Allt om SWOT-analys: vad det är, hur man gör det och mycket mer!

Analys eller SWOT-matris – på portugisiska är analys eller SWOT-matris en metod för strategisk planering som omfattar analys av scenarier för beslutsfattande, med hänsyn till fyra faktorer. De är: styrkor, svagheter, möjligheter och hot. På portugisiska: styrkor, möjligheter, svagheter och hot.

Lyssna på inlägget i spelaren nedan:

Júlia klarade en urvalsprocess för att arbeta i Florianópolis, på Resultados Digitais. Hon hade redan ett jobb, en familj och bodde i Rio de Janeiro och var tvungen att fatta ett beslut: stanna eller åka.

Det var dock inte så enkelt, hon var trots allt tvungen att utvärdera olika punkter som lön, levnadskostnader i de båda städerna och de sociala och psykologiska konsekvenserna av den eventuella förändringen i hennes liv.

För att göra det gjorde hon flera listor: fördelar, nackdelar, positiva och negativa punkter, vad som låg under hennes kontroll och vad som inte låg under hennes kontroll. Med andra ord tillämpade hon SWOT-analysen för att fatta detta beslut.

Och du kan göra samma sak för ditt företag, genom att tillämpa SWOT-matrismetodiken i din strategiska planering, i analysen av nya funktioner, eller till och med för att lösa en kris eller en go-to-market-strategi.

Är du intresserad? Följ med oss för att förstå vad en SWOT-analys är, vad den är till för, vem som bör/kan använda den och hur man gör den. Förutom andra exempel som är mer inriktade på företagsvärlden (även om SWOT-matrisen kan användas för nästan vad som helst!).

Vad är SWOT-analys eller SWOT-analys?

En SWOT-analys eller SWOT-matris är en strategisk planeringsmetod som omfattar scenarioanalys för beslutsfattande.

Den skapades på 1960-talet av Albert Humphrey vid Stanford University. Där ledde företagskonsulten ett forskningsprojekt som systematiskt analyserade och korsrefererade data från de 500 största företagen som tidningen Fortune rapporterade om på den tiden. Vill du förstå historien bättre? Klicka sedan här och kolla in ett dokument som publicerades efter hans död 2005.

Sedan dess har verktyget förbättrats och anpassats till olika verksamheter på grund av dess popularitet, snabbhet och effektiva resultat.

Det består av observation av fyra faktorer: från de engelska termerna strengths, weaknesses, opportunities and threats (styrkor, svagheter, möjligheter och hot). På portugisiska:

• Styrkor;
• Möjligheter;
• Svagheter;
• Hot.

Styrkorna och svagheterna berör beslutsfattaren – det vill säga dig och ditt företag. Möjligheter och hot, å andra sidan, handlar om externa faktorer som ligger utanför din kontroll. I SWOT-analysen kallas dessa två scenarier för den interna miljön respektive den externa miljön.

Swot-matrisen är ett relativt lättanvänt system som ger en stor mängd detaljer om situationen och täcker omständigheter från produktutveckling i ett litet företag till ledningen av ett multinationellt företag. Men för att den verkligen ska fungera måste villkoren studeras separat – vilket vi kommer att göra nedan!

>> Läs mer: Dela information för att multiplicera resultat, av Eleonora Diniz

Intern miljö

Styrkor

Detta är de fördelar som ditt företag har jämfört med konkurrenterna. Dina konkurrensdifferentieringsfaktorer, de starkaste färdigheterna i ditt företag. De kan också handla om interna faktorer som gynnar ditt företag eller faktorer som du har kontroll över – som du till exempel kan bestämma om du vill behålla eller inte.

Några frågor som du kan ställa dig själv är:

• Vad är mina bästa aktiviteter/produkter/tjänster?
• Vad är min största konkurrensfördel?
• Hur nöjda är mina kunder?

Svagheter

Detta är punkter som kan skada och/eller negativt påverka företagets verksamhet. Detta steg kräver en hel del uppriktighet från SWOT-analytikerns sida, för när allt kommer omkring måste du identifiera dessa, ska vi säga, ”brister” i din verksamhet för att metoden ska bli meningsfull.

De svagheter som hittas måste undersökas och observeras på individuell basis. Då blir det möjligt att lösa de problem som de skapar. Om det inte är möjligt att lösa dem på kort sikt, är det rekommenderat att åtminstone försöka minska deras effekter eller komma runt dem, så att de blir mer en styrka än en svaghet.

