7 helppoa vinkkiä, joilla pääset vihdoin paperittomaksi

(Kuva: seb_ra via Getty Images)

Miten monta paperia on keittiön tiskipöydälläsi, ruokapöydälläsi tai jossakin muussa paikassa, johon ne eivät kuulu? Ripustatko kuitteja sen varalta, että tarvitset niitä uudelleen? Onko sinulla pino eläinlääkäriltä tulleita papereita, joita säilytät siltä varalta, että haluat muistaa tarkalleen, mitä lääkkeitä lemmikkisi otti kolme vuotta sitten? Kaikki nuo paperit lojuvat siellä odottamassa aikaa, jolloin voit käsitellä niitä, mitä se sitten tarkoittaakin. (Se tarkoittaa, että vilkaiset jokaista sivua ja sitten työnnät ne kaikki kierrätysastiaan.) On aika päästä eroon paperista ja kaikesta syyllisyydestä, joka kasaantuu sen mukana. On aika siirtyä paperittomuuteen.

Olen ollut paperiton lähes kymmenen vuotta. Paperittomuudella en tarkoita sitä, että elämässäni ei ole yhtään paperia. Tarvitsen toki edelleen paperisen syntymätodistukseni, ja käytän pientä paperista muistikirjaa kielikurssilla, jota käyn. Suurimmaksi osaksi en kuitenkaan pidä kiinni paperista. Sen sijaan skannaan tärkeät asiakirjat tallennuspalveluun ja pidän digitaalisia muistiinpanoja muistiinpanosovelluksessa. Kirjoitan myös tehtävä- ja ostoslistan puhelimeeni, ja kiinnitän ravintolasuositukset nettikarttaan. On monia yksinkertaisia tapoja poistaa paperia elämästäsi.

Digitaalisuuteen siirtyminen on helppoa. Vaikeinta on olla antamatta paperin alkaa hiipiä takaisin. Jos olet valmis hankkiutumaan eroon suurimmasta osasta paperia elämässäsi, tässä kerrotaan, mitä sinun on tiedettävä, jotta pääset alkuun ja pysyt mukana.

1) Unohda takapakki

Saattaa kuulostaa vastenmieliseltä, mutta ensimmäinen askel paperittomuuteen siirtymisessä on unohtaa kaikki paperit, joita on jo kertynyt, ja keskittyä sen sijaan uusiin tottumuksiin, jotka sinun on omaksuttava siirtyäksesi paperittomuuteen tästä hetkestä alkaen. Älä katso taaksepäin:

Pääset olemassa oleviin paperikasoihisi jonain päivänä – tai sitten et. Toistaiseksi älä anna niiden papereiden pidätellä sinua. Jäljellä olevan kasan hoitaminen voi tuntua ylivoimaiselta, ja kun ihmiset tuntevat olonsa ylivoimaiseksi, he viivyttelevät. Unohda se siis toistaiseksi. Panosta sen sijaan siihen, ettei ruuhka kasva.

2) Hanki nämä viisi sovellusta

Tässä on viisi sovellusta tai palvelua, joita tarvitset siirtyäksesi paperittomuuteen. Ne ovat:

• tehtäväluettelosovellus,
• skannaussovellus,
• verkkotallennuspalvelu, johon laitat digitaaliset tiedostosi (tästä lisää kohta),
• allekirjoitustyökalut (Adobe Acrobat on hyvä esimerkki), joilla voit allekirjoittaa digitaalisia asiakirjoja tulostamatta niitä,
• asiakirjojen lähetyspalvelu, jolla voit lähettää virallisia asiakirjoja tulostamatta niitä.

Katso suositukseni jokaiselle sovellustyypille täältä.

3) Valitse tallennuspalvelu

Kaivetaanpa hiukan syvemmälle kolmanteen sovellukseen, tallennuspalveluun, koska se on monimutkaisempi kuin muut. Tallennuspalvelussa säilytät paperisten asiakirjojesi digitaalisia versioita.

Todennäköisesti haluat tallennuspalvelun, joka mahdollistaa tiedostojesi saatavuuden riippumatta siitä, missä olet, ja joka varmuuskopioi ne. Yksi vaihtoehto on käyttää verkkotallennus- ja tiedostonjakopalvelua, kuten Dropboxia tai Microsoft OneDrivea.

Toinen vaihtoehto on käyttää palvelua, joka on suunniteltu erityisesti ihmisille, jotka haluavat siirtyä paperittomuuteen. Neat ja FileThis ovat kaksi esimerkkiä. Niissä on erityisiä työkaluja paperittomuuteen siirtyviä ihmisiä varten, kuten kyky automaattisesti merkitä ja tagata tunnistamiaan asiakirjatyyppejä, kuten veroja. FileThisillä on myös ”noutopalvelu”, joka kopioi automaattisesti tärkeitä asiakirjoja, jotka se löytää sähköpostitililtäsi.

Valitsitpa minkä palvelun tahansa, valitse yksi ja pysy siinä, jotta voit koota kaikki digitaaliset asiakirjasi yhteen paikkaan.

