Hvad er HCFA i medicinsk fakturering?

Rate This

Der er specifikke protokoller, når man fakturerer med forsikringsselskaber. En af disse protokoller er at udfylde formular HCFA. Her er, hvad du skal vide om denne formular.

Den Health Care Finance Administration (HCFA) formular er en fordringsformular, der bruges ved afregning af offentlige forsikringsprogrammer som Medicare og Medicaid til medicinske udbydere. Udviklet af The Center of Medicaid and Medicare (CMS), men blev vedtaget som en standardformular af alle forsikringsplaner.

Kliniske praktiserende læger og læger bruger HCFA til at indsende krav for professionelle ydelser. Føderale bestemmelser kræver, at alle sundhedsudbydere bruger HCFA- eller UB-04-formularen til at indsende krav.

Læs videre for at få mere at vide!

HCFA/CMS-1500

Denne formular er universel, og alle sundhedsudbydere bruger dem til at fakturere sygesikringsudbydere. Både Medicaid og Medicare, del B-tjenester, faktureres ved hjælp af denne formular. National Uniform Claim Committee (NUCC) vedligeholder denne formular.

HCFA indeholder alle de væsentlige oplysninger, der kræves for at indsende et præcist krav. I denne formular skal sundhedstjenesteyderen medtage følgende;

• Patientens demografiske oplysninger
• Patientens forsikringsoplysninger
• Medicinske koder
• Servicedatoer

De oplysninger, der indgives i denne formular, skal være nøjagtige og faktuelle. For at undgå tvister bør sundhedspersoner være sandfærdige, når de udfylder formularen. Hvis forsikringen opdager uregelmæssigheder, kan de undlade at honorere kravene.

Der er et specifikt felt, der gælder for hver enkelt sundhedsudbyder. Betaleren kan give forskellige oplysninger om, hvordan nogle felter skal udfyldes. Den medicinske koder og faktureringsmedarbejder skal være bekendt med nogle specifikke krav til betaleren.

Hvordan fungerer HCFA-formularen?

Først behandler sundhedsudbyderen en patient og sender derefter regningen for ydelserne til den udpegede betaler. Normalt er den udpegede betaler forsikringsudbyderen. Forsikringsudbyderen vurderer kravene og bestemmer, hvilke ydelser der skal refunderes.

Når sundhedsudbyderne tilbyder ydelserne til patienterne, registrerer de ydelserne ved hjælp af de relevante medicinske koder. CPT-koder gælder for forskellige behandlinger, mens ICD-koder gælder for diagnoser. Disse koder giver et resumé af de tjenester, som udbyderen tilbyder.

Der tilføjes også patientens forsikringsoplysninger og demografiske data til regningen. Det er herefter, at kravene bliver behandlet.

Hvem kan udfylde forsikringsanmodninger ved hjælp af HCFA?

Individuelle sundhedslæger og ikke institutioner kan kun udfylde denne formular. Nedenfor er nogle af de personer, der kan udfylde formularen;

• Kliniske psykologer
• Sygeplejersker
• Physician practitioners
• Ambulancetjenester
• Diagnostisk laboratorium
• Sygeplejerskejordemødre
• Assistenter til læger
• Afdækkede anæstesisygeplejersker
• Kliniske socialrådgivere

Kun ikkeinstitutionelle sundhedstjenesteydere skal indsende forsikringsanmodninger ved hjælp af HCFA-formularen. Institutionelle udbydere bør indsende ansøgninger ved hjælp af UB-04-formularen.

Udfyldelse af ansøgninger

For at forsikringskravene kan opfyldes, skal nogle fastsatte branchestandarder og protokoller overholdes. De medicinske faktureringsmedarbejdere bruger software til at registrere patientdata, forberede kravene og indsende dem til den relevante forsikringsudbyder. Der findes dog ikke nogen universel software, som faktureringsmedarbejderen skal bruge.

Alle forsikringssedler anvender et sæt standarder, der er fastsat af HIPAA og Code Set Rule (TCS). Forsikringsopkrævningerne kan udfyldes manuelt på papir eller elektronisk. Mange udbydere af sundhedsydelser foretrækker det elektroniske system frem for det manuelle.

Det elektroniske system er hurtigere og mere præcist sammenlignet med det manuelle system. Sundhedsudbyderen skal dog være velbevandret i begge metoder.