Några frågor du kan ställa dig själv är:

• Varför valdes min konkurrent framför mig?
• Är mina anställda rätt lämpade för det här jobbet?
• Varför är inte mina kunder engagerade?

Extern miljö

Möjligheter

De är inget annat än externa krafter som påverkar ditt företag positivt. Du kan inte kontrollera dem, men du kan dra nytta av dem – så länge de är verkliga och stöds av forskning eller studier.

Och de kan dyka upp när som helst, och helst bör du vara förberedd! Vi talar om händelser som ett partnerskap med din konkurrent, en modefluga som ökar konsumtionen av din produkt, förändringar i regeringens ekonomiska politik, nya lagar etc.

Hot

Dessa är motsatsen till möjligheter: externa krafter som påverkar din verksamhet negativt. Vad är du rädd för? Om det verkligen händer, vet du redan vad du ska göra? Du måste tänka på möjliga händelser som kan skada din vinst och företaget som helhet.

Exempel:

• Arbetsbrist;
• Naturkatastrofer;
• Datastöld;
• Nya och bättre konkurrenter, bland annat.

Vem kan utföra SWOT-analysen?

Alla, så länge de vet vad de har att göra med! Trots att SWOT-analysen är en projektledningsmetod är den inte begränsad till chefer och ledare. Det kommer – vanligtvis – att utföras av personer som befinner sig i den situation som studeras.

Helheten blir dock rikare när det finns ett verkligt team som är enat och upptaget med att samla in information och sätta ihop hela systemet. Varför? På så sätt får du olika versioner av samma sak, vilket ger din analys olika infallsvinklar.

Hur man sammanställer en SWOT-analys

När du har förstått alla begrepp är det dags att skapa din SWOT-analys. För att allt ska bli lättare att förstå kommer vi att använda en e-handel som exempel för att illustrera steg för steg nedan.

Vi kommer ihåg att du kan se samma struktur på olika sätt där ute. Som sagt kan SWOT-analysen anpassas och modifieras beroende på vilken typ av företag du har eller vilket huvudmål du har.

Om du föredrar det kan du titta på Sebrae-videon som också förklarar hur du skapar en SWOT-matris för ditt företag:

Identifiera ditt undersökningsobjekt

Well, SWOT-matrisen fungerar bäst när vi har ett tydligt och definierat mål som analysobjekt. Detta mål måste dock vara tillräckligt brett för att vara värt själva övningen.

För att följa exemplet med e-handel är frågan: ”Ska vi skapa ett socialt nätverk för butiken?”. Frågan är följande. Och inte något i stil med ”Vilket socialt nätverk ska vi använda?” eller ”Hur ska vi uttrycka oss på nätverket?”.

Tanken är att analysera om ett socialt nätverk för e-handeln i fråga kommer att ge varumärket ett mervärde eller inte. Snart kan en idé diskuteras.

Forskning om

Din forskning kan omfatta allt från företagsinterna uppgifter om sociala interaktioner till marknadsundersökningar och/eller studier som utförs av konsultföretag. När det gäller skapandet av det sociala nätverket kommer e-handeln också att titta på:

• Vilka nätverk konkurrenterna använder;
• Vilka nätverk kunderna i basen använder mest;
• Hur lång tid det kommer att ta att få igång projektet.

Brainstorming med teamet

Brainstorming med teamet är viktigt för att upptäcka – eller åtminstone prova – alla möjliga variabler. Börja med uppenbara frågor som ”Kommer våra användare att engagera sig i vårt sociala nätverk?” och utvidga ämnena tills du kommer på kreativa och mer specifika idéer för att göra det. Tanken är att du ska ägna mycket tid åt detta, eftersom du trots allt vill hitta de viktigaste faktorerna som kommer att leda till att du fattar rätt beslut.

I det här läget har du helst redan ett diagram/en skiss/mall av SWOT-matrisen som du kan använda tillsammans med svaren. Och ja, brainstorming kommer att omfatta alla de begrepp som vi räknade upp tidigare: extern och intern miljö, styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

Fråga dig själv under övningen:

• Förbanden kan utnyttja vilka möjligheter?
• Förbanden kan minimera eller motverka vilka hot?
• Svagheter kan underminera vilka möjligheter?
• Svagheter kan förstärka vilka hot?

Förbättra resultaten från brainstormingen

Efter avslutad brainstorming är det bara att förfina svaren. Skippa antaganden och ”gissningar” och skriv ner hårda data och faktorer som fångade din uppmärksamhet.

