7 facili consigli per andare finalmente senza carta

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Quanti pezzi di carta sono sul bancone della tua cucina, sul tavolo della sala da pranzo, o in qualche altro posto dove non appartengono? Ti aggrappi alle ricevute nel caso ti servano ancora? C’è una pila di documenti del veterinario che conservate nel caso abbiate bisogno di ricordare esattamente quali medicine ha preso il vostro animale tre anni fa? Tutta quella carta sta lì in attesa di un momento in cui sarete in grado di occuparvene, qualunque cosa significhi. (Significa dare un’occhiata ad ogni pagina e poi spingerle tutte nel cestino del riciclaggio). È ora di sbarazzarsi della carta e di tutto il senso di colpa che si accumula insieme ad essa. È tempo di andare senza carta.

Sono stata senza carta per quasi un decennio. Con “senza carta” non intendo dire che non ci sono pezzi di carta nella mia vita. Ho ancora bisogno del mio certificato di nascita cartaceo, naturalmente, e uso un piccolo quaderno di carta per un corso di lingua che seguo. Per la maggior parte, tuttavia, non mi aggrappo alla carta. Invece, scannerizzo i documenti importanti in un servizio di archiviazione e tengo note digitali in un’applicazione per prendere appunti. Scrivo anche la mia lista delle cose da fare e la lista della spesa sul mio telefono, e appunti i consigli sui ristoranti su una mappa online. Ci sono un sacco di modi semplici per rimuovere la carta dalla tua vita.

Andare in digitale è facile. La parte difficile è non lasciare che la carta cominci ad insinuarsi di nuovo. Se sei pronto a sbarazzarti della maggior parte della carta nella tua vita, ecco cosa devi sapere per iniziare e per continuare a farlo.

1) Dimentica gli arretrati

Può sembrare controintuitivo, ma il primo passo per andare senza carta è quello di dimenticare qualsiasi carta arretrata tu abbia già accumulato e concentrarsi invece sulle nuove abitudini che devi adottare per andare senza carta a partire da ora. Non guardare indietro: Adotta un approccio che va avanti.

Un giorno o l’altro arriverai alle tue pile di carta esistenti – oppure no. Per ora, non lasciare che quelle carte ti trattengano. Avere a che fare con un arretrato può sembrare opprimente, e quando le persone si sentono sopraffatte, procrastinano. Quindi, per ora, dimenticatene. Invece, mettete i vostri sforzi per assicurarvi che gli arretrati non diventino più grandi.

2) Prendete queste cinque applicazioni

Ci sono cinque applicazioni o servizi di cui avete bisogno per andare senza carta. Sono:

• un’applicazione per la lista delle cose da fare,
• un’applicazione di scansione,
• un servizio di archiviazione online, che è dove metterai i tuoi file digitali (più su questo tra un momento),
• strumenti di firma (Adobe Acrobat è un buon esempio) per firmare documenti digitali senza stamparli, e
• un servizio di consegna documenti per inviare documenti ufficiali senza stamparli.

Vedi le mie raccomandazioni per ogni tipo di app qui.

3) Scegli un servizio di archiviazione

Esaminiamo un po’ meglio la terza app, un servizio di archiviazione, perché è più complicata delle altre. Il servizio di archiviazione è dove conserverai le versioni digitali dei tuoi documenti cartacei.

In definitiva, vuoi un servizio di archiviazione che renda i tuoi file accessibili ovunque tu sia e ne faccia il backup. Un’opzione è quella di utilizzare un servizio di archiviazione e condivisione di file online, come Dropbox o Microsoft OneDrive.

Un’altra opzione è quella di utilizzare un servizio progettato appositamente per le persone che vogliono andare senza carta. Neat e FileThis sono due esempi. Hanno strumenti speciali per le persone che vanno senza carta, come la capacità di etichettare automaticamente i tipi di documenti che riconosce, come le tasse. FileThis ha anche un servizio “fetch” che copia automaticamente i documenti importanti che trova nel tuo account di posta elettronica.

Non importa quale servizio scegli, scegline uno e attieniti ad esso in modo da poter mettere tutti i tuoi documenti digitali in un unico posto.

4) Iscriviti per ricevere bollette via e-mail e pagamenti digitali

Se ricevi ancora bollette ed estratti conto cartacei, iscriviti per riceverli via e-mail invece dove puoi. Se invii ancora assegni regolarmente, vedi se puoi passare a fare pagamenti online.

