Schemalägga e-postmeddelanden på Mac

Vid något tillfälle har vi alla gjort ett misstag och glömt bort en viktig händelse – oavsett om det var en väns födelsedag, en familjemedlems första dag på ett nytt jobb eller kanske till och med vår egen bröllopsdag!

Att planera ett e-postmeddelande i förväg innebär att även om ett viktigt datum på något sätt skulle glida dig ur minnet så har du åtminstone skickat iväg ett snabbt meddelande för att låta den andra personen veta att du har tänkt på dem.

Men att planera e-postmeddelanden är inte bara praktiskt för att gratulera din favoritfaster på födelsedagen, utan det kan också bidra till att öka din produktivitet. Du kanske till exempel vill börja arbetsdagen med att skriva och schemalägga alla e-postmeddelanden som du vet måste skickas ut under dagen, så att du kan fokusera på viktigare uppgifter (åtminstone tills svaren börjar komma!).) Att schemalägga e-postmeddelanden i förväg kan också hålla saker och ting igång när du är borta från datorn under en längre tid, till exempel när du är på semester.

Det finns många fördelar med att schemalägga e-postmeddelanden, så det är ganska frustrerande att den här funktionen inte finns någonstans i Macs inbyggda Mail-app. Som standard är det enda sättet att skicka ett e-postmeddelande att trycka på Mail-knappen ”Skicka”. Även om du tar dig tid att skriva ett e-postmeddelande i förväg måste du ändå hoppa tillbaka till Mail och trycka på ”Skicka” när du faktiskt vill att e-postmeddelandet ska skickas ut.

Mail har visserligen ingen inbyggd schemaläggare, men allt är inte förlorat eftersom du kan lägga till den här funktionen i Mail själv, antingen genom att ta hjälp av en tredjepartsapp eller genom att skapa ett Automator-arbetsflöde. I den här artikeln kommer jag att utforska båda metoderna.

Innan vi börjar finns det en hake som du måste vara medveten om: om din Mac är avstängd, sover, är bortkopplad från Internet eller om appen Mail är stängd kommer din Mac inte att kunna skicka schemalagda e-postmeddelanden. Bara något att tänka på innan du schemalägger det där ”Grattis på födelsedagen”-meddelandet som ska skickas ut vid midnatt!

Skapa en e-postschemaläggare med Automator

Automator är idealisk om du vill schemalägga e-postmeddelanden men inte vill ladda ner en tredjepartsapp, eller om du inte kan tänka dig att schemalägga tillräckligt många e-postmeddelanden för att motivera att du har en app som är dedikerad till uppgiften.

För att skapa ett Automator-arbetsflöde som kan skicka e-post vid en tidpunkt och ett datum som du väljer:

1. Lansera Automator-appen genom att navigera till mappen ”Program” på din Mac, välja ”Utilities” och dubbelklicka på Automator.
2. I fönstret ”Choose a type for your document” (Välj en typ för ditt dokument) väljer du ”Application” (Program) och sedan ”Choose” (Välj).
3. Se till att fliken ”Actions” (Åtgärder) är markerad och välj sedan ”Mail” (E-post).

4. Hitta åtgärden ”Nytt e-postmeddelande”, dra den till redigeringssektionen i Automator-fönstret och släpp den i ditt arbetsflöde.

5. Du kan nu skapa ditt e-postmeddelande. Ange mottagarens adress, samt alla du vill CC eller BCC, e-postens ämne och innehåll.

6. Om du har flera e-postkonton öppnar du rullgardinsmenyn ”Account” (konto) och väljer det konto du vill skicka meddelandet från.

7. Vill du schemalägga flera e-postmeddelanden så att de går ut samtidigt? Dra då ytterligare en åtgärd ”Nytt e-postmeddelande” till ditt arbetsflöde och fyll i alla nödvändiga fält.

8. Hitta åtgärden ”Skicka utgående meddelanden” i Automators vänstermeny och dra den till ditt arbetsflöde.

9. Du är nu redo att spara ditt program, så välj ”File” i menyraden, följt av ”Save…”

10. Ge din applikation ett namn (jag kommer att använda ”Email Scheduler”) och dubbelkolla att ”File Format” är inställt på ”Application”. Klicka på ”Save.”

