Misslungene Kommunikation: Warum es dazu kommt und wie Team-Chat-Apps helfen können

Wie wir am Arbeitsplatz mit anderen kommunizieren, kann einen großen Einfluss auf den Erfolg unserer Arbeit haben, wie wir über das Unternehmen denken, für das wir arbeiten, und wie andere uns wahrnehmen.

Effektive Kommunikation macht es einfacher, Teams zu leiten, Ziele zu setzen, Fortschritte zu verfolgen, Probleme zu lösen und Innovationen zu fördern. Die Kommunikationsfähigkeiten jedes Einzelnen in einer Organisation sind wichtig – von der Geschäftsleitung bis hin zu den einzelnen Teammitgliedern.

Obwohl wir jeden Tag bei der Arbeit kommunizieren, halten wir selten inne, um darüber nachzudenken, ob dies effektiv ist oder wie wir die Art und Weise des Informationsaustauschs ändern können, wenn sie nicht funktioniert.

Warum scheitert die Kommunikation im Geschäftsleben?

Wir alle wissen, dass eine klare und offene Kommunikation für das Gedeihen und die effiziente Arbeit eines Unternehmens unerlässlich ist. In den meisten Unternehmen ist es jedoch leicht, in ein Kommunikationsmuster zu verfallen, das nicht optimal ist.

Kommunikationspannen sind ein häufiges Problem für Unternehmen. Hier sind fünf Arten von Kommunikationsfehlern, die Ihnen bei der Arbeit begegnen können.

Kommunikation wird zu viel

Einer der Hauptgründe für das Scheitern der Kommunikation ist, dass sie zu viel wird. Für viele Mitarbeiter gibt es einfach zu viele Nachrichten, die über zu viele Kanäle weitergeleitet werden.

Betrachten Sie einen der Hauptverantwortlichen für die Überwältigung durch Kommunikation: die E-Mail. Es ist ein Kommunikationskanal, der effektiv genutzt werden kann, aber es ist leicht, sich anzugewöhnen, eine E-Mail zu schicken, anstatt mit jemandem zu sprechen oder zu telefonieren. Es kann schwierig sein, in einer E-Mail den richtigen Ton und den richtigen Kontext zu vermitteln, so dass es oft zu einem langen E-Mail-Faden ohne Lösung kommt.

Eine weitere ineffektive Kommunikationsmethode neben der E-Mail sind Besprechungen. Die meisten Mitarbeiter und Manager haben einen vollen Terminkalender mit Verpflichtungen, Aufgaben und Besprechungen – von denen einige unnötig sind. Schlecht geplante Besprechungen, Diskussionen ohne Zweck und zu viele Sitzungen tragen dazu bei, dass man sich von der Kommunikation überfordert fühlt. Um dies zu vermeiden, legen Sie eine klare Tagesordnung fest, überprüfen Sie diese zu Beginn der Sitzung und weichen Sie nicht von ihr ab.

Kommunikation ist inkonsequent

Auf der anderen Seite des Spektrums ist Inkonsequenz ebenfalls eine Quelle für Kommunikationsprobleme.

Wenn Teams monatliche Besprechungen oder wöchentliche Rundschreiben per E-Mail erwarten, kann es verwirrend und demotivierend sein, wenn sich diese Termine plötzlich ohne Vorwarnung ändern. Auch kann die Kommunikation zwischen einem Vorgesetzten und mehreren Mitarbeitern uneinheitlich sein, was dazu führt, dass der Einzelne das Gefühl hat, dass seine Beiträge oder Vorschläge weniger wertgeschätzt werden als die der anderen.

Im Gegensatz zu Organisationen, in denen es eine überwältigende Menge an Kommunikation gibt, gibt es in einigen nicht genug. Ein Mangel an klarer, offener und regelmäßiger Kommunikation kann dazu führen, dass Teams Schwierigkeiten haben, Ihre Kernwerte zu verstehen, Fortschritte zu erzielen und ihre Meinungen und Ideen einzubringen.

Kommunikation ist unklar und unartikuliert

Selbst wenn die Kommunikation konsistent ist, kann sie in die Falle geraten, unklar oder unartikuliert zu sein. Dies ist häufig der Fall, wenn die Unternehmensleitung keine klare und einheitliche Richtung vorgibt, was zu unterschiedlichen Interpretationen und widersprüchlichen Prioritäten führt.

Kommunikation kann auf verschiedene Weise unklar sein. Eine der häufigsten ist das Versenden reaktiver, ungeplanter Botschaften, anstatt zu planen, was zu sagen ist, und es so zu strukturieren, dass es leicht zu verstehen ist und alle Punkte präzise kommuniziert werden.

