Transitioning Brokers and the Broker Protocol – What NOT to do When Changing Firms

By: Erwin J. Shustak, Esq., Partner

Das Protokoll für die Rekrutierung von Maklern (das „Protokoll“) wurde 2005 von drei großen Wirehouses – Citigroup Global Markets (Smith Barney), Merrill Lynch und UBS Financial Services – erstellt und angenommen, um „das Interesse der Kunden an Privatsphäre und Wahlfreiheit im Zusammenhang mit dem Wechsel ihrer registrierten Vertreter zwischen Firmen zu fördern“. Seit der Unterzeichnung des Protokolls durch die drei Gründungsmitglieder haben inzwischen über 1.300 Firmen das Protokoll unterzeichnet und übernommen.

Das Protokoll ist jedoch ein überraschend einfaches und kurzes Dokument, das weniger als drei Doppelseiten lang ist. Es enthält keine Definitionen und bietet nur die spärlichsten Anhaltspunkte dafür, was ausscheidende Makler, die von einer Firma, für die das Protokoll gilt, zu einer anderen wechseln, tun können und was nicht.

Das Protokoll besagt lediglich, dass, wenn der ausscheidende Vertreter und die neue Firma das Protokoll befolgen, „weder der ausscheidende Vertreter noch die Firma, zu der er wechselt, gegenüber der Firma, die der Vertreter verlassen hat, in irgendeiner Weise finanziell haftbar gemacht werden können, weil der Vertreter die Kunden, die er bei seiner früheren Firma betreut hat, angenommen oder um sie geworben hat“. Es gibt fünf bestimmte Informationen (wohlgemerkt: Informationen, NICHT Dokumente), die ein ausscheidender Makler mitnehmen kann, wenn er eine Mitgliedsfirma verlässt – die Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kontenbezeichnungen nur der Kunden, „die er bei der vorherigen Firma betreut hat“.

Klingt einfach, oder? Falsch! Nicht so einfach, wie eine Reihe unglücklicher und falsch informierter Makler auf die harte Tour herausgefunden haben. Der Teufel steckt, wie man so schön sagt, im Detail. So knapp das Protokoll auch ist, es enthält mehrere sehr wichtige Ausnahmeregelungen, die, wenn sie ignoriert werden, einer Reihe von Maklern den Übergang zum Albtraum gemacht haben. Zu diesen „Ausnahmeregelungen“ gehören:

• Das Protokoll hindert die frühere Firma nicht daran, eine Klage gegen die neue Firma wegen „Plünderung“ einzureichen;
• Ausscheidende Makler dürfen keine anderen Informationen als die fünf oben genannten mitnehmen;
• Der ausscheidende Makler muss eine Kopie der vollständigen Liste der Kundeninformationen zurücklassen, die er oder sie mitgenommen hat, wenn er oder sie die Firma verlässt, und diese Liste muss in gutem Glauben erstellt werden;
• Das neue Unternehmen muss die Verwendung dieser Kundeninformationen ausschließlich auf die Anwerbung dieser Kunden durch das neue Unternehmen beschränken;
• Die ausscheidenden Makler dürfen die Kundeninformationen zur Anwerbung ihrer früheren Kunden verwenden, jedoch erst, nachdem sie dem neuen Unternehmen beigetreten sind; und
• dem alten Unternehmen steht es frei, „alle vertraglichen, gesetzlichen oder gewohnheitsrechtlichen Beschränkungen für die Anwerbung von Kunden“ durchzusetzen, bevor der ausscheidende Makler das Unternehmen verlässt.

Da in den letzten zehn Jahren immer mehr Firmen das Protokoll unterzeichnet haben, ist die Zahl der Fälle von „Razzien“ und Austritten erheblich zurückgegangen, so dass Makler, die einen Wechsel von einer Protokollfirma zu einer Protokollfirma in Erwägung ziehen, die Gewissheit haben, dass sie, wenn sie den Buchstaben und den Geist des Protokolls befolgen, mit hoher Wahrscheinlichkeit einen reibungslosen Übergang haben werden. Das Spielfeld wurde wesentlich geebnet, und das Protokoll hat einen Rahmen geschaffen, der es einem registrierten Vertreter ermöglicht, eine Unterzeichnerfirma zu verlassen und zu einer anderen zu wechseln, und zwar mit der Gewissheit, dass, solange das Protokoll befolgt wird, die Wahrscheinlichkeit, vor Gericht gezogen und mit einer einstweiligen Verfügung oder einem Unterlassungsurteil belegt zu werden, deutlich geringer ist. Natürlich haben Makler, die entweder eine nicht unterzeichnende Firma verlassen oder von einer unterzeichnenden Firma zu einer nicht unterzeichnenden Firma wechseln, nicht den Schutz, den das Protokoll beim Wechsel von einer Protokollfirma zu einer anderen bietet. Zu den großen Unternehmen, die sich entschieden haben, nicht Mitglied des Protokolls zu werden, gehören insbesondere Schwab und Fidelity.

