7 sencillos consejos para acabar con el papel

(Foto: seb_ra vía Getty Images)

¿Cuántos papeles hay en la encimera de tu cocina, en la mesa del comedor o en algún otro lugar donde no deben estar? Guardas los recibos por si los vuelves a necesitar? ¿Hay una pila de papeles del veterinario que guardas por si necesitas recordar exactamente qué medicamentos tomó tu mascota hace tres años? Todo ese papel está ahí esperando el momento en que puedas ocuparte de él, sea lo que sea. (Significa echar un vistazo a cada página y luego tirarlos todos a la papelera de reciclaje). Es hora de deshacerse del papel y de toda la culpa que se acumula con él. Es hora de dejar de usar papel.

Llevo casi una década sin usar papel. Por libre de papel, no quiero decir que haya cero piezas de papel en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y uso un pequeño cuaderno de papel para una clase de idiomas que tomo. Sin embargo, en su mayor parte, no me aferro al papel. En su lugar, escaneo los documentos importantes a un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación para tomar notas. También escribo mi lista de tareas y de la compra en mi teléfono, y anclo las recomendaciones de restaurantes en un mapa online. Hay muchas formas sencillas de eliminar el papel de tu vida.

Ser digital es fácil. Lo difícil es no dejar que el papel vuelva a aparecer. Si está listo para deshacerse de la mayor parte del papel en su vida, esto es lo que necesita saber para empezar y para mantenerlo.

1) Olvídese del atraso

Puede sonar contradictorio, pero el primer paso para pasar a la digitalización es olvidarse de cualquier atraso de papel que ya haya acumulado y, en cambio, centrarse en los nuevos hábitos que necesita adoptar para pasar a la digitalización desde ahora. No mires hacia atrás: Adopte un enfoque de avance.

Algún día se ocupará de los montones de papel que tiene, o no. Por ahora, no deje que esos papeles le frenen. Tener que lidiar con un cúmulo de papeles puede resultar abrumador, y cuando la gente se siente abrumada, procrastina. Así que olvídate de ello por ahora. En su lugar, ponga su esfuerzo en asegurarse de que la acumulación no se haga más grande.

2) Obtenga estas cinco aplicaciones

Hay cinco aplicaciones o servicios que necesita para ir sin papeles. Son:

• una app de listas de tareas,
• una app de escaneo,
• un servicio de almacenamiento online, que es donde pondrás tus archivos digitales (más sobre esto en un momento),
• herramientas de firma (Adobe Acrobat es un buen ejemplo) para firmar documentos digitales sin imprimirlos, y
• un servicio de entrega de documentos para enviar documentos oficiales sin imprimirlos.

Mira mis recomendaciones para cada tipo de app aquí.

3) Escoge un servicio de almacenamiento

Vamos a profundizar un poco más en la tercera app, un servicio de almacenamiento, porque es más complicada que las otras. El servicio de almacenamiento es donde guardarás las versiones digitales de tus documentos en papel.

En realidad, quieres un servicio de almacenamiento que haga accesibles tus archivos sin importar dónde estés y que haga copias de seguridad. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos en línea, como Dropbox o Microsoft OneDrive.

Otra opción es utilizar un servicio diseñado especialmente para las personas que quieren prescindir del papel. Neat y FileThis son dos ejemplos. Tienen herramientas especiales para las personas que van sin papel, como la capacidad de etiquetar automáticamente y etiquetar los tipos de documentos que reconoce, como los impuestos. FileThis también tiene un servicio «fetch» que copia automáticamente los documentos importantes que encuentra en su cuenta de correo electrónico.

Sea cual sea el servicio que elija, elija uno y quédese con él para poder poner todos sus documentos digitales en un solo lugar.

4) Suscríbase a los estados de cuenta por correo electrónico y a los pagos digitales

Si todavía recibe facturas y estados de cuenta en papel, suscríbase para recibirlos por correo electrónico en su lugar siempre que pueda. Si todavía envía cheques con regularidad, vea si puede cambiar a hacer los pagos en línea en su lugar.

