Tutto sull’analisi SWOT: cos’è, come farla e altro ancora!

L’analisi o matrice SWOT – in portoghese, analisi o matrice SWOT – è un metodo di pianificazione strategica che comprende l’analisi di scenari per il processo decisionale, osservando 4 fattori. Sono: punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. In portoghese: punti di forza, opportunità, debolezze e minacce.

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Júlia ha superato un processo di selezione per lavorare a Florianópolis, presso Resultados Digitais. Avendo già un lavoro, una famiglia e vivendo a Rio de Janeiro, doveva prendere una decisione: restare o partire.

Solo che non era così semplice, dopo tutto, avrebbe dovuto valutare punti, come: la retribuzione, il costo della vita in entrambe le città, gli impatti sociali e psicologici del possibile cambiamento nella sua vita.

Per fare ciò, fece diverse liste: vantaggi, svantaggi, punti positivi e negativi, ciò che era sotto il suo controllo o meno. In altre parole, ha applicato l’analisi SWOT per prendere questa decisione.

E tu puoi fare lo stesso per la tua azienda, applicando la metodologia della matrice SWOT nella tua pianificazione strategica, nell’analisi di nuove funzionalità, o anche per risolvere una crisi o una strategia go-to-market.

Sei interessato? Allora, vieni con noi a capire cos’è l’analisi SWOT, a cosa serve, chi dovrebbe/potrebbe applicarla e come farla. Oltre ad altri esempi più focalizzati sul mondo aziendale (anche se la matrice SWOT può essere adottata per quasi tutto!).

Infine, cos’è l’analisi SWOT o analisi SWOT?

L’analisi SWOT o matrice SWOT è un metodo di pianificazione strategica che comprende l’analisi dello scenario per il processo decisionale.

È stata creata negli anni 60 da Albert Humphrey, all’Università di Stanford. Lì, il consulente aziendale ha guidato un progetto di ricerca che ha analizzato sistematicamente e incrociato i dati delle 500 più grandi aziende riportate dalla rivista Fortune all’epoca. Vuoi capire meglio la storia? Poi clicca qui e controlla un documento pubblicato dopo la sua morte nel 2005.

Da allora, lo strumento è stato migliorato e adattato a varie operazioni grazie alla sua popolarità, velocità e risultati efficaci.

Si tratta dell’osservazione di quattro fattori: dai termini inglesi strengths, weaknesses, opportunities and threats. In portoghese:

• Punti di forza;
• Opportunità;
• Punti di debolezza;
• Minacce.

I punti di forza e di debolezza riguardano il decisore – cioè voi e la vostra azienda. Le opportunità e le minacce, d’altra parte, parlano di fattori esterni, che sono al di fuori del vostro controllo. Nell’analisi SWOT, questi due scenari sono conosciuti rispettivamente come ambiente interno e ambiente esterno.

La matrice SWOT è un sistema relativamente semplice da usare che fornisce una grande quantità di dettagli sulla situazione, coprendo circostanze come la creazione di un prodotto in una piccola azienda alla gestione di una multinazionale. Tuttavia, perché sia veramente efficace, ha bisogno che i suoi termini siano studiati separatamente – cosa che faremo di seguito!

>> Leggi di più: Dividere le informazioni per moltiplicare i risultati, di Eleonora Diniz

Ambiente interno

Punti di forza

Questi sono i vantaggi che la vostra azienda ha sui concorrenti. I vostri differenziatori competitivi, le competenze più forti del vostro business. Possono anche riguardare gli elementi interni che beneficiano la vostra impresa o fattori che sono sotto il vostro controllo – che potete, per esempio, decidere se mantenere o meno.

Alcune domande che potreste porvi sono:

• Quali sono le mie migliori attività/prodotti/servizi?
• Qual è il mio più grande vantaggio competitivo?
• Quanto sono felici i miei clienti?

Punti deboli

Sono punti che possono danneggiare e/o interferire negativamente con il funzionamento del business. Questo passo richiede molta sincerità da parte dell’esecutore dell’analisi SWOT, dopo tutto, è necessario identificare questi, diciamo, “difetti” del vostro business perché il metodo abbia senso.

Le debolezze trovate, quindi, devono essere esaminate e osservate su base individuale. Allora sarà possibile risolvere i problemi che stanno generando. Se non è possibile risolverli a breve termine, la cosa consigliata da fare è almeno cercare di ridurre i loro effetti o di aggirarli, in modo che siano più vicini ad essere una forza che una debolezza.