Das bedeutet jedoch nicht, dass das Protokoll jedem Makler, der zu einem anderen Unternehmen wechselt, einen reibungslosen Übergang ermöglicht hat. Das war und ist nicht der Fall. Es gab eine Reihe öffentlich gemeldeter Fälle, in denen ausscheidende Makler gegen die „Ausnahmeregelungen“ des Protokolls verstoßen haben und infolgedessen den Schutz verloren haben, den sie im Rahmen des Protokolls zu haben glaubten. Wir werden zunächst einige dieser Fälle untersuchen und dann eine Liste der besten Praktiken zusammenfassen, die bei einem Wechsel befolgt werden sollten.

Merrill Lynch gegen Michael Carr, Jeffrey Hogue et al.

Ende August 2015 kündigten vier Merrill-Makler – Michael Carr, Jeffrey Hogue, Jeffrey Rizzo und Kirk Ruth – bei der Merrill-Niederlassung in Gainesville, Florida, und traten einer neu gegründeten UBS-Niederlassung in Gainesville bei. Die vier Makler verwalteten zusammen ein beträchtliches Vermögen von 870 Millionen Dollar, das dem Team jährliche Einnahmen von über 4,5 Millionen Dollar einbrachte. Carr war seit 1997 bei Merrill tätig, Ruth seit 1994 und Hogue und Rizzo seit 2000 bzw. 2013. Die Gruppe konzentrierte sich auf sehr vermögende Privatkunden und wurde von UBS angeworben, um in einer neu eröffneten UBS-Niederlassung in Gainesville zu arbeiten, die UBS eigens für das Team errichtet hatte.

Buchstäblich eine Woche nach ihrem Ausscheiden aus Merrill wurden die ausscheidenden Makler jedoch von einem Bundesgericht in Florida mit einer einstweiligen Verfügung belegt, die die Makler völlig ausbremste und ihnen den Boden unter den Füßen wegzog. Nach ihrem Ausscheiden reichte Merrill Klage beim Bundesbezirksgericht im nördlichen Bezirk von Florida ein und beantragte und erhielt schließlich eine einstweilige Verfügung, die es den Beratern untersagte, neue Kontakte mit ihren ehemaligen Merrill-Kunden aufzunehmen; sie wurden angewiesen, alle Kundeninformationen an Merrill zurückzugeben; sie wurden angewiesen, unverzüglich jeden Kontakt mit ehemaligen Kunden einzustellen, die sie betreut hatten oder von denen sie während ihrer Tätigkeit bei Merrill Kenntnis erlangt hatten, und es wurde ihnen untersagt, Geschäfte von ehemaligen Merrill-Kunden anzunehmen, die sie nach ihrem Ausscheiden umworben hatten. Im Wesentlichen ordnete das Gericht an, dass sie so gut wie ihre gesamte Tätigkeit einstellen und keinen Kontakt zu ihren ehemaligen Kunden, d. h. praktisch zu ihrem gesamten Vermögen in Höhe von 870 Mio. USD, haben dürfen. Ein wahrer Albtraum für diese Gruppe.

Die beklagten Makler wiederum argumentierten vor Gericht, dass das Maklerprotokoll ihnen erlaube, weiterhin ihre ehemaligen Merrill-Kunden zu werben, doch das Gericht war anderer Meinung. Und warum? Was ist schief gelaufen? Nun, die Makler und offensichtlich auch diejenigen, die sie beraten haben (oder nicht beraten haben, wie es oft der Fall ist), haben die Ausnahmen und „Ausnahmeregelungen“ des Protokolls nicht beachtet, was zur Folge hatte, dass sie alle Vorteile verloren, die das Protokoll einem ausscheidenden Makler normalerweise gewährt.

