University of Washington Human Resources
Policy och process för flexarbete
Innehållsförteckning
Vad är flexarbete?
Flexarbetsutvärderingsprocess hos arbetsledare
Exempel på flexarbete
Fritidsredovisning av semesterresor
Universitetets policy tillåter anställda att ha ett flexarbetsarrangemang när den anställdes arbetsledare (eller en annan utsedd tjänsteman) utvärderar flexarbetsansökan och godkänner den.
När arbetsledaren utvärderar begäran måste han/hon fastställa att den anställde på ett effektivt sätt kan utföra de arbetsuppgifter som hör till befattningen när han/hon flexarbetar. Chefen måste också fastställa att flexarbetet överensstämmer med tillämpliga bestämmelser, policyer och kollektivavtal.
Förfrågningar om flexarbete som en anpassning för funktionshindrade hanteras genom en separat process.
Vad är flexarbete?
Ett flexarbetsarrangemang är en arbetsplan som avviker från den vanliga arbetsveckan. En standardarbetsvecka består av fem på varandra följande åttatimmars arbetsdagar och konsekventa start- och sluttider för varje arbetsdag.
Typiskt sett kommer en anställd att begära ett flexarbetsarrangemang, även om det ibland kan vara ett villkor för anställning.
Värdarna måste noggrant utvärdera genomförbarheten av ett föreslaget flexarbetsarrangemang innan de godkänner det. Arrangemanget är avsett att gynna den anställde utan att onödigtvis belasta enhetens verksamhet.
För att säkerställa att den anställde fortsätter att arbeta effektivt under ett flexarbetsarrangemang bör cheferna utarbeta en plan för distansarbete. Med en bra plan på plats kan flexarbete gynna den anställde, teamet och universitetet i allmänhet. Flexarbete förbättrar ofta arbetstillfredsställelsen genom att öka flexibiliteten i arbetet. Det bidrar också till att rekrytera och behålla anställda.
Typer av flexarbetsarrangemang
Det finns två allmänna typer av flexarbetsarrangemang:
- Alternativa arbetsarrangemang
- Flexibla arbetsarrangemang
Ett alternativt arbetsarrangemang definieras som ett regelbundet, återkommande arbetsschema som faller inom den vanliga arbetsveckan och som är något annat än fem åttatimmars arbetsdagar i följd – till exempel att arbeta fyra tiotimmars arbetsdagar i följd under en vecka.
I ett flexibelt arbetsschema arbetar arbetstagaren ett konstant antal timmar varje dag. Den anställdes start- och sluttider varierar dock, inom ett visst intervall, kring en fast uppsättning kärntimmar.
För en anställd som arbetar åtta timmars dagar (plus en lunchtimme) är den anställde till exempel alltid på jobbet under kärntimmarna 9-16.00. Den anställdes start- och sluttider varierar dock från dag till dag. På måndag kan den anställde arbeta från 8.00 till 17.00, medan den anställde på tisdagen arbetar från 9.00 till 18.00.
Som det kan finnas kombinationer av flexibla och alternativa arbetsarrangemang kan särskilt komplexa eller ovanliga scheman innebära utmaningar som arbetsledaren bör ta hänsyn till innan han/hon godkänner arrangemanget, särskilt för anställda som är berättigade till övertid. Tidredovisning och spårning av ledig tid kan vara mer komplicerat, liksom att ordna täckning under frånvaro.
Tillbaka till början
Föreståndarens process för utvärdering av flexarbete
Föreståndaren fattar det slutgiltiga beslutet om en anställds begäran om flexarbete efter att ha utvärderat om det är genomförbart, och bör arbeta tillsammans med den anställde för att utvärdera förslaget. Dessutom ska du bedöma hur flexarbetsarrangemanget påverkar din roll som arbetsledare och resten av din enhet. Identifiera eventuella problem och sätt att ta itu med dem.