Alcune domande che puoi farti sono:

• Perché il mio concorrente è stato scelto al posto mio?
• I miei impiegati sono adatti a questo lavoro?
• Perché i miei clienti non sono impegnati?

Ambiente esterno

Opportunità

Non sono altro che forze esterne che hanno un impatto positivo sulla tua azienda. Non puoi controllarli, ma puoi trarne vantaggio – a patto che siano reali e siano supportati da ricerche o studi.

Inoltre, possono sorgere in qualsiasi momento, e idealmente dovresti essere preparato! Stiamo parlando di eventi come una partnership con il tuo concorrente, una moda passeggera che aumenta il consumo del tuo prodotto, cambiamenti nella politica economica del governo, nuove leggi, ecc.

Minacce

Queste sono il contrario delle opportunità: forze esterne che influenzano negativamente il tuo business. Di cosa avete paura? Se succede davvero, sai già cosa fare? Dovete pensare a possibili eventi che potrebbero danneggiare i vostri profitti e l’impresa nel suo insieme.

Esempi:

• Carenza di lavoro;
• Disastri naturali;
• Furto di dati;
• Nuovi e migliori concorrenti, tra gli altri.

Chi può eseguire l’analisi SWOT?

Chiunque, purché sappia a cosa va incontro! Nonostante sia un metodo di gestione dei progetti, l’analisi SWOT non è limitata ai manager e ai leader. Sarà – di solito – eseguito da persone che sono all’interno della situazione studiata.

L’intero processo diventa più ricco, tuttavia, quando c’è una vera squadra unita e impegnata a raccogliere informazioni e a mettere insieme l’intero schema. Perché? Perché allora si ottengono diverse versioni dello stesso fatto, alimentando la tua analisi attraverso diverse angolazioni.

Come mettere insieme un’analisi SWOT

Dopo aver compreso tutti i concetti, è il momento di creare la tua analisi SWOT. Affinché tutto sia più facilmente comprensibile, useremo un e-commerce come esempio per illustrare il passo dopo passo qui sotto.

Ricordando che si può vedere questa stessa struttura in modi diversi là fuori. Come abbiamo detto, l’analisi SWOT può essere adattata e modificata in base al tipo di attività o al vostro obiettivo principale.

Se preferite, guardate il video di Sebrae che spiega anche come impostare una matrice SWOT per la vostra azienda:

Identificare il vostro oggetto di studio

Bene, la matrice SWOT funziona meglio quando abbiamo un obiettivo chiaro e definito come oggetto di analisi. Questo obiettivo, tuttavia, deve essere abbastanza ampio da valere l’esercizio stesso.

Seguendo l’esempio dell’e-commerce, la domanda è: “dovremmo creare un social network per il negozio?” La domanda è questa. E non qualcosa come “quale social network dovremmo usare?” o “quale sarà il nostro tono di voce sulla rete?”.

L’idea è di analizzare se un social network per l’e-commerce in questione aggiungerà valore al marchio o no. Presto, un’idea sarà in discussione.

Ricerca su

La tua ricerca può riguardare qualsiasi cosa, dai dati interni all’azienda sulle interazioni sociali alle ricerche di mercato e/o agli studi condotti da società di consulenza. Per il caso della creazione del social network, l’e-commerce guarderà anche:

• Quali reti usano i concorrenti;
• Quali reti usano di più i clienti della base;
• Quanto tempo ci vorrà per far funzionare il progetto.

Brainstorming con la squadra

Brainstorming con la squadra è essenziale per scoprire – o almeno provare – tutte le variabili possibili. Iniziate con domande ovvie come “i nostri utenti si impegneranno con il nostro social network?” e allungate gli argomenti fino a trovare idee creative e più specifiche per farlo. L’idea è di spendere una buona quantità di tempo su questo, dopo tutto, vuoi trovare i fattori più importanti che ti porteranno a prendere la decisione giusta.

A questo punto, idealmente, avrai già un grafico/schizzo/template della matrice SWOT per andare con le risposte. E sì, il brainstorming comprenderà tutti i concetti che abbiamo elencato prima: ambiente esterno e interno, punti di forza, debolezze, opportunità e minacce.

