El fracaso de la comunicación: Por qué ocurre y cómo las aplicaciones de chat en equipo pueden ayudar | Promesas en el trabajo

La forma en que nos comunicamos con los demás en el lugar de trabajo puede tener un gran impacto en el éxito de lo que hacemos, en cómo nos sentimos con la empresa para la que trabajamos y en cómo nos perciben los demás.

Una comunicación eficaz facilita la gestión de equipos, el establecimiento de objetivos, el seguimiento de los progresos, la resolución de problemas y el fomento de la innovación. Las habilidades de comunicación de todos los miembros de una organización son importantes, desde la alta dirección hasta los miembros individuales del equipo.

Aunque nos comunicamos en el trabajo todos los días, rara vez nos detenemos a pensar si es eficaz o cómo cambiar la forma en que compartimos la información si no está funcionando.

¿Por qué falla la comunicación en las empresas?

Todos sabemos que una comunicación clara y abierta es esencial para que cualquier empresa prospere y funcione con eficacia. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones es fácil caer en un patrón de comunicación que no es óptimo.

Los fallos de comunicación son un problema común para las empresas. Aquí hay cinco tipos de fallos de comunicación que puedes encontrar en el trabajo.

La comunicación se vuelve abrumadora

Una de las principales razones por las que falla la comunicación es que se vuelve abrumadora. Para muchos empleados, simplemente hay demasiados mensajes transmitidos a través de demasiados canales.

Considere uno de los principales culpables de la comunicación abrumadora: el correo electrónico. Es un canal de comunicación que se puede utilizar con eficacia, pero es fácil caer en el hábito de enviar un correo electrónico en lugar de hablar con alguien o hacer llamadas telefónicas. Puede ser difícil transmitir el tono y el contexto adecuados en un correo electrónico, por lo que a menudo puede conducir a un largo hilo de correo electrónico sin una resolución.

Además del correo electrónico, otro método de comunicación ineficaz son las reuniones. La mayoría de los empleados y directivos tienen una agenda llena de compromisos, tareas y reuniones, algunas de las cuales son innecesarias. Las reuniones mal planificadas, las discusiones sin un propósito y el exceso de reuniones contribuyen a que nos sintamos abrumados por la comunicación. Para evitarlo, establece un orden del día claro, revísalo al principio de la reunión y no te desvíes de él.

La comunicación es incoherente

En el otro lado del espectro, la incoherencia también es una fuente de problemas de comunicación.

Cuando los equipos esperan una reunión mensual o un boletín semanal por correo electrónico, puede ser confuso y desmotivador si éstos cambian de repente sin previo aviso. La comunicación también puede ser incoherente de un gerente a varios empleados, lo que hace que los individuos sientan que sus contribuciones o sugerencias no son tan valoradas como las de los demás.

En contraste con las organizaciones en las que hay una cantidad abrumadora de comunicación, en algunas no hay suficiente. La falta de una comunicación clara, abierta y regular puede provocar dificultades para que los equipos comprendan sus valores fundamentales, consigan avanzar y aporten sus opiniones e ideas.

La comunicación es poco clara e inarticulada

Incluso cuando la comunicación es consistente, puede caer en la trampa de ser poco clara o inarticulada. Esto sucede a menudo cuando no hay una dirección clara y unificada por parte de la dirección, lo que lleva a diferentes interpretaciones y prioridades conflictivas.

La comunicación puede ser poco clara de varias maneras. Una de las más comunes es el envío de mensajes reactivos y no planificados, en lugar de planificar lo que se va a decir y estructurarlo de forma que sea fácil de entender y comunique todos los puntos con precisión.

Otro fallo es no incluir suficientes detalles. Esto puede ser especialmente importante cuando se habla de proyectos en los que los detalles y los datos son fundamentales para seguir el progreso.

Un tercer ejemplo de mensaje poco claro es no conocer a la audiencia o no seleccionar la audiencia adecuada en función de quién necesita saber qué.

Y otra fuente importante de fracaso en la comunicación en las empresas es el uso de una jerga técnica innecesaria. El lenguaje confuso y los acrónimos inabordables dificultan la comprensión del mensaje por parte de los empleados. Las empresas que mantienen un lenguaje sencillo encontrarán mucho más fácil comunicarse eficazmente con los empleados y la comunidad en general.

La comunicación no incluye suficiente escucha o compromiso

Cuando oímos la palabra «comunicación» solemos pensar en lo que se dice o en la forma de transmitir el mensaje, pero el acto de escuchar es igualmente importante.

Muchas personas tienen dificultades para escuchar activamente y digerir la información que otra persona ha proporcionado. Esto puede llevar a una dificultad para seguir una conversación o mantenerse al día con el progreso de un proyecto.

En las organizaciones en las que hay demasiada comunicación unidireccional o existe una aversión a la retroalimentación, los empleados pueden sentir que sus contribuciones no son bienvenidas o no serán escuchadas.

En algunos casos, hay una falta de voluntad para dejar que los demás hablen o participen en una discusión. Cuando se habla demasiado y no se escucha lo suficiente, esto puede dar lugar a momentos acalorados o a dificultades para lograr un compromiso. Para que la comunicación tenga éxito, la escucha debe desempeñar un papel importante.

La comunicación se ve obstaculizada por la falta de confianza

Por último, una de las principales causas del fracaso de la comunicación en una organización es la falta de confianza. Aunque la confianza puede tardar mucho tiempo en construirse en una empresa, puede romperse fácilmente y ser difícil de reparar.

