Fallimento della comunicazione: Why It Happens and How Team Chat Apps Can Help | Promises at Work

Il modo in cui comunichiamo con gli altri sul posto di lavoro può avere un grande impatto sul successo di ciò che facciamo, su come ci sentiamo nella società per cui lavoriamo e su come gli altri ci percepiscono.

Una comunicazione efficace rende più facile gestire i team, fissare gli obiettivi, tracciare i progressi, risolvere i problemi e incoraggiare l’innovazione. Le abilità comunicative di tutti all’interno di un’organizzazione sono importanti – dal senior management ai singoli membri del team.

Anche se comunichiamo al lavoro ogni giorno, raramente ci fermiamo a pensare se è efficace o come cambiare il modo in cui condividiamo le informazioni se non funziona.

Perché la comunicazione fallisce negli affari?

Sappiamo tutti che una comunicazione chiara e aperta è essenziale per qualsiasi azienda per prosperare e lavorare efficacemente. Tuttavia, nella maggior parte delle organizzazioni, è facile cadere in un modello di comunicazione che non è ottimale.

La rottura della comunicazione è un problema comune per le aziende. Ecco cinque tipi di problemi di comunicazione che si possono incontrare sul lavoro.

La comunicazione diventa opprimente

Una delle ragioni principali per cui la comunicazione fallisce è che diventa opprimente. Per molti impiegati, ci sono semplicemente troppi messaggi trasmessi attraverso troppi canali.

Considera uno dei principali colpevoli della comunicazione opprimente: l’email. È un canale di comunicazione che può essere usato efficacemente, ma è facile prendere l’abitudine di inviare un’e-mail invece di parlare con qualcuno o fare telefonate. Può essere difficile trasmettere il giusto tono e contesto in un’email, quindi spesso può portare a un lungo thread di email senza una risoluzione.

Oltre alle e-mail, un altro metodo di comunicazione inefficace sono le riunioni. La maggior parte degli impiegati e dei manager hanno un’agenda piena di impegni, compiti e riunioni, alcune delle quali non sono necessarie. Riunioni mal pianificate, discussioni senza uno scopo e troppe riunioni contribuiscono a sentirsi sopraffatti dalla comunicazione. Per evitare questo, fissate un ordine del giorno chiaro, rivedetelo all’inizio della riunione e non allontanatevi da esso.

La comunicazione è incoerente

Dall’altro lato dello spettro, anche l’incoerenza è una fonte di problemi di comunicazione.

Quando i team si aspettano una riunione mensile o un bollettino settimanale via e-mail, può essere confuso e demotivante se questi cambiano improvvisamente senza preavviso. La comunicazione può anche essere incoerente da un manager a un certo numero di dipendenti, spingendo gli individui a sentirsi come se i loro contributi o suggerimenti non fossero apprezzati come quelli degli altri.

In contrasto con le organizzazioni dove c’è una quantità schiacciante di comunicazione, in alcune non ce n’è abbastanza. Una mancanza di comunicazione chiara, aperta e regolare può portare a difficoltà nei team nel comprendere i vostri valori fondamentali, nel realizzare progressi e nel contribuire con le loro opinioni e idee.

La comunicazione è poco chiara e inarticolata

Anche quando la comunicazione è coerente, può cadere nella trappola di essere poco chiara o inarticolata. Questo accade spesso quando non c’è una direzione chiara e unificata da parte della direzione, che porta a diverse interpretazioni e priorità contrastanti.

La comunicazione può essere poco chiara in diversi modi. Uno dei più comuni è l’invio di messaggi reattivi e non pianificati, invece di pianificare cosa dire e strutturarlo in un modo che sia facile da capire e che comunichi tutti i punti con precisione.

Un altro fallimento è non includere abbastanza dettagli. Questo può essere particolarmente importante quando si parla di progetti in cui i dettagli e i dati sono fondamentali per seguire i progressi.

Un terzo esempio di messaggistica poco chiara è non conoscere il pubblico o non selezionare il pubblico giusto in base a chi deve sapere cosa.

E ancora un’altra grande fonte di fallimento della comunicazione negli affari è l’uso del gergo tecnico non necessario. Un linguaggio confuso e acronimi inavvicinabili rendono difficile per i dipendenti avere una chiara comprensione dell’intero messaggio. Le aziende che mantengono un linguaggio semplice troveranno molto più facile comunicare efficacemente con i dipendenti e la comunità in generale.

La comunicazione non include abbastanza ascolto o compromesso

Quando sentiamo la parola ‘comunicazione’ di solito pensiamo a ciò che viene detto o al modo in cui il messaggio viene consegnato, ma l’atto di ascoltare è altrettanto importante.

Molte persone fanno fatica ad ascoltare attivamente e a digerire le informazioni che qualcun altro ha fornito. Questo può portare a difficoltà nel seguire una conversazione o nel tenere il passo con i progressi di un progetto.

Nelle organizzazioni in cui c’è troppa comunicazione a senso unico o c’è un’avversione al feedback, i dipendenti possono avere la sensazione che i loro contributi non siano graditi o non vengano ascoltati.

In alcuni casi, c’è una riluttanza a lasciar parlare gli altri o ad impegnarsi in una discussione. Quando si parla troppo e non si ascolta abbastanza, questo può portare a momenti accesi o alla difficoltà di raggiungere un compromesso. Affinché la comunicazione abbia successo, l’ascolto deve giocare un ruolo importante.

La comunicazione è ostacolata dalla mancanza di fiducia

Infine, una delle cause principali del fallimento della comunicazione in un’organizzazione è la mancanza di fiducia. Mentre la fiducia può richiedere molto tempo per essere costruita in un business, può essere facilmente rotta e difficile da riparare.

