Selhání komunikace: Proč k němu dochází a jak nám mohou pomoci aplikace pro týmový chat | Sliby v práci

To, jak komunikujeme s ostatními na pracovišti, může mít velký vliv na úspěch naší práce, na to, jak se cítíme ve společnosti, pro kterou pracujeme, a jak nás vnímají ostatní.

Efektivní komunikace usnadňuje řízení týmů, stanovování cílů, sledování pokroku, řešení problémů a podporu inovací. Záleží na komunikačních dovednostech každého v organizaci – od vyššího vedení až po jednotlivé členy týmu.

Ačkoli v práci komunikujeme každý den, málokdy se zastavíme a zamyslíme se nad tím, zda je komunikace efektivní nebo jak změnit způsob sdílení informací, pokud nefunguje.

Proč komunikace v podnikání selhává?

Všichni víme, že jasná a otevřená komunikace je pro prosperitu a efektivní fungování každého podniku nezbytná. Ve většině organizací je však snadné upadnout do vzorce komunikace, který není optimální.

Narušení komunikace je pro podniky běžným problémem. Zde je pět typů selhání komunikace, se kterými se můžete v práci setkat.

Komunikace se stává zahlcující

Jedním z hlavních důvodů, proč komunikace selhává, je její zahlcení. Pro mnoho zaměstnanců je jednoduše příliš mnoho zpráv předávaných příliš mnoha kanály.

Považte, že jedním z hlavních viníků zahlcující komunikace je e-mail. Je to komunikační kanál, který lze efektivně využívat, ale je snadné si zvyknout posílat e-mail, místo abyste s někým mluvili nebo telefonovali. V e-mailu může být obtížné sdělit správný tón a kontext, takže to často může vést k dlouhému e-mailovému vláknu bez řešení.

Stejně jako e-mail jsou dalším neefektivním způsobem komunikace schůzky. Většina zaměstnanců a manažerů má diář plný závazků, úkolů a schůzek – některé z nich jsou zbytečné. Špatně naplánované schůzky, diskuse bez cíle a příliš mnoho schůzek přispívají k pocitu zahlcení komunikací. Chcete-li se tomu vyhnout, stanovte si jasný program, na začátku schůzky si ho zkontrolujte a neodchylujte se od něj.

Komunikace je nedůsledná

Na druhé straně spektra je zdrojem komunikačních problémů také nedůslednost.

Když týmy očekávají měsíční schůzku nebo týdenní zasílání bulletinu e-mailem, může být matoucí a demotivující, pokud se tyto informace náhle bez varování změní. Komunikace může být také nekonzistentní od jednoho manažera k řadě zaměstnanců, což může u jednotlivců vyvolat pocit, že jejich příspěvky nebo návrhy nejsou oceňovány stejně jako příspěvky ostatních.

Na rozdíl od organizací, kde je komunikace ohromující množství, v některých není dostatečná. Nedostatek jasné, otevřené a pravidelné komunikace může vést k tomu, že týmy budou mít potíže pochopit vaše základní hodnoty, dosáhnout pokroku a přispět svými názory a nápady.

Komunikace je nejasná a nesrozumitelná

I když je komunikace důsledná, může se dostat do pasti nejasnosti nebo nesrozumitelnosti. To se často stává, když neexistuje jasný a jednotný směr ze strany vedení, což vede k různým interpretacím a protichůdným prioritám.

Komunikace může být nejasná mnoha způsoby. Jedním z nejčastějších je zasílání reaktivních, neplánovaných zpráv namísto plánování toho, co říci, a jejich strukturování tak, aby byly snadno srozumitelné a přesně sdělovaly všechny body.

Dalším selháním je neuvedení dostatečného množství podrobností. To může být obzvlášť důležité, když mluvíte o projektech, kde jsou detaily a údaje rozhodující pro sledování pokroku.

Třetím příkladem nejasného sdělení je neznalost publika nebo nevybrání správného publika podle toho, kdo co potřebuje vědět.

A dalším významným zdrojem selhání komunikace v podnikání je používání zbytečného odborného žargonu. Matoucí jazyk a neuchopitelné zkratky ztěžují zaměstnancům jasné pochopení celého sdělení. Podniky, které zachovají jednoduchý jazyk, budou mnohem snáze efektivně komunikovat se zaměstnanci i širší veřejností.

Komunikace nezahrnuje dostatek naslouchání nebo kompromisů

Když slyšíme slovo „komunikace“, obvykle si představíme to, co se říká, nebo způsob, jakým se sdělení předává, ale stejně důležitý je i akt naslouchání.

Mnoho lidí má problém aktivně naslouchat a strávit informace, které jim někdo jiný poskytl. To může vést k potížím se sledováním rozhovoru nebo s udržováním pokroku v projektu.

V organizacích, kde probíhá příliš jednosměrná komunikace nebo kde panuje nechuť ke zpětné vazbě, mohou mít zaměstnanci pocit, že jejich příspěvky nejsou vítány nebo že nebudou vyslyšeny.

V některých případech existuje neochota nechat ostatní mluvit nebo se zapojit do diskuse. Tam, kde se příliš mluví a málo naslouchá, to může vést k vyhroceným momentům nebo k obtížím při dosahování kompromisu. Aby byla komunikace úspěšná, musí hrát důležitou roli naslouchání.

Komunikaci brání nedostatek důvěry

Jednou z hlavních příčin selhání komunikace v organizaci je konečně nedostatek důvěry. Zatímco důvěra se v podniku buduje dlouho, může být snadno narušena a těžko napravitelná.

