Ställ dessa frågor innan du skriver under ett kommersiellt hyresavtal

Det är för sent att göra ändringar efter att du har skrivit under ett kommersiellt hyresavtal för en kontorsbyggnad eller en butikslokal och bläcket har torkat. Det är oerhört viktigt att du förstår hyresvillkoren, hur de kommer att påverka dig och att du har förhandlat fram det bästa möjliga avtalet för dig själv innan du skriver under ett hyresavtal. Detta börjar med att ha en fungerande kunskap om termer som ”CAM” och skiljedomsklausuler.

Ställ dig själv dessa frågor så att du är säker på att du vet vad du ger dig in på.

Har du läst och förstått hela hyresavtalet?

Ja, du måste läsa det ordagrant. Det kan vara ett mycket långt och ointressant dokument, men du måste absolut veta vad som står i det.

Många hyresvärdar använder sig av ”standard” eller ”boilerplate” hyresavtal som innehåller allmänna villkor som är vanliga i de flesta hyresavtal, så se till att villkoren finns med om du har förhandlat fram något annat. Se till att standardspråket och ditt speciella språk inte motsäger varandra.

Även om hyresvärden själv har upprättat hyresavtalet ska du inte anta att de har gjort allting rätt. Kontrollera startdatum, slutdatum, hyra, villkor för hyresupptrappning och eventuella andra specialvillkor som du har förhandlat fram. Och framför allt ska du vara säker på att du vet vad du är skyldig att göra enligt hyresavtalets villkor. Vad är hyresvärden skyldig att göra? Kan du säga upp hyresavtalet?

Har du förhandlat fram ett så bra avtal som möjligt?

Det är inte nödvändigtvis ett färdigt avtal bara för att du har fått ett hyresavtal att underteckna. Det betyder inte att alla möjligheter till förhandling är över. Det sker inte förrän hyresavtalet har undertecknats av båda parter.

Gör en lista över alla bestämmelser som du inte gillar när du läser hyresavtalet. Skicka listan till din potentiella hyresvärd. Du kan bli förvånad över hur mycket de är villiga att ändra.

Förstår du CAM-termerna?

De flesta hyresavtal använder termen ”CAM” i stället för att skriva ut ”underhåll av gemensamma utrymmen”. Du bör tilldelas en procentuell andel av CAM-avgifterna som du ansvarar för. Din avgift baseras på den procentandel av byggnaden som du hyr. Se till att procentandelen baseras på byggnadens totala storlek och att den inte varierar beroende på hur stor del av byggnaden som hyrs ut vid en viss tidpunkt.

Avsnittet om CAM i ett kommersiellt hyresavtal är förmodligen ett av de mest förvirrande avsnitten och du kommer förmodligen att bli förvånad över hur mycket du betalar för. Kontrollera att du inte betalar för saker som rör hyresvärdens marknadsföringsinsatser eller juridiska avgifter i samband med att du förhandlar hyresavtal med andra hyresgäster.

Andra saker som du kanske vill stryka är administrationsavgifter på mer än 3 %, betalning av förmåner för hyresvärdens anställda och utbyggnadskostnader för andra hyreslägenheter. Du kan och bör förhandla om CAM-villkor.

Har du övervägt att begära ett CAM-stopphyresavtal?

De flesta hyresavtal är numera ”triple net” eller ”net-net-net”, vilket innebär att du betalar hyra plus din proportionella andel av CAM-avgifter, fastighetsskatter och ofta reparations- och underhållskostnader för fastigheten. Men du kan be hyresvärden om ett CAM Stop-hyresavtal så att du bara betalar för en ökning av CAM-avgifter och fastighetsskatter över ditt första hyresår, ofta kallat ditt ”basår.”

Hyresvärden kanske höjer din bashyra i gengäld, men det tar bort en stor del av ”mysterieavgiften” från hyran. Alternativt kan du be om ett tak för CAM så att den inte kan öka med mer än en viss förhandlad procent. Var uppmärksam på hur och när CAM-avgifterna ökar under hyresperioden.

Vad är ditt ansvar för kapitalutgifter?

”Kapitalutgifter” avser vanligtvis större strukturella utgifter i ett kommersiellt hyresavtal, t.ex. tak, fundament, HVAC och andra större reparationer och utbyten. Vad som är ”standard” kan variera från stad till stad och fastighet till fastighet, men försök att undvika att skriva under ett hyresavtal som flyttar över bördan av dessa reparations- eller ersättningskostnader till dig som hyresgäst.