Din app för schemaläggning av e-post är nu redo att användas, men du har fortfarande inte angett när e-postmeddelandet ska skickas. För att ange ett datum och en tid måste du använda Macs kalenderapp, så starta den här appen och låt oss börja:

1. Hitta datumet när du vill att det här e-postmeddelandet ska levereras och dubbelklicka på den rutan för att skapa en ”Ny händelse”.

2. Rutan ”New Event” innehåller redan en standardtid – klicka på denna platshållare för att öppna ett nytt avsnitt där du kan ange en tid som du själv väljer.

3. Håll sedan muspekaren över avsnittet ”Alert” tills en rullgardinsruta visas. Öppna denna rullgardinsmeny och välj ”Custom…”

4. Öppna den första rullgardinsmenyn och välj ”Open file.”

5. Öppna den andra rullgardinsmenyn och välj ”Other…”

6. Välj appen Email Scheduler som du skapade tidigare.

7. Öppna den tredje rullgardinsmenyn och välj ”At time of event.”

8. Spara ändringarna genom att klicka på ”OK”.

Och det var allt! Ditt e-postmeddelande kommer nu att skickas vid den tidpunkt som du angav i kalendern.

Detta kan tyckas vara mycket arbete, särskilt om du bara vill schemalägga ett enda e-postmeddelande, men när du väl har skapat den här appen Email Scheduler kan du använda den för att schemalägga efterföljande e-postmeddelanden, bara genom att justera dess arbetsflöde.

För att redigera arbetsflödet för Email Scheduler måste du öppna det i Automator. Så antingen:

• Lansera Automator och klicka på knappen ”Open an Existing Document….” (Öppna ett befintligt dokument) när Automator ber dig att skapa ett nytt dokument. Välj appen ”Email Scheduler”.

• Välj ”File” i Automators menyrad, följt av ”Open…” Välj återigen appen ”Email Scheduler”.

Automator laddar sedan in Email Schedulers arbetsflöde, redo för dig att redigera. Uppdatera åtgärden ”New Mail Message” med en ny mottagare, ett nytt ämne och nytt innehåll och spara ändringarna. Sedan behöver du bara starta appen Kalender och ange när du vill att e-postmeddelandet ska skickas ut.

Användning av en tredjepartsapp

Om du ska schemalägga e-postmeddelanden regelbundet, eller om du inte är bekant med Automator, kan det vara vettigt att använda en tredjepartsapp i stället.

En populär app för schemaläggning av e-postmeddelanden är MailButler. MailButler fungerar inte som en fristående app, utan kopplas in i Mail och lägger i huvudsak till en ”Schedule email”-knapp till standardgränssnittet i Mail.

Du kan ladda ner Essential-utgåvan av MailButler gratis, men om du köper Professional- eller Business-versionen får du tillgång till ytterligare funktioner.

Om du vill konfigurera MailButler installerar du den och startar sedan MailButler-appen. Då uppmanas du att starta om Mail-appen så att MailButler kan installera sina tillägg, så gå vidare och klicka på ”Starta om Mail nu.”

När Mail har startat om skapar du ett MailButler-konto och klickar på ”Registrera”. Efter en stund bör du få ett bekräftelsemail (om du inte får det, kontrollera din mapp för skräppost), öppna det och klicka på länken ”Bekräfta e-postadress”.

Klipp tillbaka till din Mail-app och ange den e-postadress och det lösenord som är kopplade till ditt MailButler-konto, så är du redo att börja använda MailButlers funktioner, bland annat för att schemalägga e-postmeddelanden.

För att schemalägga ett e-postmeddelande skriver du helt enkelt ett nytt meddelande som vanligt, men i stället för att klicka på Mails vanliga ”Skicka”-knapp klickar du på den nya ikonen direkt till höger om den – den ser ut som den vanliga ”Skicka”-ikonen, men med tillägg av en liten klocksymbol.

Klickar du på denna ”Schedule”-knapp öppnas en panel där du kan ange exakt när det här e-postmeddelandet ska skickas.

Välj bland följande:

• Särskilt datum. Planera att e-postmeddelandet ska skickas senare idag, imorgon eller nästa arbetsdag.
• Tidsavstånd. Planera att e-postmeddelandet ska skickas ut efter ett visst antal minuter, timmar eller dagar.
• Tid och datum. Schemalägg e-postmeddelandet så att det går ut på ett datum eller en tid som du väljer.

Det enda som återstår att göra är att trycka på knappen ”Schemalägg” så kommer ditt e-postmeddelande att förvaras i Mail-Mails ”Utlåningslåda” fram till den tid och det datum som du har valt, och MailButler kommer då att gå in och skicka e-postmeddelandet åt dig.

