Kommunikációs hiba:

Az, ahogyan másokkal kommunikálunk a munkahelyen, nagy hatással lehet arra, hogy mit csinálunk, hogyan érezzük magunkat a cégnél, ahol dolgozunk, és hogyan látnak minket mások.

A hatékony kommunikáció megkönnyíti a csapatok irányítását, a célok kitűzését, az előrehaladás nyomon követését, a problémák megoldását és az innováció ösztönzését. Egy szervezeten belül mindenki kommunikációs készsége számít – a felső vezetéstől az egyes csapattagokig.

Bár nap mint nap kommunikálunk a munkahelyünkön, ritkán állunk meg gondolkodni azon, hogy ez hatékony-e, vagy hogyan változtassuk meg az információmegosztás módját, ha az nem működik.

Miért nem működik a kommunikáció az üzleti életben?

Mindannyian tudjuk, hogy a világos és nyílt kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy bármely vállalkozás jól működjön és hatékonyan működjön. A legtöbb szervezetben azonban könnyen bele lehet esni egy olyan kommunikációs mintába, amely nem optimális.

A kommunikáció megszakadása gyakori probléma a vállalkozások számára. Íme a kommunikációs hibák öt típusa, amelyekkel a munkahelyén találkozhat.

A kommunikáció túlterhelővé válik

A kommunikáció kudarcának egyik fő oka, hogy túlterhelővé válik. Sok munkavállaló számára egyszerűen túl sok üzenetet továbbítanak túl sok csatornán keresztül.

Gondoljunk csak a túlterhelő kommunikáció egyik fő bűnösére: az e-mailre. Ez egy olyan kommunikációs csatorna, amelyet hatékonyan lehet használni, de könnyű megszokni, hogy e-mailt küldünk ahelyett, hogy beszélnénk valakivel vagy telefonálnánk. Nehéz lehet a megfelelő hangnemet és kontextust közvetíteni egy e-mailben, így ez gyakran egy hosszú, megoldás nélküli e-mail-szálhoz vezethet.

Az e-mail mellett egy másik hatástalan kommunikációs módszer a megbeszélések. A legtöbb alkalmazottnak és vezetőnek tele van a napirendje kötelezettségekkel, feladatokkal és megbeszélésekkel – amelyek közül néhány felesleges. A rosszul megtervezett megbeszélések, a cél nélküli megbeszélések és a túl sok megbeszélés mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a kommunikáció túlterheltnek érezze magát. Ennek elkerülése érdekében állítson fel egy világos napirendet, tekintse át azt a megbeszélés elején, és ne térjen el tőle.

A kommunikáció következetlen

A spektrum másik oldalán a következetlenség szintén a kommunikációs problémák forrása.

Ha a csapatok elvárják a havi találkozót vagy a heti bulletin e-mailt, zavaró és demotiváló lehet, ha ezek hirtelen, figyelmeztetés nélkül megváltoznak. Az is előfordulhat, hogy a kommunikáció nem következetes egy vezetőtől több alkalmazott felé, ami arra készteti az egyéneket, hogy úgy érezzék, hogy hozzájárulásukat vagy javaslataikat nem értékelik annyira, mint másokét.

Azokkal a szervezetekkel ellentétben, ahol túl sok a kommunikáció, egyesekben nincs elég. Az egyértelmű, nyílt és rendszeres kommunikáció hiánya ahhoz vezethet, hogy a csapatok nehezen értik meg az alapvető értékeket, nehezen érnek el előrelépést, és ne tudnak hozzájárulni véleményükkel és ötleteikkel.

A kommunikáció nem egyértelmű és artikulálatlan

Még ha a kommunikáció következetes is, beleeshet abba a csapdába, hogy nem egyértelmű vagy artikulálatlan. Ez gyakran akkor fordul elő, ha a vezetőség részéről nincs egyértelmű és egységes irányvonal, ami eltérő értelmezésekhez és egymásnak ellentmondó prioritásokhoz vezet.

A kommunikáció számos módon lehet nem egyértelmű. Az egyik leggyakoribb a reaktív, nem tervezett üzenetek küldése, ahelyett, hogy megterveznénk, mit mondunk, és úgy strukturálnánk, hogy az könnyen érthető legyen, és minden pontot pontosan kommunikáljon.

Egy másik hiba, hogy nem tartalmazunk elég részletet. Ez különösen fontos lehet, amikor olyan projektekről beszélünk, ahol a részletek és az adatok kritikusak az előrehaladás követéséhez.

