Odklízení spisové skříně: Jak uspořádat všechny důležité dokumenty? Jak uspořádat všechny důležité dokumenty

Poté, co jsem se už po 257. snažila zavřít zásuvky své kartotéky, jsem se konečně zlomila.

Nastal čas nejen dekomplexovat všechny papíry nacpané uvnitř, trčící chaoticky ze složek v podivných úhlech jako ranní čelo postele. Ale také proto, že pokřivené zásuvky dělaly z mé kartotéky sotva funkční kus nábytku a ani zdaleka ne efektivní organizační systém!“

Ne každý by naříkal nad koupí nové kartotéky, ale já jsem tu svou starou milovala.

Strávila jsem tolik času zkoumáním, jak tento dříve ošklivý černý kus nábytku změnit na šedý. Dokonale doplňovala barevné schéma mé nové domácí kanceláře – a stříkala jsem na ni všechna zákoutí – a nerada jsem ji viděla jít pryč!

Ale potřebovala jsem novou skříň na dokumenty – a taky pořádnou dekluteraci!

To byla stejně dobrá záminka jako jakákoli jiná, abych vyčistila staré výplatní pásky z Kmartu (staré více než 11 let) a vytrhané stránky z časopisů, které jsem si schovávala pro nápady na blogové příspěvky (ale nikdy jsem se na ně nepodívala). Těšila jsem se, že budu mít kartotéku, za kterou nebudu muset škubat, abych ji otevřela, a strkat do ní, abych ji zavřela.

Tady je postup ve dvou krocích, který jsem použila k tomu, abych se podřídila své přeplněné kartotéce.

Pomocí těchto dvou kroků můžete snadno zrekonstruovat svou vlastní kartotéku nebo pořadač. Nebo dokonce i tu hromadu papírů, kterou máte nacpanou v šuplíku a zatím nevíte, co s ní!

Související:

Krok 1: Rozhodněte se, co si ponechat a co vyhodit

Přiznám se: Nejtěžší a časově nejnáročnější bylo vymyslet, co udělat se vším tím papírovým nepořádkem. Bylo toho tolik, co bylo třeba roztřídit!

Abyste si tuto část usnadnili, naplánujte si na večer nebo sobotu 2-3hodinový blok, pusťte si nějakou hudbu a po skončení se odměňte něčím zábavným (a třeba těmito sušenkami!). Nebojte se také požádat o pomoc! Znáte kamarádku, která také naříká nad stavem svého systému archivace? Udělejte si z toho večírek.

Přizvala jsem Josepha; já třídila a on skartoval, čímž se naše časová investice zkrátila na polovinu!

Zjistila jsem, že je to překvapivě pravda, a možná to zjistíte i vy: Potřebovala jsem mnohem méně papíru, než jsem si myslela. Tolik z toho, co jsem dříve založil, se dalo buď elektronicky uložit do Evernote, nebo skartovat.

Například:

• Většina výpisů z kreditních karet a bankovních účtů je již uložena elektronicky. (Například Chase je uchovává až 7 let.) Proč jsem si tedy všechny ty výtisky schovával?
• Výplatní pásky z doby před více než deseti lety už byly doloženy na mých koncoročních daňových přiznáních W-2 &. TOSS!
• Staré účty za lékařskou péči a prošlé pojistné smlouvy byly k ničemu. Už nikdy se na ně nebudu muset odvolávat. TOSS!

Tak jsem skartovala… s odevzdaností.

Zbavila jsem se TAKOVÉHO množství papírů, že se nám přehřála skartovačka. Dvakrát.

Nakonec jsem zaplnila jen jednu zásuvku své nové dvouzásuvkové kartotéky! Psst… tahle je z IKEA, ale tady je podobná na Amazonu.

Přáli byste si mít tahák, abyste měli jistotu, jak dlouho byste měli uchovávat určité finanční dokumenty?

To já také… tak jsem si jeden vytvořil. Stáhněte si níže můj snadno použitelný tiskopis, který vám pomůže projít procesem vyčištění vašeho papírového nepořádku!“

Krok č. 2. Uspořádejte zbylé papíry

Druhý krok je stejně důležitý: co si mám kde nechat?“

Je zřejmé, že mé zbylé dokumenty měly v nové kartotéce více než dost místa. Chtěla jsem ale také využít Evernote (můj oblíbený digitální nástroj!), který mi pomůže eliminovat co nejvíce fyzických kopií a zároveň mi nabídne možnost vyhledávat v nich v případě potřeby.

Uspořádání dokumentů v digitální podobě pro mě znamenalo zahrnout i takové věci, jako jsou účtenky od veterináře.

