7 enkla tips för att äntligen bli papperslös

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Hur många papper ligger på köksbänken, matbordet eller någon annan plats där de inte hör hemma? Hänger du kvar kvitton om du skulle behöva dem igen? Finns det en hög med papper från veterinären som du behåller ifall du behöver komma ihåg exakt vilka mediciner ditt husdjur tog för tre år sedan? Alla dessa papper ligger där och väntar på att du ska kunna ta hand om dem, oavsett vad det innebär. (Det betyder att du tittar på varje sida och sedan slänger dem alla i papperskorgen). Det är dags att göra sig av med pappret och alla skuldkänslor som hopar sig tillsammans med det. Det är dags att bli papperslös.

Jag har varit papperslös i nästan tio år. Med papperslös menar jag inte att det inte finns några papper i mitt liv. Jag behöver naturligtvis fortfarande mitt födelsebevis i papper, och jag använder en liten anteckningsbok i papper för en språkkurs som jag läser. För det mesta håller jag dock inte fast vid papper. I stället skannar jag viktiga dokument till en lagringstjänst och för digitala anteckningar i en anteckningsapp. Jag skriver också min att-göra-lista och min inköpslista i min telefon, och jag fäster restaurangrekommendationer på en karta på nätet. Det finns många enkla sätt att ta bort papper från ditt liv.

Det är enkelt att gå över till det digitala. Det svåra är att inte låta pappret börja smyga sig in igen. Om du är redo att göra dig av med det mesta av pappret i ditt liv får du här veta vad du behöver veta för att komma igång och hålla igång.

1) Glöm eftersläpningen

Det kan låta kontraintuitivt, men det första steget för att bli papperslös är att glömma den eftersläpning av papper som du redan har samlat på dig och i stället fokusera på de nya vanor som du behöver anta för att bli papperslös från och med nu. Titta inte bakåt:

Du kommer att ta itu med dina befintliga pappershögar en dag – eller inte. Låt inte dessa papper hålla dig tillbaka för tillfället. Att behöva ta itu med en eftersläpning kan kännas överväldigande, och när människor känner sig överväldigade skjuter de upp saker och ting. Så glöm det för tillfället. Lägg istället dina ansträngningar på att se till att eftersläpningen inte blir större.

2) Skaffa de här fem apparna

Det finns fem appar eller tjänster som du behöver för att bli papperslös. De är:

• en app för att göra-listor,
• en skanningsapp,
• en onlinelagringstjänst, där du lägger dina digitala filer (mer om detta om en stund),
• e-signaturverktyg (Adobe Acrobat är ett bra exempel) för att signera digitala dokument utan att skriva ut dem, och
• en tjänst för att leverera dokument för att skicka officiella dokument utan att skriva ut dem.

Se mina rekommendationer för varje typ av app här.

3) Välj en lagringstjänst

Låt oss gräva lite mer i den tredje appen, en lagringstjänst, eftersom den är mer komplicerad än de andra. Lagringstjänsten är den plats där du förvarar digitala versioner av dina pappersdokument.

Idealt vill du ha en lagringstjänst som gör dina filer tillgängliga oavsett var du befinner dig och som säkerhetskopierar dem. Ett alternativ är att använda en lagrings- och fildelningstjänst online, till exempel Dropbox eller Microsoft OneDrive.

Ett annat alternativ är att använda en tjänst som är utformad speciellt för personer som vill bli papperslösa. Neat och FileThis är två exempel. De har särskilda verktyg för personer som ska bli papperslösa, t.ex. möjligheten att automatiskt märka och tagga dokumenttyper som de känner igen, t.ex. skatter. FileThis har också en ”fetch”-tjänst som automatiskt kopierar viktiga dokument som den hittar i ditt e-postkonto.

Oavsett vilken tjänst du väljer, välj en och håll dig till den så att du kan samla alla dina digitala dokument på ett och samma ställe.

4) Registrera dig för e-postutdrag och digitala betalningar

Om du fortfarande får räkningar och utdrag i pappersform, registrera dig för att få dem per e-post i stället där du kan. Om du fortfarande skickar checkar regelbundet, se om du kan gå över till att göra betalningar online i stället.

