Todo sobre el análisis DAFO: qué es, cómo hacerlo y mucho más.

El análisis o matriz DAFO – en portugués, análisis o matriz DAFO – es un método de planificación estratégica que engloba el análisis de escenarios para la toma de decisiones, observando 4 factores. Son: puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas. En portugués: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

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Júlia pasó un proceso de selección para trabajar en Florianópolis, en Resultados Digitais. Ya con trabajo, familia y viviendo en Río de Janeiro, tenía que tomar una decisión: quedarse o irse.

Sólo que no era tan simple, después de todo, tendría que evaluar puntos, como: remuneración, costo de vida en ambas ciudades, impactos sociales y psicológicos del posible cambio en su vida.

Para ello, hizo varias listas: ventajas, desventajas, puntos positivos y negativos, lo que estaba bajo su control o no. Es decir, aplicó el análisis DAFO para tomar esta decisión.

Y tú puedes hacer lo mismo con tu empresa, aplicando la metodología de la matriz DAFO en tu planificación estratégica, en el análisis de nuevas funcionalidades, o incluso para resolver una crisis o una estrategia de salida al mercado.

¿Te interesa? Entonces, acompáñenos a entender qué es el análisis DAFO, para qué sirve, quién debe/puede aplicarlo y cómo hacerlo. Además de otros ejemplos más enfocados al mundo empresarial (¡aunque la matriz DAFO se puede adoptar para casi todo!).

Por último, ¿qué es el análisis DAFO o análisis SWOT?

Un análisis DAFO o matriz SWOT es un método de planificación estratégica que engloba el análisis de escenarios para la toma de decisiones.

Fue creado en los años 60 por Albert Humphrey, en la Universidad de Stanford. Allí, el consultor empresarial dirigió un proyecto de investigación que analizaba y cruzaba sistemáticamente los datos de las 500 mayores empresas que publicaba la revista Fortune en ese momento. ¿Quieres entender mejor la historia? A continuación, haga clic aquí y consulte un documento publicado tras su muerte en 2005.

Desde entonces, la herramienta ha sido mejorada y adaptada a diversas operaciones debido a su popularidad, rapidez y resultados efectivos.

Consiste en la observación de cuatro factores: a partir de los términos ingleses strengths, weaknesses, opportunities and threats. En portugués:

• Fortalezas;
• Oportunidades;
• Debilidades;
• Amenazas.

Las fortalezas y debilidades conciernen al que toma las decisiones, es decir, usted y su empresa. Las oportunidades y amenazas, en cambio, se refieren a factores externos, que están fuera de su control. En el análisis DAFO, estos dos escenarios se conocen como entorno interno y entorno externo, respectivamente.

La matriz DAFO es un sistema relativamente sencillo de utilizar que proporciona una gran cantidad de detalles sobre la situación, abarcando circunstancias como la creación de un producto en una pequeña empresa hasta la gestión de una corporación multinacional. Sin embargo, para que realmente surta efecto, es necesario que sus términos se estudien por separado -¡lo que haremos a continuación!

>>Lee más: Dividir la información para multiplicar los resultados, por Eleonora Diniz

Entorno interno

Fortalezas

Son las ventajas que tiene tu empresa frente a la competencia. Sus diferenciadores competitivos, las habilidades más fuertes de su negocio. También pueden referirse a los elementos internos que benefician a su empresa o a los factores que están bajo su control: que puede, por ejemplo, decidir si se mantiene o no.

Algunas preguntas que podría hacerse son:

• ¿Cuáles son mis mejores actividades/productos/servicios?
• ¿Cuál es mi mayor ventaja competitiva?
• ¿Cómo de contentos están mis clientes?

Debilidades

Son puntos que pueden perjudicar y/o interferir negativamente en la marcha del negocio. Este paso requiere mucha sinceridad por parte del intérprete del análisis DAFO, al fin y al cabo, necesita identificar estos, digamos, «defectos» de su negocio para que el método tenga sentido.

Los puntos débiles encontrados, entonces, necesitan ser examinados y observados de forma individual. Entonces será posible resolver los problemas que están generando. Si no es posible resolverlos a corto plazo, lo recomendable es al menos intentar reducir sus efectos o sortearlos, para que estén más cerca de ser una fortaleza que una debilidad.