Under sin forskning och brainstorming upptäckte till exempel e-handelsfolket att deras kunder använder minst ett socialt nätverk 14 timmar i veckan och att de skulle vilja få meddelanden om flash-kampanjer på sin smartphone. Men att de också är upptagna människor som inte har någon tid att förlora.

Det är dags att ”städa upp” SWOT-matrisens ramverk och göra dina svar för varje begrepp så specifika som möjligt.

Fastställa nästa steg

Med ramverket organiserat har du en fullständig och säker bild av dina styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Analysera nu ”bara”.

Den aktuella e-handeln insåg att deras kunder är intresserade av och använder sociala medier konstant, liksom deras konkurrenter – som har en Facebook-fansida – vilket skulle kunna vara ett hot mot deras affärsengagemang.

De kunde dock satsa på att skapa videor och handledningar för att försöka komma runt situationen och producera värdefullt innehåll. De skulle också behöva anställa en social media och en designer, men de bör ändå lägga ut videoproduktionen på entreprenad eftersom det är det minst kostsamma alternativet för företaget just nu.

Vad gör vi nu? Kommer de att gå vidare? SWOT-analysen ger tyvärr inget svar. Det är upp till e-handeln att sätta vikterna i balans och möta denna nya utmaning eller inte.

Positiva och negativa aspekter av SWOT-matrisen i sig själv

SWOT-analysen är en metod som har bekräftats fungera – mycket! Det gäller dock inte i alla situationer. För att vägleda dig i ditt val att använda den eller inte har vi listat SWOT-matrisens styrkor och svagheter.

Starka punkter

• Med lite utbildning kan vem som helst skapa och använda SWOT-matrisen, vilket innebär att det är ett mycket lättillgängligt verktyg;
• Enkel att göra: På ett papper, ett kalkylblad, en tavla, en dator eller vad din fantasi tillåter;
• Stimulerar planering och idéer genom brainstorming och organisering;
• Lätt att förstå och kan presenteras på ett praktiskt sätt för andra som inte nödvändigtvis har deltagit i processen;
• Möjlighet att utnyttja ett projekt (eller inse i tid när en idé är dålig!) genom analys och forskning.

Svagheter

• Det kan vara svårt att begränsa faktorer och/eller strategier när allt kan listas och passa in i ett eller flera begrepp i ramverket;
• Det är ett deskriptivt verktyg som inte förutspår eller föreskriver lösningar (det slutgiltiga beslutet kommer alltid att ligga hos den som gör det);
• Det anger inte nästa steg. Återigen beror det på hur du lägger upp en handlingsplan.

Redo för SWOT…ar?

Anh? Det skulle vara riktigt häftigt om begreppet också blev ett verb på portugisiska. Vi skulle kunna komma på något som liknar den brasilianska versionen, SWOT-matrisen, men då skulle resultatet bli FOFAr… err.

Vilket namn ni än väljer hoppas vi att ert företag (åtminstone en gång) kommer att använda SWOT-analysen för att hitta en kreativ lösning eller för att ”få det bättre” i ett visst ämne.

Lita på mig, många företag har kommit fram till överraskande slutsatser med hjälp av denna metod. Främst på grund av att verktyget – förutom mikroanalysen av en situation – ger en makrobild av ditt företag, vilket ger en sann röntgenbild av vad du har som bäst och vad du fortfarande kan förbättra!

Ibland kan det som du anser vara ett litet problem försvaga dina positiva punkter, eller så kan något du förbisett råda bot på en svårighet.

Använd dina slutsatser i digital marknadsföring

Det räcker inte med att känna till styrkorna, möjligheterna, svagheterna och hoten i din verksamhet: du måste använda analysen på ett intelligent sätt. Digital marknadsföring är ett utmärkt sätt att hantera dessa faktorer och gör det möjligt för dig att utbilda marknaden om ditt företag genom att ta hänsyn till resultaten av studien.

RD Station Marketing är verktyget som hjälper ditt företag att bättre dra nytta av de möjligheter som erbjuds av det digitala. Med den kan du göra din digitala marknadsföringsverksamhet mer produktiv, enkelt skapa kampanjer som fungerar, bygga personliga resor och generera försäljning i stor skala. Allt detta med data som bevisar resultatet av dina åtgärder.

Ta en gratis provperiod och prova redaktörerna för kontakt- och e-postinsamlingssidor och många andra funktioner. Lämna din e-postadress nedan!