Organización del archivador: Cómo organizar todo tu papeleo importante

Después de luchar por 257ª vez para cerrar los cajones de mi archivador, finalmente me derrumbé.

Era hora no sólo de desordenar todo el papeleo metido dentro, sobresaliendo desordenadamente de las carpetas de archivos en ángulos extraños como la cabeza de la cama de la mañana. Pero también porque los cajones deformados hacían de mi archivador un mueble apenas funcional, ¡y ni de lejos un sistema de organización eficiente!

No todo el mundo lamentaría la compra de un nuevo archivador, pero yo adoraba el mío.

Había pasado mucho tiempo investigando cómo convertir este mueble negro, antes feo, en gris. Se complementaba perfectamente con la combinación de colores de mi nueva oficina en casa -y con la pintura en aerosol de todos los rincones y grietas- y odiaba verlo desaparecer.

Pero necesitaba un nuevo archivador, y también una buena sesión de desorden.

Esta era una excusa tan buena como cualquier otra para purgar los viejos recibos de pago de Kmart (de hace más de 11 años) y las páginas arrancadas de las revistas que guardaba como ideas para el blog (pero que nunca miraba). Estaba deseando tener un sistema de archivo que no tuviera que tirar para abrir y empujar para cerrar.

Aquí tienes el proceso de dos pasos que utilicé para someter mi desbordante archivador.

Con sólo estos dos pasos, puedes revisar fácilmente tu propio archivador o caja de archivos. O incluso esa pila de papeles metida en el cajón con la que aún no sabes qué hacer.

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Paso 1: Decidir qué conservar y qué tirar

Lo admito: La parte más difícil y que más tiempo me llevó fue decidir qué hacer con todo ese desorden de papeles. Había tanto que ordenar!

Para hacer esta parte más fácil, programe un bloque de 2 a 3 horas de su tarde o sábado, ponga algo de música y recompénsese después con algo divertido (¡y tal vez estas galletas!). ¡No tengas miedo de pedir ayuda, también! ¿Conoces a una amiga que también se lamenta del estado de su sistema de archivo? Haz una fiesta.

Yo recluté a Joseph; yo clasifiqué y él trituró, reduciendo así nuestra inversión de tiempo a la mitad.

Yo descubrí que esto es sorprendentemente cierto y quizás tú también lo seas: Necesitaba guardar MUCHO menos papel del que pensaba. Gran parte de lo que había archivado anteriormente podía guardarse electrónicamente en Evernote o triturarse.

Por ejemplo:

• La mayoría de los extractos de tarjetas de crédito y del banco ya se guardan electrónicamente. (Por ejemplo, Chase los guarda hasta 7 años.) Entonces, ¿por qué me aferraba a todos esos impresos? TOSS!
• Los talones de pago de hace más de una década ya estaban documentados en mis impuestos de fin de año W-2’s &. TOSS!
• Las viejas facturas médicas y las pólizas de seguro caducadas no tenían ninguna utilidad. Nunca más necesitaré hacer referencia a ellas. ¡TIRAR!

Así que trituré… con abandono.

Me deshice de tanto papeleo que nuestra trituradora se sobrecalentó. Dos veces.

¡Al final, sólo llené un cajón de mi nuevo archivador de dos cajones! Psst… este es de IKEA, pero aquí hay uno similar en Amazon.

¿Deseas tener una hoja de trucos para estar seguro de cuánto tiempo debes guardar ciertos documentos financieros?

Yo también… así que he creado una. Descárgate mi sencillo imprimible que te ayudará a guiarte en el proceso de purgar tu desorden de papeles

Paso 2. Organizar el papeleo que queda

El segundo paso es igual de importante: ¿qué debo guardar dónde?

Obviamente, los documentos que me quedaban tenían espacio más que suficiente dentro de mi nuevo archivador. Pero también quería usar Evernote (¡mi herramienta digital favorita!) para ayudarme a eliminar tantas copias físicas como fuera posible, y al mismo tiempo ofrecer una forma de búsqueda para consultarlos si fuera necesario.

Para mí, organizar el papeleo digitalmente significaba incluir cosas como los recibos del veterinario.