Merrill beschuldigte das Team der „Sabotage“, der Veruntreuung von Geschäftsgeheimnissen und des Vertragsbruchs. Merrill behauptete in seinen Gerichtsunterlagen erfolgreich – und das Gericht stimmte dem zu -, dass die vier ausscheidenden Makler Merrill auf der Kundeninformationsliste, die sie nach ihrem Ausscheiden zurückließen, falsche und irreführende Kontaktinformationen für ihre Kunden, einschließlich mindestens eines 10-Millionen-Dollar-Kontos, zur Verfügung gestellt hatten; sie warfen den Maklern vor, Kontaktinformationen über geerbte Konten unter Verletzung des Protokolls übernommen zu haben und sich gegenüber Merrill-Kunden abfällig über Merrill geäußert zu haben, um sie zu veranlassen, ihre Konten von Merrill zu UBS zu verlegen. Merrill behauptete auch, und die Makler bestritten dies nicht, dass sie bei ihrem Weggang von Merrill verschiedene elektronische Geräte mitnahmen. Merrill behauptete auch, und die Makler bestritten dies nicht, dass sie ehemalige Merrill-Mitarbeiter aufgefordert hatten, zu UBS zu wechseln, was einen Verstoß gegen die von ihnen mit Merrill unterzeichneten Vereinbarungen über das Verbot der Abwerbung von Mitarbeitern darstellte.

Indem er Merrill die beantragte einstweilige Verfügung gewährte, stellte der Bundesrichter fest, dass „Merrill Lynch nachgewiesen hat, dass es Anspruch auf eine einstweilige Verfügung hat, um die Beklagten daran zu hindern, weitere Maßnahmen zu ergreifen, um ihre ehemaligen Kunden abzuwerben. Merrill Lynch hat Beweise dafür vorgelegt, dass die Beklagten bei ihrem Weggang bösgläubig gehandelt haben, indem sie elektronische Geräte, die Merrill Lynch gehörten, zurückbehielten, Kundenkontaktinformationen in den Unterlagen von Merrill Lynch manipulierten und Support-Mitarbeiter aufforderten, sich ihnen bei ihrem Umzug anzuschließen, was einen Verstoß gegen verschiedene Vereinbarungen darstellte.

Natürlich befand das Gericht, dass genügend glaubwürdige Beweise vorlagen, um eine einstweilige Verfügung zu erlassen und die vier ehemaligen Merrill-Broker daran zu hindern, ihre ehemaligen Kunden weiter zu werben. Merrill behauptete, dass die ehemaligen Makler nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen ihren Kunden erzählten, dass die Bank of America und auch Merrill Lynch ihren Beratern Anlagestrategien vorschreibe, die ohne Rücksicht auf die Interessen der Kunden befolgt werden müssten, dass das Unternehmen überhöhte Gebühren verlange und dass die Niederlassung von Merrill Lynch in Gainesville geschlossen werden würde, was sich als unwahre und vorsätzlich falsche Behauptungen herausstellte, mit denen die Kunden in unlauterer Weise veranlasst werden sollten, Merrill zu verlassen und sich den Maklern in ihrem neuen Unternehmen anzuschließen.

So haben vier Makler mit einem riesigen, kollektiven Geschäftsbuch – 870 Millionen Dollar an verwalteten Vermögenswerten – die Niederlage aus dem Kiefer des Sieges geholt, indem sie das Protokoll ignorierten, und infolgedessen haben sie den Schutz verloren, den das Protokoll ihnen sonst gewährt hätte.

Morgan Stanley gegen O’Brien

Denis O’Brien war seit 2004 bei Morgan Stanley beschäftigt. Als er in das Unternehmen eintrat, unterzeichnete er Morgans Standardarbeitsvertrag für Finanzberater, der ihn daran hinderte, Kunden von Morgan zu werben und vertrauliche Informationen von Morgan zu verwenden oder weiterzugeben.

Eines Tages druckte O’Brien eine Liste der Kunden, die er bei Morgan betreute, aus der Datenbank von Morgan aus und änderte ohne Morgans Wissen oder Zustimmung 206 Telefonnummern von 156 dieser Kunden in der Datenbank von Morgan. Am nächsten Tag kündigte er ohne Vorankündigung bei Morgan und hinterließ eine Kopie der von ihm erstellten Liste, die die richtigen, nicht die geänderten Telefonnummern seiner Kunden enthielt, und wechselte umgehend zu Raymond James. Sowohl Morgan als auch Raymond James waren Unterzeichner des Protokolls.