Algunas preguntas que puedes hacerte son:

• ¿Por qué han elegido a mi competidor antes que a mí?
• ¿Mis empleados son los adecuados para este trabajo?
• ¿Por qué mis clientes no están comprometidos?

Entorno externo

Oportunidades

No son más que fuerzas externas que impactan positivamente en su empresa. No puedes controlarlos, pero puedes aprovecharlos -siempre que sean reales y estén respaldados por investigaciones o estudios.

Además, pueden surgir en cualquier momento, ¡y lo ideal es estar preparado! Hablamos de acontecimientos como una asociación con tu competidor, una moda pasajera que aumenta el consumo de tu producto, cambios en la política económica del gobierno, nuevas leyes, etc.

Amenazas

Son lo contrario de las oportunidades: fuerzas externas que influyen negativamente en tu negocio. ¿De qué tienes miedo? Si realmente ocurre, ¿ya sabes qué hacer? Debe pensar en los posibles eventos que perjudicarían sus beneficios y a la empresa en su conjunto.

Ejemplos:

• Escasez de mano de obra;
• Desastres naturales;
• Robo de datos;
• Nuevos y mejores competidores, entre otros.¡

¿Quién puede realizar el análisis DAFO?

Cualquiera, siempre que sepa lo que le espera! A pesar de ser un método de gestión de proyectos, el análisis DAFO no se limita a los gestores y líderes. Por lo general, lo realizarán personas que están dentro de la situación que se estudia.

Sin embargo, todo el proceso se enriquece cuando hay un verdadero equipo unido y ocupado en reunir información y armar todo el esquema. ¿Por qué? Porque así se obtienen diferentes versiones de un mismo hecho, alimentando tu análisis a través de diferentes ángulos.

Cómo armar un análisis FODA

Después de todos los conceptos entendidos, es el momento de crear tu análisis FODA. Para que todo sea más fácil de entender, utilizaremos un comercio electrónico como ejemplo para ilustrar el paso a paso a continuación.

Recuerda que puedes ver esta misma estructura de diferentes maneras por ahí. Como decíamos, el análisis DAFO puede ser adaptado y modificado por el tipo de tu negocio o tu objetivo principal.

Si lo prefieres, mira el vídeo del Sebrae que también explica cómo montar una matriz DAFO para tu empresa:

Identifica tu objeto de estudio

Bien, la matriz DAFO funciona mejor cuando tenemos un objetivo claro y definido como objeto de análisis. Ese objetivo, sin embargo, tiene que ser lo suficientemente amplio como para que merezca la pena el propio ejercicio.

Siguiendo con el ejemplo del comercio electrónico, la pregunta es: «¿debemos crear una red social para la tienda?» La cuestión es la siguiente. Y no algo como «¿qué red social debemos usar?» o «¿cuál será nuestro tono de voz en la red?».

La idea es analizar si una red social para el comercio electrónico en cuestión aportará valor a la marca o no. Pronto, una idea será objeto de debate.

Investigación sobre

Su investigación puede consistir en cualquier cosa, desde las cifras internas de la empresa sobre las interacciones sociales hasta la investigación de mercado y/o los estudios realizados por consultorías. Para el caso de la creación de la red social, el comercio electrónico también se fijará en:

• Qué redes utilizan los competidores;
• Qué redes utilizan más los clientes de la base;
• Cuánto tiempo tardará en ponerse en marcha el proyecto.

Tormenta de ideas con el equipo

La tormenta de ideas con el equipo es esencial para descubrir -o al menos probar- todas las variables posibles. Empieza con preguntas obvias como «¿se comprometerán nuestros usuarios con nuestra red social?» y amplía los temas hasta que se te ocurran ideas creativas y más específicas para hacerlo. La idea es dedicar una buena cantidad de tiempo a esto, después de todo, quieres encontrar los factores más importantes que te llevarán a tomar la decisión correcta.

En este punto, lo ideal es que ya tengas un gráfico/esquema/plantilla de la matriz DAFO para acompañar las respuestas. Y sí, la lluvia de ideas abarcará todos los conceptos que hemos enumerado antes: entorno externo e interno, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Además, pregúntate durante el ejercicio:

• ¿Qué fuerzas pueden aprovechar qué oportunidades?
• ¿Qué fuerzas pueden minimizar o contrarrestar qué amenazas?
• ¿Qué debilidades pueden socavar qué oportunidades?
• ¿Qué debilidades pueden potenciar qué amenazas?

