7 eenvoudige tips om eindelijk papierloos te worden

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Hoeveel papiertjes liggen er op uw aanrecht, eetkamertafel of een andere plek waar ze niet thuishoren? Hangt u bonnetjes op voor het geval u ze weer nodig hebt? Is er een stapel papieren van de dierenarts die u bewaart voor het geval u zich precies moet herinneren welke medicijnen uw huisdier drie jaar geleden heeft ingenomen? Al dat papier ligt daar te wachten op een moment dat u er iets mee kunt doen, wat dat ook moge betekenen. (Het betekent een blik op elke pagina en ze dan allemaal in de prullenbak gooien). Het is tijd om je te ontdoen van het papier en alle schuldgevoelens die zich daarbij opstapelen. Het is tijd om papierloos te worden.

Ik ben al bijna tien jaar papiervrij. Met papiervrij bedoel ik niet dat er geen papier meer in mijn leven is. Ik heb mijn papieren geboorteakte nog nodig, natuurlijk, en ik gebruik een klein papieren notitieboekje voor een taalles die ik volg. Maar voor het grootste deel hou ik me niet aan papier vast. In plaats daarvan scan ik belangrijke documenten naar een opslagdienst en bewaar ik digitale notities in een app om aantekeningen te maken. Ik schrijf ook mijn to-do lijst en boodschappenlijstje in mijn telefoon, en ik prik aanbevelingen voor restaurants op een online kaart. Er zijn een heleboel eenvoudige manieren om papier uit uw leven te verwijderen.

Digitaal gaan werken is eenvoudig. Het lastige is om het papier niet te laten terugkruipen. Als u klaar bent om het grootste deel van het papier in uw leven weg te gooien, is dit wat u moet weten om te beginnen en het vol te houden.

1) Vergeet de achterstand

Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar de eerste stap om papierloos te worden is om de papierachterstand die u al hebt opgelopen te vergeten en u in plaats daarvan te richten op de nieuwe gewoonten die u moet aannemen om vanaf nu papierloos te worden. Kijk niet achterom: Adopteer een voorwaartse aanpak.

U zult ooit aan uw bestaande stapels papier komen – of niet. Voor nu, laat die papieren je niet tegenhouden. Omgaan met een achterstand kan overweldigend aanvoelen, en wanneer mensen zich overweldigd voelen, stellen ze het uit. Dus vergeet het voor nu. In plaats daarvan, zet je inspanning in om ervoor te zorgen dat de achterstand niet groter wordt.

2) Krijg deze vijf apps

Er zijn vijf apps of diensten die je nodig hebt om papierloos te gaan. Ze zijn:

• een to-do lijst app,
• een scanning app,
• een online opslagdienst, dat is waar je je digitale bestanden plaatst (meer hierover in een moment),
• e-handtekening tools (Adobe Acrobat is een goed voorbeeld) voor het ondertekenen van digitale documenten zonder ze af te drukken, en
• een document bezorgservice voor het verzenden van officiële documenten zonder ze af te drukken.

Zie hier mijn aanbevelingen voor elk type app.

3) Kies een opslagdienst

Laten we wat dieper ingaan op de derde app, een opslagdienst, omdat deze gecompliceerder is dan de andere. De opslagdienst is waar u digitale versies van uw papieren documenten bewaart.

In principe wilt u een opslagdienst die uw bestanden toegankelijk maakt, ongeacht waar u bent, en er back-ups van maakt. Een optie is om een online opslag- en bestandsuitwisselingsservice te gebruiken, zoals Dropbox of Microsoft OneDrive.

Een andere optie is om een service te gebruiken die speciaal is ontworpen voor mensen die papierloos willen gaan. Neat en FileThis zijn twee voorbeelden. Ze hebben speciale hulpmiddelen voor mensen die papierloos willen gaan werken, zoals de mogelijkheid om automatisch labels en etiketten te maken voor documenttypen die het herkent, zoals belastingen. FileThis heeft ook een “fetch” -service die automatisch belangrijke documenten kopieert die het in uw e-mailaccount vindt.

Het maakt niet uit welke service u kiest, kies er een en blijf erbij, zodat u al uw digitale documenten op één plaats kunt zetten.

4) Meld u aan voor e-mailafschriften en digitale betalingen

Als u nog steeds papieren rekeningen en afschriften ontvangt, meldt u zich aan om ze in plaats daarvan per e-mail te ontvangen waar u maar kunt. Als u nog steeds regelmatig cheques verzendt, kijk dan of u in plaats daarvan kunt overschakelen op online betalingen.

