Aktenschrank entrümpeln: Wie Sie Ihren gesamten wichtigen Papierkram organisieren

Nachdem ich mich zum 257. Mal abgemüht hatte, die Schubladen meines Aktenschranks zu schließen, brach ich schließlich zusammen.

Es war nicht nur an der Zeit, all den Papierkram zu entrümpeln, der sich darin befand und in seltsamen Winkeln wie ein morgendliches Betthaar aus den Aktenordnern ragte. Sondern auch, weil die verzogenen Schubladen meinen Aktenschrank zu einem kaum funktionalen Möbelstück machten, das von einem effizienten Ordnungssystem weit entfernt war!

Nicht jeder würde den Kauf eines neuen Aktenschranks beklagen, aber ich liebte meinen alten.

Ich hatte so viel Zeit damit verbracht, zu recherchieren, wie man dieses zuvor hässliche schwarze Möbelstück in ein graues verwandeln könnte. Es passte perfekt zum Farbschema meines neuen Büros – und zum Sprühlackieren aller Ecken und Winkel – und ich wollte es nur ungern weggeben!

Aber ich brauchte einen neuen Aktenschrank – und eine gute Entrümpelungsaktion!

Das war eine gute Ausrede, um alte Kmart-Gehaltsabrechnungen (von vor über 11 Jahren) und herausgerissene Zeitschriftenseiten zu entsorgen, die ich für Blogpost-Ideen aufbewahrt (aber nie angeschaut) hatte. Ich freute mich auf ein Ablagesystem, an dem ich nicht mehr ziehen musste, um es zu öffnen, und das ich nicht mehr schieben musste, um es zu schließen.

Hier ist der zweistufige Prozess, mit dem ich meinen überquellenden Aktenschrank in die Schranken gewiesen habe.

Mit diesen beiden Schritten können Sie Ihren eigenen Aktenschrank oder Ihre Aktenbox leicht überholen. Oder sogar den Papierstapel in der Schublade, mit dem Sie noch nichts anzufangen wissen.

Verwandt: 10 Hot Spots, die sich in Ihrem Zuhause verstecken … die Sie in 10 Minuten oder weniger entrümpeln können!

Schritt 1: Entscheiden Sie, was Sie behalten und was Sie wegwerfen wollen

Ich gebe es zu: Der absolut schwierigste und zeitaufwändigste Teil war, herauszufinden, was ich mit dem ganzen Papierchaos machen sollte. Es gab so viel zu sortieren!

Um diesen Teil zu erleichtern, planen Sie einen 2-3 stündigen Block am Abend oder Samstag ein, spielen Sie etwas Musik und belohnen Sie sich danach mit etwas Lustigem (und vielleicht diesen Keksen!). Scheuen Sie sich auch nicht, um Hilfe zu bitten! Kennen Sie eine Freundin, die sich auch über den Zustand ihres Ablagesystems beklagt? Machen Sie eine Party daraus.

Ich habe Joseph angeheuert; ich habe sortiert und er hat geschreddert, so dass sich unser Zeitaufwand halbiert hat!

Ich habe festgestellt, dass das erstaunlich wahr ist, und vielleicht geht es Ihnen genauso: Ich musste WEGEN weniger Papier aufbewahren, als ich dachte. Vieles von dem, was ich vorher abgeheftet hatte, konnte entweder elektronisch in Evernote gespeichert oder geschreddert werden.

Zum Beispiel:

• Die meisten Kreditkarten- und Kontoauszüge sind bereits elektronisch gespeichert. (Chase zum Beispiel bewahrt sie bis zu 7 Jahre auf.) Warum habe ich also all diese Ausdrucke aufbewahrt? TOSS!
• Gehaltsabrechnungen von vor über einem Jahrzehnt waren bereits auf meinen Jahresend-W-2’s dokumentiert &Steuern. TOSS!
• Alte Arztrechnungen und abgelaufene Versicherungspolicen hatten keinen Nutzen. Ich werde sie nie wieder brauchen. TOSS!

Also schredderte ich…mit Hingabe.

Ich wurde so viel Papierkram los, dass unser Schredder überhitzte. Zweimal.

Am Ende habe ich nur eine Schublade meines neuen Aktenschranks mit zwei Schubladen gefüllt! Psst… dieser ist von IKEA, aber hier ist ein ähnlicher auf Amazon.

Wünschten Sie sich einen Spickzettel, damit Sie sicher sein können, wie lange Sie bestimmte Finanzdokumente aufbewahren sollten?

Ich auch … also habe ich einen erstellt. Laden Sie meinen leicht zu bedienenden Spickzettel herunter, der Sie durch den Prozess der Entrümpelung Ihres Papierwusts führt!

Schritt 2. Organisieren Sie den verbleibenden Papierkram

Der zweite Schritt ist genauso wichtig: Was sollte ich wo aufbewahren?

Es war klar, dass meine verbleibenden Dokumente mehr als genug Platz in meinem neuen Aktenschrank hatten. Aber ich wollte auch Evernote (mein liebstes digitales Tool!) verwenden, um so viele physische Kopien wie möglich zu vermeiden und gleichzeitig eine Suchfunktion zu haben, mit der ich bei Bedarf darauf zugreifen kann.

