7 Dicas Fáceis para Finalmente Ir Sem Papel

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Quantos pedaços de papel estão no balcão da cozinha, na mesa da sala de jantar, ou em algum outro lugar onde não pertençam? Você guarda os recibos caso precise deles novamente? Há uma pilha de papéis do veterinário que você guarda no caso de você precisar lembrar exatamente quais medicamentos seu animal de estimação tomou há três anos? Todo aquele papel fica ali à espera de uma altura em que possa lidar com ele, seja lá o que isso signifique. (Significa olhar para cada página e depois empurrá-los todos para o caixote da reciclagem). É hora de se livrar do papel e de toda a culpa que se acumula junto com ele. Está na hora de ir sem papel.

Estou sem papel durante quase uma década. Por “sem papel”, não quero dizer que não haja pedaços de papel na minha vida. Eu ainda preciso da minha certidão de nascimento em papel, claro, e eu uso um pequeno caderno de papel para uma aula de idiomas que eu levo. Na maioria das vezes, porém, eu não me agarro ao papel. Em vez disso, digitalizo documentos importantes para um serviço de armazenamento e guardo notas digitais em um aplicativo de anotações. Também escrevo a minha lista de afazeres e lista de compras no meu telefone, e coloco recomendações de restaurantes num mapa online. Há muitas maneiras simples de remover papel da sua vida.

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Ir para o digital é fácil. A parte difícil é não deixar o papel começar a rastejar de volta. Se você está pronto para se livrar da maior parte do papel na sua vida, aqui está o que você precisa saber para começar e mantê-lo.

1) Esqueça o Backlog

Pode soar contra-intuitivo, mas o primeiro passo para ir sem papel é esquecer o backlog de papel que você já acumulou e, em vez disso, concentre-se nos novos hábitos que você precisa adotar para ir sem papel a partir de agora. Não olhe para trás: Adopte uma abordagem de avançar.

Um dia chegará às suas pilhas de papel existentes – ou não. Por enquanto, não deixe que esses papéis o atrasem. Ter que lidar com um atraso pode parecer esmagador, e quando as pessoas se sentem sobrecarregadas, elas procrastinam. Por isso, esquece isso por agora. Em vez disso, esforce-se para que o backlog não fique maior.

2) Obtenha estes cinco aplicativos

Existem cinco aplicativos ou serviços que você precisa para ficar sem papel. Eles são:

• um aplicativo de lista de tarefas,
• um aplicativo de digitalização,
• um serviço de armazenamento online, que é onde você colocará seus arquivos digitais (mais sobre isso em um momento),
• ferramentas de assinatura (Adobe Acrobat é um bom exemplo) para assinar documentos digitais sem imprimi-los, e
• um serviço de entrega de documentos para enviar documentos oficiais sem imprimi-los.

Veja aqui as minhas recomendações para cada tipo de aplicação.

3) Escolha um serviço de armazenamento

Vejamos um pouco mais sobre a terceira aplicação, um serviço de armazenamento, porque é mais complicado do que as outras. O serviço de armazenamento é onde você vai guardar as versões digitais dos seus documentos em papel.

Idealmente, você quer um serviço de armazenamento que torna os seus ficheiros acessíveis, não importa onde você esteja e faz backup deles. Uma opção é usar um serviço de armazenamento online e compartilhamento de arquivos, como Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Outra opção é usar um serviço que foi projetado especialmente para pessoas que querem ficar sem papel. Neat e FileEstes são dois exemplos. Eles têm ferramentas especiais para pessoas que ficam sem papel, como a capacidade de etiquetar e etiquetar automaticamente os tipos de documentos que ele reconhece, como impostos. FileThis também tem um serviço “fetch” que copia automaticamente documentos importantes que encontra na sua conta de e-mail.

Não importa qual serviço escolher, escolha um e fique com ele para que possa colocar todos os seus documentos digitais num só lugar.

4) Inscreva-se para extractos de e-mail e pagamentos digitais

Se ainda receber facturas e extractos em papel, inscreva-se para os receber por e-mail sempre que puder. Se ainda envia cheques regularmente, veja se pode mudar para pagamentos online em vez disso.

