7 einfache Tipps, um endlich papierlos zu werden

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Wie viele Zettel liegen auf Ihrem Küchentisch, Esszimmertisch oder an einem anderen Ort, an den sie nicht gehören? Hängen Sie Quittungen auf, falls Sie sie noch einmal brauchen? Gibt es einen Stapel Papiere vom Tierarzt, den Sie für den Fall aufbewahren, dass Sie sich genau erinnern müssen, welche Medikamente Ihr Haustier vor drei Jahren genommen hat? All diese Papiere warten auf einen Zeitpunkt, an dem Sie in der Lage sind, sie zu bearbeiten, was auch immer das bedeutet. (Es bedeutet, dass Sie einen Blick auf jede einzelne Seite werfen und sie dann alle in den Papierkorb werfen.) Es ist an der Zeit, das Papier loszuwerden und all die Schuldgefühle, die sich damit anhäufen, loszuwerden. Es ist an der Zeit, papierlos zu werden.

Ich bin seit fast einem Jahrzehnt papierfrei. Mit papierlos meine ich nicht, dass es in meinem Leben kein einziges Stück Papier mehr gibt. Ich brauche natürlich immer noch meine Geburtsurkunde aus Papier, und ich benutze ein kleines Notizbuch aus Papier für einen Sprachkurs, den ich besuche. Im Großen und Ganzen halte ich jedoch nicht an Papier fest. Stattdessen scanne ich wichtige Dokumente bei einem Speicherdienst ein und mache mir digitale Notizen in einer Notiz-App. Außerdem schreibe ich meine Aufgaben- und Einkaufsliste in mein Telefon, und ich pinne Restaurantempfehlungen an eine Online-Karte. Es gibt viele einfache Möglichkeiten, Papier aus Ihrem Leben zu verbannen.

Digitalisieren ist einfach. Der schwierige Teil ist, das Papier nicht wieder einziehen zu lassen. Wenn Sie bereit sind, den größten Teil des Papiers in Ihrem Leben loszuwerden, sollten Sie Folgendes wissen, um damit anzufangen und durchzuhalten.

1) Vergessen Sie den Papierstau

Es mag kontraintuitiv klingen, aber der erste Schritt zum papierlosen Leben besteht darin, den Papierstau zu vergessen, den Sie bereits angesammelt haben, und sich stattdessen auf die neuen Gewohnheiten zu konzentrieren, die Sie annehmen müssen, um ab jetzt papierlos zu arbeiten. Blicken Sie nicht zurück: Gehen Sie vorwärts.

Irgendwann werden Sie Ihre vorhandenen Papierstapel abarbeiten – oder auch nicht. Lassen Sie sich jetzt nicht von den Papieren aufhalten. Die Bewältigung eines Staus kann sich erdrückend anfühlen, und wenn man sich erdrückt fühlt, schiebt man es hinaus. Vergessen Sie das Thema also erst einmal. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, dafür zu sorgen, dass der Rückstand nicht noch größer wird.

2) Besorgen Sie sich diese fünf Apps

Es gibt fünf Apps oder Dienste, die Sie brauchen, um papierlos zu werden. Sie sind:

• eine App zum Erstellen von Aufgabenlisten,
• eine App zum Scannen,
• ein Online-Speicherdienst, in dem Sie Ihre digitalen Dateien ablegen (dazu gleich mehr),
• ein Signaturtool (Adobe Acrobat ist ein gutes Beispiel) zum Signieren digitaler Dokumente, ohne sie auszudrucken, und
• ein Dokumentenzustelldienst zum Versenden offizieller Dokumente, ohne sie auszudrucken.

Siehe meine Empfehlungen für jede Art von App hier.

3) Wähle einen Speicherdienst

Lassen Sie uns die dritte App, einen Speicherdienst, etwas genauer betrachten, denn sie ist komplizierter als die anderen. Der Speicherdienst ist der Ort, an dem Sie die digitalen Versionen Ihrer Papierdokumente aufbewahren.

Im Grunde möchten Sie einen Speicherdienst, der Ihre Dateien unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort zugänglich macht und eine Sicherungskopie davon erstellt. Eine Möglichkeit ist die Nutzung eines Online-Speicher- und Dateifreigabedienstes wie Dropbox oder Microsoft OneDrive.

Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung eines Dienstes, der speziell für Menschen entwickelt wurde, die papierlos arbeiten möchten. Neat und FileThis sind zwei Beispiele dafür. Sie verfügen über spezielle Tools für Menschen, die papierlos arbeiten wollen, wie z. B. die Möglichkeit, erkannte Dokumenttypen wie Steuern automatisch zu beschriften und zu kennzeichnen. FileThis bietet auch einen „Fetch“-Service an, der wichtige Dokumente, die er in Ihrem E-Mail-Konto findet, automatisch kopiert.

Für welchen Dienst Sie sich auch entscheiden, wählen Sie einen aus und bleiben Sie dabei, damit Sie alle Ihre digitalen Dokumente an einem Ort aufbewahren können.

4) Melden Sie sich für E-Mail-Rechnungen und digitale Zahlungen an

Wenn Sie immer noch Rechnungen und Kontoauszüge in Papierform erhalten, melden Sie sich an, um sie per E-Mail zu erhalten, wo immer Sie können. Wenn Sie immer noch regelmäßig Schecks verschicken, prüfen Sie, ob Sie stattdessen online bezahlen können.