Om du behöver göra ändringar i ett schemalagt e-postmeddelande navigerar du till Mail-Mails ”Utlåningslåda”-mapp och öppnar e-postmeddelandet i fråga. Detta startar Mails standardfönster ”Compose email” där du kan göra de ändringar du behöver, och du kan till och med schemalägga e-postmeddelandet genom att klicka på knappen ”Schedule” (schemaläggning) och sedan ändra datum och tid.

Om du vill avbryta ett schemalagt e-postmeddelande hittar du e-postmeddelandet i din ”Outbox” (utlåningsbrevlåda) och raderar det.

Sända meddelanden när din Mac sover

Tyvärr kan MailButler tekniskt sett inte skicka schemalagda meddelanden när din Mac sover, men den kan skicka schemalagda meddelanden när din Mac sover.

Power Nap är en systemfunktion som syftar till att hålla din Mac igång även när den har sovit under en längre tid. När din Mac tar en Power Nap vaknar den med några timmars mellanrum för att utföra en rad olika uppgifter. Under dessa perioder kontrollerar t.ex. kalenderappen om det finns nya inbjudningar, Mail hämtar inkommande meddelanden och apparna Anteckningar, Påminnelser och Foton synkroniseras med eventuella ändringar som du har gjort på dina andra Apple-enheter.

Under dessa perioder kan MailButler också skicka e-postmeddelanden som borde ha gått ut medan din Mac sov. Timingen kanske inte är perfekt, men dina schemalagda meddelanden kommer vanligtvis ändå att skickas ut inom några timmar efter ditt ursprungliga schema.

Du hittar en lista över alla Macar som har stöd för Power Nap-funktionen i den officiella Apple-dokumentationen.

Om din Mac finns med på den här listan kan du aktivera Power Nap genom att:

1. Välja logotypen ”Apple” i menyraden.
2. Välja ”Systeminställningar…”
3. Klicka på ”Energisparare.”
4. Om du vill aktivera Power Nap när enheten är ansluten till en strömkälla markerar du fliken ”Strömadapter” och sedan kryssrutan ”Aktivera Power Nap när den är ansluten till ett nätadapter”.

5. Om du vill aktivera Power Nap när enheten är urkopplad väljer du fliken ”Battery” (Batteri) och aktiverar ”Power Nap while on battery power.”

Observera att MailButler, även om Power Nap är aktiverat, bara kan skicka e-post om appen Mail är öppen och ansluten till Internet, så se till att båda dessa villkor är uppfyllda innan du låter Macen somna in.

Genom att glömma att svara på ett mejl igen

Har du någonsin fått ett viktigt mejl och tänkt ”Jag ska svara på det här så fort jag har tid” och sedan helt glömt bort det? Oftast beror det på att mejlet hamnar i din inkorg vid sämsta möjliga tillfälle, kanske när du rusar iväg till ett möte eller när du har haft en särskilt hektisk dag och du lovar dig själv att svara på mejlet direkt i morgon bitti.

Men det finns ett snabbt och enkelt knep för att se till att du aldrig glömmer bort att svara på ett viktigt mejl igen – och det är att använda Macs app med det passande namnet Påminnelser för att schemalägga en påminnelse. Vid den bestämda tidpunkten visas ett meddelande som påminner dig om att du måste svara på det viktiga e-postmeddelandet.

För att skapa en påminnelse:

1. Lansera appen E-post och öppna e-postmeddelandet som du måste svara på.
2. Öppna Macs mapp Program och starta appen Påminnelser.
3. Släpp e-postmeddelandet till appen Påminnelser och släpp det i listan. En länk ”Visa i e-post…” bör visas som en ny listpunkt.

4. Håll muspekaren över länken ”Visa i e-post” tills ett ”i” visas. Klicka på detta ”i” för att öppna en ruta där du kan schemalägga din påminnelse.

5. Välj ”På en dag”, ange tid och datum när du vill få den här påminnelsen och klicka sedan på ”Klart”.

När den utsatta tiden kommer visas ett meddelande som påminner dig om att du fortfarande har ett viktigt e-postmeddelande att skriva. Ännu bättre, om du klickar på meddelandet startar appen Mail med e-postmeddelandet i fråga redan öppet och väntar bara på att du ska skriva ditt svar.