7 nemme tips til endelig at blive papirløs

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Hvor mange stykker papir ligger der på køkkenbordet, spisebordet eller et andet sted, hvor de ikke hører hjemme? Hænger du på kvitteringer i tilfælde af, at du får brug for dem igen? Er der en stak papirer fra dyrlægen, som du gemmer, hvis du skal huske præcis, hvilken medicin dit kæledyr fik for tre år siden? Alle disse papirer ligger der og venter på et tidspunkt, hvor du vil være i stand til at håndtere dem, uanset hvad det betyder. (Det betyder, at du kigger på hver enkelt side og derefter smider dem alle i genbrugsspanden). Det er på tide at skille sig af med papiret og al den skyldfølelse, der hober sig op sammen med det. Det er på tide at blive papirløs.

Jeg har været papirløs i næsten et årti. Med papirfri mener jeg ikke, at der er nul stykker papir i mit liv. Jeg har selvfølgelig stadig brug for min fødselsattest i papirform, og jeg bruger en lille notesbog i papirform til et sprogkursus, som jeg tager. For det meste holder jeg dog ikke fast i papir. I stedet scanner jeg vigtige dokumenter til en lagringstjeneste og fører digitale noter i en noteapp. Jeg skriver også min to-do-liste og indkøbsliste i min telefon, og jeg fastgør restaurantanbefalinger på et onlinekort. Der er mange enkle måder at fjerne papir fra dit liv på.

Det er nemt at gå digitalt. Den svære del er ikke at lade papiret begynde at snige sig ind igen. Hvis du er klar til at slippe af med det meste papir i dit liv, er her, hvad du skal vide for at komme i gang og blive ved med det.

1) Glem bagagen

Det lyder måske kontraintuitivt, men det første skridt i at blive papirløs er at glemme alt om den papirbaggrund, du allerede har oparbejdet, og i stedet fokusere på de nye vaner, du skal indføre for at blive papirløs fra nu af. Lad være med at se bagud:

Du skal nok få bugt med dine eksisterende papirbunker en dag – eller også ikke. Indtil videre skal du ikke lade disse papirer holde dig tilbage. At skulle håndtere en efterslæb kan føles overvældende, og når folk føler sig overvældede, udskyder de det hele. Så glem det for nu. Læg i stedet dine kræfter i at sikre, at efterslæbet ikke bliver større.

2) Få disse fem apps

Der er fem apps eller tjenester, du skal bruge for at blive papirløs. De er:

• en to-do-liste-app,
• en scanningsapp,
• en online lagringstjeneste, hvor du lægger dine digitale filer (mere om dette om lidt),
• e-signaturværktøjer (Adobe Acrobat er et godt eksempel) til at underskrive digitale dokumenter uden at printe dem, og
• en dokumentleveringstjeneste til at sende officielle dokumenter uden at printe dem.

Se mine anbefalinger for hver type app her.

3) Vælg en opbevaringstjeneste

Lad os grave lidt mere i den tredje app, en opbevaringstjeneste, fordi den er mere kompliceret end de andre. Lagringstjenesten er det sted, hvor du opbevarer digitale versioner af dine papirdokumenter.

Det er vigtigt, at du ønsker en lagringstjeneste, der gør dine filer tilgængelige, uanset hvor du er, og som tager backup af dem. En mulighed er at bruge en online opbevarings- og fildelingstjeneste, f.eks. Dropbox eller Microsoft OneDrive.

En anden mulighed er at bruge en tjeneste, der er designet specielt til folk, der ønsker at blive papirløse. Neat og FileThis er to eksempler. De har særlige værktøjer til folk, der vil være papirløse, f.eks. muligheden for automatisk at mærke og tagge dokumenttyper, som de genkender, f.eks. skatter og afgifter. FileThis har også en “hent”-tjeneste, der automatisk kopierer vigtige dokumenter, som den finder på din e-mail-konto.

Og uanset hvilken tjeneste du vælger, skal du vælge en og holde dig til den, så du kan samle alle dine digitale dokumenter ét sted.

4) Tilmeld dig e-mail-opgørelser og digitale betalinger

Hvis du stadig modtager papirregninger og -opgørelser, så tilmeld dig for at modtage dem via e-mail i stedet, hvor du kan. Hvis du stadig sender checks regelmæssigt, så se, om du kan skifte til at foretage betalinger online i stedet.