Detektera anställdas beredskap för flexarbete
Anställdas arbetsstilar och arbetsuppgifter varierar. Vissa anställda eller befattningar kan vara bättre lämpade för ett flexarbetsarrangemang än andra. När de utvärderar en begäran om flexarbete bör cheferna ta hänsyn till hur väl den anställde har visat de färdigheter och arbetsvanor som leder till ett framgångsrikt flexarbetsarrangemang, inklusive den anställdes:
- Overtidsbarhet
- Aktuell produktivitet och tidigare framgångshistoria
- Punktlighet och förmåga att följa ett arbetsschema och rapportera frånvaro från arbetet
- Förmåga att utföra arbetsuppgifter som kan påverkas av dagliga eller veckovisa arbetsuppgifter
- .specifika tidsfrister
- Restande provanställning eller provanställning som måste slutföras
Detektera teamets och enhetens beredskap för flexarbete
Efter att ha fastställt att det är troligt att en anställd kommer att lyckas i ett flexarbetsarrangemang, bedöma hur väl resten av avdelningen eller enheten kommer att fungera när den anställde börjar flexarbeta, inklusive:
- Förväntade fördelar för teamet
- Förväntade förändringar i teamdynamiken
- Nödvändig reservpersonal när den anställde som arbetar med flexarbete är borta
- Effekter på teamets mål och åtaganden
I slutändan måste du bestämma vilken arbetsorganisation som fungerar bäst för ditt team. Varje team är olika. Vissa team är framgångsrika med frekvent flexarbete bland teammedlemmarna. Andra team måste begränsa mängden flexarbete. Om du är osäker på vad som fungerar bäst kan du börja med begränsade flexarbetsalternativ för ett team och sedan göra ändringar efter att ha fått erfarenhet.
Konsultera om ett flexarbetsarrangemang kommer att påverka:
- Kostnader, kundservice, säkerhet och trygghet
- Tids- och ledighetsbokföring, särskilt semesterrelaterad ledighetsredovisning
- Utrustning och teknikbehov
Svar på flexarbetsansökan
Om du godkänner flexarbetsansökan är ditt nästa steg att dokumentera flexarbetsavtalet.
Om du är osäker på om det föreslagna flexarbetsavtalet kan bli framgångsrikt kan du överväga att låta den anställde flexarbeta på försök. Bestäm en inledande granskningsperiod varefter du fattar ett slutgiltigt beslut om arrangemanget.
Om du inte kan godkänna flexarbetsansökan, förklara ditt beslut utifrån både förslagets inverkan på avdelningens verksamhet och, om det är relevant, den anställdes arbetsresultat på din avdelning.
Dokumentera flexarbetsavtalet
När du har godkänt en flexarbetsansökan ska du dokumentera flexarbetsavtalet. Syftet med flexarbetsavtalet är att se till att både arbetsledaren och den anställde har en tydlig och gemensam förståelse för flexarbetsarrangemanget. Avtalet bör åtminstone definiera:
- Arbetsschemat som anger flexarbetsdagar och -tider
- Flexarbetsarrangemangets varaktighet
- Hur flexarbetsarrangemanget kan avslutas
- När arbetstagaren är skyldig att vara på kontoret
Avtalet bör ange att arrangemanget kan komma att revideras baserat på avdelningens arbetskrav. Det bör också stå att fortsättningen av flexarbetsarrangemanget är beroende av att det fungerar effektivt för både den anställde och avdelningen.
När du har slutfört avtalet ska du ge en kopia till den anställde och placera en kopia i den anställdes avdelningsmapp.
Tillbaka till början
Exempel på flexarbete
Exemplen nedan illustrerar möjliga flexarbetsarrangemang för avtalsanställda som omfattas av avtal och yrkesverksamma anställda. Detaljerna i varje exempel skiljer sig åt beroende på om den anställde är övertidsberättigad eller övertidsbefriad.
Overtidsberättigade anställda
Alternativa arbetsarrangemang har andra egenskaper än flexibla arbetsplaner.