Mientras que las compañías de servicios públicos y los bancos han honrado los pagos digitales durante años, los últimos resistentes que no siempre los aceptan son los propietarios y las empresas de gestión. Si te encuentras en esta tesitura, intenta explicarles que recibirán su dinero de forma más rápida y fiable cuando acepten los pagos digitales. Incluso las empresas más pequeñas pueden aceptar transferencias bancarias directas con pocas o ninguna comisión. Cuando pueda pagar todas sus facturas digitalmente en lugar de con cheques y sobres, estará un paso más cerca de quedarse sin papel.

5) Escanear y triturar

Ahora es el momento de empezar a desarrollar nuevos hábitos. Escanear y triturar o reciclar es el que probablemente más harás. Yo prefiero escanear utilizando una aplicación móvil, pero también podrías utilizar un escáner de sobremesa o la función de escaneo de una impresora multifunción.

Hazte una regla que diga algo así: Cuando reciba un nuevo papel que necesite digitalizar, usaré mi teléfono para escanearlo de inmediato y luego colocaré el papel en la pila de reciclaje o trituración. Mejor aún, lo tiro directamente a la trituradora. ¿Por qué esperar?

Obligarse a seguir ese hábito puede ser difícil. «No tengo tiempo para escanear esto ahora mismo», puede decir. Practique su nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de su cartera de pedidos, sólo para probarlo. ¿Cuánto tiempo te lleva? ¿Qué aplicación has utilizado? También es posible que descubras que escanear documentos con luz natural es más fácil que hacerlo con luz interior. Una vez que tengas una idea de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, puede que te resulte más fácil seguir adelante.

6) Desarrolla otros flujos de trabajo

Escanear y triturar es un flujo de trabajo. A medida que se sienta cómodo con su estilo de vida sin papeles, descubrirá que necesita más flujos de trabajo para otras situaciones.

He aquí un ejemplo: Cuando compras un producto nuevo, puedes hacer fotos del manual de instrucciones, el recibo, la garantía y el número de serie, o cualquier otra información relevante. Sube esas fotos a tu servicio de almacenamiento y luego deshazte de los papeles extraños.

Otro flujo de trabajo que puedes crear es guardar una pila de papeles que crees que deberías destruir pero que no estás seguro en este momento, y luego revisarlos en un día determinado. Elija una hora y una fecha, ya sea cada sábado o el primer domingo del mes, y utilice ese tiempo para limpiar su pila.

A veces puede querer escanear los papeles conservando también los originales, en el caso de los certificados de seguro, los documentos del propietario, etc. Al digitalizarlos, creas una copia de seguridad y te aseguras de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puedes hacerte con el original.

7) No lo pienses demasiado

Hay algunos documentos que te plantearás si conservar los originales o digitalizarlos y triturarlos. Cuando se enfrente a una decisión difícil, no lo piense demasiado. La eliminación del papel debería hacer tu vida más sencilla y fácil, no más estresante. Guarda los originales en una carpeta, en un archivador o en una carpeta de acordeón. Nadie va a venir a quitarle su tarjeta del Club Paperless si se aferra a unos cuantos papeles.

Los registros médicos son complicados, ya que sólo se supone que debe digitalizarlos y almacenarlos electrónicamente si tiene un sistema que cumpla con la HIPAA. Puede decidir simplemente meterlos en una carpeta o en un archivador de acordeón y examinarlos una vez al año en busca de cualquier cosa que esté lista para tirar.

Dicho esto, no se aferre ni se moleste en digitalizar los papeles que no tienen ningún propósito. Si eres el tipo de persona que guarda diligentemente el papel creyendo que estás haciendo lo más responsable, puede dar miedo triturar y reciclar cualquier cosa. Pero, ¿necesitarás alguna vez ese recibo de un sándwich o una explicación de las declaraciones de beneficios de hace dos años? Tritúrelos y déjelos ir.