Zaměstnanci mohou mít v podniku nedostatek důvěry z několika důvodů. Může to být způsobeno tím, že byli v minulosti zklamáni sliby, které dosud nebyly splněny – například sezení s generálním ředitelem s otázkami&, které se nikdy neuskutečnilo. Členové týmu mohou mít také pocit odstupu od vedení nebo jiných týmů kvůli nedostatku transparentnosti, zejména pokud se zajímali o firemní kulturu nebo konkrétní projekt, který se setkal s mlčením.

Dalším zdrojem těchto nástrah spojení je přesvědčení, že někdo má postranní úmysly nebo že jeho pokusy o komunikaci nejsou upřímné. V každé organizaci se najdou zaměstnanci, kteří nejsou „týmovými hráči“ a nemají na srdci nejlepší zájmy společnosti, což se často projeví ve způsobu jejich komunikace s ostatními.

Jak se vyhnout selhání komunikace pomocí aplikace pro týmový chat

Pokud máte pocit, že by vaší organizaci prospěla jasnější a efektivnější komunikace, pak je skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, zavedení aplikace pro týmový chat.

Software určený k podpoře komunikace a produktivity může mít silný vliv na způsob, jakým týmy sdílejí informace a poskytují aktuální informace o svém postupu. To následně vytvoří pozitivní prostředí pro komunikaci, které vám pomůže dosáhnout dalších obchodních cílů a úkolů týkajících se řízení lidí, firemní kultury a dokonce i finančního pokroku.

Tady jsou tři způsoby, jak vám aplikace pro týmový chat mohou pomoci vyhnout se selhání komunikace v práci.

Týmové chatovací aplikace vytvářejí centrální místo pro projektovou komunikaci

Zejména pro týmy, které pracují na dálku, je důležité mít virtuální „týmový stůl“, kde mohou členové týmu spolupracovat a komunikovat. Prostřednictvím textových zpráv, zvukových hovorů a videohovorů mohou týmy poskytovat aktuální informace o stavu projektových úkolů a cílů a navíc hovořit o tom, jak si mohou navzájem pomoci dosáhnout konečných cílů.

Když týmy pracují ve skupinách na dosažení cílů, potřebují vyhrazený prostor pro komunikaci, nahrávání souborů a sdílení informací prostřednictvím textových zpráv, videochatu a sdílení obrazovky. Chytré firmy používají týmový software, který umožňuje uživatelům vytvářet kanály pro konkrétní účely – podobně jako chatovací místnost.

To umožňuje členům týmu komunikovat a spolupracovat na konkrétních projektech, aniž by zbytek organizace musel být rušen chatovými zprávami, které nemají nic společného s jejich prací. Noví zaměstnanci mohou být také přidáni do konkrétních chatovacích kanálů, do kterých se potřebují zapojit, a obvykle mohou procházet minulé zprávy, aby získali přehlednou historii projektu.

Týmové chatovací aplikace pomáhají členům týmu udržovat komunikaci

Dnešní obchodní svět se pohybuje rychle a všichni jsou neustále v pohybu. Většina programů pro týmovou spolupráci má mobilní aplikace pro systémy iOS a Android, které pomáhají celému týmu spolupracovat bez ohledu na to, kde se právě nachází.

Představme si, že vedoucí pracovník je na cestě na důležitou obchodní prezentaci a má zpoždění z letiště. Klíčová informace potřebná pro prezentaci se změnila. Neměl by chvíli před začátkem prezentace kontrolovat e-mail, aby tuto informaci získal.

S dobrou aplikací pro týmový chat bude mít tuto informaci po ruce v reálném čase díky oznámení z mobilní chatovací aplikace.

Aplikace pro týmový chat podporují otevřenou konverzaci

Mnoho firem používá aplikace pro týmový chat nejen ke správě obchodních chatů. Členové týmu mohou podporovat robustní týmovou komunikaci a vytvářet kanály pro sociální účely.

Vytvořte kanál, například „pracovní“ pro obecná oznámení a „hrací“ pro sociální konverzace.

Jen se ujistěte, že všechny sociální skupiny jsou volitelné a snadno se vyhledávají. Zaměstnanci by měli vědět, že mají možnost účastnit se jakýchkoli sociálních skupin a nemusí mít zapnutá oznámení.

Další nápady pro sociální chatové kanály mohou být založeny na společných zájmech, jako jsou domácí zvířata, knižní kluby, happy hour, turistika, stolování nebo sport. Je to skvělý způsob, jak podpořit vztahy ve velkých týmech.

Jak používat aplikaci týmového chatu pro komunikaci a produktivitu

V našem moderním obchodním světě musí týmy často zůstat ve vysokém spojení v různých časových pásmech a na různých místech. Aplikace pro týmový chat už neslouží jen ke sdělování informací. Staly se také nástrojem produktivity, který pomáhá členům týmu zefektivnit jejich práci a optimalizovat obchodní procesy.

Ať už se vaše organizace rozhodne zavést jakékoli aplikace, ujistěte se, že jste omezili počet používaných aplikací, abyste předešli zmatkům a nedorozuměním. V ideálním případě by organizace měla přijmout jednu až tři aplikace (v závislosti na velikosti organizace), aby se zefektivnily procesy.

Nakonec se ujistěte, že každý zaměstnanec je řádně proškolen o aplikacích pro chatování v rámci týmové práce, které má používat. I když má aplikace ty nejlepší funkce, nemá smysl, pokud vaše týmy nevědí, jak tyto nové funkce efektivně používat. Nabídněte školení, když je ve firmě zavedena nová aplikace pro týmový chat, a opakovací kurzy při přechodu na jinou verzi, aby každý zaměstnanec mohl co nejlépe využít nástroje, které vaše firma používá.

.