7 conseils faciles pour enfin passer au zéro papier

(Photo : seb_ra via Getty Images)

Combien de morceaux de papier se trouvent sur votre comptoir de cuisine, votre table de salle à manger ou un autre endroit où ils n’ont pas leur place ? Accrochez-vous des reçus au cas où vous en auriez à nouveau besoin ? Y a-t-il une pile de papiers du vétérinaire que vous gardez au cas où vous auriez besoin de vous souvenir exactement des médicaments que votre animal a pris il y a trois ans ? Tous ces papiers sont là, attendant le moment où vous pourrez vous en occuper, quoi que cela signifie. (Cela signifie jeter un coup d’œil à chaque page, puis les jeter toutes dans le bac de recyclage). Il est temps de se débarrasser du papier et de toute la culpabilité qui s’accumule avec lui. Il est temps de passer au sans papier.

J’ai été sans papier pendant près d’une décennie. Par sans papier, je ne veux pas dire qu’il y a zéro pièce de papier dans ma vie. J’ai toujours besoin de mon certificat de naissance en papier, bien sûr, et j’utilise un petit cahier en papier pour un cours de langue que je prends. Mais pour l’essentiel, je ne m’accroche pas au papier. Au lieu de cela, je numérise les documents importants vers un service de stockage et je prends des notes numériques dans une application de prise de notes. J’écris également ma liste de choses à faire et ma liste de courses dans mon téléphone, et j’épingle les recommandations de restaurants sur une carte en ligne. Il y a beaucoup de façons simples de supprimer le papier de votre vie.

Voir le numérique est facile. La partie difficile est de ne pas laisser le papier commencer à se glisser de nouveau. Si vous êtes prêt à vous débarrasser de la plupart des papiers dans votre vie, voici ce que vous devez savoir pour commencer et pour continuer.

1) Oubliez l’arriéré

Cela peut sembler contre-intuitif, mais la première étape pour passer au sans papier est d’oublier tout arriéré de papier que vous avez déjà accumulé et de vous concentrer plutôt sur les nouvelles habitudes que vous devez adopter pour passer au sans papier dès maintenant. Ne regardez pas en arrière : Adoptez une approche tournée vers l’avenir.

Vous finirez par vous occuper de vos piles de papier existantes un jour – ou pas. Pour l’instant, ne laissez pas ces papiers vous retenir. Avoir à gérer un arriéré peut se sentir accablé, et quand les gens se sentent accablés, ils procrastinent. Oubliez-les donc pour l’instant. Au lieu de cela, mettez vos efforts pour vous assurer que l’arriéré ne s’agrandit pas.

2) Obtenez ces cinq applications

Il y a cinq applications ou services dont vous avez besoin pour passer au zéro papier. Ce sont :

• une application de liste de tâches,
• une application de numérisation,
• un service de stockage en ligne, où vous mettrez vos fichiers numériques (nous y reviendrons dans un instant),
• des outils de signature (Adobe Acrobat est un bon exemple) pour signer des documents numériques sans les imprimer, et
• un service de livraison de documents pour envoyer des documents officiels sans les imprimer.

Voir mes recommandations pour chaque type d’app ici.

3) Choisir un service de stockage

Détaillons un peu plus la troisième app, un service de stockage, car elle est plus compliquée que les autres. Le service de stockage est l’endroit où vous conserverez les versions numériques de vos documents papier.

Enfin, vous voulez un service de stockage qui rende vos fichiers accessibles où que vous soyez et les sauvegarde. Une option consiste à utiliser un service de stockage et de partage de fichiers en ligne, comme Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Une autre option consiste à utiliser un service conçu spécialement pour les personnes qui veulent se passer de papier. Neat et FileThis en sont deux exemples. Ils disposent d’outils spéciaux pour les personnes qui veulent passer au zéro papier, comme la possibilité d’étiqueter et de marquer automatiquement les types de documents qu’ils reconnaissent, comme les impôts. FileThis a également un service « fetch » qui copie automatiquement les documents importants qu’il trouve dans votre compte de messagerie.

Quel que soit le service que vous choisissez, choisissez-en un et restez-y afin de pouvoir mettre tous vos documents numériques en un seul endroit.

4) Inscrivez-vous pour des relevés par courriel et des paiements numériques

Si vous recevez encore des factures et des relevés en papier, inscrivez-vous pour les recevoir par courriel à la place partout où vous le pouvez. Si vous envoyez encore régulièrement des chèques, voyez si vous pouvez passer à des paiements en ligne à la place.