Los empleados pueden tener una falta de confianza dentro de una empresa por varias razones. Esto puede deberse a que en el pasado fueron defraudados por promesas que aún no se han cumplido, por ejemplo, una sesión de preguntas y respuestas con el director general que nunca se materializó. Los miembros del equipo también pueden sentirse distanciados de la dirección o de otros equipos debido a la falta de transparencia, especialmente si se han interesado por la cultura de la empresa o por un proyecto específico que fue recibido con silencio.

Otra fuente de estos escollos de conexión es creer que alguien tiene un motivo oculto o que sus intentos de comunicación no son genuinos. En todas las organizaciones, habrá empleados que no sean «jugadores de equipo» y que no tengan los mejores intereses de la empresa en el corazón, y esto a menudo se manifiesta en la forma en que se comunican con los demás.

Cómo evitar el fracaso de la comunicación con las aplicaciones de chat de equipo

Si cree que su organización se beneficiaría de una comunicación más clara y eficaz, una gran manera de conseguirlo es introduciendo una aplicación de chat de equipo.

El software diseñado para ayudar a la comunicación y la productividad puede tener un gran impacto en la forma en que los equipos comparten información y proporcionan actualizaciones sobre su progreso. Esto, a su vez, crea un entorno positivo para la comunicación, que le ayudará a alcanzar otras metas y objetivos empresariales relacionados con la gestión de personas, la cultura de la empresa e incluso el progreso financiero.

Aquí tienes tres formas en las que las aplicaciones de chat para equipos pueden ayudarte a evitar el fracaso de la comunicación en el trabajo.

Las aplicaciones de chat para equipos crean un lugar central para la comunicación del proyecto

Especialmente para los equipos que trabajan a distancia, es importante tener un «escritorio de trabajo en equipo» virtual donde los miembros del equipo puedan colaborar y comunicarse. A través de mensajes de texto, llamadas de audio y videollamadas, los equipos pueden proporcionar actualizaciones sobre el estado de las tareas y los objetivos del proyecto, además de hablar sobre cómo pueden ayudarse mutuamente a alcanzar los objetivos finales.

Cuando los equipos trabajan en grupo para alcanzar objetivos, necesitan un espacio dedicado para comunicarse, cargar archivos y compartir información a través de mensajes de texto, chat de vídeo y pantalla compartida. Las empresas inteligentes utilizan un software para equipos que permite a los usuarios crear canales para fines específicos, de forma similar a una sala de chat.

Esto permite a los miembros del equipo comunicarse y colaborar en proyectos específicos sin que el resto de la organización tenga que ser interrumpida por mensajes de chat que no tienen nada que ver con su trabajo. Los nuevos empleados también pueden añadirse a los canales de chat específicos en los que deben participar, y normalmente pueden desplazarse por los mensajes anteriores para obtener un historial claro del proyecto.

Las aplicaciones de chat en equipo ayudan a los miembros del equipo a mantenerse comunicados

El mundo empresarial de hoy en día se mueve rápidamente y todo el mundo está siempre en movimiento. La mayoría de los programas de colaboración en equipo cuentan con aplicaciones móviles para iOS y Android que ayudan a todo el equipo a colaborar sin importar dónde se encuentren.

Imaginemos que un alto ejecutivo se dirige a una presentación de negocios crítica y llega tarde del aeropuerto. Una pieza clave de información necesaria para la presentación ha cambiado. No debería tener que consultar su correo electrónico un momento antes de que comience la presentación para obtener la información.

Con una buena aplicación de chat de equipo, él o ella tendrá esa información a su alcance en tiempo real con una notificación de la aplicación de chat móvil.

Las aplicaciones de chat de equipo fomentan la conversación abierta

Muchas empresas utilizan las aplicaciones de chat de equipo para algo más que para gestionar los chats de negocios. Los miembros del equipo pueden fomentar una sólida comunicación en equipo y crear canales con fines sociales.

Cree un canal como «trabajo» para anuncios generales y «juego» para conversaciones sociales.

Sólo asegúrese de que cualquier grupo social sea opcional y fácil de buscar. Los empleados deben saber que tienen la opción de participar en cualquier grupo social y que no necesitan mantener las notificaciones activadas.

Otras ideas para los canales de chat social pueden basarse en intereses comunes, como las mascotas, los clubes de lectura, la hora feliz, el senderismo, las cenas o los deportes. Es una forma estupenda de fomentar la compenetración en equipos grandes.

Cómo utilizar la aplicación de chat de tu equipo para la comunicación y la productividad

En nuestro mundo empresarial moderno, los equipos a menudo tienen que estar muy conectados a través de diferentes zonas horarias y ubicaciones. Las aplicaciones de chat en equipo ya no son sólo para comunicar información. También se han convertido en una herramienta de productividad que ayuda a los miembros del equipo a agilizar su trabajo y optimizar sus procesos empresariales.

Independientemente de las aplicaciones que su organización decida implantar, asegúrese de limitar el número de aplicaciones que utiliza para evitar confusiones y falta de comunicación. Lo ideal es que una organización adopte de una a tres aplicaciones (dependiendo del tamaño de la organización) para agilizar el proceso.

Por último, asegúrate de que todos los empleados reciben la formación adecuada sobre las aplicaciones de chat de trabajo en equipo que deben utilizar. Incluso si la aplicación tiene las mejores características, no tiene sentido si sus equipos no saben cómo utilizar estas nuevas características de manera efectiva. Ofrezca formación cuando se introduzca una nueva aplicación de chat de trabajo en equipo en la empresa y cursos de actualización cuando se cambie a una versión diferente para que cada empleado pueda sacar el máximo provecho de las herramientas que utiliza su empresa.