Während Versorgungsunternehmen und Banken seit Jahren digitale Zahlungen akzeptieren, sind die letzten Verweigerer, die sie nicht immer akzeptieren, Vermieter und Verwaltungsgesellschaften. Wenn Sie in dieser Zwickmühle stecken, versuchen Sie ihnen zu erklären, dass sie ihr Geld schneller und zuverlässiger erhalten, wenn sie digitale Zahlungen akzeptieren. Selbst die kleinsten Unternehmen können Direktüberweisungen akzeptieren, die mit geringen oder gar keinen Gebühren verbunden sind. Wenn Sie alle Ihre Rechnungen digital statt mit Schecks und Umschlägen bezahlen können, kommen Sie der Papierlosigkeit einen Schritt näher.

5) Scannen und Schreddern

Jetzt ist es an der Zeit, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Scannen und Schreddern oder Recycling ist die Gewohnheit, die Sie wahrscheinlich am häufigsten anwenden werden. Ich bevorzuge es, mit einer mobilen App zu scannen, aber Sie können auch einen Desktop-Scanner oder die Scanfunktion eines Multifunktionsdruckers verwenden.

Setzen Sie sich selbst eine Regel, die in etwa so lautet: Wenn ich ein neues Stück Papier bekomme, das ich digitalisieren muss, scanne ich es sofort mit meinem Handy ein und lege das Papier dann auf den Recycling- oder Schredderstapel. Noch besser ist es, es direkt im Schredder zu entsorgen. Warum warten?

Es mag schwer sein, sich zu dieser Gewohnheit zu zwingen. „Ich habe jetzt keine Zeit, das zu scannen“, sagen Sie vielleicht. Üben Sie Ihre neue Gewohnheit, indem Sie ein oder zwei Dokumente aus Ihrem Arbeitsvorrat scannen, nur um es auszuprobieren. Wie lange dauert das? Welche App haben Sie verwendet? Vielleicht stellen Sie auch fest, dass das Scannen von Dokumenten bei natürlichem Licht reibungsloser funktioniert als bei Innenbeleuchtung. Wenn Sie erst einmal ein Gefühl dafür bekommen haben, wie es geht und wie viel Zeit es braucht, fällt es Ihnen vielleicht leichter, es durchzuziehen.

6) Entwickeln Sie andere Arbeitsabläufe

Das Scannen und Schreddern ist ein Arbeitsablauf. Wenn Sie sich an Ihren papierlosen Lebensstil gewöhnt haben, werden Sie feststellen, dass Sie weitere Arbeitsabläufe für andere Situationen benötigen.

Hier ein Beispiel: Wenn Sie ein neues Produkt kaufen, können Sie Fotos von der Bedienungsanleitung, der Quittung, der Garantie und der Seriennummer oder anderen relevanten Informationen machen. Laden Sie diese Bilder auf Ihren Speicherdienst hoch, und entsorgen Sie dann die überflüssigen Papiere.

Ein anderer Arbeitsablauf, den Sie einrichten könnten, besteht darin, einen Stapel Papiere zu speichern, von denen Sie glauben, dass Sie sie vernichten sollten, sich aber nicht sicher sind, ob Sie sie an einem bestimmten Tag durchgehen sollten. Legen Sie eine Zeit und ein Datum fest, z. B. jeden Samstag oder den ersten Sonntag im Monat, und nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Stapel zu entrümpeln.

Manchmal möchten Sie vielleicht Papiere einscannen und gleichzeitig die Originale aufbewahren, z. B. Versicherungsscheine, Hausbesitzerdokumente usw. Indem Sie sie digitalisieren, erstellen Sie eine Sicherungskopie und stellen sicher, dass Sie Zugang zu den darin enthaltenen Informationen haben, selbst wenn Sie das Original nicht in die Hände bekommen können.

7) Nicht zu viel nachdenken

Es gibt Dokumente, bei denen Sie sich fragen werden, ob Sie die Originale aufbewahren oder digitalisieren und schreddern sollen. Wenn Sie vor einer schwierigen Entscheidung stehen, sollten Sie nicht zu viel darüber nachdenken. Das papierlose Leben sollte Ihr Leben einfacher und leichter machen – und nicht noch stressiger. Verstauen Sie die Originale in einem Ordner, einem Akkordeonordner oder einem Aktenschrank. Niemand wird Ihnen Ihre Paperless Club Card wegnehmen, wenn Sie ein paar Papiere aufbewahren.

Medizinische Unterlagen sind schwierig, da Sie sie nur digitalisieren und elektronisch speichern dürfen, wenn Sie ein HIPAA-konformes System haben. Sie können sie aber auch einfach in einen Ordner oder eine Mappe stecken und einmal im Jahr durchsehen, was weggeworfen werden kann.

Das heißt aber nicht, dass Sie Papiere aufbewahren oder digitalisieren sollten, die keinen Zweck haben. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die fleißig Papier aufbewahren, weil sie glauben, dass sie verantwortungsbewusst handeln, kann es Ihnen Angst machen, alles zu schreddern und zu recyceln. Aber werden Sie jemals die Quittung für ein Sandwich oder die Erklärung für die Sozialleistungen von vor zwei Jahren brauchen? Schreddern Sie sie und lassen Sie sie los.