Filing Cabinet Declutter: Sådan organiserer du alt dit vigtige papirarbejde

• Twitter
• Pinterest
• Email

Træt af overfyldte mapper? Det var jeg også! Her er den to-trins proces, jeg brugte til at få mit overfyldte arkivskab til at blive organiseret fuldstændigt – og hvordan du også kan gøre det.

Efter at have kæmpet for 257. gang for at lukke mine arkivskabsskuffer brød jeg endelig sammen.

Det var på tide ikke kun at rydde op i alt det papirarbejde, der var proppet derinde, og som stak tilfældigt ud af mapperne i mærkelige vinkler som et morgenbedehoved. Men også fordi skæve skuffer gjorde mit arkivskab til et knap nok funktionelt møbel og langt fra et effektivt organisationssystem!

Det er ikke alle, der ville beklage købet af et nyt arkivskab, men jeg elskede mit gamle.

Jeg havde brugt så meget tid på at undersøge, hvordan man kunne forvandle dette tidligere grimme sorte møbel til et gråt. Det passede perfekt til farveskemaet i mit nye hjemmekontor – og sprøjtemaling af alle kroge og hjørner – og jeg hadede at se det gå!

Men jeg havde brug for et nyt arkivskab – og også en god oprydningssession!

Dette var en lige så god undskyldning som enhver anden for at rense gamle Kmart-lønsedler (fra 11+ år siden) og udrevne magasinsider, som jeg gemte til ideer til blogindlæg (men som jeg aldrig havde kigget på). Jeg glædede mig til at få et arkiveringssystem, som jeg ikke behøvede at trække i for at åbne og skubbe for at lukke.

Her er den to-trins proces, jeg brugte til at få mit overfyldte arkiveringsskab til at underkaste mig.

Med blot disse to trin kan du nemt revidere dit eget arkiveringsskab eller din egen arkiveringsboks. Eller endda den stak papir i skuffen, som du ikke aner, hvad du skal gøre med endnu!

Relateret: 10 Hot Spots, der gemmer sig i dit hjem … som du kan rydde op på 10 minutter eller mindre!

Trin 1: Beslut dig for, hvad du skal beholde, og hvad du skal smide ud

Jeg indrømmer det: Den absolut sværeste og mest tidskrævende del var at finde ud af, hvad man skulle gøre med alt det papir rod. Der var så meget at sortere i!

For at gøre denne del lettere kan du planlægge en 2-3 timers blok af din aften eller lørdag, spille noget musik og belønne dig selv bagefter med noget sjovt (og måske disse småkager!). Du skal heller ikke være bange for at bede om hjælp! Kender du en veninde, som også har beklaget sig over sit arkiveringssystem? Gør en fest ud af det.

Jeg har ansat Joseph; jeg sorterede, og han makulerede, så vores tidsinvestering blev halveret!

Jeg fandt dette overraskende sandt, og måske vil du også gøre det: Jeg havde brug for at holde på meget mindre papir, end jeg troede. Så meget af det, jeg tidligere havde arkiveret, kunne enten opbevares elektronisk i Evernote eller makuleres.

For eksempel:

• De fleste kreditkort- og kontoudtog opbevares allerede elektronisk. (Chase opbevarer dem f.eks. i op til 7 år.) Så hvorfor holdt jeg fast i alle disse udskrifter? TOSS!
• Lønsedler fra over et årti siden var allerede dokumenteret på mine W-2’s & skatter ved årets udgang. TOSS!
• Gamle regninger fra læger og udløbne forsikringspolicer havde ingen nytte. Jeg vil aldrig få brug for at henvise til dem igen. TOSS!

Så jeg makulerede … med opgivelse.

Jeg slap af med SÅ meget papirarbejde, at vores makulator blev overophedet. To gange.

I sidste ende fyldte jeg kun én skuffe i mit nye arkivskab med to skuffer! Psst…dette er fra IKEA, men her er et lignende på Amazon.

Ønsker du, at du havde et snydeark, så du kunne være sikker på, hvor længe du skal opbevare visse økonomiske dokumenter?

Det gjorde jeg også … så jeg oprettede en. Download min let anvendelige printbar nedenfor for at hjælpe dig med at guide dig gennem processen med at udrense dit papir rod!

Stræk 2. Organiser det papirarbejde, der er tilbage

Det andet trin er lige så vigtigt: Hvad skal jeg beholde hvor?

Obenbart havde mine resterende dokumenter mere end nok plads i mit nye arkivskab. Men jeg ønskede også at bruge Evernote (mit digitale yndlingsværktøj!) til at hjælpe mig med at fjerne så mange fysiske kopier som muligt og samtidig tilbyde en søgbar måde at henvise til dem på, hvis der er behov for det.

For mig betød det at organisere papirarbejdet digitalt at inkludere ting som kvitteringer fra dyrlægen.

