Échec de la communication : Pourquoi cela arrive et comment les applications de chat d’équipe peuvent aider | Promesses au travail

La façon dont nous communiquons avec les autres sur le lieu de travail peut avoir un impact important sur le succès de ce que nous faisons, sur ce que nous ressentons pour l’entreprise pour laquelle nous travaillons et sur la façon dont les autres nous perçoivent.

Une communication efficace facilite la gestion des équipes, la fixation des objectifs, le suivi des progrès, la résolution des problèmes et l’encouragement de l’innovation. Les compétences en communication de chacun au sein d’une organisation ont de l’importance – de la haute direction aux membres individuels de l’équipe.

Bien que nous communiquions au travail tous les jours, nous nous arrêtons rarement pour réfléchir à son efficacité ou à la manière de changer la façon dont nous partageons l’information si cela ne fonctionne pas.

Pourquoi la communication échoue-t-elle en entreprise ?

Nous savons tous qu’une communication claire et ouverte est essentielle pour que toute entreprise prospère et fonctionne efficacement. Cependant, dans la plupart des organisations, il est facile de tomber dans un schéma de communication qui n’est pas optimal.

La rupture de communication est un problème courant pour les entreprises. Voici cinq types de défaillances de communication que vous pouvez rencontrer au travail.

La communication devient écrasante

L’une des principales raisons pour lesquelles la communication échoue est qu’elle devient écrasante. Pour de nombreux employés, il y a simplement trop de messages relayés par trop de canaux.

Pensez à l’un des principaux coupables de la communication écrasante : le courriel. C’est un canal de communication qui peut être utilisé efficacement, mais il est facile de prendre l’habitude d’envoyer un courriel au lieu de parler à quelqu’un ou de passer des appels téléphoniques. Il peut être difficile de transmettre le bon ton et le bon contexte dans un courriel, de sorte que cela peut souvent conduire à un long fil de courriel sans résolution.

Autant que le courriel, une autre méthode de communication inefficace est les réunions. La plupart des employés et des managers ont un agenda rempli d’engagements, de tâches et de réunions – dont certaines sont inutiles. Des réunions mal planifiées, des discussions sans but et un trop grand nombre de réunions contribuent à ce que l’on se sente dépassé par la communication. Pour éviter cela, établissez un ordre du jour clair, passez-le en revue au début de la réunion et ne vous en écartez pas.

La communication est incohérente

De l’autre côté du spectre, l’incohérence est également une source de problèmes de communication.

Lorsque les équipes en viennent à s’attendre à une réunion mensuelle ou à un courriel de bulletin hebdomadaire, il peut être déroutant et démotivant si ceux-ci changent soudainement sans avertissement. La communication peut également être incohérente d’un responsable à un certain nombre d’employés, ce qui incite les individus à avoir l’impression que leurs contributions ou leurs suggestions ne sont pas aussi valorisées que celles des autres.

Contrairement aux organisations où il y a une quantité écrasante de communication, dans certaines il n’y en a pas assez. Un manque de communication claire, ouverte et régulière peut entraîner des difficultés pour les équipes à comprendre vos valeurs fondamentales, à réaliser des progrès et à apporter leurs opinions et leurs idées.

La communication est peu claire et inarticulée

Même lorsque la communication est cohérente, elle peut tomber dans le piège d’être peu claire ou inarticulée. Cela se produit souvent lorsqu’il n’y a pas de direction claire et unifiée de la part de la direction, ce qui entraîne des interprétations différentes et des priorités contradictoires.

La communication peut être peu claire de plusieurs façons. L’une des plus courantes consiste à envoyer des messages réactifs, non planifiés, au lieu de planifier ce qu’il faut dire et de le structurer de manière à ce qu’il soit facile à comprendre et à communiquer tous les points avec précision.

Un autre échec est de ne pas inclure suffisamment de détails. Cela peut être particulièrement important lorsqu’on parle de projets où les détails et les données sont essentiels pour suivre les progrès.

