7 jednoduchých tipů, jak se konečně zbavit papíru

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Kolik papírů máte na kuchyňské lince, jídelním stole nebo na jiném místě, kam nepatří? Věšíte si účtenky pro případ, že byste je znovu potřebovali? Máte hromádku papírů od veterináře, které si schováváte pro případ, že byste si potřebovali přesně vzpomenout, jaké léky váš mazlíček bral před třemi lety? Všechny ty papíry tam leží a čekají na dobu, kdy se jimi budete moci zabývat, ať už to znamená cokoli. (To znamená, že se podíváte na každou stránku a pak je všechny strčíte do koše.) Je čas zbavit se papíru a všech pocitů viny, které se hromadí spolu s ním. Je čas přejít na bezpapírovou evidenci.

Já jsem se bez papíru obešel téměř před deseti lety. Tím, že jsem bez papírů, nemyslím, že v mém životě je nula papírů. Stále samozřejmě potřebuji svůj papírový rodný list a na jazykový kurz, který navštěvuji, používám malý papírový sešit. Většinou se však papíru nedržím. Místo toho si důležité dokumenty skenuju do úložné služby a digitální poznámky si vedu v aplikaci pro psaní poznámek. Do telefonu si také píšu seznam úkolů a nákupní seznam a na online mapu si připínám doporučení na restaurace. Existuje spousta jednoduchých způsobů, jak odstranit papír ze svého života.

Přechod na digitální technologie je snadný. Těžší je nedovolit, aby se papír začal vkrádat zpět. Pokud jste připraveni zbavit se většiny papírů ve svém životě, tady je to, co potřebujete vědět, abyste mohli začít a pokračovat.

1) Zapomeňte na nevyřízené záležitosti

Může to znít neintuitivně, ale prvním krokem při přechodu na bezpapírovou evidenci je zapomenout na všechny nevyřízené záležitosti, které se vám již nahromadily, a místo toho se zaměřit na nové návyky, které si musíte osvojit, abyste mohli začít bez papíru. Nedívejte se zpět:

K existujícím hromadám papírů se jednou dostanete – nebo také ne. Prozatím nedovolte, aby vás tyto papíry brzdily. Nutnost vypořádat se s nahromaděnými dokumenty může působit zdrcujícím dojmem, a když se lidé cítí zahlceni, prokrastinují. Proto na ně prozatím zapomeňte. Místo toho věnujte své úsilí tomu, aby se množství nevyřízených dokumentů nezvětšovalo.

2) Pořiďte si těchto pět aplikací

Existuje pět aplikací nebo služeb, které potřebujete k tomu, abyste se zbavili papírování. Jsou to:

• aplikace pro seznam úkolů,
• aplikace pro skenování,
• služba pro ukládání online, kam budete ukládat své digitální soubory (více o tom za chvíli),
• podpisové nástroje (dobrým příkladem je Adobe Acrobat) pro podepisování digitálních dokumentů bez jejich tisku a
• služba pro doručování dokumentů pro odesílání úředních dokumentů bez jejich tisku.

Podívejte se na má doporučení pro jednotlivé typy aplikací zde.

3) Vyberte si úložnou službu

Podívejme se trochu podrobněji na třetí aplikaci, úložnou službu, protože je složitější než ostatní. Úložná služba je místo, kde budete uchovávat digitální verze svých papírových dokumentů.

Pravděpodobně chcete úložnou službu, která zpřístupní vaše soubory bez ohledu na to, kde se nacházíte, a bude je zálohovat. Jednou z možností je použít online službu pro ukládání a sdílení souborů, například Dropbox nebo Microsoft OneDrive.

Další možností je použít službu, která je určena speciálně pro lidi, kteří chtějí přejít na bezpapírovou verzi. Dva příklady jsou Neat a FileThis. Mají speciální nástroje pro lidi, kteří se zbavují papíru, například možnost automaticky označit a označit typy dokumentů, které rozpozná, například daně. FileThis má také službu „fetch“, která automaticky kopíruje důležité dokumenty, které najde ve vašem e-mailovém účtu.

Ať už si vyberete jakoukoli službu, vyberte si jednu a držte se jí, abyste měli všechny své digitální dokumenty na jednom místě.

4) Zaregistrujte se pro e-mailové výpisy a digitální platby

Pokud stále dostáváte papírové účty a výpisy, zaregistrujte se, abyste je místo toho dostávali e-mailem, kdekoli můžete. Pokud stále pravidelně posíláte šeky, zjistěte, zda můžete místo toho přejít na platby online.