Jeg kan godt lide ikke kun at se, hvor meget vi bruger hos dyrlægen hvert år, men jeg vil også gerne vide, hvilke procedurer der blev udført hvornår, eller hvilken medicin der er blevet ordineret tidligere. Men jeg får aldrig brug for det fysiske papir igen. Så jeg scannede det direkte ind i Evernote-appen!

Relateret: Sådan organiserer du nemt dine kvitteringer for hele året

Sådan organiserer du nemt papirarbejde i Evernote:

En af Evernotes bedste funktioner er scanningsmuligheden i smartphone-appen. Dette gjorde arkivering af ting elektronisk væk en leg! Jeg kunne bare åbne appen, tage et billede, tagge og arkivere min note og arkivere den i den rette “notesbog.”

Her er et eksempel på, hvordan jeg arkiverede papirarbejde elektronisk ved hjælp af eksemplet med dyrlægekvitteringen, som jeg nævnte tidligere:

• Når jeg havde uploadet kvitteringen, tilføjede jeg den til min notesbog “Personligt bibliotek”.
• Dernæst tilføjede jeg tre tags: “kvittering”, “dyrlæge” og “cinder”. Dette henviser til den TYPE af dokument, det var, HVAD det var for, og HVEM det vedrørte.
• Så nu, når jeg kører en Evernote-søgning efter Cinders kvitteringer fra dyrlægen, dukker de alle op i venstre kolonne!

Relateret: Evernote 101: Sådan opretter du et komplet organiseret digitalt arkivskab

Sådan organiserer du fysisk papirarbejde:

Jeg besluttede mig for at opbevare papirarbejde i mit nye arkivskab, som måske i sidste ende bliver smidt væk, men som jeg ved, at jeg får brug for igen. Selv hvis jeg ved, at jeg kun har brug for det papirarbejde til at hænge rundt i et år … eller syv (hvis det er skatterelateret!), er det sikkert arkiveret væk.

Forever optegnelser som vores fødselsattester og ægteskab licens gik tilbage i arkiveringsskabet, også.

Side note: Jeg fandt smukke guld og sølv hængende mapper på udsalg hos Target. De var mindre end en kasse af de almindelige brune, så jeg var bare nødt til at snuppe dem! Det design, jeg brugte, er ikke længere tilgængeligt, men her er et andet sæt i min yndlingsfarve.

Hver kategori af papirarbejde havde sin egen mappe (regninger, skatter, forsikringer osv.), der fik en farvet prik fra denne Powersheets klistermærkebog og en titel ved hjælp af min praktiske etiketmaskine.

Hvorfor etiketter og klistermærker?

For et af de problemområder, jeg havde før, var at finde papirarbejde, som jeg faktisk havde brug for at henvise til. Nu er det så meget nemmere bare at lave en hurtig Evernote-søgning (til mine digitale scanninger) eller finde den rigtige farvekodede prik. Og der er heller ikke så meget papirarbejde at sortere i længere!

Der er ikke én bedste måde at organisere papirmapper på (Kathryn fra Do it on a Dime gør det efter måned!), men her er, hvordan jeg farvekodede. Du kan lege med det alt efter, hvordan din hjerne fungerer.

• Pink: Regninger og kreditkortrelaterede dokumenter
• Blå: Regninger og kreditkortrelaterede dokumenter
• Blå: Alle forsikringer (sygesikring, oversvømmelse, hus)
• Grøn: Aktiver (banker, hus, bil)
• Periwinkle: Alle skatteår
• Orange: Diverse filer

Og dette var det (smukke) slutresultat!

Ahhh…så meget bedre end før.

Hvad jeg hurtigt indså

Jeg vil ikke lyve – dette var et meget tidskrævende projekt. Mest fordi jeg var nødt til at træffe beslutninger om alt mit papirrod, hvad jeg skulle beholde, og hvad jeg skulle smide ud. OG hvordan jeg skulle organisere papirarbejdet på den mest effektive måde!

Men det føles så godt at være færdig med det.

Selv om alt det papir blev “pænt” arkiveret i et arkivskab, var det stadig rod, som jeg ikke skulle have hængt på så længe. Organisering af rod gør det ikke bedre … det er stadig rod! Men nu har hvert stykke papir, jeg har, et større formål knyttet til det, og det får mig til virkelig at vurdere, hvad jeg skal spare fremover.

Og ikke at forglemme, at jeg får lettere ved at finde de papirer, jeg har brug for, fordi jeg har langt mindre papir ved hånden.

Det kan de seks affaldssække fyldt med makuleret papir vidne om!

Lad os chatte:

Har dit arkivskab eller din arkivkasse brug for en komplet overhaling? Hvilket papirarbejde har du hængt på, som du faktisk ikke har brug for?

Oplysning: Nogle af linkene i ovenstående indlæg er affilierede links. Det betyder, at hvis du klikker på linket og køber varen, vil jeg modtage en affiliate provision. Uanset hvad anbefaler jeg kun produkter eller tjenester, som jeg bruger personligt og mener, at de vil tilføre værdi til mine læsere. Læs min fulde oplysningspolitik her.