4) Liity sähköpostilaskutukseen ja digitaalisiin maksuihin

Jos saat edelleen paperisia laskuja ja tiliotteita, rekisteröidy vastaanottamaan ne niiden sijasta sähköpostitse aina kun voit. Jos lähetät edelleen säännöllisesti shekkejä, tarkista, voisitko siirtyä suorittamaan maksut sen sijaan verkossa.

Vaikka yleishyödylliset laitokset ja pankit ovat kunnioittaneet digitaalisia maksuja jo vuosia, viimeisiä pidättelijöitä, jotka eivät aina hyväksy niitä, ovat vuokranantajat ja isännöintiyritykset. Jos olet juuttunut tähän ahdinkoon, yritä selittää, että he saavat rahansa nopeammin ja luotettavammin, kun he hyväksyvät digitaaliset maksut. Pienimmätkin yritykset voivat hyväksyä suorat pankkisiirrot, joihin liittyy vain vähän tai ei lainkaan maksuja. Kun voit maksaa kaikki laskusi digitaalisesti shekkien ja kirjekuorien sijaan, pääset askeleen lähemmäs paperittomuutta.

5) Skannaa ja silppua

Nyt on aika alkaa kehittää uusia tapoja. Skannaaminen ja silppuaminen tai kierrättäminen on se, jota teet luultavasti eniten. Skannaan paljon mieluummin mobiilisovelluksella, mutta voit käyttää myös pöytäskanneria tai monitoimitulostimen skannaustoimintoa.

Tee itsellesi sääntö, joka menee suunnilleen näin: Kun saan uuden paperin, joka minun on digitoitava, skannaan sen heti puhelimellani ja laitan paperin sitten kierrätys- tai silppurikasaan. Parempi vielä, hävitä se suoraan silppuriin. Miksi odottaa?

Tämän tavan noudattamisen pakottaminen voi olla vaikeaa. ”Minulla ei ole aikaa skannata tätä juuri nyt”, saatat sanoa. Harjoittele uutta tapaa skannaamalla yksi tai kaksi asiakirjaa ruuhkastasi, ihan vain kokeillaksesi sitä. Kuinka kauan siihen menee aikaa? Mitä sovellusta käytit? Saatat myös huomata, että asiakirjojen skannaaminen luonnonvalossa sujuu sujuvammin kuin sisävalaistuksessa. Kun saat tuntuman siihen, miten se tehdään ja kuinka paljon aikaa siihen kuluu, sinun on ehkä helpompi noudattaa sitä.

6) Kehitä muita työnkulkuja

Skannaaminen ja silppuaminen on yksi työnkulku. Kun totut paperittomaan elämäntapaan, huomaat tarvitsevasi muitakin työnkulkuja muihin tilanteisiin.

Tässä on esimerkki: Kun ostat uuden tuotteen, voit ottaa kuvia käyttöoppaasta, kuitista, takuusta ja sarjanumerosta tai muista olennaisista tiedoista. Lataa nämä kuvat tallennuspalveluun ja hankkiudu sitten eroon turhista papereista.

Toinen työnkulku, jonka voit luoda, on tallentaa kasa papereita, jotka sinun mielestäsi pitäisi silputa, mutta joista et ole varma juuri nyt, ja käydä ne sitten läpi tiettynä päivänä. Valitse aika ja päivämäärä, joko joka lauantai tai kuukauden ensimmäinen sunnuntai, ja käytä tuo aika pinon tyhjentämiseen.

Joskus saatat haluta skannata paperit säilyttäen samalla myös alkuperäiset, kuten vakuutustodistukset, kodinomistajan asiakirjat ja niin edelleen. Digitoimalla ne luot varmuuskopion ja varmistat, että sinulla on pääsy niiden sisältämiin tietoihin, vaikka et saisikaan alkuperäistä käsiisi.

7) Älä mieti sitä liikaa

On joitakin asiakirjoja, joiden kohdalla kyseenalaistat sen, pitäisikö alkuperäiset säilyttää vai digitoida ja silputa ne. Kun olet vaikean päätöksen edessä, älä mieti sitä liikaa. Paperittomuuden pitäisi tehdä elämästäsi yksinkertaisempaa ja helpompaa – ei lisätä stressiä. Säilytä alkuperäiset kansioon, harmonikkakansioon tai arkistokaappiin. Kukaan ei tule viemään Paperless Club -korttiasi pois, jos pidät kiinni muutamasta paperista.

Lääkärintiedot ovat hankalia, sillä ne saa digitoida ja säilyttää sähköisesti vain, jos käytössäsi on HIPAA:n mukainen järjestelmä. Saatat päättää yksinkertaisesti sujauttaa ne kansioon tai harmonikkakansioon ja seuloa niistä kerran vuodessa kaikki, jotka ovat valmiita hävitettäväksi.

Sillä sanoin, älä pidä kiinni tai vaivaudu digitoimaan papereita, joilla ei ole mitään tarkoitusta. Jos olet ihmistyyppi, joka roikkuu ahkerasti paperissa uskoen tekevänsä vastuullisesti, voi tuntua pelottavalta silputa ja kierrättää mitään. Mutta tarvitsetko koskaan sitä kuittia voileivästä tai selvitystä kahden vuoden takaisista etuuslausunnoista? Silppua ne ja anna niiden mennä.