7 Easy Tips to Finally Go Paperless

(Photo: seb_ra via Getty Images)

Ile kawałków papieru znajduje się na kuchennym blacie, stole w jadalni lub w innym miejscu, do którego nie należą? Czy trzymasz paragony na wypadek, gdybyś ich znowu potrzebował? Czy jest tam stos papierów od weterynarza, które trzymasz na wypadek, gdybyś musiał sobie przypomnieć, jakie dokładnie leki brał Twój zwierzak trzy lata temu? Cały ten papier siedzi tam i czeka na czas, kiedy będziesz mógł się nim zająć, cokolwiek to znaczy. (Oznacza to przejrzenie każdej strony, a następnie wyrzucenie ich wszystkich do kosza na śmieci). Nadszedł czas, aby pozbyć się papieru i całego poczucia winy, które się z nim wiąże. It’s time to go paperless.

I’ve been paper-free for nearly a decade. Mówiąc bez papieru, nie mam na myśli, że w moim życiu nie ma żadnych kawałków papieru. Nadal potrzebuję mojego papierowego aktu urodzenia, oczywiście, i używam małego papierowego notatnika do zajęć językowych, które biorę. Jednak w większości przypadków nie trzymam się papieru. Zamiast tego, skanuję ważne dokumenty do usługi przechowywania i prowadzę cyfrowe notatki w aplikacji do robienia notatek. Listę rzeczy do zrobienia i listę zakupów również zapisuję w telefonie, a rekomendacje restauracji przypinam do mapy online. Istnieje wiele prostych sposobów na usunięcie papieru ze swojego życia.

Przejście na technologię cyfrową jest łatwe. Najtrudniej jest nie pozwolić, aby papier zaczął się z powrotem wkradać. Jeśli jesteś gotowy, aby pozbyć się większości papieru w swoim życiu, oto co musisz wiedzieć, aby zacząć i utrzymać to w ryzach.

1) Zapomnij o zaległościach

Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją, ale pierwszym krokiem w przejściu na papier jest zapomnienie o jakichkolwiek zaległościach papierowych, które już zgromadziłeś, a zamiast tego skupienie się na nowych nawykach, które musisz przyjąć, aby przejść na papier, zaczynając od teraz. Nie patrz wstecz: Przyjmij podejście „do przodu”.

Dostaniesz się do swoich istniejących stosów papieru pewnego dnia – lub nie. Na razie nie pozwól, aby te papiery Cię powstrzymywały. Konieczność uporania się z zaległościami może być przytłaczająca, a kiedy ludzie czują się przytłoczeni, prokrastynują. Więc zapomnij o tym na razie. Zamiast tego, włóż wysiłek w upewnienie się, że zaległości nie będą się powiększać.

2) Zdobądź te pięć aplikacji

Jest pięć aplikacji lub usług, których potrzebujesz, aby zrezygnować z papieru. Są to:

• aplikacja listy rzeczy do zrobienia,
• aplikacja do skanowania,
• usługa przechowywania online, w której umieścisz swoje pliki cyfrowe (więcej na ten temat za chwilę),
• narzędzia do podpisywania (Adobe Acrobat jest dobrym przykładem) do podpisywania dokumentów cyfrowych bez ich drukowania oraz
• usługa dostarczania dokumentów do wysyłania oficjalnych dokumentów bez ich drukowania.

Zobacz moje zalecenia dla każdego typu aplikacji tutaj.

3) Wybierz usługę przechowywania

Wykopmy trochę więcej na trzeciej aplikacji, usługi przechowywania, ponieważ jest to bardziej skomplikowane niż inne. Usługa przechowywania jest, gdzie będziesz przechowywać cyfrowe wersje swoich dokumentów papierowych.

Ogólnie, chcesz usługę przechowywania, która sprawia, że pliki dostępne bez względu na to, gdzie jesteś i kopie zapasowe je. Jedną z opcji jest użycie usługi przechowywania i udostępniania plików online, takiej jak Dropbox lub Microsoft OneDrive.

Inną opcją jest użycie usługi, która została zaprojektowana specjalnie dla ludzi, którzy chcą zrezygnować z papieru. Neat i FileThis to dwa przykłady. Posiadają one specjalne narzędzia dla osób, które chcą zrezygnować z papieru, takie jak możliwość automatycznego etykietowania i oznaczania typów dokumentów, które rozpoznają, np. podatki. FileThis ma również usługę „fetch”, która automatycznie kopiuje ważne dokumenty, które znajdzie na twoim koncie e-mail.

Niezależnie od tego, którą usługę wybierzesz, wybierz jedną i trzymaj się jej, abyś mógł umieścić wszystkie swoje cyfrowe dokumenty w jednym miejscu.

4) Sign Up for Email Statements and Digital Payments

Jeśli nadal otrzymujesz papierowe rachunki i zestawienia, zapisz się, aby otrzymywać je e-mailem zamiast tego, gdzie tylko możesz. Jeśli nadal regularnie wysyłasz czeki, sprawdź czy możesz przejść na płatności online.

Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej i banki honorują płatności cyfrowe od lat, ostatnimi wyjadaczami, którzy nie zawsze je akceptują są właściciele i firmy zarządzające. Jeśli utknąłeś w tym kłopotliwym położeniu, spróbuj wyjaśnić, że otrzymają swoje pieniądze szybciej i pewniej, gdy zaakceptują płatności cyfrowe. Nawet najmniejsze firmy mogą akceptować bezpośrednie przelewy bankowe z niewielkimi opłatami lub bez opłat. Kiedy możesz zapłacić wszystkie swoje rachunki cyfrowo, a nie za pomocą czeków i kopert, jesteś o krok bliżej do bycia bez papieru.

5) Skanuj i niszcz

Teraz nadszedł czas, aby zacząć rozwijać nowe nawyki. Skanowanie i niszczenie lub recykling jest tym, który prawdopodobnie zrobisz najbardziej. Wolę skanować za pomocą aplikacji mobilnej, ale możesz też użyć skanera biurkowego lub funkcji skanowania na drukarce wielofunkcyjnej.

Zrób dla siebie regułę, która brzmi mniej więcej tak: Kiedy dostanę nowy kawałek papieru, który muszę zdigitalizować, użyję mojego telefonu, aby zeskanować go od razu, a następnie umieścić papier w stosie do recyklingu lub niszczenia. Jeszcze lepiej, wyrzucę go bezpośrednio do niszczarki. Po co czekać?

Zmuszenie się do przestrzegania tego nawyku może być trudne. „Nie mam teraz czasu na skanowanie tego” – możesz powiedzieć. Przećwicz swój nowy nawyk, skanując dokument lub dwa z zaległości, tylko po to, aby go wypróbować. Jak długo to trwa? Jakiej aplikacji użyłeś? Może się również okazać, że skanowanie dokumentów w naturalnym świetle przebiega sprawniej niż przy oświetleniu wewnętrznym. Po uzyskaniu poczucia, jak to zrobić i ile czasu to zajmuje, może mieć łatwiejszy czas po przez.

6) Opracowanie innych przepływów pracy

Skanowanie i niszczenie jest jeden przepływ pracy. W miarę jak będziesz się czuł komfortowo ze swoim papierowym stylem życia, przekonasz się, że potrzebujesz więcej przepływów pracy w innych sytuacjach.

Oto przykład: Kiedy kupujesz nowy produkt, możesz zrobić zdjęcia instrukcji obsługi, paragonu, gwarancji i numeru seryjnego lub innych istotnych informacji. Prześlij te zdjęcia do usługi przechowywania, a następnie pozbyć się zbędnych papierów.

Inny przepływ pracy można utworzyć jest zapisać stos papierów, które uważasz, że należy zniszczyć, ale nie są pewni teraz, a następnie przejść przez nich na dedykowany dzień. Wybierz czas i datę, czy to w każdą sobotę, czy w pierwszą niedzielę miesiąca, i użyj tego czasu, aby oczyścić swój stos.

Czasami możesz chcieć zeskanować papiery, zachowując jednocześnie oryginały, w przypadku certyfikatów ubezpieczeniowych, dokumentów właściciela domu i tak dalej. Digitalizując je, tworzysz kopię zapasową i zapewniasz sobie dostęp do zawartych w nich informacji, nawet jeśli nie możesz dostać w swoje ręce oryginału.

7) Don’t Overthink It

Są pewne dokumenty, które będziesz kwestionować, czy zachować oryginały lub digitalizować i niszczyć je. Kiedy stoisz przed trudnym wyborem, nie zastanawiaj się nad tym. Brak papieru powinien uczynić Twoje życie prostszym i łatwiejszym – nie bardziej stresującym. Schowaj oryginały w teczce, segregatorze lub szafce na dokumenty. Nikt nie przyjdzie i nie zabierze twojej karty Paperless Club, jeśli będziesz trzymać się kilku papierów.

Rekordy medyczne są podchwytliwe, ponieważ masz je tylko digitalizować i przechowywać elektronicznie, jeśli masz system zgodny z HIPAA. Możesz zdecydować się po prostu wsunąć je do folderu lub segregatora z harmonijką i przesiać go raz w roku dla wszystkiego, co jest gotowe do rzucenia.

To powiedziawszy, nie wieszaj na lub przeszkadzać digitalizacji papierów, które nie mają celu. Jeśli jesteś typem osoby, która pilnie trzyma się papieru, wierząc, że robi to odpowiedzialnie, niszczenie i recykling czegokolwiek może wydawać się przerażające. Ale czy kiedykolwiek będziesz potrzebować tego paragonu za kanapkę lub wyjaśnień dotyczących świadczeń sprzed dwóch lat? Zniszcz je i pozwól im odejść.