Un troisième exemple de message peu clair est de ne pas connaître le public ou de ne pas sélectionner le bon public en fonction de qui doit savoir quoi.

Et encore une autre source majeure d’échec de la communication dans les entreprises est l’utilisation d’un jargon technique inutile. Un langage confus et des acronymes inabordables rendent difficile la compréhension de l’ensemble du message par les employés. Les entreprises qui gardent un langage simple auront beaucoup plus de facilité à communiquer efficacement avec leurs employés et la communauté au sens large.

La communication n’inclut pas assez d’écoute ou de compromis

Lorsque nous entendons le mot « communication », nous pensons généralement à ce qui est dit ou à la manière dont le message est délivré, mais l’acte d’écoute est tout aussi important.

Beaucoup de gens ont du mal à écouter activement et à digérer les informations que quelqu’un d’autre a fournies. Cela peut entraîner des difficultés à suivre une conversation ou à suivre l’avancement d’un projet.

Dans les organisations où il y a trop de communication à sens unique ou une aversion pour le feedback, les employés peuvent avoir l’impression que leurs contributions ne sont pas les bienvenues ou ne seront pas entendues.

Dans certains cas, il y a un manque de volonté de laisser les autres parler ou de s’engager dans une discussion. Lorsqu’il y a trop de paroles et pas assez d’écoute, cela peut conduire à des moments houleux ou à la difficulté de parvenir à un compromis. Pour que la communication réussisse, l’écoute doit jouer un rôle important.

La communication est entravée par un manque de confiance

Enfin, l’une des principales causes d’échec de la communication au sein d’une organisation est le manque de confiance. Si la confiance peut prendre beaucoup de temps à se construire dans une entreprise, elle peut être facilement brisée et difficile à réparer.

Les employés peuvent avoir un manque de confiance au sein d’une entreprise pour plusieurs raisons. Cela peut être dû au fait qu’ils ont été déçus dans le passé par des promesses qui n’ont pas encore été tenues – par exemple une séance de Q&A avec le PDG qui ne s’est jamais concrétisée. Les membres de l’équipe peuvent également se sentir éloignés de la direction ou des autres équipes en raison d’un manque de transparence, notamment s’ils se sont intéressés à la culture de l’entreprise ou à un projet spécifique qui s’est heurté au silence.

Une autre source de ces pièges de connexion est de croire que quelqu’un a une arrière-pensée ou que ses tentatives de communication ne sont pas authentiques. Dans chaque organisation, il y aura des employés qui ne sont pas des  » joueurs d’équipe  » et qui n’ont pas à cœur les meilleurs intérêts de l’entreprise, et cela transparaît souvent dans leur façon de communiquer avec les autres.

Comment éviter les échecs de communication avec les applications de chat d’équipe

Si vous avez l’impression que votre organisation bénéficierait d’une communication plus claire et plus efficace, alors une excellente façon d’y parvenir est d’introduire une application de chat d’équipe.

Les logiciels conçus pour aider à la communication et à la productivité peuvent avoir un impact puissant sur la façon dont les équipes partagent des informations et fournissent des mises à jour sur leurs progrès. Cela crée à son tour un environnement positif pour la communication, ce qui vous aidera à atteindre d’autres buts et objectifs commerciaux relatifs à la gestion des personnes, à la culture d’entreprise et même aux progrès financiers.

Voici trois façons dont les applications de chat d’équipe peuvent vous aider à éviter les échecs de communication au travail.

Les applis de chat d’équipe créent un lieu central pour la communication de projet

En particulier pour les équipes qui travaillent à distance, il est important d’avoir un  » bureau de travail d’équipe  » virtuel où les membres de l’équipe peuvent collaborer et communiquer. Par le biais de textes, d’appels audio et d’appels vidéo, les équipes peuvent fournir des mises à jour sur l’état des tâches et des objectifs du projet, plus parler de la façon dont elles peuvent s’aider mutuellement à atteindre les objectifs finaux.