A nem egyértelmű üzenetközvetítés harmadik példája, hogy nem ismerjük a célközönséget, vagy nem a megfelelő célközönséget választjuk ki annak alapján, hogy kinek mit kell tudnia.

Az üzleti kommunikáció kudarcának egy másik fő forrása pedig a felesleges szakzsargon használata. A zavaros nyelvezet és a megközelíthetetlen rövidítések megnehezítik, hogy az alkalmazottak tisztán megértsék a teljes üzenetet. Azok a vállalkozások, amelyek egyszerű nyelvezetet használnak, sokkal könnyebben tudnak hatékonyan kommunikálni az alkalmazottakkal és a szélesebb közösséggel.

A kommunikáció nem tartalmaz elegendő meghallgatást vagy kompromisszumot

A kommunikáció szó hallatán általában arra gondolunk, amit mondanak, vagy arra, ahogyan az üzenetet átadják, de a hallgatás aktusa ugyanilyen fontos.

Nagyon sokan küzdenek azzal, hogy aktívan meghallgassák és megemésszék a más által nyújtott információkat. Ez nehézségekhez vezethet egy beszélgetés követésében vagy egy projekt előrehaladásának nyomon követésében.

Azokban a szervezetekben, ahol túl sok az egyirányú kommunikáció, vagy ahol idegenkednek a visszajelzéstől, az alkalmazottak úgy érezhetik, hogy hozzájárulásukat nem látják szívesen, vagy nem fogják meghallgatni.

Némely esetben nem hajlandóak másokat szóhoz engedni vagy vitába bocsátkozni. Ahol túl sokat beszélnek, és nem hallgatnak meg eleget, az heves pillanatokhoz vagy a kompromisszumok elérésének nehézségeihez vezethet. Ahhoz, hogy a kommunikáció sikeres legyen, a meghallgatásnak fontos szerepet kell játszania.

A kommunikációt akadályozza a bizalom hiánya

Végezetül, a szervezeten belüli kommunikációs kudarc egyik fő oka a bizalom hiánya. Bár a bizalom kiépítése hosszú időbe telhet egy vállalkozásban, könnyen megszakadhat, és nehéz helyreállítani.

A munkavállalók bizalmatlansága egy vállalaton belül több okból is hiányozhat. Ennek oka lehet, hogy a múltban cserbenhagyták őket olyan ígéretekkel, amelyeket még nem teljesítettek – például egy Q&A ülés a vezérigazgatóval, amely soha nem valósult meg. A csapattagok az átláthatóság hiánya miatt a vezetőségtől vagy más csapatoktól is eltávolodva érezhetik magukat, különösen, ha érdeklődtek a vállalati kultúra vagy egy konkrét projekt iránt, amelyről hallgattak.

Egy másik forrása ezeknek a kapcsolati buktatóknak az, ha azt hisszük, hogy valakinek hátsó szándéka van, vagy hogy a kommunikációs kísérletei nem őszinték. Minden szervezetben lesznek olyan alkalmazottak, akik nem “csapatjátékosok”, és nem a vállalat érdekeit tartják szem előtt, és ez gyakran átjön abból, ahogyan másokkal kommunikálnak.

Hogyan kerülje el a kommunikációs kudarcot a csapatchat-alkalmazásokkal

Ha úgy érzi, hogy szervezetének hasznára válna a tisztább, hatékonyabb kommunikáció, akkor ennek egyik nagyszerű módja a csapatchat-alkalmazás bevezetése.

A kommunikáció és a termelékenység segítésére kifejlesztett szoftverek erőteljes hatással lehetnek arra, ahogyan a csapatok megosztják egymással az információkat és frissítéseket nyújtanak az előrehaladásukról. Ez pedig pozitív kommunikációs környezetet teremt, ami segít az emberekkel való bánásmóddal, a vállalati kultúrával és akár a pénzügyi előrehaladással kapcsolatos egyéb üzleti célok és célkitűzések elérésében.

Íme három módja annak, hogy a csapatchat-alkalmazások segíthetnek elkerülni a munkahelyi kommunikációs kudarcokat.

A csapatcsevegőalkalmazások központi helyet teremtenek a projektkommunikációhoz

Egy virtuális “csapatmunkapult”, ahol a csapattagok együttműködhetnek és kommunikálhatnak, különösen a távolról dolgozó csapatok számára fontos. Szöveges, hanghívásokon és videohívásokon keresztül a csapatok tájékoztathatják egymást a projektfeladatok és célok állásáról, valamint megbeszélhetik, hogyan segíthetnek egymásnak a végcélok elérésében.