Regler for udfyldelse af HCFA-formularen

HHCFA-formularen skal udfyldes i overensstemmelse med lovens bestemmelser. Kravene kan afvises, hvis formularen ikke er udfyldt korrekt. Du kan undgå afvisning af kravene ved at gøre følgende;

• Fyld alle data nøjagtigt og præcist ud i de specifikke felter
• Brug adressen for servicefaciliteten
• Indfør NPI-oplysninger, hvor det er påkrævet
• Brug de korrekte procedure- og diagnosekoder
• Indtast patientens forsikringsoplysninger

Forsikringsselskaberne har brug for nøjagtige data.

Sådan udfylder du HCFA-formularen

Hvordan faktureringsmedarbejderen udfylder HCFA-formularen er afgørende for, om forsikringsselskabet vil tilbyde kompensation eller ej. HCFA-formularen har 33 felter, som du skal udfylde. Nedenfor er en detaljeret vejledning i, hvordan du udfylder hver enkelt detalje

Type of Payer

I denne del markerer du typen af sygesikringsdækning, dvs. Medicare eller Medicaid. Du skal også angive patientens forsikringsnummer.

Patientens navn og køn

Indtast patientens fulde navn, som det fremgår af Medicare-kortet. Dette afsnit tillader indtastning af op til 28 tegn.

Fødselsdato

I dette felt skal lægeudbyderen angive patientens fødselsdato og køn. Brug det 6-cifrede eller 8-cifrede format.

Forsikredes navn

Indtast navnet på den forsikrede, hvis det ikke er patienten. Det kan være ægtefælle beskæftigelse eller enhver anden primær. Lad det være tomt, hvis det er patienten, der er den forsikrede.

Fysisk adresse

Indtast patientens adresse og postnummer. Den første linje er for gadeadresse, by og stat på den anden linje og postnummer på den tredje linje.

Patientens relation til den forsikrede

Kryds et felt, der viser den forsikredes relation, om det er ægtefælle, barn osv. Marker det tilsvarende på formularen.

Forsikredes adresse

Indtast den forsikredes by, stat, postnummer, telefonnummer og adresse. Hvis den er ukendt, skal du lade oplysningerne om den fysiske adresse stå tomme. Brug arbejdsgiverens adresse i forbindelse med arbejdsskadeforsikring.

Patientstatus

Udfyld patientens generelle status. Status omfatter; arbejdstager, studerende, ansat og civilstand.

Detaljer om andre forsikrede

Indfør, at der findes yderligere sygesikring for den forsikrede, tilføj i denne kolonne. Det består af oplysninger om den ekstra sundhedsdækning, personlige oplysninger, oplysninger om arbejdsgiver, skole osv.

Reserveret til lokal brug

Denne del er bevaret til Medicaid-oplysninger. Indtast patientens Medicaid-nummer, hvis det er tilgængeligt.

FECA-nummer/forsikredes policegruppe

Indtast den forsikredes gruppenummer eller police som skrevet i ID-kortet. Dette beviser, at lægen har gjort en indsats for at fastslå, om der er tale om primær eller sekundær Medicare.

Patientens underskrift

Patienten skal underskrive på journalen. Hvis patienten er svækket, skal en bemyndiget repræsentant underskrive eller indtaste en 6-cifret/8-cifret alfanumerisk dato. Hvis en repræsentant underskriver, skal årsagerne angives på linjen efterfulgt af repræsentantens forhold og personlige oplysninger.

Forsikredes underskrift

Hvis Medigap-info er inkluderet i afsnit 9, skal den forsikrede godkende betalingen ved at underskrive i dette afsnit. En underskrift på filen er det mest hensigtsmæssige til dette afsnit.

Sygdomsdato

Hvornår blev patienten syg? Fakturaudstederen skal angive den nøjagtige dato for sygdom, graviditet eller sygdom.

Andre datoer

Udfyld disse oplysninger, hvis rubrik 10b og 10c er afkrydset. Brug et 6-cifret eller 8-cifret ciffer til at angive datoen for en relateret patientens tilstand.

Dato for inhabilitet

I dette afsnit skal du angive den dato, hvor patienten var ude af stand til at arbejde i det aktuelle erhverv. Dette afsnit gælder, hvis patienten er arbejdsløs, men ude af stand til at arbejde.