Alors que les sociétés de services publics et les banques honorent les paiements numériques depuis des années, les derniers récalcitrants qui ne les acceptent pas toujours sont les propriétaires et les sociétés de gestion. Si vous êtes coincé dans cette situation difficile, essayez d’expliquer qu’ils obtiendront leur argent plus rapidement et de manière plus fiable lorsqu’ils accepteront les paiements numériques. Même les plus petites entreprises peuvent accepter les virements bancaires directs avec peu ou pas de frais. Lorsque vous pouvez payer toutes vos factures numériquement plutôt qu’avec des chèques et des enveloppes, vous faites un pas de plus vers le zéro papier.

5) Scanner et déchiqueter

Maintenant, il est temps de commencer à développer de nouvelles habitudes. La numérisation et le déchiquetage ou le recyclage est celle que vous ferez probablement le plus. Je préfère de loin numériser à l’aide d’une application mobile, mais vous pouvez aussi utiliser un scanner de bureau ou la fonction de numérisation d’une imprimante multifonction.

Faites-vous une règle qui ressemble à ceci : Lorsque je recevrai un nouveau morceau de papier que je dois numériser, j’utiliserai mon téléphone pour le scanner immédiatement, puis je placerai le papier dans la pile de recyclage ou de déchiquetage. Mieux encore, le jeter directement dans la déchiqueteuse. Pourquoi attendre ?

S’obliger à suivre cette habitude peut être difficile. « Je n’ai pas le temps de numériser ceci maintenant », direz-vous peut-être. Mettez en pratique votre nouvelle habitude en numérisant un ou deux documents de votre arriéré, juste pour l’essayer. Combien de temps cela prend-il ? Quelle application avez-vous utilisée ? Vous pouvez également constater que la numérisation de documents à la lumière naturelle se déroule plus facilement qu’avec un éclairage intérieur. Une fois que vous avez une idée de la façon de le faire et du temps que cela prend, vous pourriez avoir plus de facilité à le suivre.

6) Développer d’autres flux de travail

La numérisation et le déchiquetage sont un flux de travail. Au fur et à mesure que vous vous sentirez à l’aise avec votre mode de vie sans papier, vous constaterez que vous avez besoin d’autres flux de travail pour d’autres situations.

Voici un exemple : Lorsque vous achetez un nouveau produit, vous pouvez prendre des photos du manuel du propriétaire, du reçu, de la garantie et du numéro de série, ou de toute autre information pertinente. Téléchargez ces photos sur votre service de stockage, puis débarrassez-vous des papiers superflus.

Un autre flux de travail que vous pourriez créer consiste à sauvegarder une pile de papiers que vous pensez devoir déchiqueter mais dont vous n’êtes pas sûr à l’heure actuelle, puis à les parcourir un jour dédié. Choisissez une heure et une date, que ce soit tous les samedis ou le premier dimanche du mois, et utilisez ce temps pour vider votre pile.

Parfois, vous pouvez vouloir numériser des papiers tout en conservant les originaux, dans le cas de certificats d’assurance, de documents de propriétaire, etc. En les numérisant, vous créez une copie de sauvegarde et vous vous assurez d’avoir accès aux informations qu’ils contiennent, même si vous ne pouvez pas mettre la main sur l’original.

7) Ne réfléchissez pas trop

Il y a des documents dont vous vous demanderez s’il faut conserver les originaux ou les numériser et les déchiqueter. Lorsque vous êtes confronté à une décision difficile, ne réfléchissez pas trop. La dématérialisation doit vous rendre la vie plus simple et plus facile, et non plus stressante. Rangez l’original dans une chemise, une reliure en accordéon ou un classeur. Personne ne viendra vous retirer votre carte Paperless Club si vous conservez quelques papiers.

Les dossiers médicaux sont délicats, car vous n’êtes censé les numériser et les stocker électroniquement que si vous disposez d’un système conforme à la loi HIPAA. Vous pouvez décider de les glisser simplement dans un dossier ou un classeur en accordéon et de les passer au crible une fois par an pour trouver tout ce qui est prêt à être jeté.

Cela dit, ne vous accrochez pas ou ne vous embêtez pas à numériser des papiers qui n’ont aucune utilité. Si vous êtes le type de personne qui s’accroche diligemment au papier en croyant faire la chose responsable, il peut sembler effrayant de déchiqueter et de recycler quoi que ce soit. Mais aurez-vous un jour besoin de ce ticket de caisse pour un sandwich ou d’une explication des relevés de prestations d’il y a deux ans ? Déchiquetez-les et laissez-les partir.