7 egyszerű tipp, hogy végre papírmentessé válj

(Fotó: seb_ra via Getty Images)

Hány papírdarab van a konyhapulton, az étkezőasztalon vagy más olyan helyen, ahová nem való? Ragaszkodik a számlákhoz arra az esetre, ha újra szüksége lenne rájuk? Van egy halom papír az állatorvostól, amit arra az esetre tartasz, ha emlékezned kell, hogy pontosan milyen gyógyszereket szedett a háziállatod három évvel ezelőtt? Ezek a papírok ott ülnek és várnak arra az időre, amikor képes lesz foglalkozni velük, bármit is jelentsen ez. (Ez azt jelenti, hogy minden egyes lapra vet egy pillantást, majd mindet az újrahasznosítóba dobja.) Ideje megszabadulni a papírtól és a vele együtt felhalmozódó bűntudattól. Itt az ideje, hogy papírmentessé váljunk.

Majdnem egy évtizede vagyok papírmentes. A papírmentesség alatt nem azt értem, hogy nulla darab papír van az életemben. A papíralapú anyakönyvi kivonatomra persze még mindig szükségem van, és egy kis papírfüzetet használok egy nyelvtanfolyamhoz, amire járok. A legtöbbször azonban nem ragaszkodom a papírhoz. Ehelyett a fontos dokumentumokat beszkennelem egy tárhelyszolgáltatásba, és digitális jegyzeteket vezetek egy jegyzetelő alkalmazásban. A telefonomba írom a teendők listáját és a bevásárlólistát is, az éttermi ajánlásokat pedig egy online térképre tűzöm. Rengeteg egyszerű módja van annak, hogy eltávolítsd a papírt az életedből.

A digitálisra váltás egyszerű. A nehéz rész az, hogy ne engedd, hogy a papír elkezdjen visszakúszni. Ha készen állsz arra, hogy megszabadulj a legtöbb papírtól az életedben, íme, amit tudnod kell ahhoz, hogy elkezdhess és megtartsd.

1) Felejtsd el a hátralékot

Ez talán ellenkezőleg hangzik, de az első lépés a papírmentességhez az, hogy felejtsd el a már felhalmozott papírhátralékot, és inkább koncentrálj az új szokásokra, amelyeket el kell fogadnod ahhoz, hogy mostantól kezdve papírmentessé válj. Ne nézzen hátrafelé:

Egyszer majd eljut a meglévő papírhalmaihoz – vagy mégsem. Egyelőre ne hagyja, hogy ezek a papírok visszatartsák. A hátralékkal való foglalkozás nyomasztónak tűnhet, és amikor az emberek úgy érzik, hogy túlterheltek, halogatják a dolgokat. Úgyhogy egyelőre felejtsd el. Ehelyett inkább tegyen erőfeszítéseket annak érdekében, hogy a hátralék ne legyen még nagyobb.

2) Szerezze be ezt az öt alkalmazást

Van öt alkalmazás vagy szolgáltatás, amelyre szüksége van a papírmentességhez. Ezek:

• egy tennivalólista alkalmazás,
• egy szkennelő alkalmazás,
• egy online tárhelyszolgáltatás, ahová a digitális fájlokat helyezi (erről hamarosan bővebben),
• aláíró eszközök (az Adobe Acrobat jó példa) a digitális dokumentumok nyomtatás nélküli aláírásához, és
• egy dokumentumküldő szolgáltatás a hivatalos dokumentumok nyomtatás nélküli elküldéséhez.

Az egyes alkalmazástípusokra vonatkozó ajánlásaimat lásd itt.

3) Válasszon egy tárhelyszolgáltatást

Kicsit ássuk bele magunkat a harmadik alkalmazásba, a tárhelyszolgáltatásba, mert ez bonyolultabb, mint a többi. A tárolószolgáltatás az a hely, ahol a papíralapú dokumentumainak digitális változatát fogja tárolni.

Egy olyan tárolószolgáltatást szeretne, amely bárhol is tartózkodik, elérhetővé teszi a fájljait, és biztonsági mentést készít róluk. Az egyik lehetőség egy online tároló- és fájlmegosztó szolgáltatás, például a Dropbox vagy a Microsoft OneDrive használata.

A másik lehetőség egy olyan szolgáltatás használata, amelyet kifejezetten a papírmentességre törekvők számára fejlesztettek ki. A Neat és a FileThis két példa erre. Ezek speciális eszközökkel rendelkeznek a papírmentessé váló emberek számára, például az általuk felismert dokumentumtípusok, például az adók automatikus címkézésének és megjelölésének képességével. A FileThisnek van egy “fetch” szolgáltatása is, amely automatikusan lemásolja az e-mail fiókjában talált fontos dokumentumokat.

Bármelyik szolgáltatást is választja, válasszon egyet, és ragaszkodjon hozzá, hogy az összes digitális dokumentumát egy helyre tudja helyezni.

4) Regisztráljon az e-mailes kimutatásokra és digitális fizetésekre

Ha még mindig papíralapú számlákat és kimutatásokat kap, regisztráljon, hogy ezeket inkább e-mailben kapja, ahol csak tudja. Ha még mindig rendszeresen küld csekket, nézze meg, hogy át tud-e állni helyette az online fizetésre.