Navn på henvisende læge

Dette afsnit gælder, hvis en anden læge har henvist patienten. Angiv henvisers fulde navn, ID-nummer og NPI-nummer.

Hospitalsindlæggelsesdatoer

Hvis patienten blev indlagt på hospitalet, skal du angive datoen for indlæggelsen. Du kan lade den være blank, hvis der ikke var behov for hospitalsindlæggelse.

Tilføjelige oplysninger om krav

Regneren skal indtaste den dato, hvor lægens NPI så patienten. Betaleren tildeler identifikatoren for at identificere udbyderen entydigt.

Outside Lab Charges

Regneren skal udfylde dette afsnit, når der faktureres for diagnostiske tests. Markér “ja”, hvis en anden part end udbyderen tilbyder ydelsen.

Patientens diagnosetilstand

Alle sundhedsudbydere, undtagen ambulancetjenester, skal indtaste patientens diagnosespecificitet ved hjælp af særlige koder. Koderne skal være nøjagtige og korrekte.

Medicare Resubmission Code

Indtast det oprindelige referencenummer i tilfælde af genfremsendte krav. Dette afsnit gælder ikke for original indgivelse af krav. Lad dette afsnit være tomt for Medicare

Prior Authorization Number

Hvis de medicinske procedurer kræver QIO-godkendelse, skal du indtaste QIO’s prior authorization-nummer. Hvis der er tale om forsøgsudstyr, skal du angive det 7-cifrede IDE-nummer. For ambulancetjenester skal du angive det 5-cifrede postnummer for afhentningsstedet.

Detaljer om ydelsen

I dette afsnit skal fakturaen indeholde følgende;

• Datoer for ydelsen
• Tjenesteydelsessted
• Tjenesteydelser eller procedurer
• Afgiftsbeløb
• Diagnosepunkt
• Enheder/dage for ydelsen

Ovenstående afsnit gælder ikke for pneumokok- eller influenzavaccine.

Federal Tax ID Number

Indtast oplysninger om den tjenesteydende leverandør (EIN eller SSN). Dette er det unikke nummer, der bruges til indberetning af skat.

Patientens kontonummer

Indtast det patientnummer, som tjenesteyderen har oplyst. Denne del er ikke obligatorisk, da den hjælper udbyderen med at identificere patienten.

27. Accepter overdragelse

Kryds det relevante felt for at acceptere overdragelsesydelserne. Overdragelsesydelser omfatter følgende;

• Leverandør/lægeydelser
• Laboratorieydelser
• Kirurgiske ydelser
• Ambulanceydelser

Sørg for at vælge de valgmuligheder, der kun gælder for din sag.

Totalt gebyr for ydelser

Regneren skal indtaste gebyret for ydelser. Forsikringsselskaberne kræver realistiske og ikke overdrevne gebyrer.

Betalt beløb

Fakturaudstederen skal indtaste det beløb, der er betalt for de dækkede ydelser. Dette omfatter ikke rabatter.

Balance Due

Lad denne sektion være planche. Medicare har ikke brug for, at du udfylder dette afsnit.

Signatur fra sundhedstjenesteyderen

Lægen eller den ikke-læge, der tilbyder ydelsen, skal indtaste en signaturfil. De aktuelle datoer skal følge efter udbyderens underskrift.

Facility Zip Code

Indtast placeringen af lægens facilitetspostnummer

Indtast placeringen af lægens facilitetspostnummer. Dette gælder for ydelser, der skal betales i henhold til leverandørens gebyrskema.

Fakturaudbyderens NPI og taksonomi

Fakturaudstederen skal indtaste facilitetens NPI. I dette afsnit skal faktureringsudstederen indtaste sit navn, adresse, postnummer og telefonnummer. Dette er det sidste afsnit og identificerer, at udbyderen anmoder om betaling for de leverede ydelser.

Bottom line

Som det fremgår af ovenstående, er det ikke en nem opgave at udfylde HCFA-formularen. Uerfarne udbydere af sundhedsydelser bør bede om professionel hjælp til medicinsk fakturering for at undgå at lave rod i det og gå glip af krav.

Hvis du leder efter medicinske faktureringstjenester, skal du sørge for at få tilbud for en bedre sammenligning.

Mike Cynar Om / HCFA, Medical Billing Outsourcing