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ペーパーレス化のための7つのヒント

(Photo: seb_ra via Getty Images)

キッチンカウンターやダイニングテーブルなど、不要な場所にどれだけの紙片があるでしょうか。 また必要になるかもしれないので、レシートはそのままにしていませんか？ 3年前にペットが飲んだ薬を正確に思い出す必要がある場合に備えて、獣医からの書類の束を保管していませんか？ 紙類はすべて、あなたが処理できるようになるときを待っているのです。 (各ページに目を通した後、すべてリサイクルボックスに押し込むということだ）。 今こそ、紙と、紙と一緒に積み重なる罪悪感を捨て去る時です。 ペーパーレス化の時期です。

Get Organized 私はほぼ10年間、ペーパーレスです。 ペーパーレスといっても、私の生活の中で紙がゼロになったわけではありません。 もちろん、紙の出生証明書は必要ですし、語学の授業では小さな紙のノートを使っています。 しかし、ほとんどの場合、私は紙にしがみつくことはありません。 重要な書類はスキャンしてストレージサービスに保存し、メモはメモアプリでデジタル化しています。 また、ToDoリストや買い物リストをスマホに書き込んだり、お勧めのレストランをオンライン地図にピン留めしています。 3863>

Save maps locations

デジタル化することは簡単です。 しかし、そのようなことはありません。 3863>

1) バックログを忘れる

直感に反するかもしれませんが、ペーパーレス化の最初のステップは、すでに蓄積した紙のバックログを忘れ、代わりに、今からペーパーレス化するために採用すべき新しい習慣に焦点を当てることです。 過去を振り返ってはいけません。 3863>

今ある紙の山は、いつか片付けますが、そうでない場合もあります。 今は、そのような紙の束に足をすくわれないようにしましょう。 バックログに対処しなければならないことに圧倒され、人は圧倒されると、先延ばしにするものです。 だから、今はそのことを忘れてください。 その代わり、バックログがこれ以上大きくならないようにすることに力を注ぎましょう。

2) これらの5つのアプリを入手する

ペーパーレス化を進めるために必要なアプリやサービスは5つあります。 それらは、

  • To Do リスト アプリ、
  • スキャン アプリ、
  • デジタル ファイルを保存するオンライン ストレージ サービス（これについては、後ほど説明します）、
  • 電子署名ツール（印刷しないでデジタル文書に署名できる Adobe Acrobat は良い例）、
  • 印刷しないで公的文書を送信できる文書配信サービス、の 5 つです。

それぞれの種類のおすすめアプリはこちら

食料品リスト

3）ストレージサービスを選ぶ

3番目のアプリ、ストレージサービスは他よりも複雑なので、もう少し掘り下げて説明しましょう。 ストレージ サービスは、紙文書のデジタル版を保管する場所です。

理想的なのは、どこにいてもファイルにアクセスでき、バックアップをとってくれるストレージ サービスです。 Dropbox や Microsoft OneDrive などのオンライン ストレージおよびファイル共有サービスを使用するのも 1 つの方法です。

もう 1 つの方法は、ペーパーレス化を目指す人のために特別に設計されたサービスを使用することです。 Neat と FileThis がその例です。 これらは、ペーパーレス化を進める人のための特別なツールを備えています。たとえば、税金など、認識した文書の種類に自動的にラベルやタグを付ける機能などがあります。 3863>

どのサービスを選んでも、すべてのデジタル文書を1つの場所に置くことができるように、1つを選んで使い続けましょう。

4) 電子明細書とデジタル決済にサインアップ

まだ紙の請求書や明細書を受け取っているなら、代わりに電子メールでそれらを受け取るようにサインアップしましょう。 まだ定期的に小切手を送っている場合は、代わりにオンラインでの支払いに切り替えられないか確認してください。

電力会社や銀行は何年も前からデジタル決済に対応していますが、常に受け付けていないのは、大家さんや管理会社などです。 この苦境に立たされた場合は、デジタル決済を受け入れると、より速く、より確実にお金が手に入ることを説明してみてください。 小規模な企業でも、手数料をほとんどかけずに銀行口座振替を受け入れることができます。 小切手や封筒ではなく、すべての請求書をデジタルで支払うことができれば、ペーパーレス化に一歩近づきます。

5) スキャンとシュレッダー

さて、いよいよ新しい習慣を身につけ始めるときが来ました。 スキャンとシュレッダーやリサイクルは、おそらく最も多く行うことになるでしょう。 私はモバイル アプリでスキャンするのが好きですが、デスクトップ スキャナーや多機能プリンターのスキャン機能を使用することもできます。 デジタル化する必要がある新しい紙を手に入れたら、すぐに携帯電話でスキャンし、その紙をリサイクルまたはシュレッダーの山に入れる。 もっといいのは、直接シュレッダーで処分することです。 なぜ待つのでしょうか。

ファイル保管

その習慣を無理やり実行するのは難しいかもしれませんね。 「今、これをスキャンする時間はない」と言うかもしれません。 試しに、バックログからドキュメントを 1 つまたは 2 つスキャンして、新しい習慣を実践してください。 どのくらい時間がかかりますか？ どのアプリを使いましたか？ また、室内の照明でスキャンするよりも、自然光の下でスキャンする方がスムーズにいくかもしれません。 3863>

6) 他のワークフローを開発する

スキャンとシュレッダーは、1つのワークフローです。 ペーパーレス生活に慣れてくると、他の状況でもワークフローが必要になることに気づくでしょう。

ここで例を挙げます。 新しい製品を購入したとき、取扱説明書、レシート、保証書、シリアル番号など、関連する情報を写真に撮っておくとよいでしょう。 これらの写真をストレージ サービスにアップロードしてから、余計な紙を処分します。

もう 1 つのワークフローは、シュレッダーにかけるべきと思うが今すぐには判断できない紙の山を保存し、専用の日に目を通すというものです。 毎週土曜日や毎月の第一日曜日など、日時を決めて、その時間を使って、積み重なった書類を片付けます。

保険証書や住宅所有者の書類など、原本を保管しながら書類をスキャンしたいこともあります。 デジタル化することで、バックアップコピーを作成し、たとえオリジナルを手に入れることができなくても、含まれている情報にアクセスできるようになります。） 考えすぎないこと

原本を残すか、デジタル化してシュレッダーにかけるか、悩む書類もあります。 そんなときは、考えすぎないでください。 ペーパーレス化は、あなたの生活をよりシンプルに、より簡単にするものであり、ストレスを与えるものではありません。 原本は、フォルダー、アコーディオンバインダー、ファイリングキャビネットなどに収納しましょう。 HIPAA に準拠したシステムを持っている場合のみ、医療記録をデジタル化して電子的に保存することになっているので、いくつかの書類にしがみついていても、誰もあなたのペーパーレス クラブのカードを奪いに来ることはありません。 あなたは、単にフォルダまたはアコーディオン バインダーにそれらを入れて、年に一度、toss.

の準備が整ったものをふるいにかけることに決めるかもしれませんが、それは、目的がないペーパーにしがみついたり、デジタル化を気にしたりしないようにすることです。 自分が責任あることをしていると信じて、熱心に紙にしがみついているタイプの人は、何かをシュレッダーにかけてリサイクルするのが怖く感じるかもしれません。 しかし、サンドイッチのレシートや2年前の給付明細書の説明が必要になることはないでしょうか？ シュレッダーにかけて、捨てましょう

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