Ein weiterer Fehler besteht darin, nicht genügend Details zu nennen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn es um Projekte geht, bei denen Details und Daten entscheidend sind, um den Fortschritt zu verfolgen.

Ein drittes Beispiel für unklare Mitteilungen ist, dass man die Zielgruppe nicht kennt oder nicht die richtige Zielgruppe auswählt, je nachdem, wer was wissen muss.

Eine weitere Hauptursache für Kommunikationsfehler in Unternehmen ist die Verwendung von unnötigem Fachjargon. Verwirrende Sprache und unzugängliche Akronyme machen es den Mitarbeitern schwer, die gesamte Botschaft zu verstehen. Unternehmen, die ihre Sprache einfach halten, werden es viel leichter haben, mit ihren Mitarbeitern und der breiten Öffentlichkeit effektiv zu kommunizieren.

Kommunikation beinhaltet nicht genug Zuhören oder Kompromisse

Wenn wir das Wort „Kommunikation“ hören, denken wir gewöhnlich an das, was gesagt wird, oder an die Art und Weise, wie die Botschaft übermittelt wird, aber der Akt des Zuhörens ist ebenso wichtig.

Vielen Menschen fällt es schwer, aktiv zuzuhören und die Informationen zu verdauen, die jemand anderes gegeben hat. Das kann dazu führen, dass sie Schwierigkeiten haben, einem Gespräch zu folgen oder mit dem Fortschritt eines Projekts Schritt zu halten.

In Organisationen, in denen zu viel in eine Richtung kommuniziert wird oder in denen eine Abneigung gegen Feedback besteht, können die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Beiträge nicht willkommen sind oder nicht gehört werden.

In manchen Fällen besteht eine mangelnde Bereitschaft, andere zu Wort kommen zu lassen oder sich an einer Diskussion zu beteiligen. Wenn zu viel geredet und zu wenig zugehört wird, kann dies zu hitzigen Momenten oder Schwierigkeiten bei der Erzielung von Kompromissen führen. Damit Kommunikation gelingt, muss das Zuhören eine wichtige Rolle spielen.

Kommunikation wird durch mangelndes Vertrauen behindert

Eine der Hauptursachen für das Scheitern der Kommunikation in einer Organisation ist schließlich mangelndes Vertrauen. Der Aufbau von Vertrauen in einem Unternehmen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, es kann aber auch leicht zerbrechen und nur schwer wiederhergestellt werden.

Das mangelnde Vertrauen der Mitarbeiter in ein Unternehmen kann mehrere Gründe haben. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass sie in der Vergangenheit durch Versprechungen enttäuscht wurden, die noch nicht erfüllt wurden – zum Beispiel eine Fragestunde mit dem Geschäftsführer, die nie stattgefunden hat. Teammitglieder können sich auch aufgrund mangelnder Transparenz von der Unternehmensleitung oder anderen Teams distanziert fühlen, insbesondere wenn sie sich für die Unternehmenskultur oder ein bestimmtes Projekt interessiert haben, das mit Schweigen bedacht wurde.

Eine weitere Ursache für diese Kontaktschwierigkeiten ist der Glaube, dass jemand Hintergedanken hat oder dass seine Kommunikationsversuche nicht echt sind. In jeder Organisation wird es Mitarbeiter geben, die keine „Teamplayer“ sind und denen die Interessen des Unternehmens nicht am Herzen liegen, und das zeigt sich oft in der Art, wie sie mit anderen kommunizieren.

Mit Team-Chat-Apps Kommunikationsfehler vermeiden

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Organisation von einer klareren, effektiveren Kommunikation profitieren würde, dann ist die Einführung einer Team-Chat-App eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen.

Software, die die Kommunikation und Produktivität unterstützt, kann die Art und Weise, wie Teams Informationen austauschen und über ihre Fortschritte informieren, stark beeinflussen. Dies wiederum schafft ein positives Kommunikationsumfeld, das Ihnen hilft, andere Unternehmensziele in Bezug auf Personalmanagement, Unternehmenskultur und sogar finanzielle Fortschritte zu erreichen.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Team-Chat-Apps Ihnen helfen können, Kommunikationsfehler bei der Arbeit zu vermeiden.

Team-Chat-Apps schaffen einen zentralen Ort für die Projektkommunikation

Besonders für Teams, die aus der Ferne arbeiten, ist es wichtig, einen virtuellen „Teamwork-Schreibtisch“ zu haben, an dem die Teammitglieder zusammenarbeiten und kommunizieren können. Durch Text-, Audio- und Videoanrufe können Teams den Status von Projektaufgaben und -zielen aktualisieren und sich darüber austauschen, wie sie sich gegenseitig beim Erreichen der Ziele helfen können.