Alternativa arbetsarrangemang har andra egenskaper:
- Ett specificerat totalt antal timmar som den anställde är schemalagd att arbeta varje vecka baserat på befattningens procentuella arbetstid
- Ett regelbundet återkommande veckoarbetsschema som är något annat än fem enhetliga och sammanhängande åttatimmarsdagar under en sjudagarsperiod (för heltidsanställda)
- En specificerad arbetstid för varje dag som den anställde är schemalagd att arbeta
Flexibla arbetsarrangemangs egenskaper:
- Ett specificerat totalt antal timmar som den anställde är schemalagd att arbeta varje vecka baserat på befattningens procentuella arbetstid
- Ett specificerat totalt antal arbetstimmar varje arbetsdag
- En daglig ”kärnarbetstid”. under vilken den anställde förväntas vara på jobbet
- En varierande daglig starttid som börjar inom en fastställd tidsperiod
- En varierande daglig sluttid som beror på den dagens starttid
Exempel 1: Alternativ arbetsplan – övertidsberättigade anställda
| Tidsprocent: | Arbetstimmar: |
|---|---|
| 100% = 40 timmar per vecka | 8 a.till 18.30, Måndag till torsdag (1/2 timmes lunch) |
Exempel 2: Alternativ arbetsplan – övertidsberättigade anställda
| Procentuell arbetstid: | Arbetstid: |
|---|---|
| 80% = 32 timmar per vecka | 8.00 till 18.00, Måndag till onsdag (1/2 timmes lunch)
8.00-11.30. Torsdag (ingen lunch) |
Exempel 3: Flexibel arbetsplan – övertidsberättigade anställda
| Procentuell tid: | Kärntimmar: | Arbetsstarttid: | Arbetssluttid: |
|---|---|---|---|
| 100% = 40 timmar per vecka | 9 a.till 17.00, Måndag till fredag (1 timmes lunch) | Mellan 08.00 och 09.00 | Mellan 17.00 och 18.00. |
Exempel 4: Flexibel arbetsplan – övertidsberättigade anställda
| Percentuell tid: | Kärntimmar: | Arbetsstarttid: | Arbetssluttid: |
|---|---|---|---|
| 90% = 36 timmar per vecka | 8:30 a.till kl. 17.00, Måndag till torsdag (1 timmes lunch)
8.00 till 12.00 fredag (ingen lunch) |
Mellan 8.00 och 8.30, måndag till torsdag | Mellan 17.00 och 17.30, Måndag till torsdag |
Overtidsbefriade anställda
Alternativa arbetsarrangemang har andra egenskaper än flexibla arbetsplaner.
Alternativa arbetsarrangemang har följande egenskaper:
- En förväntad genomsnittlig minimiarbetstid per vecka baserad på befattningens procentuella arbetstid
- En regelbundet återkommande arbetsplan som består av något annat än fem på varandra följande ungefär lika långa arbetsdagar
- Den anställdes alternativa arbetsplan kan behöva justeras vid behov för att uppfylla befattningens arbetskrav
Flexibla arbetsarrangemang har följande egenskaper:
- En förväntad minimiarbetstid per vecka baserad på befattningens procenttid
- En daglig ”kärnarbetstid” under vilken arbetstagaren förväntas vara på jobbet
- En varierande daglig starttid som börjar inom en fastställd tidsperiod
- En varierande daglig sluttid som tar hänsyn till dagens starttid, De anställda förväntas dock arbeta den tid som krävs för att uppnå arbetsmålen
- Den anställdes flexibla arbetsplan kan behöva justeras vid behov för att uppfylla arbetskraven för befattningen
Exempel 5: Alternativ arbetsplan – övertidsbefriade anställda
| Procentuell tid: | Arbetsplan: |
|---|---|
| 100% | 8 a.till 18.30, Måndag till torsdag (1/2 timmes lunch) Anpassningar av start- och sluttid kan vara nödvändiga för att uppfylla arbetskraven. |
Exempel 6: Alternativ arbetsplan – övertidsbefriade anställda
| Procentuell arbetstid: | Arbetsplan: |
|---|---|
| 80% | 8.00 till 18.00, Måndag till onsdag (1/2 timmes lunch) 8.00 till 11:30 torsdag (ingen lunch). Anpassningar av start- och sluttid kan vara nödvändiga för att uppfylla arbetskraven. |
Exempel 7: Flexibel arbetsplan – övertidsbefriade anställda
| Procentuell tid: | Kärnarbetstid: | Arbetets starttid: | Arbetets sluttid: |
|---|---|---|---|
| 100% | 9 a.till kl. 17.00, Måndag till fredag (1 timmes lunch) | I allmänhet mellan 08.00 och 09.00 | I allmänhet mellan 17.00 och 18.00. Justeringar av start- och sluttid kan vara nödvändiga för att uppfylla arbetskraven. |
Exempel 8: Flexibel arbetsplan – övertidsbefriade anställda
| Procentuell tid: | Kärnarbetstid: | Arbetets starttid: | Arbetets sluttid: |
|---|---|---|---|
| 90% | 8:30 a.till 17.00, Måndag till torsdag (1 timmes lunch) och 8.00 till 12.00 fredag (ingen lunch) |
I allmänhet mellan 8.00 och 8.30, måndag till torsdag | I allmänhet mellan 17.00 och 17.30, måndag till torsdag. Justeringar av start- och sluttid kan vara nödvändiga för att uppfylla arbetskraven. |
Tillbaka till början
Registrering av semesterledighet
För en heltidsanställd är en semester värd åtta timmar. För deltidsanställda arbetstagare fördelas semestertimmarnas värde proportionellt utifrån arbetstagarens procent av heltid.