Mentre le società di servizi e le banche onorano i pagamenti digitali da anni, gli ultimi che non sempre li accettano sono i proprietari e le società di gestione. Se sei bloccato in questa situazione, prova a spiegare che riceveranno i loro soldi più velocemente e in modo più affidabile quando accetteranno i pagamenti digitali. Anche le imprese più piccole possono accettare bonifici bancari diretti con poche o nessuna commissione. Quando puoi pagare tutte le tue bollette in modo digitale piuttosto che con assegni e buste, sei un passo più vicino ad essere senza carta.

5) Scansiona e distruggi

Ora è il momento di iniziare a sviluppare nuove abitudini. Scannerizzare e distruggere o riciclare è quella che probabilmente farai di più. Io preferisco di gran lunga scansionare usando un’applicazione mobile, ma potresti anche usare uno scanner da tavolo o la funzione di scansione su una stampante multifunzione.

Fai una regola per te stesso che fa qualcosa del genere: Quando ricevo un nuovo pezzo di carta che ho bisogno di digitalizzare, userò il mio telefono per scansionarlo subito e poi metterò la carta nel mucchio del riciclaggio o della triturazione. Meglio ancora, smaltirla direttamente nel distruggidocumenti. Perché aspettare?

Forzarsi a seguire questa abitudine può essere difficile. “Non ho il tempo di scannerizzare questo adesso”, potreste dire. Pratica la tua nuova abitudine scannerizzando un documento o due dal tuo arretrato, solo per provare. Quanto tempo ci vuole? Quale applicazione hai usato? Potresti anche scoprire che la scansione dei documenti con la luce naturale va più liscia che con l’illuminazione interna. Una volta che ti sei fatto un’idea di come fare e di quanto tempo ci vuole, potresti avere un tempo più facile da seguire.

6) Sviluppa altri flussi di lavoro

Scansionare e distruggere è un flusso di lavoro. Man mano che ti sentirai a tuo agio con il tuo stile di vita senza carta, scoprirai che hai bisogno di altri flussi di lavoro per altre situazioni.

Ecco un esempio: Quando compri un nuovo prodotto, puoi fotografare il manuale del proprietario, la ricevuta, la garanzia, il numero di serie o qualsiasi altra informazione rilevante. Carica queste immagini sul tuo servizio di archiviazione e poi sbarazzati dei documenti estranei.

Un altro flusso di lavoro che potresti creare è quello di salvare una pila di documenti che pensi di dover distruggere ma non sei sicuro in questo momento, e poi esaminarli in un giorno dedicato. Scegliete un’ora e una data, che sia ogni sabato o la prima domenica del mese, e usate quel tempo per ripulire la vostra pila.

A volte potreste voler scansionare i documenti mantenendo anche gli originali, nel caso di certificati di assicurazione, documenti del proprietario di casa, e così via. Digitalizzandoli, crei una copia di backup e ti assicuri di avere accesso alle informazioni che contengono, anche se non puoi mettere le mani sull’originale.

7) Non pensarci troppo

Ci sono alcuni documenti per i quali ti chiederai se tenere gli originali o digitalizzarli e distruggerli. Quando vi trovate di fronte a una decisione difficile, non pensateci troppo. Essere senza carta dovrebbe rendere la vostra vita più semplice e facile, non più stressante. Riponi l’originale in una cartella, in un raccoglitore a fisarmonica o in uno schedario. Nessuno verrà a portarti via la tua tessera del Paperless Club se ti aggrappi a qualche documento.

Le cartelle cliniche sono complicate, perché dovresti digitalizzarle e conservarle elettronicamente solo se hai un sistema conforme all’HIPAA. Potresti decidere di metterli semplicemente in una cartella o in un raccoglitore a fisarmonica e passarli al setaccio una volta all’anno per trovare tutto ciò che è pronto da buttare.

Detto questo, non aggrapparti o preoccuparti di digitalizzare i documenti che non hanno uno scopo. Se siete il tipo di persona che conserva diligentemente la carta credendo di fare la cosa responsabile, può far paura distruggere e riciclare qualsiasi cosa. Ma avrete mai bisogno di quella ricevuta per un panino o di una spiegazione delle dichiarazioni dei benefici di due anni fa? Distruggeteli e lasciateli andare.