Wenn Teams in Gruppen arbeiten, um Ziele zu erreichen, brauchen sie einen speziellen Raum, um zu kommunizieren, Dateien hochzuladen und Informationen durch Textnachrichten, Videochats und gemeinsame Bildschirmnutzung auszutauschen. Clevere Unternehmen verwenden Teamsoftware, mit der Benutzer Kanäle für bestimmte Zwecke erstellen können – ähnlich wie in einem Chatroom.

Damit können Teammitglieder über bestimmte Projekte kommunizieren und zusammenarbeiten, ohne dass der Rest des Unternehmens durch Chat-Nachrichten gestört wird, die nichts mit ihrer Arbeit zu tun haben. Neue Mitarbeiter können auch zu den spezifischen Chat-Kanälen hinzugefügt werden, an denen sie beteiligt sein müssen, und sie können in der Regel durch die vergangenen Nachrichten blättern, um einen klaren Überblick über das Projekt zu erhalten.

Team-Chat-Apps helfen Teammitgliedern, in Kommunikation zu bleiben

Die heutige Geschäftswelt bewegt sich schnell und jeder ist immer unterwegs. Die meisten Team-Collaboration-Programme verfügen über mobile Apps für iOS und Android, mit denen Ihr gesamtes Team zusammenarbeiten kann, egal wo es sich befindet.

Stellen wir uns vor, ein leitender Angestellter ist auf dem Weg zu einer wichtigen Geschäftspräsentation und kommt zu spät vom Flughafen. Eine wichtige Information, die für die Präsentation benötigt wird, hat sich geändert. Er sollte nicht erst kurz vor Beginn der Präsentation seine E-Mail abrufen müssen, um die Information zu erhalten.

Mit einer guten Team-Chat-App hat er oder sie diese Informationen in Echtzeit mit einer Benachrichtigung von der mobilen Chat-App zur Hand.

Team-Chat-Apps fördern offene Konversation

Viele Unternehmen nutzen Teamwork-Chat-Apps für mehr als nur die Verwaltung von Geschäfts-Chats. Teammitglieder können eine robuste Teamkommunikation fördern und Kanäle für soziale Zwecke schaffen.

Erstellen Sie einen Kanal wie „work“ für allgemeine Ankündigungen und „play“ für soziale Unterhaltungen.

Stellen Sie nur sicher, dass alle sozialen Gruppen optional und leicht zu finden sind. Die Mitarbeiter sollten wissen, dass sie die Möglichkeit haben, an allen sozialen Gruppen teilzunehmen, und dass sie ihre Benachrichtigungen nicht eingeschaltet lassen müssen.

Weitere Ideen für soziale Chat-Kanäle können auf gemeinsamen Interessen beruhen, z. B. Haustiere, Buchclubs, Happy Hour, Wandern, Essen oder Sport. Es ist eine großartige Möglichkeit, die Beziehung in großen Teams zu fördern.

Wie Sie Ihre Team-Chat-App für Kommunikation und Produktivität nutzen können

In unserer modernen Geschäftswelt müssen Teams oft über verschiedene Zeitzonen und Standorte hinweg in Verbindung bleiben. Team-Chat-Apps dienen nicht mehr nur der Informationsübermittlung. Sie sind auch zu einem Produktivitätswerkzeug geworden, das den Teammitgliedern hilft, ihre Arbeit zu rationalisieren und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Für welche Apps sich Ihr Unternehmen auch entscheidet, achten Sie darauf, dass Sie die Anzahl der verwendeten Anwendungen begrenzen, um Verwirrung und Fehlkommunikation zu vermeiden. Idealerweise sollte eine Organisation ein bis drei Anwendungen einsetzen (je nach Größe der Organisation), um den Prozess zu rationalisieren.

Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter eine angemessene Schulung für die Teamwork-Chat-Apps erhält, die er verwenden soll. Selbst wenn die App die besten Funktionen hat, ist sie sinnlos, wenn Ihre Teams nicht wissen, wie sie diese neuen Funktionen effektiv nutzen können. Bieten Sie Schulungen an, wenn eine neue Team-Chat-App im Unternehmen eingeführt wird, und Auffrischungskurse, wenn auf eine andere Version umgestellt wird, damit jeder Mitarbeiter das Beste aus den von Ihrem Unternehmen verwendeten Tools herausholen kann.