I dipendenti possono avere una mancanza di fiducia in un’azienda per diverse ragioni. Questo potrebbe essere dovuto al fatto di essere stati delusi in passato da promesse che non sono ancora state mantenute – per esempio una sessione di Q&A con il CEO che non si è mai materializzata. I membri del team possono anche sentirsi distanziati dal management o da altri team a causa di una mancanza di trasparenza, specialmente se si sono interessati alla cultura aziendale o a un progetto specifico che è stato accolto con silenzio.

Un’altra fonte di queste insidie di connessione è credere che qualcuno abbia un secondo fine o che i suoi tentativi di comunicare non siano genuini. In ogni organizzazione, ci saranno dipendenti che non sono “giocatori di squadra” e non hanno a cuore gli interessi dell’azienda, e questo spesso emerge nel modo in cui comunicano con gli altri.

Come evitare il fallimento della comunicazione con le app di chat per il team

Se pensate che la vostra organizzazione possa trarre vantaggio da una comunicazione più chiara ed efficace, un ottimo modo per ottenerla è introdurre un’app di chat per il team.

Il software progettato per aiutare la comunicazione e la produttività può avere un forte impatto sul modo in cui i team condividono le informazioni e forniscono aggiornamenti sui loro progressi. Questo a sua volta crea un ambiente positivo per la comunicazione, che vi aiuterà a raggiungere altri scopi e obiettivi aziendali relativi alla gestione delle persone, alla cultura aziendale e anche al progresso finanziario.

Ecco tre modi in cui le app di chat per team possono aiutarvi a evitare il fallimento della comunicazione sul lavoro.

Le app di chat per il team creano un luogo centrale per la comunicazione del progetto

Soprattutto per i team che lavorano in remoto, è importante avere una “scrivania” virtuale dove i membri del team possono collaborare e comunicare. Attraverso il testo, le chiamate audio e le videochiamate, i team possono fornire aggiornamenti sullo stato dei compiti e degli obiettivi del progetto, oltre a parlare di come possono aiutarsi a vicenda per raggiungere gli obiettivi finali.

Quando i team lavorano in gruppo per raggiungere gli obiettivi, hanno bisogno di uno spazio dedicato per comunicare, caricare file e condividere informazioni attraverso messaggi di testo, chat video e condivisione dello schermo. Le aziende intelligenti usano un software per team che permette agli utenti di creare canali per scopi specifici – simile a una chat room.

Questo permette ai membri del team di comunicare e collaborare su progetti specifici senza che il resto dell’organizzazione debba essere disturbato da messaggi di chat che non hanno nulla a che fare con il loro lavoro. I nuovi dipendenti possono anche essere aggiunti ai canali di chat specifici in cui devono essere coinvolti, e di solito possono scorrere i messaggi passati per avere una chiara storia del progetto.

Le app di chat del team aiutano i membri del team a rimanere in comunicazione

Il mondo degli affari di oggi si muove velocemente e tutti sono sempre in movimento. La maggior parte dei programmi di collaborazione di squadra hanno applicazioni mobili per iOS e Android che aiutano l’intero team a collaborare ovunque si trovino.

Immaginiamo che un alto dirigente stia andando a una presentazione aziendale critica e sia in ritardo dall’aeroporto. Un’informazione chiave necessaria per la presentazione è cambiata. Non dovrebbe controllare la sua e-mail un momento prima dell’inizio della presentazione per ottenere l’informazione.

Con una buona app di chat per il team, lui o lei avrà quelle informazioni a portata di mano in tempo reale con una notifica dall’app di chat mobile.

Le app di chat per il team incoraggiano la conversazione aperta

Molte aziende usano le app di chat per il lavoro di squadra per qualcosa di più della semplice gestione delle chat aziendali. I membri del team possono favorire una solida comunicazione di squadra e creare canali per scopi sociali.

Crea un canale come ‘lavoro’ per gli annunci generali e ‘gioco’ per le conversazioni sociali.

Assicurati solo che i gruppi sociali siano opzionali e facili da cercare. I dipendenti dovrebbero sapere che hanno la possibilità di partecipare a qualsiasi gruppo sociale e non hanno bisogno di tenere le notifiche accese.

Altre idee per i canali di chat sociale possono essere basate su interessi comuni, come animali domestici, club di libri, happy hour, escursioni, cene o sport. E’ un ottimo modo per favorire il rapporto in team di grandi dimensioni.

Come usare la Chat App del tuo team per la comunicazione e la produttività

Nel nostro moderno mondo degli affari, i team devono spesso rimanere altamente connessi attraverso diversi fusi orari e luoghi. Le app di chat di squadra non servono più solo a comunicare informazioni. Sono diventate anche uno strumento di produttività che aiuta i membri del team a semplificare il loro lavoro e a ottimizzare i processi aziendali.

Non importa quali applicazioni la vostra organizzazione sceglie di implementare, assicuratevi di limitare il numero di applicazioni che utilizzate per evitare confusione e cattiva comunicazione. Idealmente, un’organizzazione dovrebbe adottare da una a tre applicazioni (a seconda delle dimensioni dell’organizzazione) per semplificare il processo.

Infine, assicuratevi che ogni dipendente abbia la formazione adeguata sulle app di chat per il lavoro di squadra che ci si aspetta di utilizzare. Anche se l’app ha le migliori caratteristiche, è inutile se i tuoi team non sanno come usare queste nuove funzioni in modo efficace. Offri una formazione quando una nuova app di chat per team viene introdotta in azienda e corsi di aggiornamento quando si passa a una versione diversa, in modo che ogni dipendente possa ottenere il massimo dagli strumenti che la tua azienda usa.