Falha de comunicação: Porque Acontece e Como as Aplicações de Chat da Equipa Podem Ajudar | Promessas no Trabalho

Como nos comunicamos com os outros no local de trabalho pode ter um grande impacto no sucesso do que fazemos, como nos sentimos sobre a empresa para a qual trabalhamos e como os outros nos percebem.

A comunicação eficaz facilita a gestão de equipas, estabelece objectivos, acompanha o progresso, resolve problemas e incentiva a inovação. As habilidades de comunicação de todos dentro de uma organização são importantes – desde a gerência sênior até os membros individuais da equipe.

Embora nos comuniquemos no trabalho todos os dias, raramente paramos para pensar se é eficaz ou como mudar a forma como partilhamos a informação se esta não estiver a funcionar.

Por que é que a comunicação falha nos negócios?

Todos sabemos que uma comunicação clara e aberta é essencial para que qualquer negócio prospere e funcione de forma eficaz. No entanto, na maioria das organizações, é fácil cair em um padrão de comunicação que não é o ideal.

A quebra da comunicação é um problema comum para as empresas. Aqui estão cinco tipos de falhas de comunicação que você pode encontrar no trabalho.

A comunicação torna-se esmagadora

Uma das principais razões pelas quais a comunicação falha é que ela se torna esmagadora. Para muitos empregados, existem simplesmente demasiadas mensagens transmitidas através de demasiados canais.

Considerar um dos principais culpados da comunicação esmagadora: o e-mail. É um canal de comunicação que pode ser utilizado eficazmente, mas é fácil adquirir o hábito de enviar um e-mail em vez de falar com alguém ou fazer chamadas telefónicas. Pode ser difícil transmitir o tom e o contexto certos em um e-mail, por isso muitas vezes pode levar a uma longa linha de e-mail sem uma resolução.

Como o e-mail, outro método de comunicação ineficaz são as reuniões. A maioria dos funcionários e gestores tem uma agenda cheia de compromissos, tarefas e reuniões – algumas das quais são desnecessárias. Reuniões mal planejadas, discussões sem um propósito e demasiadas reuniões contribuem para se sentirem sobrecarregados pela comunicação. Para evitar isso, estabeleça uma agenda clara, reveja-a no início da reunião e não se afaste dela.

A comunicação é inconsistente

No outro lado do espectro, a inconsistência também é uma fonte de problemas de comunicação.

Quando as equipas esperam uma reunião mensal ou um email de boletim semanal, pode ser confuso e desmotivante se estes subitamente mudarem sem aviso prévio. A comunicação também pode ser inconsistente de um gerente para vários funcionários, fazendo com que os indivíduos sintam que suas contribuições ou sugestões não são tão valorizadas quanto as dos outros.

Em contraste com as organizações onde há uma quantidade avassaladora de comunicação, em algumas não há o suficiente. A falta de uma comunicação clara, aberta e regular pode levar a dificuldades nas equipas para compreender os seus valores fundamentais, alcançar progressos e contribuir com as suas opiniões e ideias.

A comunicação é pouco clara e inarticulada

Quando a comunicação é consistente, pode cair na armadilha de ser pouco clara ou inarticulada. Isto acontece frequentemente quando não há uma direcção clara e unificada da gestão, levando a diferentes interpretações e prioridades conflituosas.

A comunicação pode ser pouco clara de várias maneiras. Uma das mais comuns é o envio de mensagens reativas e não planejadas, em vez de planejar o que dizer e estruturá-lo de uma forma que seja fácil de entender e comunicar todos os pontos com precisão.

Outra falha não inclui detalhes suficientes. Isto pode ser especialmente importante quando se fala de projetos onde os detalhes e dados são críticos para acompanhar o progresso.

Um terceiro exemplo de mensagens pouco claras é não conhecer a audiência ou não selecionar a audiência certa com base em quem precisa saber o quê.

E ainda outra grande fonte de falha de comunicação nos negócios é o uso de jargões técnicos desnecessários. Linguagem confusa e acrônimos inacessíveis dificultam a compreensão clara de toda a mensagem por parte dos funcionários. As empresas que mantêm a linguagem simples vão achar muito mais fácil comunicar eficazmente com os funcionários e a comunidade em geral.

Comunicação não inclui escuta suficiente ou compromisso

Quando ouvimos a palavra ‘comunicação’ normalmente pensamos no que está a ser dito ou na forma como a mensagem é entregue, mas o acto de ouvir é igualmente importante.

Muitas pessoas lutam para ouvir activamente e digerir a informação que outra pessoa forneceu. Isto pode levar a dificuldades em seguir uma conversa ou em acompanhar o progresso de um projeto.

Em organizações onde há muita comunicação unilateral ou há aversão ao feedback, os funcionários podem sentir como se suas contribuições não fossem bem-vindas ou não fossem ouvidas.

Em alguns casos, há uma relutância em deixar os outros falarem ou participarem de uma discussão. Onde há muita conversa e não se ouve o suficiente, isso pode levar a momentos de calor ou dificuldade em se chegar a um compromisso. Para que a comunicação seja bem sucedida, a escuta deve desempenhar um papel importante.

A comunicação é dificultada por uma falta de confiança

Finalmente, uma das principais causas de falha de comunicação dentro de uma organização é a falta de confiança. Embora a confiança possa levar muito tempo para ser construída em um negócio, ela pode ser facilmente quebrada e difícil de ser reparada.

