7 sfaturi ușoare pentru a renunța în sfârșit la hârtie

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Câte bucăți de hârtie se află pe tejgheaua din bucătărie, pe masa din sufragerie sau în alt loc unde nu-și au locul? Vă agățați de chitanțe în caz că mai aveți nevoie de ele? Există un teanc de hârtii de la veterinar pe care le păstrați în cazul în care trebuie să vă amintiți exact ce medicamente a luat animalul dvs. de companie acum trei ani? Toate aceste hârtii stau acolo așteptând un moment în care vei putea să te ocupi de ele, indiferent ce înseamnă asta. (Înseamnă să arunci o privire pe fiecare pagină și apoi să le arunci pe toate în coșul de reciclare). Este timpul să scăpați de hârtie și de toată vina care se adună odată cu ea. Este timpul să renunțați la hârtie.

Am renunțat la hârtie de aproape un deceniu. Prin fără hârtii, nu mă refer la faptul că nu există zero bucăți de hârtie în viața mea. Încă mai am nevoie de certificatul meu de naștere pe hârtie, bineînțeles, și folosesc un mic caiet de hârtie pentru un curs de limbi străine pe care îl urmez. În cea mai mare parte, însă, nu mă agăț de hârtie. În schimb, scanez documentele importante către un serviciu de stocare și păstrez notițe digitale într-o aplicație de luat notițe. De asemenea, îmi scriu lista de lucruri de făcut și lista de cumpărături în telefon și fixez recomandările de restaurante pe o hartă online. Există o mulțime de modalități simple de a elimina hârtia din viața dumneavoastră.

Să deveniți digital este ușor. Partea dificilă este să nu lași hârtia să înceapă să se strecoare înapoi. Dacă sunteți gata să scăpați de cea mai mare parte a hârtiei din viața dumneavoastră, iată ce trebuie să știți pentru a începe și pentru a continua.

1) Uitați de restanțe

Poate părea contraintuitiv, dar primul pas pentru a renunța la hârtie este să uitați de orice restanțe de hârtie pe care le-ați acumulat deja și, în schimb, să vă concentrați asupra noilor obiceiuri pe care trebuie să le adoptați pentru a renunța la hârtie începând de acum. Nu vă uitați în urmă: Adoptați o abordare care merge înainte.

Voi ajunge la teancurile de hârtie existente într-o zi – sau nu. Pentru moment, nu lăsați acele hârtii să vă rețină. Faptul că trebuie să vă ocupați de o grămadă de restanțe se poate simți copleșitor, iar atunci când oamenii se simt copleșiți, tergiversează. Așa că uitați de asta pentru moment. În schimb, depuneți eforturi pentru a vă asigura că restanțele nu se măresc.

2) Obțineți aceste cinci aplicații

Există cinci aplicații sau servicii de care aveți nevoie pentru a renunța la hârtie. Acestea sunt:

• o aplicație de listă de lucruri de făcut,
• o aplicație de scanare,
• un serviciu de stocare online, care este locul în care vă veți pune fișierele digitale (mai multe despre acest lucru într-un moment),
• unelte de semnătură (Adobe Acrobat este un bun exemplu) pentru a semna documente digitale fără a le imprima și
• un serviciu de livrare de documente pentru a trimite documente oficiale fără a le imprima.

Vezi recomandările mele pentru fiecare tip de aplicație aici.

3) Alegeți un serviciu de stocare

Să ne ocupăm puțin mai mult de cea de-a treia aplicație, un serviciu de stocare, deoarece este mai complicată decât celelalte. Serviciul de stocare este locul în care veți păstra versiunile digitale ale documentelor dvs. pe hârtie.

În mod normal, doriți un serviciu de stocare care să vă facă fișierele accesibile indiferent de locul în care vă aflați și să le salveze. O opțiune este să folosiți un serviciu de stocare online și de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox sau Microsoft OneDrive.

O altă opțiune este să folosiți un serviciu care este conceput special pentru persoanele care doresc să renunțe la hârtie. Neat și FileThis sunt două exemple. Acestea au instrumente speciale pentru persoanele care doresc să renunțe la hârtii, cum ar fi capacitatea de a eticheta și marca automat tipurile de documente pe care le recunoaște, cum ar fi taxele. FileThis are, de asemenea, un serviciu „fetch” care copiază automat documentele importante pe care le găsește în contul dvs. de e-mail.

Nu contează ce serviciu alegeți, alegeți unul și rămâneți cu el, astfel încât să puteți pune toate documentele dvs. digitale într-un singur loc.

4) Înscrieți-vă pentru extrase de cont prin e-mail și plăți digitale

Dacă încă primiți facturi și extrase de cont pe hârtie, înscrieți-vă pentru a le primi în schimb prin e-mail ori de câte ori puteți. Dacă încă trimiteți cecuri în mod regulat, vedeți dacă puteți trece la efectuarea plăților online în schimb.

