Tudo sobre análise SWOT: o que é, como fazer e muito mais!

Análise ou matriz SWOT – em português, análise ou matriz FOFA – é um método de planejamento estratégico que engloba a análise de cenários para tomada de decisões, observando 4 fatores. São eles, em inglês: strengths, weaknesses, opportunities e threats. Em português: forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

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Júlia passou em um processo seletivo para trabalhar em Florianópolis, na Resultados Digitais. Já com um emprego, família e moradia no Rio de Janeiro, ela teve que tomar uma decisão: ficar ou partir.

Só que não era assim tão simples, afinal, ela teria que avaliar pontos, como: remuneração, custo de vida nas duas cidades, impactos sociais e psicológicos da possível mudança em sua vida.

Para tanto, fez várias listas: vantagens, desvantagens, pontos positivos e negativos, o que estava sob seu controle ou não. Em outras palavras, ela aplicou a análise SWOT para tomar essa decisão.

E você pode fazer o mesmo pela sua empresa, aplicando a metodologia da matriz SWOT no seu planejamento estratégico, na análise de novas features ou, ainda, para resolver uma crise ou uma estratégia go-to-market.

Ficou interessado(a)? Então, vem com a gente para entender o que é a tão falada análise SWOT, para que ela serve, quem deve/pode aplicá-la e como fazer isso. Além de outros exemplos mais voltados para o mundo corporativo (ainda que a matriz SWOT possa ser adotada para quase tudo!).

Afinal, o que é a análise SWOT ou análise FOFA?

A análise ou matriz SWOT – em português, análise ou matriz FOFA – é um método de planejamento estratégico que engloba a análise de cenários para a tomada de decisões.

Foi criada nos anos 60 por Albert Humphrey, na Universidade de Stanford. Por lá, o consultor de empresas liderou um projeto de pesquisa que analisou e cruzou sistematicamente os dados das 500 maiores corporações relatadas pela revista Fortune da época. Quer entender melhor a história? Então, clique aqui e confira um documento publicado após a sua morte, em 2005.

Desde então, a ferramenta já foi aprimorada e adaptada a diversas operações devido à sua popularidade, rapidez e resultados efetivos.

Consiste na observação de quatro fatores: dos termos em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats. Em português:

• Forças;
• Oportunidades;
• Fraquezas;
• Ameaças.

As forças e fraquezas dizem respeito ao tomador de decisão – ou seja, você e sua empresa. Já as oportunidades e ameaças falam sobre fatores externos, que estão fora do seu controle. Na análise SWOT, esses dois cenários são conhecidos como ambiente interno e ambiente externo, respectivamente.

A matriz FOFA é um sistema relativamente simples de usar e que fornece um grande detalhamento da situação, abrangendo circunstâncias como a criação de produtos em uma pequena empresa até a gestão de uma multinacional. Contudo, para que ela realmente faça efeito, precisa ter seus termos estudados separadamente – o que faremos a seguir!

>> Leia mais: Dividir informações para multiplicar resultados, por Eleonora Diniz

Ambiente interno

Forças

São as vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes. Seus diferenciais competitivos, as aptidões mais fortes do seu negócio. Podem dizer respeito também aos elementos internos que beneficiam o seu empreendimento ou fatores que estão sob o seu controle – que você consegue, por exemplo, decidir se mantém ou não.

Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo são:

• Quais são as minhas melhores atividades/produtos/serviços?
• Qual é a minha maior vantagem competitiva?
• O quão felizes meus clientes estão?

Fraquezas

São pontos que podem prejudicar e/ou interferir negativamente no andamento da empresa. Essa etapa exige muita sinceridade por parte do realizador da análise SWOT, afinal, é preciso identificar esses, digamos, “defeitos” do seu negócio para que o método faça sentido.

As fraquezas encontradas, então, precisam ser examinadas e observadas de forma individual. Assim, será possível resolver os problemas que elas estão gerando. Caso não seja possível solucioná-los a curto prazo, o recomendado é tentar ao menos reduzir seus efeitos ou contorná-los, para que eles estejam mais próximos de ser uma força do que uma fraqueza.

Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo são:

• Por que meu concorrente foi escolhido ao invés de mim?
• Meus funcionários são os ideais para esse trabalho?
• Por que meus clientes não estão engajados?

Ambiente externo

Oportunidades

Nada mais são do que forças externas que impactam positivamente a sua empresa. Você não pode controlá-las, mas pode usufruir delas – desde que sejam reais e possuam embasamento em pesquisas ou estudos.

Além disso, elas podem surgir a qualquer momento, e o ideal é que você esteja preparado! Estamos falando de eventos como uma parceria com o seu concorrente, um modismo passageiro que aumente o consumo do seu produto, mudanças na política econômica do governo, novas leis, etc.

Ameaças

São o contrário das oportunidades: forças externas que influenciam negativamente o seu negócio. Do que você tem medo? Se isso acontecer realmente, já sabe o que fazer? É necessário pensar em possíveis eventos que prejudicariam seus lucros e o empreendimento como um todo.

Exemplos:

• Escassez de mão de obra;
• Catástrofes naturais;
• Roubo de dados;
• Novos e melhores concorrentes, entre outros.

Quem pode realizar a análise FOFA?

Qualquer pessoa, desde que ela saiba no que está metida! Apesar de ser um método de gestão de projetos, a análise SWOT não está restrita a gestores e líderes. Ela será – geralmente – performada por pessoas que estão por dentro da situação a ser estudada.

O processo todo torna-se mais rico, no entanto, quando há uma verdadeira equipe unida e ocupada em levantar informações e montar todo o esquema. Por quê? Porque assim diferentes versões do mesmo fato são obtidas, alimentando a sua análise através de diversos ângulos.

Como montar uma análise SWOT

Após todos os conceitos compreendidos, chegou a hora de criar sua análise SWOT. Para que tudo seja mais facilmente compreendido, utilizaremos um e-commerce como exemplo para ilustrar o passo a passo a seguir.

Lembrando que você pode ver essa mesma estrutura de maneiras diferentes por aí. Como falamos, a análise SWOT pode ser adaptada e modificada mediante o tipo do seu negócio ou seu objetivo principal.

Se preferir, veja o vídeo do Sebrae que também explica como montar uma matriz SWOT para sua empresa:

Identifique seu objeto de estudo

Bom, a matriz SWOT funciona melhor quando temos um objetivo claro e definido como objeto de análise. Esse objetivo, porém, precisa ser abrangente o suficiente para que valha o exercício em si.

Seguindo o exemplo do e-commerce, a questão é: “será que devemos criar uma rede social para a loja?” A pergunta é esta. E não algo como “qual rede social deveríamos usar?” ou “qual será nosso tom de voz na rede?”.

A ideia é analisar se uma rede social para o e-commerce em questão agregará valor à marca ou não. Logo, uma ideia estará em debate.

Pesquise sobre

A sua pesquisa pode envolver de números internos da empresa sobre interações sociais até estudos de mercado e/ou realizados por consultorias. Para o caso da criação da rede social, o e-commerce também observará:

• Quais redes os concorrentes utilizam;
• Quais redes os clientes da base mais utilizam;
• Quanto tempo levará para o projeto ser colocado em prática.

Faça brainstorming com a equipe

O brainstorming com a equipe é essencial para descobrir – ou ao menos tentar – todas as variáveis possíveis. Comece com questões óbvias como “será que nossos usuários irão se engajar em nossa rede social?” e alongue os tópicos até chegar a ideias criativas e mais específicas para tanto. A ideia é gastar um bom tempo nisso, afinal, você quer encontrar os fatores mais importantes que o levarão a tomar a decisão mais acertada.

O ideal é que, nesse momento, você já tenha um quadro/esboço/template da matriz FOFA para ir jogando as respostas. E sim, o brainstorming vai englobar todos os conceitos que listamos anteriormente: ambiente externo e interno, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Além disso, pergunte-se durante o exercício:

• Forças podem alavancar quais oportunidades?
• Forças podem minimizar ou combater quais ameaças?
• Fraquezas podem prejudicar quais oportunidades?
• Fraquezas podem potencializar quais ameaças?