Det finns kompromisser om din hyresvärd kräver att du ska betala för dessa kostnader. Om det till exempel står i hyresavtalet att du är ansvarig för reparation och utbyte av luftkonditionering, kan du föreslå hyresvärden att stryka ”utbyte” och att din reparationsskyldighet begränsas till ett underhållsavtal, kanske två gånger per år. Du kan erbjuda dig att ansvara för alla allmänna reparationer upp till ett visst maximalt belopp per år.

Kan hyresavtalet överlåtas?

Kontrollera om hyresvärden har rätt att säga upp ditt hyresavtal om du ber om en överlåtelse – rätten att låta någon annan ta över hyresavtalet om du säljer ditt företag. Många företag anser att deras läge är en stor del av deras värde. Vissa företag försöker överlåta ett hyresavtal för att komma ur det, men en hyresvärd kommer att vilja omförhandla villkoren med övertagaren.

Det skulle kunna döda din försäljning om din hyresvärd har rätt att säga upp hyresavtalet när du ber om en överlåtelse, så begär att hyresvärden tar bort denna bestämmelse – eller åtminstone tillåter att den ändras så att den inte gäller för försäljningen av ditt företag. Förstå att hyresvärden fortfarande vill ha rätten att avvisa överlåtelsen om den nya hyresgästen inte är ekonomiskt acceptabel.

Kan du ha en underhyresgäst?

Den vanliga metoden att ta in en underhyresgäst liknar överlåtelsen av ett hyresavtal. En underhyresgäst är ett annat företag som arbetar i ditt hyresutrymme enligt dina hyresvillkor. Du betalar hyran och den andra parten betalar dig en del av kostnaden.

Många hyresvärdar tillåter inte underhyresgäster, men du kanske vill dela kostnaderna med någon längre fram. Förhandla med hyresvärden innan du ingår hyresavtalet om du tror att du kanske vill ta in en underhyresgäst någon gång i framtiden.

Har hyresavtalet en skiljedomsklausul?

Många kontrakt i dag innehåller skiljedomsklausuler. I dessa klausuler anges att båda parter är överens om att lösa eventuella tvister genom skiljedom i stället för att processa och gå till domstol. Läs hyresavtalet för att se om skiljeklausulen är obligatorisk. Se till att du har rätt att delta i valet av skiljedomare och andra beslut för skiljeförfarandet om det avtalas.

Kommer du att behöva en personlig garanti?

De flesta hyresvärdar kommer inte att skriva under om du inte personligen garanterar hyresavtalet, så betrakta dig själv som extremt lyckligt lottad om du kan komma undan med att skriva under ett hyresavtal utan en sådan klausul.

Men arten av garantier kan vara förhandlingsbar. Överväg att tillhandahålla en sådan för endast en del av hyrestiden, eller förhandla om en garanti som endast varar i sex till tolv månader efter att du har sagt upp avtalet.

Har du din företagsstruktur på plats?

Du måste se till att din företagsstruktur är på plats om du vill att den ska skydda dig. Lämna in din bolagsordning (Articles of Incorporation) om du är ett företag, eller se till att du har fått din organisationsordning (Articles of Organization) från ministern (Secretary of State) om du är ett LLC (LLC). Ta hand om detta innan du undertecknar ett hyresavtal. Vissa stater kallar dessa dokument för ”certifikat”

Se till att du har dokumentation som visar att hyresavtalet har godkänts av din styrelse. Du bör ha ett företagsbeslut som visar att din styrelse har övervägt hyresavtalet och godkänt det. Det bör ändå finnas någon dokumentation som visar att hyresavtalet har godkänts även om du inte har någon styrelse.

The Bottom Line

Hyresvärden kommer att vara mycket mer benägen att förhandla med dig om ditt hyresavtal utgör 25 % av en större fastighet än om ditt utrymme utgör 3 % – något som du kanske vill ha i åtanke. Överväg att anlita en advokat för att granska dokumentet och för att hjälpa dig med förhandlingarna, särskilt om du hamnar i en återvändsgränd med hyresvärden. En advokat kan hjälpa dig att avgöra när du ska klippa och springa och när risken är värd det.