Lorsque les équipes travaillent en groupe pour accomplir des objectifs, elles ont besoin d’un espace dédié pour communiquer, télécharger des fichiers et partager des informations par le biais de messages texte, de chat vidéo et de partage d’écran. Les entreprises intelligentes utilisent un logiciel d’équipe qui permet aux utilisateurs de créer des canaux à des fins spécifiques – comme un salon de discussion.

Cela permet aux membres de l’équipe de communiquer et de collaborer sur des projets spécifiques sans que le reste de l’organisation ait besoin d’être perturbé par des messages de chat qui n’ont rien à voir avec leur travail. Les nouveaux employés peuvent également être ajoutés aux canaux de chat spécifiques auxquels ils doivent participer, et ils peuvent généralement faire défiler les messages passés pour obtenir un historique clair du projet.

Les applications de chat d’équipe aident les membres de l’équipe à rester en communication

De nos jours, le monde des affaires évolue rapidement et tout le monde est toujours en mouvement. La plupart des programmes de collaboration d’équipe disposent d’applications mobiles pour iOS et Android qui aident toute votre équipe à collaborer où qu’elle se trouve.

Imaginons qu’un cadre supérieur se rende à une présentation commerciale cruciale et qu’il soit en retard à l’aéroport. Un élément d’information clé nécessaire à la présentation a changé. Il ne devrait pas avoir à vérifier son courrier électronique un moment avant le début de la présentation pour obtenir l’information.

Avec une bonne application de chat d’équipe, il aura cette information à portée de main en temps réel avec une notification de l’application de chat mobile.

Les applications de chat d’équipe encouragent les conversations ouvertes

De nombreuses entreprises utilisent les applications de chat de travail d’équipe pour plus que la simple gestion des chats professionnels. Les membres de l’équipe peuvent favoriser une communication d’équipe robuste et créer des canaux à des fins sociales.

Créez un canal tel que  » travail  » pour les annonces générales et  » jeu  » pour les conversations sociales.

Assurez-vous simplement que tout groupe social est facultatif et facile à rechercher. Les employés doivent savoir qu’ils ont la possibilité de participer à tout groupe social et qu’ils n’ont pas besoin de garder leurs notifications activées.

D’autres idées de canaux de discussion sociale peuvent être basées sur des intérêts communs, tels que les animaux de compagnie, les clubs de lecture, les happy hour, les randonnées, les restaurants ou les sports. C’est un excellent moyen de favoriser les rapports dans les grandes équipes.

Comment utiliser votre application de chat d’équipe pour la communication et la productivité

Dans notre monde des affaires moderne, les équipes doivent souvent rester très connectées à travers différents fuseaux horaires et lieux. Les applications de chat d’équipe ne servent plus seulement à communiquer des informations. Elles sont également devenues un outil de productivité qui aide les membres de l’équipe à rationaliser leur travail et à optimiser leurs processus métier.

Quelles que soient les applis que votre organisation choisit de mettre en place, veillez à limiter le nombre d’applications que vous utilisez pour éviter toute confusion ou mauvaise communication. Idéalement, une organisation devrait adopter une à trois applications (selon la taille de l’organisation) pour rationaliser le processus.

Enfin, veillez à ce que chaque employé reçoive une formation adéquate sur les applis de chat pour le travail d’équipe qu’il est censé utiliser. Même si l’appli dispose des meilleures fonctionnalités, cela ne sert à rien si vos équipes ne savent pas comment utiliser efficacement ces nouvelles fonctionnalités. Proposez des formations lorsqu’une nouvelle appli de chat pour le travail en équipe est introduite dans l’entreprise et des cours de remise à niveau lors du passage à une autre version, afin que chaque employé puisse tirer le meilleur parti des outils que votre entreprise utilise.