Nach seiner Kündigung übertrug Morgan die Konten von O’Brien auf andere Makler in der Geschäftsstelle, was durchaus üblich und Routine ist, und diese Makler begannen, die Kunden anzurufen, um sie zu bitten, ihre Konten bei Morgan zu behalten. Wie es üblich ist, versuchten die Makler, die Kunden des Unternehmens mit Hilfe der firmeneigenen Datenbank mit Kundenkontaktinformationen zu kontaktieren. Da O’Brien jedoch die Kundenkontaktnummer in Morgans System manipuliert und geändert hatte, konnte die Firma viele der Kunden nicht kontaktieren. Die IT-Abteilung von Morgan untersuchte die Angelegenheit und stellte fest, dass O’Brien in das System eingedrungen war und die Kontaktinformationen der Kunden verändert hatte, indem er Telefonnummern und andere Kundeninformationen änderte.

Morgan reichte umgehend Klage beim Bundesgericht von Connecticut ein und beantragte eine einstweilige Verfügung gegen O’Brien, die er auch erhielt. Morgan argumentierte vor Gericht, dass O’Brien gegen den Wortlaut und den Geist des Protokolls verstoßen habe, indem er die von ihm zurückgelassene Kundeninformationsliste nicht in gutem Glauben erstellt und die Kontaktinformationen von mehr als 150 seiner ehemaligen Kunden geändert habe. Morgan machte außerdem geltend, dass O’Brien ungeachtet des Protokolls gegen die restriktiven Vereinbarungen von Morgan verstoßen habe, die es ihm untersagten, Kunden zu werben und Geschäftsgeheimnisse von Morgan anzunehmen.

Das Gericht gewährte Morgan eine einstweilige Verfügung mit der Begründung, dass O’Brien ungeachtet des Protokolls „gegen den Geist des Protokolls verstieß, indem … O’Briens vorsätzliche Nutzung des Computersystems von Morgan Stanley und seine kalkulierte Verfälschung von mehr als 200 Kundentelefonnummern, angeblich um Morgan Stanley daran zu hindern, nach seinem Ausscheiden sofort Kontakt mit seinem Kundenportfolio aufzunehmen, von Bösgläubigkeit und einer Missachtung des Rechts seiner Kunden zeugt, zu wählen, ob sie bei Morgan Stanley bleiben oder zu Raymond James wechseln wollen“.

Das Gericht ordnete daraufhin an, dass O’Brien alle Unterlagen und Materialien über seine ehemaligen Morgan-Kunden unverzüglich an Morgan zurückgibt; es untersagte ihm, diese Informationen zu verwenden und mit seinen ehemaligen Kunden in Kontakt zu treten oder um sie zu werben. Auch hier wurde ein weiterer Makler mitten in der Übergangsphase durch den Verlust der Vorteile des Protokolls gestoppt.

Das sind zwei Fälle, in denen Makler einen ansonsten reibungslosen Übergang im Rahmen des Protokolls falsch gehandhabt haben und den gesamten Vorteil verloren haben, den ihnen das Protokoll ansonsten gewährt hätte.

Best Practices beim Wechsel von einer Protokollfirma zu einer anderen Protokollfirma

Die beiden oben genannten Fälle und andere aus dem ganzen Land bieten einen guten Fahrplan dafür, was zu tun ist – und was NICHT zu tun ist -, wenn man von einer Protokoll- zu einer Protofirma wechselt. Nach jahrelanger Erfahrung mit Maklerübergängen und dem Maklerprotokoll bieten wir Ihnen die folgenden bewährten Verfahren an, wenn Sie Ihren eigenen Übergang in Erwägung ziehen:

• Stellen Sie nur eine Liste der fünf im Protokoll genannten Informationskategorien zusammen. Stellen Sie ein Arbeitsblatt oder ein Dokument zusammen, das nur diese Informationen enthält. NEHMEN SIE KEINE DOKUMENTE, TELEFONE ODER PDAS MIT; NEHMEN SIE KEINE KUNDENERKLÄRUNGEN MIT. SIE BRAUCHEN SIE NICHT UND DÜRFEN KEINE DOKUMENTE MITNEHMEN. Sehr oft kommen Makler zu uns, nachdem ihnen Unterlassungsklagen zugestellt wurden und sie unnötige, aber schädliche Dokumente, Laptops, Telefone, PDAs usw. mitgenommen haben. Nehmen Sie nur die Informationen und nicht die Dokumente mit, die im Protokoll angegeben sind;
• Seien Sie nicht penny-wise und pound-foolish. Befragen Sie erfahrene, kompetente Anwälte, die mit der Branche und dem Maklergeschäft vertraut sind, und beauftragen Sie sie. Ein Rechtsstreit im Nachhinein ist äußerst kostspielig und kann Ihr Unternehmen und Ihre Karriere ruinieren. Eine Beratung im Vorfeld ist dagegen relativ kostengünstig. Würden Sie Ihr eigenes Boot durch felsige Ufer steuern oder einen Kapitän anheuern, der die Reise schon Hunderte Male gemacht hat? Eine gute und kompetente Beratung ist entscheidend, um kostspielige und katastrophale Ergebnisse zu vermeiden;
• Sein Sie sehr vorsichtig, wenn Sie auf ehemalige Mitarbeiter zugehen und sie auffordern, das Unternehmen mit Ihnen zu verlassen. Das Protokoll setzt Vereinbarungen über die Nichtabwerbung ehemaliger Mitarbeiter nicht außer Kraft, und die Gerichte werden sie durchsetzen. Lassen Sie sich rechtlich gut beraten, was eine Abwerbung eines ehemaligen Vertriebsmitarbeiters oder Teammitglieds ist und was nicht;
• Ändern Sie auf keinen Fall den Kundenstamm des ehemaligen Unternehmens oder die Daten Ihrer Kunden. Justdon’t. Das Protokoll und die Gerichte haben sich in diesem Punkt eindeutig geäußert. Sie können konkurrieren, aber Sie müssen fair und ehrlich konkurrieren;
• Sie dürfen nicht „überstürzt“ handeln. Sie können Ihren Kunden ordnungsgemäße Werbebriefe, E-Mails und Telefonanrufe schicken, aber erst nachdem Sie Ihr Unternehmen verlassen haben. Wir haben viele Fälle erlebt, in denen die neue Firma eine Kundenliste anfordert, bevor Sie bei der neuen Firma anfangen, mit der Begründung, dass sie „die ACAT-Pakete zusammenstellen und sofort loslegen“ wollen. Tun Sie das nicht. Das Protokoll verbietet es. Geben Sie die Liste Ihrer Kundenkontakte nicht an die neue Firma weiter, bevor Sie nicht gekündigt und die Arbeit in der neuen Firma aufgenommen haben.
• Verunglimpfen Sie die Firma, die Sie verlassen, nicht und sagen Sie nichts Negatives über sie. Erstens wirft das kein gutes Licht auf Sie, da Ihre Kunden wissen, dass Sie einige Jahre in dieser Firma gearbeitet haben, und zweitens werfen negative Äußerungen kein gutes Licht auf Sie, Punkt. Geben Sie Ihrem Wechsel eine positive Wendung. „Ich hatte das Gefühl, dass meine neue Firma eine bessere Palette von Dienstleistungen und Produkten anbieten würde, die für Ihre Investitionsbedürfnisse am besten geeignet sind“ klingt viel professioneller als „die Firma, die ich verlassen habe, war ein Haufen von Gaunern, die Ihnen nur proprietäre Produkte mit hohen Provisionen verkaufen wollten“. Was würden Sie gerne hören? Gehen Sie immer den richtigen Weg. Im Leben und bei Übergängen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie tatsächlich eine Protokollfirma für eine andere Protokollfirma verlassen. Im Internet gibt es Listen von Unterschriftskanzleien. Alle sachkundigen Anwälte haben aktuelle Listen. Das Protokoll gilt nur, wenn Sie eine Protokollkanzlei für eine andere Protokollkanzlei verlassen. Wenn Sie eine Protokollkanzlei nicht verlassen oder ihr beitreten wollen, sollten Sie sich gut beraten lassen, bevor Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen. Wenn Sie denken, das Protokoll gelte, obwohl es nicht zutrifft, kann das eine Katastrophe sein.

Shustak Reynolds & Partners berät seit 40 Jahren Makler, Finanzberater, registrierte Anlageberater und andere in der Finanzdienstleistungsbranche. Wir wissen, wie man Übergänge richtig gestaltet und wie man die vielen Fallstricke vermeidet, die zu ruinösen Übergängen führen können. Rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, Ihren Übergang so reibungslos und problemlos wie möglich zu gestalten. Ein Rechtsstreit ist teuer, eine Beratung nicht.