În timp ce companiile de utilități și băncile onorează plățile digitale de ani de zile, ultimii reținuți care nu le acceptă întotdeauna sunt proprietarii și companiile de administrare. Dacă sunteți blocat în această situație dificilă, încercați să le explicați că își vor primi banii mai repede și mai fiabil atunci când vor accepta plățile digitale. Chiar și cele mai mici întreprinderi pot accepta transferuri bancare directe cu comisioane mici sau deloc. Atunci când vă puteți plăti toate facturile în mod digital, mai degrabă decât cu cecuri și plicuri, sunteți cu un pas mai aproape de a fi fără hârtie.

5) Scanați și distrugeți

Acum este timpul să începeți să dezvoltați noi obiceiuri. Scanarea și distrugerea sau reciclarea este probabil cel pe care îl veți face cel mai mult. Eu prefer mult mai mult să scanez folosind o aplicație mobilă, dar ați putea folosi și un scaner de birou sau funcția de scanare de pe o imprimantă multifuncțională.

Să vă faceți o regulă care să sune cam așa: Când primesc o nouă bucată de hârtie pe care trebuie să o digitalizez, voi folosi telefonul pentru a o scana imediat și apoi voi pune hârtia în grămada de reciclare sau de distrugere. Mai bine, o arunc direct în mașina de tocat. De ce să așteptați?

Să vă forțați să urmați acest obicei poate fi greu. „Nu am timp să scanez asta chiar acum”, ați putea spune. Exersați-vă noul obicei prin scanarea unui document sau a două documente din arhiva dumneavoastră, doar pentru a încerca. Cât timp durează? Ce aplicație ați folosit? S-ar putea, de asemenea, să constatați că scanarea documentelor la lumină naturală decurge mai ușor decât dacă o faceți cu iluminare de interior. Odată ce vă faceți o idee despre cum să o faceți și cât de mult timp durează, s-ar putea să vă fie mai ușor să continuați.

6) Dezvoltați alte fluxuri de lucru

Scanarea și distrugerea este un flux de lucru. Pe măsură ce vă acomodați cu stilul dvs. de viață fără hârtie, veți descoperi că aveți nevoie de mai multe fluxuri de lucru pentru alte situații.

Iată un exemplu: Când cumpărați un produs nou, puteți face fotografii ale manualului de utilizare, ale chitanței, ale garanției și ale numărului de serie sau ale oricăror alte informații relevante. Încărcați aceste fotografii în serviciul dvs. de stocare și apoi scăpați de hârtiile străine.

Un alt flux de lucru pe care l-ați putea crea este să salvați un teanc de hârtii pe care credeți că ar trebui să le distrugeți, dar nu sunteți sigur în acest moment, și apoi treceți prin ele într-o zi dedicată. Alegeți o oră și o dată, fie că este vorba de fiecare sâmbătă sau de prima duminică a lunii, și folosiți acel moment pentru a vă curăța teancul.

Câteodată este posibil să doriți să scanați hârtiile, păstrând în același timp și originalele, în cazul certificatelor de asigurare, al documentelor proprietarului de locuință și așa mai departe. Prin digitalizarea lor, creați o copie de rezervă și vă asigurați că aveți acces la informațiile pe care le conțin, chiar dacă nu puteți pune mâna pe original.

7) Nu vă gândiți prea mult

Există unele documente despre care vă veți întreba dacă să păstrați originalele sau să le digitizați și să le distrugeți. Când vă confruntați cu o decizie dificilă, nu vă gândiți prea mult. A fi fără hârtie ar trebui să vă facă viața mai simplă și mai ușoară – nu mai stresantă. Ascundeți originalul într-un dosar, într-un dosar cu acordeon sau într-un dulap de arhivare. Nimeni nu va veni să vă ia cardul Paperless Club dacă vă agățați de câteva hârtii.

Înregistrările medicale sunt complicate, deoarece ar trebui să le digitizați și să le stocați electronic doar dacă aveți un sistem conform HIPAA. Ați putea decide să le strecurați pur și simplu într-un dosar sau într-un liant acordeon și să le treceți prin el o dată pe an pentru orice este gata de aruncat.

Acesta fiind spus, nu vă agățați de sau nu vă deranjați să digitizați hârtii care nu au niciun scop. Dacă sunteți genul de persoană care se agață cu sârguință de hârtii crezând că faceți un lucru responsabil, vă poate părea înfricoșător să distrugeți și să reciclați orice. Dar veți avea vreodată nevoie de acea chitanță pentru un sandviș sau de o explicație a declarațiilor de beneficii de acum doi ani? Distrugeți-le și lăsați-le să plece.

.