Me gusta ver no sólo cuánto gastamos en el veterinario cada año, sino que también quiero saber qué procedimientos se hicieron cuando o qué medicamentos se recetaron en el pasado. Pero nunca más necesitaré ese papel físico. Así que lo escaneé directamente en la aplicación de Evernote!

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Cómo organizar fácilmente el papeleo en Evernote:

Una de las mejores características de Evernote es la posibilidad de escanear en la aplicación para smartphones. Esto hace que archivar cosas electrónicamente sea muy fácil. Sólo tenía que abrir la aplicación, hacer una foto, etiquetar y archivar mi nota dentro de la «libreta» adecuada.

Aquí hay un ejemplo de cómo archivé el papeleo electrónicamente, usando el ejemplo del recibo del veterinario que mencioné antes:

• Después de subir el recibo, lo añadí a mi libreta «Biblioteca personal».
• Luego añadí tres etiquetas: «recibo», «veterinario» y «ceniza». Esto hace referencia al TIPO de documento que era, PARA QUÉ era, y CON QUIEN estaba relacionado.
• Así que ahora cuando ejecute una búsqueda en Evernote de los recibos del veterinario de Cinder, ¡todos ellos aparecerán en la columna de la izquierda!

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Cómo organizar el papeleo físico:

Decidí guardar en mi nuevo archivador el papeleo que podría llegar a tirarse pero que sé que volveré a necesitar. Incluso si sé que sólo necesitaré ese papeleo durante un año… o siete (si está relacionado con los impuestos), está archivado de forma segura.

Los registros de siempre, como nuestros certificados de nacimiento y la licencia de matrimonio, volvieron al archivador también.

Nota al margen: encontré unas preciosas carpetas colgantes doradas y plateadas en liquidación en Target. Costaban menos que una caja de las marrones lisas, ¡así que tuve que cogerlas! El diseño que utilicé ya no está disponible, pero aquí hay un juego diferente en mi color favorito.

Cada categoría de papeleo tenía su propia carpeta (facturas de servicios, impuestos, seguros, etc.) que recibía un punto de color de este libro de pegatinas de Powersheets, y un título utilizando mi práctico etiquetador.

¿Por qué las etiquetas y los adhesivos?

Porque uno de los problemas que tenía antes era encontrar el papeleo que realmente necesitaba consultar. Ahora, es mucho más fácil hacer una búsqueda rápida en Evernote (para mis escaneos digitales) o encontrar el punto de color correcto. Y ya no hay tanto papeleo que ordenar!

No hay una sola manera de organizar los archivos de papel, (¡Kathryn de Do it on a Dime lo hace por mes!), pero así es como yo codifiqué por colores. Puedes jugar con esto según cómo funcione tu cerebro.

• Rosa: Facturas y documentos relacionados con la tarjeta de crédito
• Azul: Todos los seguros (salud, inundación, casa)
• Verde: Activos (bancos, casa, coche)
• Berenjena: Todos los ejercicios fiscales
• Naranja: Archivos varios

Y este fue el (bonito) resultado final

Ahhh… mucho mejor que antes.

De lo que me di cuenta rápidamente

No voy a mentir-este fue un proyecto que consumió mucho tiempo. Sobre todo porque tuve que tomar decisiones sobre todo mi desorden de papel, qué conservar y qué tirar. Y cómo organizar el papeleo de la manera más eficiente.

Pero se siente tan bien haber terminado con él.

Antes, aunque todo ese papel estaba «ordenado» en un archivador, seguía siendo un desorden que no debería haber guardado durante tanto tiempo. Organizar el desorden no lo mejora… ¡sigue siendo un desorden! Pero ahora cada papel que tengo tiene un propósito mayor, y me hace evaluar realmente lo que necesito guardar en el futuro.

Sin mencionar que me será más fácil encontrar los papeles que necesito porque tengo mucho menos papel a mano.

¡Las seis bolsas de basura llenas de papel triturado pueden dar fe de ello!

Hablemos:

¿Tu archivador o caja de archivos necesita una revisión completa? ¿Qué papeles has estado guardando que en realidad no necesitas?

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