Embora as empresas de serviços públicos e bancos tenham honrado os pagamentos digitais durante anos, os últimos que nem sempre os aceitam são senhorios e empresas de gestão. Se você está preso a esta situação, tente explicar que eles receberão seu dinheiro mais rapidamente e de forma mais confiável quando aceitarem pagamentos digitais. Mesmo as empresas mais pequenas podem aceitar transferências bancárias directas com poucas ou nenhumas taxas associadas. Quando pode pagar todas as suas contas digitalmente e não com cheques e envelopes, fica um passo mais perto de ficar sem papel.

5) Scan e Shred

Agora está na hora de começar a desenvolver novos hábitos. Digitalizar e triturar ou reciclar é o que você provavelmente fará mais. Eu prefiro muito mais digitalizar usando um aplicativo móvel, mas você também poderia usar um scanner de mesa ou a função de digitalização em uma impressora multifuncional.

Faça uma regra para você mesmo que seja algo parecido com isto: Quando eu receber um novo pedaço de papel que preciso digitalizar, usarei meu telefone para digitalizá-lo imediatamente e depois colocarei o papel na pilha de reciclagem ou de trituração. Melhor ainda, desfaça-o directamente na trituradora. Por que esperar?

Forçar a si mesmo a seguir esse hábito pode ser difícil. “Eu não tenho tempo para escanear isso agora”, você pode dizer. Pratique seu novo hábito escaneando um ou dois documentos do seu backlog, apenas para experimentá-lo. Quanto tempo leva? Que aplicativo você usou? Você também pode descobrir que digitalizar documentos à luz natural é mais fácil do que fazê-lo com iluminação interna. Assim que tiver uma ideia de como o fazer e de quanto tempo leva, poderá ter um tempo mais fácil de acompanhar.

6) Desenvolver outros fluxos de trabalho

Scanning and shredding é um fluxo de trabalho. À medida que se vai sentindo confortável com o seu estilo de vida sem papel, vai descobrindo que precisa de mais fluxos de trabalho para outras situações.

Aqui está um exemplo: Quando você compra um novo produto, você pode tirar fotos do manual do proprietário, recibo, garantia e número de série, ou qualquer outra informação relevante. Carregue essas fotos para o seu serviço de armazenamento e depois se livre dos papéis estranhos.

Um outro fluxo de trabalho que você pode criar é salvar uma pilha de papéis que você acha que deve rasgar, mas não tem certeza agora, e depois passar por eles em um dia dedicado. Escolha uma hora e data, quer seja todos os sábados ou no primeiro domingo do mês, e use esse tempo para limpar sua pilha.

Por vezes você pode querer digitalizar papéis enquanto também mantém os originais, no caso de certificados de seguro, documentos do proprietário da casa, e assim por diante. Ao digitalizá-los, você cria uma cópia de segurança e garante o acesso às informações que eles contêm, mesmo que não consiga colocar as mãos no original.

7) Don’t Overthink It

Há alguns documentos que irá questionar se deve guardar os originais ou digitalizá-los e rasgá-los. Quando estiver a enfrentar uma chamada difícil, não pense demais. Ser sem papel deve tornar a sua vida mais simples e fácil – não mais estressante. Guarde o original em uma pasta, fichário de acordeão ou arquivador. Ninguém virá e levará o seu cartão do Paperless Club se você se agarrar a alguns papéis.

Registros médicos são complicados, pois você só deve digitalizá-los e armazená-los eletronicamente se você tiver um sistema compatível com HIPAA. Você pode decidir simplesmente colocá-los em uma pasta ou fichário de acordeão e peneirá-los uma vez por ano para qualquer coisa que esteja pronta para atirar.

Dito isto, não se agarre ou se preocupe em digitalizar papéis que não têm nenhum propósito. Se você é o tipo de pessoa que se agarra diligentemente ao papel acreditando que está fazendo a coisa responsável, pode se sentir assustado ao rasgar e reciclar qualquer coisa. Mas será que alguma vez vai precisar desse recibo para um sanduíche ou de uma explicação das declarações de benefícios de dois anos atrás? Desfie-os e deixe-os ir.