Rada vidím nejen to, kolik ročně utratíme u veterináře, ale chci také vědět, jaké zákroky byly kdy provedeny nebo jaké léky byly v minulosti předepsány. Ale ten fyzický papír už nikdy nebudu potřebovat. Takže jsem si je naskenovala rovnou do aplikace Evernote!“

Související: Jak snadno uspořádat účtenky na celý rok

Jak snadno uspořádat papíry v aplikaci Evernote:

Jednou z nejlepších funkcí aplikace Evernote je možnost skenování v aplikaci pro chytré telefony. Díky tomu je elektronická archivace věcí hračka! Stačilo otevřít aplikaci, vyfotit, označit a založit poznámku a archivovat ji uvnitř příslušného „zápisníku“.

Tady je příklad, jak jsem elektronicky založil papíry na příkladu účtenky od veterináře, kterou jsem zmínil dříve:

• Po nahrání účtenky jsem ji přidal do svého zápisníku „Osobní knihovna“.
• Poté jsem přidal tři značky: „účtenka“, „veterinář“ a „škvára“. To odkazuje na TYP dokumentu, na CO byl určen a KDO se ho týkal.
• Takže teď, když spustím v Evernote vyhledávání Cinderových účtenek od veterináře, všechny se mi zobrazí v levém sloupci!

Související: Evernote 101: Jak si vytvořit kompletně uspořádanou digitální kartotéku

Jak uspořádat fyzické papíry:

Rozhodla jsem se, že si v nové kartotéce budu uchovávat papíry, které se možná časem vyhodí, ale o kterých vím, že je budu znovu potřebovat. I když vím, že ty papíry budu potřebovat jen na rok… nebo na sedm (pokud se týkají daní!), jsou bezpečně uloženy.

Do kartotéky se vrátily i věčné záznamy, jako jsou naše rodné listy a oddací list.

Poznámka na okraj: Ve výprodeji v Targetu jsem našla nádherné zlaté a stříbrné závěsné složky. Stály méně než krabice těch obyčejných hnědých, takže jsem si je prostě musela urvat! Design, který jsem použila, už není k dostání, ale tady je jiná sada v mé oblíbené barvě.

Každá kategorie papírů měla svou vlastní složku (účty za služby, daně, pojištění atd.), která dostala barevný puntík z této samolepkové knížky Powersheets, a název pomocí mého šikovného štítkovače.

Proč ty štítky a samolepky?

Protože jednou z problematických oblastí, se kterou jsem se dříve potýkal, bylo hledání papírů, na které jsem skutečně potřeboval odkázat. Teď je mnohem snazší jen rychle vyhledat v Evernote (u mých digitálních skenů) nebo najít správnou barevně označenou tečku. A taky už není tolik papírů, které bych musela třídit!“

Neexistuje jeden nejlepší způsob, jak organizovat papírové složky (Kathryn z Do it on a Dime to dělá podle měsíců!), ale já jsem si je barevně rozdělila takto. Můžete si s tím pohrát podle toho, jak funguje váš mozek.

• Růžová: Účty a dokumenty týkající se kreditních karet
• Modrá: Všechna pojištění (zdravotní, proti povodním, domácnosti)
• Zelená: Majetek (banky, dům, auto)
• Periwinkle: Všechny daňové roky
• Oranžová: Různé soubory

A toto byl (pěkný) konečný výsledek!

Ahh… mnohem lepší než předtím.

Co jsem si rychle uvědomil

Nebudu lhát – byl to časově velmi náročný projekt. Hlavně proto, že jsem se musela rozhodovat o všem tom papírovém nepořádku, co si nechat a co vyhodit. A jak papíry co nejefektivněji uspořádat!

Ale je to skvělý pocit, když je to hotové.

Předtím, i když jsem všechny ty papíry „úhledně“ uložila do kartotéky, pořád to byl nepořádek, který jsem neměla tak dlouho držet. Uspořádání nepořádku ho nijak nezlepší… pořád je to nepořádek! Ale teď se ke každému mému papíru váže větší účel a nutí mě to skutečně posoudit, co potřebuji do budoucna uložit.

Nemluvě o tom, že budu snáze hledat papíry, které potřebuji, protože jich mám po ruce mnohem méně.

Šest odpadkových pytlů plných skartovaného papíru to může potvrdit!“

Povídejme si:

Potřebuje vaše kartotéka nebo kartotéka kompletní revizi? Jaké papíry, které ve skutečnosti nepotřebujete, na vás visí?“

Zveřejnění: Některé z odkazů v příspěvku výše jsou partnerské odkazy. To znamená, že pokud na odkaz kliknete a zboží zakoupíte, obdržím partnerskou provizi. Bez ohledu na to doporučuji pouze produkty nebo služby, které osobně používám a věřím, že budou mít pro mé čtenáře přidanou hodnotu. Přečtěte si mé úplné zásady zveřejňování informací zde.