Refine os resultados do brainstorming

Finalizado o brainstorming, basta refinar as respostas. Corte as suposições e “achismos” e anote dados concretos e fatores que chamaram a atenção.

Durante sua pesquisa e brainstorming, o pessoal do e-commerce, por exemplo, descobriu que sua base de clientes usa ao menos uma rede social por 14 horas na semana e gostaria de receber notificações com promoções relâmpago em seu smartphone. Mas que são também pessoas ocupadas e sem tempo a perder.

É hora de “passar a limpo” o quadro da matriz SWOT, tornando suas respostas para cada conceito o mais específicas possível.

Defina os próximos passos

Com o quadro organizado, você terá uma visão completa e assertiva de suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Agora, “é só” analisar.

O e-commerce em questão percebeu que sua base de clientes está interessada e usa redes sociais constantemente, assim como os concorrentes – que possuem uma fanpage no Facebook – o que poderia ser uma ameaça para o engajamento do seu negócio.

Contudo, eles poderiam apostar na criação de vídeos e tutoriais para tentar contornar a situação e produzir conteúdos valiosos. Também precisariam, no entanto, contratar um social media e um designer, mas terceirizar a produção de vídeos por ser a opção menos custosa para o negócio no momento.

E agora? Será que eles vão adiante? Bem, a análise SWOT não oferece uma resposta, infelizmente. Caberá ao e-commerce colocar os pesos na balança e encarar ou não esse novo desafio.

Os pontos positivos e negativos da própria matriz SWOT

A análise SWOT é uma metodologia que confirmadamente funciona – e muito! No entanto, que não se aplica a qualquer situação. Para guiá-lo na sua escolha pelo uso dela ou não, listamos as forças e fraquezas da própria matriz FOFA.

Pontos fortes

• Com um pouco de treino, qualquer pessoa é capaz de criar e utilizar a matriz SWOT, ou seja, é uma ferramenta muito acessível;
• Simples de fazer: em uma folha de papel, planilha, quadro, computador ou que sua imaginação permitir;
• Estimula o planejamento e as ideias por meio do brainstorming e da organização;
• De fácil compreensão, podendo ser apresentada de maneira prática a outras pessoas que não necessariamente participaram do processo;
• Possibilidade de alavancar um projeto (ou perceber a tempo quando uma ideia é ruim!) através da análise e pesquisa.

Pontos fracos

• Pode ser difícil limitar fatores e/ou estratégias quando tudo pode ser listado e encaixado em um ou mais conceitos do quadro;
• É uma ferramenta descritiva, que não prevê ou prescreve soluções (a decisão final sempre partirá do realizador);
• Não estabelece os próximos passos. Novamente, dependerá de você montar um plano de ação.

Pronto para SWOT…ar?

Anh? Realmente seria muito legal se o termo virasse um verbo também em português. Poderíamos bolar algo com a versão brasileira, matriz FOFA, mas aí o resultado seria FOFAr… err.

Independentemente do nome que você escolher, esperamos que (ao menos uma vez, vai) sua empresa venha a utilizar a análise SWOT para encontrar uma solução criativa ou “tirar a teima” sobre determinado assunto.

Acredite, muitos negócios chegaram a conclusões surpreendentes por meio do método. Principalmente pela ferramenta fornecer – além da análise micro de uma situação – uma visão macro do seu empreendimento, fazendo um verdadeiro raio-X do que você tem de melhor e do que ainda pode aprimorar!

Às vezes o que você considera um problema pequeno pode estar enfraquecendo seus pontos positivos ou algo que passou batido pode sanar uma dificuldade.

Use as suas conclusões no Marketing Digital

Conhecer as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças do seu negócio não é o bastante: é preciso usar essa análise de forma inteligente. O Marketing Digital é uma excelente forma de lidar com esses fatores, permitindo que você eduque o mercado sobre o seu negócio levando as conclusões desse estudo em consideração.

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