Mens forsyningsselskaber og banker har accepteret digitale betalinger i årevis, er de sidste tilbageholdende, der ikke altid accepterer dem, udlejere og administrationsselskaber. Hvis du sidder fast i denne knibe, kan du prøve at forklare dem, at de får deres penge hurtigere og mere pålideligt, når de accepterer digitale betalinger. Selv de mindste virksomheder kan acceptere direkte bankoverførsler med få eller ingen gebyrer. Når du kan betale alle dine regninger digitalt i stedet for med checks og kuverter, kommer du et skridt nærmere på at blive papirløs.

5) Scan og makulér

Nu er det tid til at begynde at udvikle nye vaner. Scanning og makulering eller genbrug er den, du sandsynligvis vil gøre mest. Jeg foretrækker meget at scanne ved hjælp af en mobilapp, men du kan også bruge en desktopscanner eller scanningsfunktionen på en multifunktionsprinter.

Skab en regel for dig selv, der lyder nogenlunde sådan her: Når jeg får et nyt stykke papir, som jeg skal digitalisere, bruger jeg min telefon til at scanne det med det samme, og derefter lægger jeg papiret i genbrugs- eller makulérbunken. Eller endnu bedre, smide det direkte i makuleringsmaskinen. Hvorfor vente?

Det kan være svært at tvinge sig selv til at følge denne vane. “Jeg har ikke tid til at scanne det her lige nu”, siger du måske. Øv dig i din nye vane ved at scanne et dokument eller to fra din backlog, bare for at afprøve det. Hvor lang tid tager det? Hvilken app har du brugt? Du finder måske også ud af, at det går lettere at scanne dokumenter i naturligt lys end at gøre det med indendørs belysning. Når du først får en fornemmelse for, hvordan du gør det, og hvor lang tid det tager, har du måske lettere ved at følge det til dørs.

6) Udvikl andre arbejdsgange

Scanning og makulering er én arbejdsgang. Efterhånden som du bliver fortrolig med din papirløse livsstil, vil du opdage, at du har brug for flere workflows til andre situationer.

Her er et eksempel: Når du køber et nyt produkt, kan du tage billeder af brugervejledningen, kvitteringen, garantien og serienummeret eller andre relevante oplysninger. Upload disse billeder til din lagringstjeneste, og slip derefter af med de overflødige papirer.

En anden arbejdsgang, du kan oprette, er at gemme en bunke papirer, som du mener, du bør makulere, men som du ikke er sikker på lige nu, og gå dem derefter igennem på en bestemt dag. Vælg et tidspunkt og en dato, enten hver lørdag eller den første søndag i måneden, og brug den tid til at rydde op i din stak.

I nogle tilfælde ønsker du måske at scanne papirer, mens du også beholder originalerne, f.eks. i tilfælde af forsikringsbeviser, dokumenter fra husejere og så videre. Ved at digitalisere dem opretter du en sikkerhedskopi og sikrer, at du har adgang til de oplysninger, de indeholder, selv hvis du ikke kan få fat i originalen.

7) Lad være med at tænke for meget over det

Der er nogle dokumenter, hvor du vil være i tvivl om, hvorvidt du skal beholde originalerne eller digitalisere og makulere dem. Når du står over for en svær beslutning, skal du ikke overtænke det. At være papirløs skal gøre dit liv enklere og lettere – ikke mere stressende. Gem originalerne i en mappe, et harmonikabind eller et arkivskab. Der er ingen, der kommer og tager dit Paperless Club-kort fra dig, hvis du holder fast i nogle få papirer.

Medicinske journaler er vanskelige, da du kun må digitalisere og opbevare dem elektronisk, hvis du har et HIPAA-kompatibelt system. Du kan beslutte dig for blot at lægge dem i en mappe eller et harmonikabind og gennemgå dem en gang om året for at finde noget, der er klar til at blive smidt ud.

Det sagt, så lad være med at hænge på eller gøre dig umage med at digitalisere papirer, der ikke har noget formål. Hvis du er den type person, der flittigt hænger på papir i den tro, at du gør det ansvarlige, kan det føles skræmmende at makulere og genbruge noget som helst. Men vil du nogensinde få brug for den kvittering for en sandwich eller en forklaring på ydelsesopgørelser fra to år siden? Makuler dem, og lad det gå.