Amikor a csapatok csoportokban dolgoznak a célok elérésén, szükségük van egy külön helyiségre a kommunikációhoz, a fájlok feltöltéséhez és az információk megosztásához szöveges üzenetek, videochat és képernyőmegosztás révén. Az okos vállalatok olyan csapatszoftvereket használnak, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy meghatározott célokra – egy csevegőszobához hasonlóan – csatornákat hozzanak létre.

Ez lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy kommunikáljanak és együttműködjenek bizonyos projektekről anélkül, hogy a szervezet többi tagját olyan csevegőüzenetekkel kellene megzavarni, amelyeknek semmi közük a munkájukhoz. Az új munkatársak is hozzáadhatók azokhoz a konkrét csevegőcsatornákhoz, amelyekben részt kell venniük, és általában végigpörgethetik a korábbi üzeneteket, hogy világos előzményeket kapjanak a projektről.

A csapatcsevegőalkalmazások segítenek a csapattagoknak a kommunikációban maradni

A mai üzleti világ gyorsan mozog, és mindenki állandóan úton van. A legtöbb csapatmegbeszélő program rendelkezik mobilalkalmazásokkal iOS és Android rendszerekre, amelyek segítségével az egész csapat együttműködhet, bárhol is tartózkodik.

Tegyük fel, hogy egy felsővezető éppen egy kritikus üzleti prezentációra tart, és késik a repülőtérről. A prezentációhoz szükséges kulcsfontosságú információ megváltozott. Nem szabad, hogy a prezentáció kezdete előtt egy perccel meg kelljen néznie az e-mailjét, hogy megkapja az információt.

Egy jó csapatcsevegő alkalmazással a mobilcsevegő alkalmazásból érkező értesítéssel valós időben kéznél lesz ez az információ.

A csapatcsevegő alkalmazások nyílt beszélgetésre ösztönöznek

Néhány vállalat nem csak az üzleti csevegések kezelésére használja a csapatcsevegő alkalmazásokat. A csapattagok elősegíthetik a robusztus csapatkommunikációt, és közösségi célú csatornákat hozhatnak létre.

Létrehozhat egy csatornát, például “munka” az általános bejelentésekhez, és “játék” a társas beszélgetésekhez.

Egyszerűen csak győződjön meg róla, hogy a társas csoportok opcionálisak és könnyen kereshetők. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy lehetőségük van bármilyen közösségi csoportban részt venni, és nem kell bekapcsolva tartaniuk az értesítéseket.

A közösségi csevegőcsatornák további ötletei alapulhatnak közös érdeklődési körökön, mint például a háziállatok, könyvklubok, happy hour, túrázás, étkezés vagy sport. Nagyszerű módja a nagy létszámú csapatokban a kapcsolatépítésnek.

Hogyan használhatja a csapatcsevegő alkalmazást a kommunikáció és a termelékenység érdekében

Modern üzleti világunkban a csapatoknak gyakran különböző időzónákon és helyszíneken keresztül is nagymértékben kapcsolatban kell maradniuk. A csapatcsevegő alkalmazások már nem csak az információk közlésére szolgálnak. Olyan termelékenységi eszközzé is váltak, amelyek segítik a csapattagokat munkájuk racionalizálásában és az üzleti folyamatok optimalizálásában.

Nem számít, hogy milyen alkalmazások bevezetése mellett dönt a szervezet, a zűrzavar és a félreértések elkerülése érdekében mindenképpen korlátozza a használt alkalmazások számát. Ideális esetben egy szervezetnek egy-három alkalmazást kellene bevezetnie (a szervezet méretétől függően) a folyamatok racionalizálása érdekében.

Végül győződjön meg arról, hogy minden alkalmazott megfelelő képzésben részesül a csoportmunka chat-alkalmazásokkal kapcsolatban, amelyeket várhatóan használniuk kell. Még ha az alkalmazás a legjobb funkciókkal is rendelkezik, akkor is értelmetlen, ha a csapatai nem tudják, hogyan kell ezeket az új funkciókat hatékonyan használni. Kínáljon képzést, amikor egy új csapatcsevegő alkalmazás kerül bevezetésre a vállalatnál, és felfrissítő tanfolyamokat, amikor egy másik verzióra térnek át, hogy minden alkalmazott a lehető legtöbbet hozhassa ki a vállalat által használt eszközökből.