Für mich bedeutete die digitale Organisation von Papierkram, dass ich auch Dinge wie Tierarztquittungen mit einbeziehen wollte.

Ich möchte nicht nur sehen, wie viel wir jedes Jahr beim Tierarzt ausgeben, sondern auch wissen, welche Eingriffe wann durchgeführt wurden oder welche Medikamente in der Vergangenheit verschrieben wurden. Aber ich brauche dieses Papier nie wieder. Also habe ich sie direkt in die Evernote-App gescannt!

Verwandt: So organisieren Sie Ihre Quittungen für das ganze Jahr

So organisieren Sie Papierkram in Evernote:

Eine der besten Funktionen von Evernote ist die Scanfunktion in der Smartphone-App. Das macht das elektronische Ablegen von Dingen zu einem Kinderspiel! Ich konnte einfach die App öffnen, ein Foto machen, meine Notiz markieren und ablegen und sie im richtigen „Notizbuch“ archivieren.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ich Papierkram elektronisch abgelegt habe, anhand der Tierarztquittung, die ich bereits erwähnt habe:

• Nach dem Hochladen der Quittung habe ich sie zu meinem Notizbuch „Persönliche Bibliothek“ hinzugefügt.
• Dann habe ich drei Tags hinzugefügt: „receipt“, „vet“ und „cinder“. Dies verweist auf die Art des Dokuments, für WAS es war und auf WEN es sich bezog.
• Wenn ich nun eine Evernote-Suche nach Cinders Tierarztquittungen durchführe, werden alle in der linken Spalte angezeigt!

Verwandt: Evernote 101: Wie man einen vollständig organisierten digitalen Aktenschrank erstellt

Wie man physischen Papierkram organisiert:

Ich habe beschlossen, in meinem neuen Aktenschrank Papierkram aufzubewahren, der vielleicht irgendwann weggeworfen wird, von dem ich aber weiß, dass ich ihn wieder brauchen werde. Selbst wenn ich weiß, dass ich diesen Papierkram nur ein Jahr lang brauche … oder sieben (wenn es um Steuern geht!), ist er sicher abgeheftet.

Auch Unterlagen für die Ewigkeit, wie unsere Geburtsurkunden und die Heiratsurkunde, kamen zurück in den Aktenschrank.

Nebenbei: Bei Target habe ich wunderschöne goldene und silberne Hängemappen im Ausverkauf gefunden. Sie kosteten weniger als eine Schachtel der schlichten braunen, also musste ich sie einfach mitnehmen! Das Design, das ich verwendet habe, ist nicht mehr erhältlich, aber hier ist ein anderes Set in meiner Lieblingsfarbe.

Jede Papierkram-Kategorie hatte ihre eigene Mappe (Stromrechnungen, Steuern, Versicherungen usw.), die einen farbigen Punkt aus diesem Powersheets-Stickerbuch und einen Titel mit meinem praktischen Etikettierer erhielt.

Warum die Etiketten und Aufkleber?

Weil eines der Probleme, die ich früher hatte, darin bestand, Papiere zu finden, die ich tatsächlich benötigte. Jetzt ist es viel einfacher, eine schnelle Evernote-Suche (für meine digitalen Scans) durchzuführen oder den richtigen farbigen Punkt zu finden. Und es gibt auch nicht mehr so viel Papierkram zu sortieren!

Es gibt nicht den einen besten Weg, Papierakten zu organisieren (Kathryn von Do it on a Dime macht es nach Monaten!), aber hier ist, wie ich farblich kodiert habe. Sie können damit spielen, je nachdem, wie Ihr Gehirn arbeitet.

• Pink: Rechnungen und kreditkartenbezogene Dokumente
• Blau: Alle Versicherungen (Krankenversicherung, Hochwasser, Haus)
• Grün: Vermögen (Banken, Haus, Auto)
• Periwinkle: Alle Steuerjahre
• Orange: Verschiedene Dateien

Und das war das (hübsche) Endergebnis!

Ahhh…so viel besser als vorher.

Was ich schnell feststellte

Ich will nicht lügen-das war ein sehr zeitraubendes Projekt. Vor allem, weil ich mich entscheiden musste, was ich behalten und was ich wegwerfen wollte.

Aber es fühlt sich so gut an, damit fertig zu sein.

Auch wenn das ganze Papier „ordentlich“ in einem Aktenschrank abgelegt war, war es immer noch Unordnung, an der ich nicht so lange hätte festhalten sollen. Unordnung zu organisieren macht es nicht besser … es ist immer noch Unordnung! Aber jetzt hat jedes Stück Papier, das ich habe, einen größeren Zweck, und das veranlasst mich, wirklich zu bewerten, was ich in Zukunft sparen muss.

Ganz zu schweigen davon, dass es mir leichter fallen wird, Papiere zu finden, die ich brauche, weil ich viel weniger Papier zur Hand habe.

Die sechs Müllsäcke voller geschreddertem Papier können das bezeugen!

Lassen Sie uns plaudern:

Braucht Ihr Aktenschrank oder Ihre Aktenbox eine Generalüberholung? Welchen Papierkram haben Sie aufbewahrt, den Sie eigentlich nicht brauchen?

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