Pokud společnosti poskytující veřejné služby a banky již léta uznávají digitální platby, posledními zdržovači, kteří je ne vždy akceptují, jsou pronajímatelé a správcovské společnosti. Pokud jste se dostali do této svízelné situace, zkuste jim vysvětlit, že když budou přijímat digitální platby, dostanou své peníze rychleji a spolehlivěji. I ty nejmenší podniky mohou přijímat přímé bankovní převody s malými nebo žádnými poplatky. Když můžete platit všechny účty digitálně, a ne pomocí šeků a obálek, jste o krok blíž k tomu, abyste byli bez papíru.

5) Skenujte a skartujte

Nyní je čas začít si vytvářet nové návyky. Skenování a skartace nebo recyklace je ten, který budete pravděpodobně dělat nejčastěji. Já mnohem raději skenuju pomocí mobilní aplikace, ale můžete použít i stolní skener nebo funkci skenování na multifunkční tiskárně.

Vytvořte si pravidlo, které bude znít asi takto: Když dostanu nový papír, který potřebuji digitalizovat, ihned ho pomocí telefonu naskenuju a pak ho dám do recyklace nebo na hromadu ke skartaci. Nebo ještě lépe, zlikviduji ho přímo ve skartovačce. Proč čekat?“

Přinutit se k dodržování tohoto zvyku může být těžké. „Nemám čas to teď skenovat,“ řeknete si možná. Procvičte si nový zvyk tak, že naskenujete jeden nebo dva dokumenty z nevyřízených záležitostí, abyste si to vyzkoušeli. Jak dlouho vám to zabere? Jakou aplikaci jste použili? Možná také zjistíte, že skenování dokumentů při přirozeném světle jde hladčeji než při vnitřním osvětlení. Jakmile zjistíte, jak se to dělá a kolik času to zabere, možná se vám bude snáze dodržovat.

6) Rozvíjejte další pracovní postupy

Skenování a skartace je jeden pracovní postup. Jakmile si zvyknete na svůj bezpapírový životní styl, zjistíte, že potřebujete další pracovní postupy pro jiné situace.

Tady je příklad: Když si koupíte nový výrobek, můžete si vyfotit návod k obsluze, účtenku, záruční a sériové číslo nebo jiné důležité informace. Tyto snímky nahrajte do úložné služby a poté se zbavte nepotřebných papírů.

Dalším pracovním postupem, který můžete vytvořit, je uložit si hromadu papírů, o kterých si myslíte, že byste je měli skartovat, ale nejste si jimi právě teď jisti, a poté je ve vyhrazený den projít. Zvolte si čas a datum, ať už každou sobotu nebo první neděli v měsíci, a využijte tento čas k vyčištění hromady.

Někdy můžete chtít skenovat dokumenty a zároveň si ponechat originály, v případě pojistných certifikátů, dokumentů majitele domu apod. Jejich digitalizací vytvoříte záložní kopii a zajistíte si přístup k informacím, které obsahují, i když se vám originál nedostane do rukou.

7) Nepřemýšlejte příliš

Jsou dokumenty, u kterých si budete klást otázku, zda si ponechat originály, nebo je digitalizovat a skartovat. Když stojíte před těžkým rozhodnutím, příliš nad tím nepřemýšlejte. Bezpapírovost by vám měla zjednodušit a usnadnit život – ne ho ještě více stresovat. Originály uložte do složky, harmonikového pořadače nebo kartotéky. Nikdo nepřijde a nesebere vám průkazku klubu Paperless, pokud si pár papírů ponecháte.

Medicínské záznamy jsou ošemetné, protože je máte digitalizovat a ukládat elektronicky pouze v případě, že máte systém v souladu s HIPAA. Můžete se rozhodnout, že je prostě strčíte do složky nebo harmonikového pořadače a jednou za rok v něm prohledáte vše, co je připraveno k vyhození.

Podle toho si neponechávejte ani se neobtěžujte digitalizovat papíry, které nemají žádný účel. Pokud jste typ člověka, který pilně drží papír v domnění, že dělá zodpovědnou věc, může vám skartování a recyklace čehokoli připadat děsivá. Ale budete někdy potřebovat tu účtenku za sendvič nebo vysvětlení výpisu dávek z doby před dvěma lety? Skartujte je a nechte to být.