Inoltre, chiedetevi durante l’esercizio:

• Le forze possono sfruttare quali opportunità?
• Le forze possono minimizzare o contrastare quali minacce?
• Le debolezze possono minare quali opportunità?
• Le debolezze possono potenziare quali minacce?

Raffina i risultati del brainstorming

Finito il brainstorming, affina semplicemente le risposte. Tagliate le supposizioni e le “congetture” e scrivete i dati concreti e i fattori che hanno attirato la vostra attenzione.

Durante la loro ricerca e il brainstorming, quelli dell’e-commerce, per esempio, hanno scoperto che la loro base di clienti usa almeno un social network per 14 ore alla settimana e vorrebbe ricevere notifiche con promozioni flash sul proprio smartphone. Ma che sono anche persone occupate che non hanno tempo da perdere.

È il momento di “pulire” il quadro della matrice SWOT, rendendo le vostre risposte per ogni concetto il più specifico possibile.

Definire i prossimi passi

Con il quadro organizzato, avrete una visione completa e assertiva dei vostri punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. Ora, “solo” analizzare.

L’e-commerce in questione si è reso conto che la loro base di clienti è interessata e utilizza costantemente i social media, così come i loro concorrenti – che hanno una fanpage di Facebook – il che potrebbe essere una minaccia per il loro impegno commerciale.

Tuttavia, potrebbero puntare sulla creazione di video e tutorial per cercare di aggirare la situazione e produrre contenuti di valore. Avrebbero anche bisogno di assumere un social media e un designer, tuttavia, ma esternalizzando la produzione video in quanto è l’opzione meno costosa per il business al momento.

E ora? Andranno avanti? Beh, l’analisi SWOT non fornisce una risposta, purtroppo. Starà all’e-commerce mettere i pesi in equilibrio e affrontare o meno questa nuova sfida.

Gli aspetti positivi e negativi della matrice SWOT

L’analisi SWOT è una metodologia che ha confermato di funzionare – molto! Tuttavia, questo non si applica a tutte le situazioni. Per guidarvi nella vostra scelta di usarlo o meno, abbiamo elencato i punti di forza e di debolezza della matrice SWOT stessa.

Punti forti

• Con un po’ di formazione, chiunque è in grado di creare e usare la matrice SWOT, il che significa che è uno strumento molto accessibile;
• Semplice da fare: Su un foglio di carta, un foglio di calcolo, una lavagna, un computer o qualsiasi cosa la vostra immaginazione permetta;
• Estimola la pianificazione e le idee attraverso il brainstorming e l’organizzazione;
• Facile da capire, e può essere presentato in modo pratico ad altri che non hanno necessariamente partecipato al processo;
• Possibilità di sfruttare un progetto (o rendersi conto in tempo quando un’idea è cattiva!) attraverso l’analisi e la ricerca.

Punti deboli

• Può essere difficile restringere i fattori e/o le strategie quando tutto può essere elencato e inserito in uno o più concetti del quadro;
• È uno strumento descrittivo, che non predice o prescrive soluzioni (la decisione finale sarà sempre di chi la fa);
• Non stabilisce passi successivi. Anche in questo caso, dipenderà da voi mettere insieme un piano d’azione.

Pronto a SWOT…ar?

Anh? Sarebbe davvero bello se il termine diventasse un verbo anche in portoghese. Potremmo inventare qualcosa come la versione brasiliana, SWOT matrix, ma allora il risultato sarebbe FOFAr… err.

Qualunque nome scegliate, speriamo che (almeno una volta, lo farete) la vostra azienda usi l’analisi SWOT per trovare una soluzione creativa o “avere la meglio” su un certo argomento.

Credetemi, molte aziende hanno raggiunto conclusioni sorprendenti attraverso questo metodo. Soprattutto perché lo strumento fornisce – oltre all’analisi micro di una situazione – una visione macro della vostra impresa, facendo una vera radiografia di ciò che avete al meglio e ciò che potete ancora migliorare!

A volte quello che consideri un piccolo problema può indebolire i tuoi punti positivi o qualcosa che hai trascurato può curare una difficoltà.

Utilizza le tue conclusioni nel Digital Marketing

Conoscere i punti di forza, le opportunità, le debolezze e le minacce del tuo business non è sufficiente: devi usare questa analisi con intelligenza. Il Digital Marketing è un ottimo modo per affrontare questi fattori, permettendoti di educare il mercato sulla tua attività tenendo conto dei risultati di questo studio.

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