Filing Cabinet Declutter: How to Organize All Your Important Paperwork: How to Organize All Your Important Paperwork Filing Cabinet Declutter: How to Organize All Your Important Paperwork

Ponnisteltuani 257. kerran sulkemaan arkistokaappini laatikoita, murtuin vihdoin.

Oli aika paitsi siivota kaikki sisälle tungetut paperit, jotka työntyivät sattumanvaraisesti ulos kansioista oudoissa kulmissa kuin aamuiset sängynpäät. Mutta myös siksi, että vääntyneet laatikot tekivät arkistokaapistani hädin tuskin toimivan huonekalun, eikä läheskään tehokkaan organisointijärjestelmän!

Eivät kaikki surkuttelisi uuden arkistokaapin ostamista, mutta minä rakastin vanhaa kaappiani.

Olin viettänyt niin paljon aikaa tutkiessani, miten muuttaa tämä aiemmin ruma musta huonekalu harmaaksi. Se sopi täydellisesti uuden kotitoimistoni värimaailmaan – ja ruiskumaalasin kaikki nurkat ja kolot – ja inhosin nähdä sen lähtevän!

Mutta tarvitsin uuden arkistokaapin – ja myös kunnon raivaussession!

Tämä oli yhtä hyvä tekosyy kuin mikä tahansa muu puhdistaa vanhat Kmartin palkkakuitit (yli 11 vuoden takaa) ja revityt lehdenlehdet, joita säästin blogipostausideoiden varalta (mutta en koskaan vilkaissutkaan). Odotin innolla, että saisin arkistointijärjestelmän, jota minun ei tarvitsisi nykäistä avatakseni ja työntää sulkeakseni.

Tässä on kaksivaiheinen prosessi, jonka avulla sain ylivuotavan arkistokaappini alistumaan.

Näillä kahdella askeleella voit helposti uudistaa oman arkistokaappisi tai arkistolaatikkosi. Tai jopa sen laatikkoon tungetun paperipinon, jolle et vielä tiedä, mitä tehdä!

Related: 10 Hot Spots Hiding in Your Home … that You Can Declutter in 10 Minutes or Less!

Step 1: Decide what to keep and what toss

I’ll admit it: Ehdottomasti vaikein ja aikaa vievin osa oli miettiä, mitä tehdä kaikelle paperisotkulle. Lajiteltavaa oli niin paljon!

Voidaksesi tehdä tästä osasta helpompaa, varaa illastasi tai lauantaista 2-3 tuntia, soita musiikkia ja palkitse itsesi sen jälkeen jollain hauskalla (ja ehkä näillä kekseillä!). Älä myöskään pelkää pyytää apua! Tunnetko ystävän, joka on myös valittanut arkistointijärjestelmänsä tilaa? Järjestä siitä juhlat.

Minä otin Joosefin mukaan; minä lajittelin ja hän silppusi, mikä puolitti aikainvestointimme!

Havaitsin tämän yllättävän todeksi, ja ehkä sinäkin huomaat sen: Tarvitsin paljon vähemmän paperia kuin luulin. Niin paljon siitä, mitä olin aiemmin arkistoinut, voitiin joko säilyttää sähköisesti Evernotessa tai silputa.

Esimerkiksi:

• Useimmat luottokortti- ja pankkitiliotteet on jo tallennettu sähköisesti. (Esimerkiksi Chase säilyttää niitä jopa 7 vuotta.) Miksi siis pidin kiinni kaikista niistä tulosteista? TOSS!
• Palkkatositteet yli vuosikymmenen takaa oli jo dokumentoitu vuoden lopun W-2:n & veroihini. TOSS!
• Vanhoille lääkärilaskuille ja vanhentuneille vakuutussopimuksille ei ollut käyttöä. Minun ei tarvitse enää koskaan viitata niihin. TOSS!

Silloin silppusin… antaumuksella.

Hävitin niin paljon paperitöitä, että silppurimme ylikuumeni. Kahdesti.

Loppujen lopuksi täytin vain yhden laatikon uudesta kaksilaatikollisesta arkistokaapistani! Psst…tämä on IKEAsta, mutta tässä on samanlainen Amazonista.

Toivoisitko, että sinulla olisi huijauslappu, jotta voisit olla varma siitä, kuinka kauan sinun pitäisi säilyttää tiettyjä talousasiakirjoja?

Niin minullakin…joten loin sellaisen. Lataa alla oleva helppokäyttöinen tulostettava ohjeeni, joka opastaa sinua paperisotkujen puhdistamisessa!

Vaihe 2. Järjestä jäljelle jääneet paperit

Toinen vaihe on yhtä tärkeä: mitä pitäisi säilyttää missäkin?

Ilmeisesti jäljelle jääneissä asiakirjoissani oli enemmän kuin tarpeeksi tilaa uudessa arkistokaapissani. Halusin kuitenkin myös käyttää Evernotea (suosikkidigitaalinen työkaluni!) auttamaan minua poistamaan mahdollisimman monta fyysistä kopiota ja tarjoamaan samalla hakukelpoisen tavan viitata niihin tarvittaessa.

Minulle paperityön järjestäminen digitaalisesti tarkoitti sitä, että otin mukaan esimerkiksi eläinlääkärin kuitit.

Haluan nähdä, paljonko käytämme rahaa eläinlääkärillä joka vuosi, mutta haluan myös tietää, mitä toimenpiteitä on tehty milloin tai mitä lääkkeitä on määrätty aiemmin. Mutta sitä fyysistä paperia en enää koskaan tarvitse. Niinpä skannasin sen suoraan Evernote-sovellukseen!

