Eșecul comunicării: De ce se întâmplă și cum pot ajuta aplicațiile de chat în echipă | Promisiuni la locul de muncă

Modul în care comunicăm cu ceilalți la locul de muncă poate avea un mare impact asupra succesului a ceea ce facem, cum ne simțim față de compania pentru care lucrăm și cum ne percep ceilalți.

Comunicarea eficientă facilitează gestionarea echipelor, stabilirea obiectivelor, urmărirea progreselor, rezolvarea problemelor și încurajarea inovației. Abilitățile de comunicare ale tuturor celor din cadrul unei organizații contează – de la conducerea superioară până la membrii individuali ai echipei.

Deși comunicăm la locul de muncă în fiecare zi, rareori ne oprim să ne gândim dacă este eficient sau cum să schimbăm modul în care împărtășim informațiile dacă nu funcționează.

De ce eșuează comunicarea în afaceri?

Știm cu toții că o comunicare clară și deschisă este esențială pentru ca orice afacere să prospere și să funcționeze eficient. Cu toate acestea, în majoritatea organizațiilor, este ușor să cădem într-un tipar de comunicare care nu este deloc optim.

Întreruperea comunicării este o problemă comună pentru întreprinderi. Iată cinci tipuri de eșecuri de comunicare pe care le puteți întâlni la locul de muncă.

Comunicarea devine copleșitoare

Unul dintre principalele motive pentru care comunicarea eșuează este faptul că devine copleșitoare. Pentru mulți angajați, există pur și simplu prea multe mesaje transmise prin prea multe canale.

Considerați unul dintre principalii vinovați pentru comunicarea copleșitoare: e-mailul. Este un canal de comunicare care poate fi folosit în mod eficient, dar este ușor să vă obișnuiți să trimiteți un e-mail în loc să vorbiți cu cineva sau să dați telefoane. Poate fi dificil să transmiți tonul și contextul potrivit într-un e-mail, așa că poate duce adesea la un fir de e-mail lung fără o rezolvare.

Pe lângă e-mail, o altă metodă de comunicare ineficientă sunt întâlnirile. Majoritatea angajaților și managerilor au o agendă plină de angajamente, sarcini și întâlniri – dintre care unele sunt inutile. Întâlnirile prost planificate, discuțiile fără un scop și prea multe întâlniri, toate acestea contribuie la sentimentul de a fi copleșit de comunicare. Pentru a evita acest lucru, stabiliți o agendă clară, revizuiți-o la începutul ședinței și nu vă abateți de la ea.

Comunicarea este inconsecventă

De cealaltă parte a spectrului, inconsecvența este, de asemenea, o sursă de probleme de comunicare.

Când echipele ajung să se aștepte la o întâlnire lunară sau la un e-mail de buletin săptămânal, poate fi derutant și demotivant dacă acestea se schimbă brusc, fără avertisment. Comunicarea poate fi, de asemenea, inconsecventă de la un manager la un număr de angajați, ceea ce îi determină pe indivizi să se simtă ca și cum contribuțiile sau sugestiile lor nu sunt la fel de apreciate ca cele ale altora.

În contrast cu organizațiile în care există o cantitate copleșitoare de comunicare, în unele nu există suficientă. Lipsa unei comunicări clare, deschise și regulate poate duce la dificultăți în ceea ce privește înțelegerea de către echipe a valorilor dvs. de bază, realizarea de progrese și contribuția opiniilor și ideilor lor.

Comunicarea este neclară și nearticulată

Inclusiv atunci când comunicarea este consecventă, aceasta poate cădea în capcana de a fi neclară sau nearticulată. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când nu există o direcție clară și unitară din partea conducerii, ceea ce duce la interpretări diferite și priorități contradictorii.

Comunicarea poate fi neclară în mai multe moduri. Unul dintre cele mai frecvente este trimiterea de mesaje reactive, neplanificate, în loc de planificarea a ceea ce trebuie spus și structurarea acestuia într-un mod ușor de înțeles și care să comunice toate punctele cu acuratețe.