Want nutsbedrijven en banken hebben digitale betalingen al jaren gehonoreerd, de laatste holdouts die ze niet altijd accepteren zijn verhuurders en beheermaatschappijen. Als je vastzit in deze hachelijke situatie, probeer dan uit te leggen dat ze hun geld sneller en betrouwbaarder krijgen als ze digitale betalingen accepteren. Zelfs de kleinste bedrijven kunnen directe bankoverschrijvingen accepteren met weinig of geen kosten. Wanneer u al uw rekeningen digitaal kunt betalen in plaats van met cheques en enveloppen, komt u een stap dichter bij papierloos zijn.

5) Scannen en versnipperen

Nu is het tijd om te beginnen met het ontwikkelen van nieuwe gewoonten. Scannen en versnipperen of recyclen is degene die je waarschijnlijk het meest zult doen. Ik geef er veel de voorkeur aan om te scannen met behulp van een mobiele app, maar je zou ook een desktopscanner of de scanfunctie op een multifunctionele printer kunnen gebruiken.

Maak een regel voor jezelf die ongeveer als volgt gaat: Als ik een nieuw stuk papier krijg dat ik moet digitaliseren, gebruik ik mijn telefoon om het meteen te scannen en leg ik het papier vervolgens op de recycling- of versnipperstapel. Beter nog, gooi het direct in de papierversnipperaar. Waarom wachten?

Het kan moeilijk zijn om jezelf te dwingen die gewoonte te volgen. “Ik heb nu geen tijd om dit te scannen”, zegt u misschien. Oefen uw nieuwe gewoonte door een of twee documenten uit uw achterstand te scannen, gewoon om het uit te proberen. Hoe lang duurt het? Welke app hebt u gebruikt? Misschien komt u er ook achter dat het scannen van documenten bij daglicht soepeler verloopt dan wanneer u het binnenshuis doet. Als u eenmaal een gevoel hebt hoe het moet en hoeveel tijd het kost, zult u het misschien gemakkelijker volhouden.

6) Ontwikkel andere workflows

Scannen en versnipperen is één workflow. Naarmate u zich comfortabeler gaat voelen met uw papierloze levensstijl, zult u merken dat u meer workflows nodig hebt voor andere situaties.

Hier is een voorbeeld: Wanneer u een nieuw product koopt, kunt u foto’s maken van de gebruikershandleiding, het ontvangstbewijs, de garantie en het serienummer, of andere relevante informatie. Upload die foto’s naar uw opslagdienst en gooi vervolgens de overbodige papieren weg.

Een andere workflow die u zou kunnen maken, is om een stapel papieren op te slaan waarvan u denkt dat u ze moet versnipperen, maar niet zeker weet op dit moment, en ga dan op een speciale dag door ze heen. Kies een tijd en datum, hetzij elke zaterdag of de eerste zondag van de maand, en gebruik die tijd om uw stapel op te ruimen.

Soms wil je misschien papieren scannen en ook de originelen bewaren, in het geval van verzekeringscertificaten, huiseigenaarsdocumenten, enzovoort. Door ze te digitaliseren, maakt u een reservekopie en zorgt u ervoor dat u toegang hebt tot de informatie die ze bevatten, zelfs als u het origineel niet in handen kunt krijgen.

7) Denk er niet te lang over na

Er zijn documenten waarvan u zich zult afvragen of u de originelen moet bewaren of digitaliseren en versnipperen. Als u voor een moeilijke keuze staat, moet u er niet te lang over nadenken. Papierloos zijn moet uw leven eenvoudiger en gemakkelijker maken – niet stressvoller. Berg het origineel op in een map, een ordner of een archiefkast. Niemand zal je Paperless Club-kaart komen afpakken als je een paar papieren bewaart.

Medische dossiers zijn lastig, omdat je ze alleen elektronisch mag digitaliseren en opslaan als je een HIPAA-conform systeem hebt. Je zou kunnen besluiten om ze gewoon in een map of accordeonband te schuiven en er een keer per jaar doorheen te ziften voor alles dat klaar is om te gooien.

Dat gezegd hebbende, hang niet op of doe geen moeite om papieren te digitaliseren die geen doel hebben. Als u het type persoon bent dat ijverig papier bewaart in de overtuiging dat u verantwoord bezig bent, kan het eng aanvoelen om iets te versnipperen en te recyclen. Maar heb je ooit dat bonnetje voor een broodje nodig of een uitkeringsoverzicht van twee jaar geleden? Versnipper ze en laat het gaan.