Som elbolag och banker har accepterat digitala betalningar i åratal är de sista utbrytarna som inte alltid accepterar dem hyresvärdar och förvaltningsbolag. Om du är fast i den här situationen kan du försöka förklara att de får sina pengar snabbare och mer tillförlitligt när de accepterar digitala betalningar. Även de minsta företagen kan acceptera direkta banköverföringar med små eller inga avgifter. När du kan betala alla dina räkningar digitalt i stället för med checkar och kuvert kommer du ett steg närmare att bli papperslös.

5) Skanna och makulera

Nu är det dags att börja utveckla nya vanor. Skanning och makulering eller återvinning är den som du förmodligen kommer att göra mest. Jag föredrar mycket att skanna med hjälp av en mobilapp, men du kan också använda en stationär skanner eller skanningsfunktionen på en multifunktionsskrivare.

Skapa en regel för dig själv som går ungefär så här: När jag får ett nytt papper som jag behöver digitalisera ska jag använda min telefon för att skanna det på en gång och sedan lägga pappret i återvinnings- eller makuleringshögen. Ännu bättre är att slänga det direkt i dokumentförstöraren. Varför vänta?

Tvinga dig själv att följa den vanan kan vara svårt. ”Jag har inte tid att skanna det här just nu”, säger du kanske. Öva din nya vana genom att skanna ett eller två dokument från din backlog, bara för att testa det. Hur lång tid tar det? Vilken app använde du? Du kanske också upptäcker att det går smidigare att skanna dokument i naturligt ljus än att göra det med inomhusbelysning. När du väl får en känsla för hur du ska göra och hur mycket tid det tar kan du ha lättare att följa upp det.

6) Utveckla andra arbetsflöden

Scanning och makulering är ett arbetsflöde. När du blir bekväm med din papperslösa livsstil kommer du att upptäcka att du behöver fler arbetsflöden för andra situationer.

Här är ett exempel: När du köper en ny produkt kan du ta bilder av bruksanvisningen, kvittot, garantin, serienumret eller annan relevant information. Ladda upp bilderna till din lagringstjänst och gör dig sedan av med de ovidkommande papperen.

Ett annat arbetsflöde som du kan skapa är att spara en hög med papper som du tror att du bör makulera men som du inte är säker på just nu, och sedan gå igenom dem på en särskild dag. Välj en tid och ett datum, antingen varje lördag eller den första söndagen i månaden, och använd den tiden till att rensa ut din stapel.

Ibland vill du kanske skanna papper och samtidigt behålla originalen, när det gäller försäkringsintyg, husägarhandlingar och så vidare. Genom att digitalisera dem skapar du en säkerhetskopia och ser till att du har tillgång till den information de innehåller, även om du inte kan få tag på originalet.

7) Tänk inte för mycket

Det finns vissa dokument där du kommer att ifrågasätta om du ska behålla originalen eller digitalisera och strimla dem. När du står inför ett svårt beslut ska du inte tänka för mycket. Att vara papperslös ska göra ditt liv enklare och lättare – inte mer stressigt. Förvara originalet i en mapp, en dragspelspärm eller ett arkivskåp. Ingen kommer att komma och ta ditt Paperless Club-kort om du håller fast vid några papper.

Medicinska journaler är knepiga, eftersom du bara får digitalisera och lagra dem elektroniskt om du har ett HIPAA-kompatibelt system. Du kanske bestämmer dig för att helt enkelt lägga dem i en mapp eller dragspelsbindare och gå igenom dem en gång om året för att hitta något som är redo att slängas.

Det sagt, håll inte fast vid eller bry dig om att digitalisera papper som inte har något syfte. Om du är den typen av person som flitigt hänger på papper och tror att du gör det ansvarsfulla, kan det kännas skrämmande att strimla och återvinna något. Men kommer du någonsin att behöva det där kvittot på en smörgås eller en förklaring till förmånsutdrag från två år sedan? Strimla dem och låt dem gå.