Un alt eșec este acela de a nu include suficiente detalii. Acest lucru poate fi deosebit de important atunci când vorbim despre proiecte în care detaliile și datele sunt esențiale pentru a urmări progresul.

Un al treilea exemplu de mesagerie neclară este necunoașterea audienței sau neselectarea audienței potrivite în funcție de cine trebuie să știe ce.

Și încă o altă sursă majoră de eșec al comunicării în afaceri este utilizarea unui jargon tehnic inutil. Limbajul confuz și acronimele inabordabile fac dificilă înțelegerea clară a întregului mesaj de către angajați. Întreprinderile care păstrează un limbaj simplu vor găsi mult mai ușor să comunice eficient cu angajații și cu comunitatea în general.

Comunicarea nu include suficient de multă ascultare sau compromis

Când auzim cuvântul „comunicare” ne gândim, de obicei, la ceea ce se spune sau la modul în care este transmis mesajul, dar actul de ascultare este la fel de important.

Mulți oameni se străduiesc să asculte în mod activ și să digere informațiile pe care altcineva le-a furnizat. Acest lucru poate duce la dificultăți în a urmări o conversație sau în a ține pasul cu progresul unui proiect.

În organizațiile în care există prea multă comunicare unidirecțională sau există o aversiune față de feedback, angajații se pot simți ca și cum contribuțiile lor nu sunt binevenite sau nu vor fi ascultate.

În unele cazuri, există o lipsă de dorință de a-i lăsa pe alții să vorbească sau de a se implica într-o discuție. În cazul în care se vorbește prea mult și nu se ascultă suficient, acest lucru poate duce la momente aprinse sau la dificultăți în obținerea unui compromis. Pentru ca comunicarea să aibă succes, ascultarea trebuie să joace un rol important.

Comunicarea este îngreunată de lipsa de încredere

În cele din urmă, una dintre cauzele majore ale eșecului comunicării în cadrul unei organizații este lipsa de încredere. În timp ce încrederea poate dura mult timp pentru a se construi într-o afacere, ea poate fi ușor ruptă și dificil de reparat.

Angajații pot avea o lipsă de încredere în cadrul unei întreprinderi din mai multe motive. Acest lucru se poate datora faptului că au fost dezamăgiți în trecut de promisiuni care nu au fost încă îndeplinite – de exemplu, o sesiune de întrebări&A cu directorul general care nu s-a materializat niciodată. De asemenea, membrii echipei se pot simți distanțați de conducere sau de alte echipe din cauza lipsei de transparență, mai ales dacă s-au interesat de cultura companiei sau de un proiect specific care a fost întâmpinat cu tăcere.

O altă sursă a acestor capcane de conectare este credința că cineva are un motiv ascuns sau că încercările sale de comunicare nu sunt autentice. În fiecare organizație, vor exista angajați care nu sunt „jucători de echipă” și care nu au la inimă interesele companiei, iar acest lucru se reflectă adesea în modul în care comunică cu ceilalți.

Cum să evitați eșecul comunicării cu ajutorul aplicațiilor de chat în echipă

Dacă simțiți că organizația dvs. ar beneficia de o comunicare mai clară și mai eficientă, atunci o modalitate excelentă de a realiza acest lucru este introducerea unei aplicații de chat în echipă.

Software-ul conceput pentru a ajuta la comunicare și productivitate poate avea un impact puternic asupra modului în care echipele împărtășesc informații și oferă actualizări cu privire la progresul lor. Acest lucru, la rândul său, creează un mediu pozitiv pentru comunicare, care vă va ajuta să atingeți alte scopuri și obiective de afaceri legate de managementul oamenilor, cultura companiei și chiar progresul financiar.

Iată trei moduri în care aplicațiile de chat pentru echipe vă pot ajuta să evitați eșecul comunicării la locul de muncă.

Aplicațiile de chat în echipă creează un loc central pentru comunicarea în cadrul proiectului

În special pentru echipele care lucrează de la distanță, este important să aveți un „birou de lucru în echipă” virtual, unde membrii echipei pot colabora și comunica. Prin mesaje text, apeluri audio și apeluri video, echipele pot oferi actualizări cu privire la stadiul sarcinilor și obiectivelor proiectului, plus să vorbească despre cum se pot ajuta reciproc să atingă obiectivele finale.