Related: How to Easily Organize Your Receipts for the whole year

How to Easily Organize Paperwork in Evernote:

Yksi Evernoten parhaista ominaisuuksista on älypuhelinsovelluksen skannausmahdollisuus. Tämä teki asioiden arkistoinnista sähköisesti lastenleikkiä! Voin vain avata sovelluksen, napsauttaa valokuvan, merkitä ja arkistoida muistiinpanoni ja arkistoida sen oikean ”muistikirjan” sisälle.”

Tässä on esimerkki siitä, miten arkistoin paperityöt sähköisesti käyttäen aiemmin mainitsemaani eläinlääkärin kuittia koskevaa esimerkkiä:

• Lataamisen jälkeen lisäsin kuitin ”Henkilökohtainen kirjasto” -muistikirjaan.”
• Lisäsin sitten kolme tunnistetta: ”kuitti”, ”eläinlääkäri” ja ”häkä”. Nämä viittaavat asiakirjan TYYPPIIN, MITÄ varten se oli tehty ja KUKAAN se liittyi.
• Siten nyt, kun suoritan Evernotessa haun Cinderin eläinlääkärin kuiteille, kaikki ne näkyvät vasemmassa sarakkeessa!

Seuraavat: Evernote 101: Kuinka luoda täysin järjestäytynyt digitaalinen arkistokaappi

How to Organize Physical Paperwork:

Päättelin säilyttää uudessa arkistokaapissani paperitöitä, jotka saattaisivat lopulta joutua roskiin, mutta joita tiedän tarvitsevani vielä. Vaikka tietäisin, että tarvitsen kyseisiä papereita vain vuoden… tai seitsemän (jos ne liittyvät verotukseen!), ne ovat turvallisesti arkistoituina.

Aikaiset asiakirjat, kuten syntymätodistuksemme ja avioliittolupamme, palasivat myös takaisin arkistokaappiin.

Sivuhuomautus: Löysin upeita kultaisia ja hopeisia ripustettavia kansioita alennusmyynnistä Targetista. Ne olivat halvempia kuin laatikollinen tavallisia ruskeita, joten minun oli pakko napata ne! Käyttämääni mallia ei ole enää saatavilla, mutta tässä on erilainen setti lempivärissäni.

Kullakin paperityöluokalla oli oma kansionsa (sähkölaskut, verot, vakuutukset jne.), jotka saivat värillisen pisteen tästä Powersheets-tarrakirjasta ja otsikon kätevän etikettikoneeni avulla.

Miksi tarrat ja tarrat?

Koska yksi aiemmista ongelmakohdistani oli se, että löysin paperityöt, joihin todella tarvitsin viitettä. Nyt on paljon helpompaa vain tehdä nopea Evernote-haku (digitaalisille skannauksilleni) tai löytää oikea värikoodattu piste. Eikä paperitöitä ole enää niin paljon lajiteltuna!

Ei ole yhtä parasta tapaa järjestää paperitiedostoja (Kathryn Do it on a Dime -ohjelmasta tekee sen kuukausittain!), mutta tässä on värikoodaukseni. Voit leikkiä tällä sen mukaan, miten aivosi toimivat.

• Pink: Laskut ja luottokorttiin liittyvät asiakirjat
• Sininen: Kaikki vakuutukset (sairaus-, tulva- ja kotivakuutukset)
• Vihreä: Varat (pankit, talo, auto)
• Periwinkle: Kaikki verovuodet
• Orange: Sekalaiset tiedostot

Ja tämä oli (kaunis) lopputulos!

Ahhh… niin paljon parempi kuin ennen.

Mitä tajusin nopeasti

En valehtele – tämä oli hyvin aikaa vievä projekti. Lähinnä siksi, että jouduin tekemään päätöksiä kaikesta paperisotkustani, mitä pitää säilyttää ja mitä heittää pois. JA miten järjestää paperityöt tehokkaimmalla mahdollisella tavalla!

Mutta tuntuu niin hyvältä olla valmis.

Viime aikoina, vaikka kaikki tuo paperi oli ”siististi” arkistoitu arkistokaappiin, se oli silti sotkua, josta minun ei olisi pitänyt roikkua kiinni niin pitkään. Sotkun järjestäminen ei tee siitä yhtään parempaa… se on silti sotkua! Mutta nyt jokaisella paperilla, joka minulla on, on suurempi tarkoitus, ja se saa minut todella arvioimaan, mitä minun on säästettävä jatkossa.

Ei puhumattakaan siitä, että minun on helpompi löytää tarvitsemani paperit, koska minulla on paljon vähemmän paperia käsillä.

Kuusi jätesäkkiä, jotka ovat täynnä silputtua paperia, voivat todistaa sen!”

Keskustelkaamme:

Tarvitseeko arkistokaappisi tai arkistolaatikkosi täydellistä remonttia? Mihin paperitöihin olet roikkunut kiinni, joita et oikeastaan tarvitse?

Disclosure: Osa yllä olevassa postauksessa olevista linkeistä on affiliate-linkkejä. Tämä tarkoittaa, että jos klikkaat linkkiä ja ostat kohteen, saan affiliate-palkkion. Siitä huolimatta suosittelen vain tuotteita tai palveluita, joita käytän itse ja joiden uskon tuovan lisäarvoa lukijoilleni. Lue täysi julkistamispolitiikkani täältä.