Om en semester infaller på en dag då arbetstagaren är schemalagd att arbeta färre timmar än semesterns värde, får arbetstagaren semesterkredit för mellanskillnaden. Detta resulterar i semesterkredittimmar som den anställde kan ordna med att ta ut vid ett senare tillfälle.
Om en semester infaller en dag då den anställde är schemalagd att arbeta fler timmar än semesterns värde, kommer den anställde att ”vara skyldig” universitetet skillnaden i tid mellan semesterns timvärde och de timmar som den anställde var schemalagd att arbeta. Följande tabell ger exempel på dessa överväganden om hur semestertiden ska hållas.
Alla avtalstäckta, klassificerade och professionella medarbetare
| Arbetsgivarkategori | Semester och arbetsdagens förhållande | Effekt på den anställde |
|---|---|---|
| Alla avtalstäckta, Classified, & Professional Staff | Semestern infaller på den anställdes schemalagda lediga dag | Den anställde får en semesterkredit för dagen som kan användas vid ett senare tillfälle. Semesterkrediten är åtta (8) timmar för heltidsanställda eller proportionell för deltidsanställda |
| Alla avtalsanställda, klassificerade, & Professional Staff | Semestern infaller på den anställdes schemalagda arbetsdag som är kortare än den semester som den anställde är berättigad till (se anmärkning nedan) | Den anställde tar ledigt från semestern och får en semesterkredit för skillnaden i tid mellan den värde av semestern och längden på den schemalagda arbetsdagen |
| Övertidsberättigad kontraktstäckt och klassificerad personal | Arbetstagaren får arbeta på en schemalagd helgdag | Arbetstagaren får den ordinarie dagslönen plus premielön i tid och en och en-och en och en halv för alla timmar som arbetas på helgdagen.
Förmän kan godkänna en arbetstagares begäran om kompensationsledighet i stället för penningbetalning. |
| Övertidsberättigad yrkespersonal | Arbetstagaren har förordnats att arbeta på en schemalagd helgdag | Arbetstagaren erhåller den ordinarie dagslönen. Den anställde får en dag med semesterkredit, baserad på heltidsekvivalenter, som kan tas ut vid en annan tidpunkt. Det finns ingen premielön. Om arbetet på semestern resulterar i att den anställde arbetar mer än 40 timmar under arbetsveckan, får den anställde övertid för de timmar som arbetats över 40 |
| Overtime Eligible Contract Covered, Classified, & Professional Staff | Fulltidsanställd arbetar fyra 10-timmarsdagar på ett alternativt arbetsschema. Semestern infaller på en dag som den anställde är schemalagd att arbeta | Den anställde är ledig i 10 timmar men semestern värderas endast till åtta (8) timmar för den heltidsanställde. Den anställde är skyldig två (2) timmars tid som kan tas från semesterledighet eller ackumulerad kompensationstid, om någon |
| Övertid Exempt Contract Covered, Classified, & Professional Staff | Semestern infaller på en arbetsdag som är längre än det antal lediga semesterdagar som den anställde får (se anmärkning nedan) | Den anställde tar ledigt från semestern och kan antingen justera sin arbetsinsats för att kompensera för skillnaden, ELLER få tidsskillnaden mellan den anställdes schemalagda arbetstid den dagen och värdet av semestern avräknad från den anställdes semesterledighetssaldo.
Differensen i tid mellan arbetstagarens schemalagda arbetstid och semesterns värde får inte registreras som ledighet utan lön. |
| Övertid Exempt Contract Covered, Classified, & Professional Staff | Arbetstagaren har fått i uppdrag att arbeta på en helgdag | Arbetstagaren får ordinarie dagslön och åtta timmars semesterkredit för en heltidsanställd (proportionellt för en deltidsanställd) |
Anmärkning: Semesterledighet baseras på arbetstagarens heltidsekvivalent: åtta (8) timmar för en heltidsanställd, proportionellt för en deltidsanställd..
Tillbaka till början
Leave a Reply