Os funcionários podem ter uma falta de confiança dentro de uma empresa por várias razões. Isto pode ser devido a ter sido decepcionado no passado por promessas que ainda não foram cumpridas – por exemplo, uma sessão Q&Uma sessão com o CEO que nunca se concretizou. Os membros da equipe também podem se sentir distantes da administração ou de outras equipes devido à falta de transparência, especialmente se eles se interessaram pela cultura da empresa ou por um projeto específico que foi recebido com silêncio.

Outra fonte destas armadilhas de ligação é acreditar que alguém tem um motivo oculto ou que as suas tentativas de comunicação não são genuínas. Em cada organização, haverá funcionários que não são “jogadores de equipa” e não têm em mente os melhores interesses da empresa, e isto acontece frequentemente na forma como comunicam com os outros.

Como evitar falhas de comunicação com as aplicações de chat da equipa

Se sente que a sua organização beneficiaria de uma comunicação mais clara e eficaz então uma óptima forma de o conseguir é através da introdução de uma aplicação de chat da equipa.

Software concebido para ajudar na comunicação e produtividade pode ter um poderoso impacto na forma como as equipas partilham informação e fornecem actualizações sobre o seu progresso. Isto, por sua vez, cria um ambiente positivo para a comunicação, que o ajudará a alcançar outras metas e objectivos de negócio relacionados com a gestão de pessoas, cultura da empresa e até mesmo o progresso financeiro.

Aqui estão três maneiras pelas quais os aplicativos de bate-papo da equipe podem ajudá-lo a evitar falhas de comunicação no trabalho.

Aplicações de Chat de Equipas Criar um Local Central para Comunicação de Projectos

Especialmente para equipas que trabalham remotamente, é importante ter uma ‘mesa de trabalho em equipa’ virtual onde os membros da equipa possam colaborar e comunicar. Através de texto, chamadas de áudio e chamadas de vídeo, as equipes podem fornecer atualizações sobre o status das tarefas e metas do projeto, além de falar sobre como podem ajudar uns aos outros a alcançar as metas finais.

Quando as equipes trabalham em grupo para alcançar as metas, elas precisam de um espaço dedicado para se comunicar, carregar arquivos e compartilhar informações através de mensagens de texto, chat de vídeo e compartilhamento de tela. Empresas inteligentes utilizam software de equipe que permite aos usuários criar canais para fins específicos – semelhantes a uma sala de bate-papo.

Permite aos membros da equipa comunicar e colaborar em projectos específicos sem que o resto da organização precise de ser perturbado por mensagens de chat que não têm nada a ver com o seu trabalho. Novos funcionários também podem ser adicionados aos canais específicos de chat em que eles precisam estar envolvidos, e eles geralmente podem percorrer as mensagens do passado para obter um histórico claro do projeto.

Team Chat Apps Help Team Members Stay in Communication

Today’s business world move-se rapidamente e todos estão sempre em movimento. A maioria dos programas de colaboração de equipe tem aplicativos móveis para iOS e Android que ajudam toda a sua equipe a colaborar, não importa onde eles estão.

Vamos imaginar um executivo sênior está a caminho de uma apresentação crítica de negócios e está atrasado desde o aeroporto. Uma peça chave de informação necessária para a apresentação mudou. Ele não deveria ter que checar seu e-mail um momento antes da apresentação começar a receber as informações.

Com um bom aplicativo de bate-papo em equipe, ele ou ela terá essa informação na ponta dos dedos em tempo real com uma notificação do aplicativo de bate-papo móvel.

Aplicativos de bate-papo em equipe Estimulam Conversação Aberta

Muitas empresas usam aplicativos de bate-papo de trabalho em equipe para mais do que apenas gerenciar bate-papos de negócios. Os membros da equipe podem promover uma comunicação robusta em equipe e criar canais para fins sociais.

Criar um canal como ‘trabalho’ para anúncios gerais e ‘jogar’ para conversas sociais.

Pois certificar-se de que qualquer grupo social é opcional e fácil de pesquisar. Os funcionários devem saber que têm a opção de participar de qualquer grupo social e que não precisam manter suas notificações.

Outras ideias para canais de chat social podem ser baseadas em interesses comuns, tais como animais de estimação, clubes de livros, happy hour, caminhadas, jantares ou desportos. É uma ótima maneira de fomentar o relacionamento em grandes equipes.

Como usar o aplicativo de bate-papo da sua equipe para comunicação e produtividade

Em nosso mundo moderno de negócios, as equipes frequentemente têm que permanecer altamente conectadas através de diferentes fusos horários e locais. Os aplicativos de bate-papo da equipe não são mais apenas para comunicar informações. Eles também se tornaram uma ferramenta de produtividade que ajuda os membros da equipe a racionalizar seu trabalho e otimizar seus processos de negócios.

Não importa quais aplicações sua organização opte por implementar, certifique-se de limitar o número de aplicações que você usa para evitar confusão e mal-entendidos. Idealmente, uma organização deveria adotar de uma a três aplicações (dependendo do tamanho da organização) para agilizar o processo.

Finalmente, certifique-se de que cada funcionário tenha o treinamento adequado nas aplicações de chat de trabalho em equipe que se espera que ele use. Mesmo que o aplicativo tenha as melhores funcionalidades, é inútil se suas equipes não souberem como usar essas novas funcionalidades de forma eficaz. Ofereça treinamento quando um novo aplicativo de bate-papo de equipe for apresentado à empresa e cursos de atualização quando mudar para uma versão diferente para que cada funcionário possa obter o máximo das ferramentas que sua empresa utiliza.