Când echipele lucrează în grup pentru a îndeplini obiectivele, au nevoie de un spațiu dedicat pentru a comunica, a încărca fișiere și a partaja informații prin mesaje text, chat video și partajarea ecranului. Companiile inteligente folosesc un software de echipă care permite utilizatorilor să creeze canale pentru scopuri specifice – similar cu o cameră de chat.

Aceasta le permite membrilor echipei să comunice și să colaboreze cu privire la proiecte specifice, fără ca restul organizației să fie deranjat de mesaje de chat care nu au nicio legătură cu munca lor. Angajații noi pot fi, de asemenea, adăugați la canalele de chat specifice în care trebuie să fie implicați și, de obicei, pot parcurge mesajele anterioare pentru a obține un istoric clar al proiectului.

Aplicațiile de chat în echipă ajută membrii echipei să rămână în comunicare

Munca afacerilor de astăzi se mișcă rapid și toată lumea este mereu în mișcare. Cele mai multe programe de colaborare în echipă au aplicații mobile pentru iOS și Android care ajută întreaga echipă să colaboreze indiferent unde se află.

Să ne imaginăm că un cadru superior este în drum spre o prezentare de afaceri critică și întârzie de la aeroport. O informație cheie necesară pentru prezentare s-a schimbat. El nu ar trebui să fie nevoit să își verifice e-mailul cu o clipă înainte de începerea prezentării pentru a obține informația.

Cu o aplicație bună de chat în echipă, el sau ea va avea acea informație la îndemână în timp real, cu o notificare din aplicația de chat mobilă.

Aplicațiile de chat în echipă încurajează conversația deschisă

Multe companii folosesc aplicațiile de chat în echipă pentru mai mult decât pentru a gestiona discuțiile de afaceri. Membrii echipei pot încuraja o comunicare robustă în echipă și pot crea canale în scopuri sociale.

Creați un canal cum ar fi „work” pentru anunțuri generale și „play” pentru conversații sociale.

Asigurați-vă doar că orice grupuri sociale sunt opționale și ușor de căutat. Angajații ar trebui să știe că au opțiunea de a participa la orice grup social și că nu trebuie să își țină notificările activate.

Alte idei pentru canalele de chat social pot fi bazate pe interese comune, cum ar fi animalele de companie, cluburi de carte, happy hour, drumeții, mese sau sporturi. Este o modalitate excelentă de a promova relația în echipele mari.

Cum să folosiți aplicația de chat pentru echipă pentru comunicare și productivitate

În lumea noastră modernă de afaceri, echipele trebuie adesea să rămână extrem de conectate între diferite zone orare și locații. Aplicațiile de chat în echipă nu mai sunt doar pentru a comunica informații. Ele au devenit, de asemenea, un instrument de productivitate care îi ajută pe membrii echipei să își eficientizeze activitatea și să își optimizeze procesele de afaceri.

Indiferent de aplicațiile pe care organizația dvs. alege să le implementeze, asigurați-vă că limitați numărul de aplicații pe care le utilizați pentru a evita confuzia și comunicarea greșită. În mod ideal, o organizație ar trebui să adopte una până la trei aplicații (în funcție de mărimea organizației) pentru a eficientiza procesul.

În cele din urmă, asigurați-vă că fiecare angajat beneficiază de o instruire adecvată cu privire la aplicațiile de chat pentru lucrul în echipă pe care trebuie să le utilizeze. Chiar dacă aplicația are cele mai bune caracteristici, nu are niciun rost dacă echipele dvs. nu știu cum să folosească aceste noi caracteristici în mod eficient. Oferiți cursuri de formare atunci când o nouă aplicație de chat pentru lucrul în echipă este introdusă în companie și cursuri de perfecționare atunci când treceți la o versiune diferită, astfel încât fiecare angajat să poată profita la maximum de instrumentele pe care compania dvs. le folosește.