Míg a közüzemi szolgáltatók és a bankok évek óta tiszteletben tartják a digitális fizetéseket, az utolsó kitartók, akik nem mindig fogadják el azokat, a bérbeadók és az alapkezelő cégek. Ha ebben a kényszerhelyzetben van, próbálja meg elmagyarázni nekik, hogy gyorsabban és megbízhatóbban jutnak a pénzükhöz, ha elfogadják a digitális fizetéseket. Még a legkisebb vállalkozások is elfogadhatják a közvetlen banki átutalásokat, kevés díjjal vagy díjmentesen. Ha minden számláját csekkek és borítékok helyett digitálisan tudja kifizetni, egy lépéssel közelebb kerül a papírmentességhez.

5) Szkennelje és aprítsa be

Most itt az ideje, hogy új szokásokat alakítson ki. A szkennelés és az iratmegsemmisítés vagy újrahasznosítás az, amit valószínűleg a legtöbbet fogsz csinálni. Én sokkal jobban szeretek egy mobilalkalmazás segítségével szkennelni, de használhatsz asztali szkennert vagy egy multifunkciós nyomtató szkennelési funkcióját is.

Készíts magadnak egy szabályt, ami valahogy így szól: Ha kapok egy új papírdarabot, amelyet digitalizálnom kell, a telefonommal azonnal beolvasom, majd a papírt az újrahasznosítás vagy az aprítás kupacába teszem. Még jobb, ha egyenesen az iratmegsemmisítőbe dobom. Miért várjak?

Nehéz lehet rákényszeríteni magunkat, hogy kövessük ezt a szokást. “Most nincs időm ezt beszkennelni” – mondhatod. Gyakorolja az új szokást egy-két dokumentum beolvasásával a hátralékból, csak hogy kipróbálja. Mennyi időt vesz igénybe? Melyik alkalmazást használta? Az is előfordulhat, hogy természetes fényben sokkal gördülékenyebben megy a dokumentumok szkennelése, mintha beltéri megvilágításban tenné. Ha egyszer ráérez, hogyan kell csinálni, és mennyi időt vesz igénybe, talán könnyebben végig tudja majd csinálni.

6) Más munkafolyamatok fejlesztése

A szkennelés és az iratmegsemmisítés az egyik munkafolyamat. Ahogy megszokja a papírmentes életmódot, úgy fogja észrevenni, hogy más helyzetekben több munkafolyamatra is szüksége lesz.

Itt egy példa: Amikor új terméket vásárol, lefényképezheti a használati útmutatót, a blokkot, a garanciát, a sorozatszámot vagy bármilyen más fontos információt. Töltse fel ezeket a képeket a tárhelyszolgáltatásra, majd szabaduljon meg a felesleges papíroktól.

Egy másik munkafolyamat, amelyet létrehozhat, hogy elment egy halom olyan papírt, amelyekről úgy gondolja, hogy meg kellene aprítania, de most még nem biztos benne, majd egy kijelölt napon nézze át őket. Válasszon ki egy időpontot és dátumot, akár minden szombaton vagy a hónap első vasárnapján, és használja ki ezt az időpontot a halom kiürítésére.

Néha előfordulhat, hogy a biztosítási igazolások, lakástulajdonosi dokumentumok stb. esetében úgy szeretné beszkennelni a papírokat, hogy az eredetiket is megtartja. Ezek digitalizálásával biztonsági másolatot készít, és biztosítja, hogy akkor is hozzáférjen a bennük foglalt információkhoz, ha nem tudja megszerezni az eredetit.

7) Ne gondolja túl

Vannak olyan dokumentumok, amelyeknél kérdéses, hogy meg kell-e tartani az eredetit, vagy digitalizálni és megsemmisíteni. Ha nehéz döntés előtt áll, ne gondolja túl. A papírmentességnek egyszerűbbé és könnyebbé kell tennie az életét – nem pedig stresszesebbé. Tegye el az eredetit egy mappába, harmonikakötegbe vagy irattárba. Senki sem fog jönni és elvenni a Paperless Club kártyáját, ha ragaszkodik néhány papírhoz.

Az orvosi feljegyzések trükkösek, mivel csak akkor szabad digitalizálni és elektronikusan tárolni őket, ha HIPAA-kompatibilis rendszerrel rendelkezik. Úgy is dönthet úgy, hogy egyszerűen becsúsztatja őket egy mappába vagy harmonikakötegbe, és évente egyszer átnézi, hogy mi az, ami már kidobásra vár.

Azt mondom, hogy ne ragaszkodjon olyan papírokhoz, vagy ne foglalkozzon azok digitalizálásával, amelyeknek nincs értelme. Ha az a fajta ember vagy, aki szorgalmasan ragaszkodik a papírokhoz, abban a hitben, hogy felelősségteljesen cselekszik, ijesztő érzés lehet bármit is aprítani és újrahasznosítani. De vajon szükséged lesz-e valaha is arra a szendvicsről szóló nyugtára vagy a két évvel ezelőtti juttatásokról szóló nyilatkozatok magyarázatára? Aprítsa fel őket, és engedje el.