kanssa, joka ei koskaan toteutunut. Tiimin jäsenet voivat myös tuntea etäisyyttä johtoon tai muihin tiimeihin avoimuuden puutteen vuoksi, varsinkin jos he ovat olleet kiinnostuneita yrityskulttuurista tai tietystä hankkeesta, johon on suhtauduttu hiljaisesti.

Toinen näiden yhteydenpidon sudenkuoppien lähde on uskominen, että jollakulla on taka-ajatuksia tai että hänen viestintäyrityksensä eivät ole aitoja. Jokaisessa organisaatiossa on työntekijöitä, jotka eivät ole ”tiimipelaajia” eivätkä ajattele yrityksen parasta, ja tämä näkyy usein tavassa, jolla he kommunikoivat muiden kanssa.

How to Avoid Communication Failure With Team Chat Apps

Jos sinusta tuntuu, että organisaatiosi hyötyisi selkeämmästä ja tehokkaammasta viestinnästä, loistava tapa saavuttaa tämä on ottaa käyttöön tiimikeskustelusovellus.

Viestinnän ja tuottavuuden avuksi suunnitelluilla ohjelmistoilla voi olla voimakas vaikutus tapaan, jolla tiimit jakavat tietoa ja antavat päivityksiä edistymisestään. Tämä puolestaan luo myönteisen viestintäympäristön, joka auttaa sinua saavuttamaan muita liiketoiminnan tavoitteita ja päämääriä, jotka liittyvät ihmisten johtamiseen, yrityskulttuuriin ja jopa taloudelliseen edistymiseen.

Tässä on kolme tapaa, joilla tiimikeskustelusovellukset voivat auttaa sinua välttämään viestinnän epäonnistumisen työpaikalla.

Tiimikeskustelusovellukset luovat keskitetyn paikan projektiviestinnälle

Etenkin etätyötä tekeville tiimeille on tärkeää, että heillä on virtuaalinen ”tiimityöpöytä”, jossa tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä ja kommunikoida. Tekstiviestien, äänipuhelujen ja videopuhelujen avulla tiimit voivat antaa päivityksiä projektitehtävien ja -tavoitteiden tilasta sekä keskustella siitä, miten he voivat auttaa toisiaan saavuttamaan lopulliset tavoitteet.

Kun tiimit työskentelevät ryhmissä saavuttaakseen tavoitteet, ne tarvitsevat erityisen tilan, jossa he voivat viestiä, ladata tiedostoja ja jakaa tietoja tekstiviestien, videokeskustelun ja näytön jakamisen avulla. Fiksut yritykset käyttävät tiimiohjelmistoja, joiden avulla käyttäjät voivat luoda kanavia tiettyihin tarkoituksiin – chat-huoneen tapaan.

Tällöin tiimin jäsenet voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä tietyistä projekteista ilman, että muun organisaation tarvitsee häiritä chattiviesteillä, joilla ei ole mitään tekemistä heidän työnsä kanssa. Uudet työntekijät voidaan myös lisätä tiettyihin chat-kanaviin, joihin heidän on osallistuttava, ja he voivat yleensä selata aiempia viestejä saadakseen selkeän historian projektista.

Team-chat-sovellukset auttavat tiimin jäseniä pysymään ajan tasalla

Nykyaikana yritysmaailma liikkuu nopeasti ja kaikki ovat aina liikkeellä. Useimmilla tiimityöohjelmilla on mobiilisovelluksia iOS:lle ja Androidille, jotka auttavat koko tiimiäsi tekemään yhteistyötä riippumatta siitä, missä he ovat.

Ajatellaanpa, että ylempi johtaja on matkalla kriittiseen liiketoimintaesittelyyn ja myöhästyy lentokentältä. Esityksessä tarvittava keskeinen tieto on muuttunut. Hänen ei pitäisi joutua tarkistamaan sähköpostiaan hetkeä ennen esityksen alkua saadakseen tiedon.

Hyvän tiimikeskustelusovelluksen avulla hänellä on tämä tieto reaaliaikaisesti käytössään mobiilikeskustelusovelluksen ilmoituksen avulla.

Tiimikeskustelusovellukset kannustavat avoimeen keskusteluun

Monet yritykset käyttävät tiimikeskustelusovelluksia muuhunkin kuin vain yrityskeskustelujen hallintaan. Tiimin jäsenet voivat edistää vankkaa tiimiviestintää ja luoda kanavia sosiaalisiin tarkoituksiin.

Luo kanava, kuten ”työ”, yleisiä ilmoituksia varten ja ”leikki” sosiaalisia keskusteluja varten.

Varmista vain, että kaikki sosiaaliset ryhmät ovat valinnaisia ja että niitä on helppo etsiä. Työntekijöiden pitäisi tietää, että heillä on mahdollisuus osallistua kaikkiin sosiaalisiin ryhmiin, eikä heidän tarvitse pitää ilmoituksiaan päällä.

Muut ideat sosiaalisiksi keskustelukanaviksi voivat perustua yhteisiin kiinnostuksenkohteisiin, kuten lemmikkieläimiin, kirjakerhoihin, happy houriin, patikointiin, ruokailuun tai urheiluun. Se on loistava tapa edistää yhteisymmärrystä suurissa tiimeissä.

How to Use Your Team Chat App for Communication and Productivity

Nykyaikaisessa yritysmaailmassa tiimien on usein pidettävä tiiviisti yhteyttä eri aikavyöhykkeiden ja paikkojen välillä. Tiimikeskustelusovellukset eivät ole enää vain tiedon välittämistä varten. Niistä on tullut myös tuottavuusväline, joka auttaa tiimin jäseniä virtaviivaistamaan työtään ja optimoimaan liiketoimintaprosessejaan.

Mitä sovelluksia organisaatiosi päättääkin ottaa käyttöön, varmista, että rajoitat käyttämiesi sovellusten määrää, jotta vältyt sekaannuksilta ja väärinymmärrykseltä. Ihannetapauksessa organisaation tulisi ottaa käyttöön yhdestä kolmeen sovellusta (organisaation koosta riippuen) prosessin virtaviivaistamiseksi.

Varmista lopuksi, että jokainen työntekijä saa asianmukaisen koulutuksen tiimityöskentelyn chat-sovelluksista, joita heidän odotetaan käyttävän. Vaikka sovelluksessa olisi parhaat ominaisuudet, se on turhaa, jos tiimisi eivät osaa käyttää näitä uusia ominaisuuksia tehokkaasti. Tarjoa koulutusta, kun yrityksessä otetaan käyttöön uusi tiimityön chat-sovellus, ja kertauskursseja, kun siirrytään toiseen versioon, jotta jokainen työntekijä saa parhaan mahdollisen hyödyn yrityksesi käyttämistä työkaluista.