Refina los resultados de la tormenta de ideas

Terminada la tormenta de ideas, simplemente refina las respuestas. Deja de lado las suposiciones y las «conjeturas» y anota los datos concretos y los factores que te llamen la atención.

Durante su investigación y lluvia de ideas, la gente del comercio electrónico, por ejemplo, descubrió que su base de clientes utiliza al menos una red social durante 14 horas a la semana y que les gustaría recibir notificaciones con promociones flash en su smartphone. Pero que también son personas ocupadas sin tiempo que perder.

Es hora de «limpiar» el marco de la matriz DAFO, haciendo que sus respuestas para cada concepto sean lo más específicas posible.

Defina los próximos pasos

Con el marco organizado, tendrá una visión completa y asertiva de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Ahora, «sólo» analizar.

El comercio electrónico en cuestión se dio cuenta de que su base de clientes se interesa y utiliza las redes sociales constantemente, al igual que sus competidores -que tienen una fanpage en Facebook-, lo que podría ser una amenaza para el engagement de su negocio.

Sin embargo, podrían apostar por la creación de vídeos y tutoriales para tratar de sortear la situación y producir contenido de valor. Sin embargo, también tendrían que contratar a un medio de comunicación social y a un diseñador, pero subcontratando la producción de vídeo ya que es la opción menos costosa para el negocio en este momento.

¿Y ahora qué? ¿Seguirán adelante? Bueno, el análisis DAFO no proporciona una respuesta, por desgracia. Dependerá del comercio electrónico poner los pesos en la balanza y afrontar este nuevo reto o no.

Los aspectos positivos y negativos de la propia matriz DAFO

El análisis DAFO es una metodología que se ha confirmado que funciona -¡mucho! Sin embargo, eso no se aplica a todas las situaciones. Para orientarle en su elección de utilizarla o no, hemos enumerado los puntos fuertes y débiles de la propia matriz DAFO.

Puntos fuertes

• Con un poco de formación, cualquiera es capaz de crear y utilizar la matriz DAFO, lo que significa que es una herramienta muy accesible;
• Simple de hacer: En una hoja de papel, en una hoja de cálculo, en una pizarra, en un ordenador o en lo que su imaginación le permita;
• Estimula la planificación y las ideas a través de la lluvia de ideas y la organización;
• Fácil de entender, y se puede presentar de forma práctica a otras personas que no han participado necesariamente en el proceso;
• Posibilidad de apalancar un proyecto (¡o de darse cuenta a tiempo cuando una idea es mala!) a través del análisis y la investigación.

Deficiencias

• Puede ser difícil acotar los factores y/o estrategias cuando todo se puede enumerar y encajar en uno o varios conceptos del marco;
• Es una herramienta descriptiva, que no predice ni prescribe soluciones (la decisión final siempre recaerá en el hacedor);
• No establece los siguientes pasos. Nuevamente, dependerá de que armes un plan de acción.

¿Preparado para el SWOT…ar?

Anh? Sería genial que el término se convirtiera en un verbo también en portugués. Podríamos llegar a algo como la versión brasileña, la matriz DAFO, pero entonces el resultado sería FOFAr… err.

Sea cual sea el nombre que elija, esperamos que (al menos una vez, lo haga) su empresa utilice el análisis DAFO para encontrar una solución creativa o «sacar lo mejor de ella» en un determinado tema.

Créame, muchas empresas han llegado a conclusiones sorprendentes a través del método. Principalmente porque la herramienta proporciona -además del análisis micro de una situación- una visión macro de su empresa, haciendo una verdadera radiografía de lo que tiene de mejor y de lo que aún puede mejorar.

A veces lo que consideras un pequeño problema puede estar debilitando tus puntos positivos o algo que pasaste por alto puede curar una dificultad.

Usa tus conclusiones en Marketing Digital

Conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de tu negocio no es suficiente: necesitas usar este análisis de forma inteligente. El Marketing Digital es una excelente forma de abordar estos factores, permitiéndole educar al mercado sobre su negocio teniendo en cuenta las conclusiones de ese estudio.

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